公司運營制度

1、【精品文檔】如有侵權，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學習與交流公司運營制度.精品文檔. 運營制度目錄l 行為規(guī)范l 招聘制度l 崗位聘任l 考勤l 費用開支l 合同管理l 財務規(guī)定l 招聘制度行為規(guī)范·一·一 ·著裝方面 在每天早上上班的頭十分鐘內(nèi)，每位員工必須檢查衣著及儀容儀表和個人區(qū)域的衛(wèi)生整潔情況。所有員工上班應衣著正式、 搭配得體、從頭到腳請適當修飾。注意個人清潔衛(wèi)生，一天一換。 男士除七、八兩月外，一律著西裝、西褲、領帶及正規(guī)襯衫和皮鞋。每月修理鬢角一到二次。 女士一律著職業(yè)化服飾，化淡妝。二· 維護整潔 公共衛(wèi)生由公司請專人打掃，請各位同事自覺維護干凈

2、、整潔的辦公環(huán)境。 每位員工必須負責所分配文件柜的內(nèi)外整潔，并保持柜門的關閉。下班時要收拾整理好桌子的文件，資料等整齊地擺放在桌上，將文件柜上鎖，將當天的垃圾清理掉。員工的工作日記和重要文件等在下班后或人離開辦公室后都必須鎖進各人的抽屜和文件柜里。交一把備用鑰匙給行政部保管。 員工離開辦公桌或會議室，必須將所坐的辦公椅收回桌子放好。注意保持地面干凈，若有東西掉落地面應及時處理。 在使用了傳真機或復印機后，所產(chǎn)生的錯誤報告或廢紙等，該使用者必須馬上處理，或扔掉或收作草稿紙；傳真后的稿件，發(fā)傳真者必須立即拿走。不能堆放在傳真機和復印機上面或附近。 保持衣柜次序，各位員工請及時整理各自衣物，如需在公

3、司換鞋，請將需更換的鞋子用鞋盒裝好。雨披請用袋子裝好，不得隨意堆放。辦公室內(nèi)必須保持安靜，不得高聲談話，通電話時也必須注意音量，不能影響他人工作和公司整體形象。互相之間的交談保持1米的距離以內(nèi)。 有商業(yè)推銷上門，若無意接待，請立即回絕，不要糾纏。若有意接待或客戶來訪，請在門口洽談室或會議室里會談，但也須注意音量，不允許在辦公區(qū)域里接待。辦公室專門安排人員送茶水等。接待完客戶或會談結束后，由與會者中職位最低的員工收拾整理好桌椅、資料及杯子等。三、公司的財產(chǎn)和財物 員工應愛護公司的財產(chǎn)和財物，包括電腦、打印機、復印機、傳真機、打字機、碎紙機、手機和電話機等，必須愛惜使用。如有損壞，照價維修、照價賠

4、償。公司發(fā)的文具等，如計算器、筆、本子等，員工必須保管好。如有遺失，自己負責原價補回。 電腦及打印機的清潔及一般的維護由在座使用的員工負責。每天最后離開辦公室的員工應注意將每臺電腦、復印機和打字機的電源關掉。 電腦的日常維護由在座使用的員工負責，另有專人進行電腦的維護。 公司的電腦、傳真、打字機以及復印機原則上不能用于私人用途。若有特殊原因，須事先提出。 公司配備的手提電腦不能擅自帶回家中使用。 原則上不能將非本公司成員帶來本公司，更不能隨意使用公司的電腦和資料等。如有特殊情況，必須事先匯報同意。公司所購的書籍資料等，由行政部指定的專人（前臺）進行登記、編號，并蓋上公章。若要借閱，須事先在行政

5、部辦理借閱手續(xù)，最長期限為2周，超出期限請續(xù)借。 報紙由前臺管理，報夾上保留當周的報紙，當天的報紙不得缺失，每周對舊報紙進行一次整理，放入指定地方。四、通訊和快件 公司電話和手機不能用于私人通話，家在外地的員工每兩周可在休息時間與家里通話一次，原則上不超過5分鐘。平時的通話（包括手機和有線電話）都必須長話短說，言簡意賅，清楚明了，控制音量。盡量用IP發(fā)送國際傳真，非特殊原因不能直接發(fā)送國際傳真。每次直撥國際傳真和國際電話由各部門經(jīng)理簽名批準，在固定登記本上登記，注明收件人名址及頁數(shù)等。 由公司安排專人在每天下班前將當天傳真報告打出，用透明文件夾裝好放在傳真機旁邊，以便各業(yè)務員查看。每月的傳真報

6、告由專人管理，及時整理、回收。 寄國際快遞包括EMS、UPS、DHL等，由行政部安排專人統(tǒng)一收發(fā)并登記，寄出之前必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。國內(nèi)速遞也由行政部統(tǒng)一收發(fā)并登記，國內(nèi)重要快件使用簽收回執(zhí)，確?？旒踩Ｋ屑牡焦镜目旒加尚姓亢炇眨ㄖ苣┗蚬?jié)假日送來的快件由加班人員或在辦公室的員工負責簽收），并在專用交接本上登記后交給收件人，并請收件人簽收。發(fā)票和回單拿來時，經(jīng)手人必須認真核對清楚后再交給財務統(tǒng)一支付。五、日常工作 例行工作樣品的堆放，各業(yè)務員在得到樣品后，請將樣品放入指定的柜子。樣品建立跟蹤系統(tǒng)，電子部和化工部分別安排專人在各自的樣品本上登記，注明客戶名稱、樣品型號和數(shù)量、樣品來源、郵

7、寄號碼等，以備查詢。付費樣品須注明情況和目的地。 快件單子、各類信封和報銷憑證，各位員工使用好后請放回指定的抽屜，不要互相混淆。 公司員工應注意將個人物品、資料，重要文件等置放妥當。嚴格遵守與公司簽訂的保密協(xié)議，不得以任何方式將保密內(nèi)容泄露到保密范圍以外（包括公司內(nèi)部員工）。 前臺接待人員應嚴格把關，不讓無關人員進入公司。 公司員工接待外來客人時，一般安排在會議室，進入辦公室應有人陪同，并注意不讓其隨意走動、坐在位子上翻看各種文件資料或使用公司電腦。 公司各類印章由行政部管理，印章須加鎖保存。印章原則上只允許在辦公室使用，未經(jīng)批準，任何人不得將公章帶出辦公室。使用印章必須登記，詳細注明用印事由

8、、數(shù)量、申請人、用印日期。為提高員工體質(zhì)，公司將不定期舉行全民健身運動，如無特殊情況，都必須參加。業(yè)務工作21每月5日前交上一個月的工作小結，由總經(jīng)理安排召開部門例會，化工部和電子部各向總經(jīng)理提交報告，若遇到連續(xù)出差，可以再順延三天。22開展新業(yè)務之前，必須提交一份客戶的資信調(diào)查報告給總經(jīng)理，包括商業(yè)信用、有效商業(yè)信息及銀行信用等。并且交給財務部。23為防范風險，公司對信用證實行統(tǒng)一管理。業(yè)務員收到信用證后先仔細審證，盡量避免對我方不利的因素。財務部對信用證進行登記復印一份交給財務統(tǒng)一管理并由財務再次審核。24所有與客戶往來的重要函件，包括電子郵件和傳真等，都必須抄送一份給總經(jīng)理。25所有單證

9、、單據(jù)的審核包括提單的確認等都必須經(jīng)過兩個人的雙重審核方可放行。26每個人把自己手頭的文件，按每個客戶做成一份文件夾，里面的文件按時間順序排列，日期最近的放在最前面。每年年初將上年度前半年的文件整理成檔案盒，里面的文件排列順序與文件夾相同，交到行政部統(tǒng)一保管。六、電話舉止 電話鈴響時總機接線員須及時轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時，看清對方要找的人在什么位置，再幫他轉(zhuǎn)到就近的分機，不需要再大聲提示這個人。其他人員不要在總機處接聽電話。 盡量向?qū)Ψ絺鬟f尊嚴和禮貌的訓練有素的聲音。對對方談的事情要表示出興趣，以清晰的聲音回答。絕對不要提高嗓門。 在電話機旁常備有便箋和筆。如果有必要讓對方稍等，要有禮貌的告訴對方。

10、或者一定要花一些時間尋找所需的信息資料時，應詢問對方是否由你回電，若對方不愿掛斷，可以輕輕將話筒放在穩(wěn)定的位置，以免對方聽到一些不舒服的聲音。 替同事接電話時，如果對方要找的人不在，先弄清該同事大致不在的時間長短，再問一下對方是否愿意等待，或留下口信或回電，絕對不要告訴對方此人上衛(wèi)生間之類的語言。如同事出差，不要將出差的地址和目的等詳細情況告訴對方。 記錄口信應盡量逐字逐句記錄下來，記錄下來電者姓名、電話號碼，來電目的及其他信息。不要著急，耐心聽對方講話，如果對方的話不太理解，可以請求對方重復一遍。登記在電話記錄箋上，寫明應接電話人姓名，來電者電話號碼等，最后是記錄者的簽名。 篩選電話時，要機

11、敏和藹，以免激怒對方，注意講話的方式。對方告訴你后，與要找的同事或領導商量一下，是要回避還是立刻接通。此時要注意按MUTE鍵，以免對方聽到你們的對話，否則是非常不禮貌的。 當接電話的人有客戶來訪或與領導談話時，可以幫忙接聽或為其記錄口信，不要將 此人叫出來接聽電話，否則對客戶和領導是不禮貌的。 打傳呼時請將回電的分機號碼告訴傳呼小姐，減輕前臺工作量。 如果打的是自動臺， 請及時通知總機，并告知總機被傳呼人的姓名，以便總機準確處理。運行制度·二·招聘制度一、招聘原則公開、公正原則。 公開、公正的原則是保證引進人才質(zhì)量的前提條件。在招聘工作中，必須做到計劃公開，崗位公開，要求公

12、開，考核和評價標準公正。平等和競爭原則 擇業(yè)面前人人平等，必須杜絕因為地域、民族、單位、學派等不同而帶來的歧視現(xiàn)象?？己诉^程中引入競爭機制，原則上每個崗位應有五人以上的應聘者。回避原則 公司允許員工向公司推薦人才（一般來說親屬除外），但應遵循回避原則，面試考核人員不應與應聘人有特殊關系。如果遇有同學、朋友等來應聘，面試考核人員應主動回避。保證被推薦人和其他應聘者在同樣的標準下接受考核。保密原則 招聘考核人員必須注意自身言行，嚴守公司機密，在招聘過程中，妥善保管公司有關資料文件。另一方面，招聘考核人員還應為應聘者嚴格守密，不準將應聘者情況隨意透露給他人。二、招聘主管部門行政部為公司負責招聘工作的

13、職能部門。三、招聘申請公司各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展，工作需要以及人員使用狀況，填寫員工招聘申請表，報行政部。行政部根據(jù)各部門匯總情況，提出公司招聘計劃，報總經(jīng)理批準。四 招聘程序 由行政部組織招聘組負責對人員進行篩選，至少由二人組成。 初選：行政部對所有應聘材料通覽后，挑選基本條件合格者，發(fā)出面試通知。 面試：由行政部組織對所有參與面試人員進行初步考核，填寫面試記錄表。考核其基本素質(zhì)、品質(zhì)等。主要考核內(nèi)容包括：個人修養(yǎng)、工作責任心及敬業(yè)精神、工作穩(wěn)定性、工作環(huán)境的適應性、分析判斷能力等。 復試：由總經(jīng)理對初步考核合格者進行復試。 實習：由行政部安排所有復試合格人員按專業(yè)分別到各業(yè)務部門進行12周的實

14、習，由負責培訓的副部長安排具體工作。實習結束后，實習人員提交實習報告，副部長征求本部門各位成員的反映后提交一份評估報告，兩份報告交總經(jīng)理和行政部作為是否錄用的參考，并由行政部向其所在院校了解情況。 錄用：綜合考慮用人部門的考核結果等，經(jīng)總經(jīng)理批準后，對合格者發(fā)送錄用通知單。五、錄用 發(fā)出錄用通知。應聘者接到錄用通知后，到指定醫(yī)院體檢。如查出有嚴重疾病，取消錄用資格。 應聘人被錄用，如在發(fā)出錄用通知15天內(nèi)不能正常報到，可取消錄用資格。特殊情況經(jīng)批準后可延期報到。六、試用及正式錄用 新進員工攜錄用通知書和其它人事檔案材料等到行政部報到，按行政部指定到用人部門報到，開始三至六個月的試用期，簽定勞動

15、合同。特聘人員經(jīng)總經(jīng)理審批可不實行試用期。 員工試用期滿，由本人提交轉(zhuǎn)正申請，經(jīng)用人部門負責人審查并簽署具體意見后送行政部匯總，上報總經(jīng)理審批。 簽定正式的勞動合同，合同最低年限視員工崗位職務等因素而定，一般員工為三年、主管以上管理人員為五年。所有勞動合同須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后方可正式生效。七、解除勞動合同公司因下列原因，可對有關員工解除勞動合同：員工因本人業(yè)務、技術水平等原因，經(jīng)考核不能勝任工作要求；員工因違反國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度；員工因勞動合同趨于屆滿；員工在勞動合同期內(nèi)提出辭職。 解除勞動合同可由員工或公司各方提出，必須于離職前一個月提出。員工辭職時，應向其所在部門提交書面申請，經(jīng)

16、所在部門和人力資源部經(jīng)理簽具意見后，報總經(jīng)理批準后，開始辦理辭職手續(xù)。 離職人員應在一周內(nèi)交還所有公司物品，結清帳務，辦好工作交接手續(xù)：41向所在部門就自己的工作近況、詳細客戶檔案（包括國外客戶和國內(nèi)生產(chǎn)商）、所有出貨情況、接手的所有單證和財務票據(jù)等，制成一份書面的交接清單，由離職人員、公司指派的交接人員和部門經(jīng)理三方做完整的交接工作，并在交接清單上簽名確認。42辭職者除私人物品外，不得帶走屬于公司的任何東西，包括工作筆記、公司的文件資料書籍等，還有其它公司發(fā)放的辦公用品：如電腦、通訊工具、計算器、名片等，以及辦公桌、文件柜和公司大門等的鑰匙。所有公司物品交行政部簽收。43入住公司寢室者還必須

17、完成其私人物品的搬離，并交還所有公司提供的用品，由公司指定人員進行交接工作，簽收交接意見。44財務部負責清點離職人員的所有財務款項，離職人員必須還清所有支款欠款等。完成4.1.到4.3.以后，結清離職人員應得的工資款項，并出具結算證明。45所有交接清單和證明等必須附在離職申請表后面作為離職手續(xù)齊全的憑證。 重要涉密崗位員工辭職，必須作出書面承諾，保證不對外泄露公司技術秘密及商業(yè)機密。 行政部經(jīng)理審核其離職手續(xù)齊全后，將其人事檔案調(diào)出，正式允許其離開。運行制度·三·崗位聘任 為規(guī)范公司勞動人事管理制度，形成公平競爭、獎懲分明、合理流動的用人機制，特制定本辦法。一、崗位設定本公

18、司根據(jù)自身情況，設立以下崗位級別： 行政級別 崗位級別高級管理人員 總經(jīng)理中級管理人員 副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、部門經(jīng)理主管級 業(yè)務經(jīng)理一般員工 業(yè)務主辦、業(yè)務助理二、崗位聘任原則堅持任人唯賢，優(yōu)化組合結構。公司調(diào)配方案與個人業(yè)務專長和意愿相結合。公司每年舉行在職員工的崗位級別評定，相同崗位級別可根據(jù)評定結果享受不同行政級別待遇。崗位聘用期限須短于或等于員工勞動合同期限。各部屬人員聘用由各部門經(jīng)理提出，報行政部審核，由公司總經(jīng)理批準。公司中級管理人員由公司總經(jīng)理聘任或解聘。運行制度·四·考勤管理 公司實行五天工作制，工作日為每周一至周五。 日?？记诠芾碛尚姓烤唧w負責。員工上

19、班實行刷卡制度，行政部同時進行手工考勤，遲到者在做出合理的解釋后方可補刷卡。遲到（早退）時間在十分鐘以內(nèi)者，每次處以罰款100元。遲到（早退）十分鐘以上者，即視為曠工半天。每曠工一天，扣除當月獎金。全年累計曠工時間超過五天或連續(xù)曠工超過兩天又不能作出合理解釋者，予以辭退。 遇有特殊原因而不能及時趕到公司，應先打電話向行政部經(jīng)理請假，同時報告本部門經(jīng)理。事后需作出書面的解釋，經(jīng)本部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理批準后，可按事假處理。 員工在上班期間因公外出，應先向本部門經(jīng)理和行政部經(jīng)理報告，并征得同意。 員工出差必須事先經(jīng)所在部門經(jīng)理安排同意后，并將事由、目的地及所需時間上報給行政部經(jīng)理。 公司原則上不鼓勵

20、加班。主管級以上加班，不發(fā)加班工資，可用于平時調(diào)休。一般員工因工作需要安排周六、周日或法定節(jié)假日加班的，應事先填寫加班申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審核同意，由行政部經(jīng)理報經(jīng)總經(jīng)理批準，并告知行政部登記出勤，最后交財務部備案。加班以半天為最小單位。 主管級以上人員的調(diào)休必須經(jīng)過本部門經(jīng)理和行政部經(jīng)理的同意。 員工因病、事需請假的，應提前填寫請假申請單，注明事由和期限，報行政部審批。中級以上管理人員報總經(jīng)理審批，經(jīng)批準后將申請單交行政部統(tǒng)一備案。特殊情況下才允許事后補辦請假手續(xù)，但必須有合理的解釋。休假完畢到行政部辦理銷假手續(xù)。 員工請假在一個工作日以內(nèi)（含一個工作日）的，由本部門經(jīng)理和行政部經(jīng)理批準；二個

21、工作日以上（含二個工作日）的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。中級以上管理人員請假，一律由總經(jīng)理批準。 員工請事假按小時計算，累積一個月事假超過7小時（即一個工作日）的，以年假相抵，國家規(guī)定的各種假期除外。 員工病假應附醫(yī)院有效證明。月病假時間超過五個工作日以上（大病住院除外），每超出一天扣除50元（國家規(guī)定的各種假期除外）。 國家法定節(jié)假日按國家有關規(guī)定執(zhí)行。 行政部每月月底對該月所有公司員工的考勤情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計結果交財務部，作為該月一般員工加班工資發(fā)放的依據(jù)和業(yè)務經(jīng)理級以上員工調(diào)休的依據(jù)。加班工資評定如下：*雙休日加班，加班一天發(fā)給日工資的100%；*節(jié)假日加班，加班一天發(fā)給日工資的150%。*晚上

22、加班，公司提供當天價值10元的晚餐一份，不記加班工資。*日工資按每月22個工作日平均計算。運行制度·五·費用開支及報銷支款規(guī)定1、 任何款項的支出必須由總經(jīng)理簽字同意方可生效，每次支款數(shù)額根據(jù)工作需要測算。 2、 每位業(yè)務員一年可以支取1000元的出差備用金。3、 上一年的支款掛帳，必須在年底獎金中扣除，否則，從每個月的工資中扣回。二、出差報銷規(guī)定 出差住宿規(guī)定按以下規(guī)定執(zhí)行，若有特殊情況或超標等，必須事先取得總經(jīng)理同意。住宿超標的可以相互抵補，但只限于當次出差的抵補。節(jié)約和超標部分按規(guī)定報銷。一個人出差時選擇入住單人房，兩個人（同性別）必須入住一間標準房，以減低費用。不同

23、級別的人入住一間房時，按高級別的標準報銷。參加會議或展覽期間可以選擇入住三星級賓館。到橫店出差一律入住度假村或旅游大廈。11 國內(nèi)出差住宿費：副總經(jīng)理以上級國內(nèi)一律不能超過320元/間，滬、京、穗以及經(jīng)濟特區(qū)不得超過360元/間； 業(yè)務經(jīng)理 國內(nèi)一律不能超過240元/間，滬、京、穗以及經(jīng)濟特區(qū)不得超過280元/間；業(yè)務主辦和業(yè)務助理 國內(nèi)一律不能超過200元/間，滬、京、穗以及經(jīng)濟特區(qū)不得超過240元/間。12國內(nèi)出差伙食補貼省內(nèi)40元/天，省外一般地區(qū)45元/天，滬、京、穗以及經(jīng)濟特區(qū)60元/天，因公請客吃飯的當天不得再領取，出差伙食補貼。出差期間，如不報銷住宿費，按每人每天標準住宿費的一半

24、補貼給個人。13國內(nèi)出差可采用以下交通工具：* 中級管理人員（部門經(jīng)理級以上） 雙飛* 主管級管理人員（業(yè)務經(jīng)理） 一飛一臥* 一般員工（業(yè)務主辦和業(yè)務助理） 雙臥 除非領導批準或特殊情況，一般不能乘坐出租車。報銷的出租車票上必須注明起始地點、日期和乘坐原因等。 14國外出差住宿費及補貼按照“金鳳龍源商務咨詢服務有限公司”標準執(zhí)行。備注：（1） 以上出國住宿費為業(yè)務員的標準，助理級的住宿標準（2） 按國內(nèi)出差住宿費規(guī)定的助理級與業(yè)務員級的比例計算。（2） 出國或回國的當天，飛機的里程時間在3小時以內(nèi)，可領取一半的補貼；里程時間在3小時以上，可領取整天的補貼。（3） 出國前可預支部分出差費用，回

25、國報銷時扣除。（4） 以上為暫行規(guī)定，公司將根據(jù)匯率的變動，隨時修訂。運行制度·六·合同管理目的及范圍 為了促進公司對外經(jīng)濟活動的開展，規(guī)范員工對外業(yè)務往來中的行為，明確員工在工作中的職責，防止公司蒙受不必要的經(jīng)濟的損失,特制定本規(guī)定。 合同作為明確合同雙方權利的義務的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來的，應當簽定合同。合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，要采取國際流行的電子簽名加以確認合同內(nèi)容的，首先要經(jīng)公司授權負責人同意，其后要盡可能地采用上面的提到的

26、幾種合同形式加以固定。 本規(guī)定所指的合同包括國內(nèi)采購合同、國外采購合同、特許經(jīng)營協(xié)議、進口合同、出口代理合同以及未列明但與公司業(yè)務有關的其他合同，不包括勞動合同。 公司由法律顧問根據(jù)總經(jīng)理的授權，對合同進行動態(tài)監(jiān)督管理，有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由法律顧問對各部門實行指導。合同的批審權限 合同原則上由總經(jīng)理簽訂，但經(jīng)總經(jīng)理授權的可以由副總、總助或其 他負責人簽署?？偨?jīng)理的授權方式可以為授權書、電話、傳真等。副總、總助可以簽署除總經(jīng)理審批范圍外的其他合同。如無特殊情況，審批范圍如下：總經(jīng)理審批、簽署范圍 國內(nèi)銷售合同屬于第一次購銷或與供方第一次合作，金額在人民幣20萬以上的

27、（含20萬）； 國內(nèi)銷售合同屬于經(jīng)常性購銷，金額在人民幣50萬以上的（含50萬）； 國內(nèi)銷售合同采購所需預付款在人民幣1萬元以上的； 國外銷售合同在5萬美金以上的； 部門經(jīng)理審批、簽署范圍 國內(nèi)銷售合同屬于經(jīng)常性購銷，金額在人民幣10萬元以下，經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理以上的人員審核，由業(yè)務經(jīng)理簽訂； 國內(nèi)其他購銷合同由部門經(jīng)理或部門經(jīng)理以上的管理人員審核，并批準簽訂； 國外銷售合同2萬到5萬美金的由部門經(jīng)理或部門經(jīng)理以上的管理人員簽訂。業(yè)務經(jīng)理簽署范圍 2萬美金以下的由業(yè)務經(jīng)理簽訂，須由兩位以上的業(yè)務人員審核。律師合同附簽 上述重要合同在交由上述管理人員簽字之前可以由顧問律師附簽，以說明該合同已經(jīng)

28、得到了法律上的審查。合同訂立之前的前期調(diào)查 在簽訂合同之前應當盡可能對交易對方的以下情況進行了解： 要求對方提供將其主題資格方面的法律條文，如營業(yè)執(zhí)照，重大的交易對象不妨到有關公司登記機關查其登記內(nèi)容； 交易公司的背景和相關歷史； 對交易公司的營運狀況進行分析； 對交易公司的信用信譽情況進行了解，如過去是否認真履行了與他人之間訂立的合同，是否有欺詐或不講信用的行為，是否已卷入與他人的或與國家機關的糾紛； 對交易公司的資信了解，包括是否有房屋還是租用他人房屋，相關財產(chǎn)是否抵押。 所欲簽訂的合同在經(jīng)濟上的可行性可交由財務部門審核，財務部門有相關建議的，可以在合同草擬稿中說明，并由會計簽名。 以上情

29、況在簽訂合同之前應盡可能知曉，如果調(diào)查了解的成本過高，可以在將來簽訂主合同時加入對方保證條款。經(jīng)辦人員對以上信息的記錄或調(diào)查的情況將來與合同原件一并入檔。合同的訂立步驟 與外界達成經(jīng)濟往來意向，經(jīng)協(xié)商一致，應訂立書面合同。 合同由各級經(jīng)辦人自行擬稿，合同內(nèi)容包括標的，數(shù)量和質(zhì)量，價款或酬金旅行的期限、地點和方式，違約責任等主要條款。涉及合同對于適用法律及選用仲裁條款要盡可能選擇中國法律及中國范圍內(nèi)仲裁。 在訂立合同之前要充分了解對方的狀況、目的，雙方所處的地位，以采取不同的方案和對策，在對方商談過程中要從有利于本公司的程度逐次引導。 格式化的合同由經(jīng)辦人按合同紙上的要求填寫。 重要合同由法律顧

30、問負責擬稿。 擬稿完畢后，經(jīng)本部門審核后，交由律師進行法律審查，顧問律師根據(jù)法律對合同稿審核并簽署意見，之后交由經(jīng)辦人按合同簽訂權限報相關負責人簽訂。 重要合同則再轉(zhuǎn)總經(jīng)理，非重要合同則直接交印章保管人用印。 法律顧問對合同稿提出意見的、則向經(jīng)辦人說明情況并退回。經(jīng)辦人要求通過的、但法律顧問仍持保留意見的，經(jīng)辦人可以根據(jù)層級上報到上級管理人員，并由該管理人員對合同進行再次審查。 總經(jīng)理對重要合同稿和有爭議合同稿予以審核并具有終審權。合同的執(zhí)行 合同在簽訂之后，原則上整個過程應當由經(jīng)辦人負責全過程的執(zhí)行，經(jīng)辦人員要做到對合同的內(nèi)容、每一個細節(jié)要有充分的了解。 當合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何新的重大的

31、事實情況時，經(jīng)辦人應及時地向部門負責人匯報并及時征求律師的意見，以尋求對策。 合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動的，如該人員只是在公司內(nèi)部變動，則由該經(jīng)辦人員繼續(xù)負責，有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個情況，環(huán)節(jié)，交接相關資料。新經(jīng)辦人不了解的地方，原經(jīng)辦人要負責說明。 如原經(jīng)辦人離開公司的，要由其將合同執(zhí)行的全部資料交接下來，并充分說明整個合同的執(zhí)行情況，經(jīng)該業(yè)務部門確認無誤的，方可辦理離職手續(xù)。 合同執(zhí)行完畢后，相關資料由經(jīng)辦人及時交檔案保管部門入檔。經(jīng)辦人要對入檔材料的真實性負責。入檔管理 合同簽章生效后，正本由檔案保管部門歸檔，合同有關的業(yè)務資料由相關的業(yè)務部門

32、保管復印件，原件有富余的也可持有一份原件。 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責的憑證，有關人員應保守合同秘密，并及時按機密程度專門歸檔。 檔案保管人員應妥善保管與合同有關的資料，包括與之有關的文書、圖表、傳真件以及相關單證等。以上資料不得隨意改動、棄置、銷毀、遺失。 檔案保管人員要定期檢查已執(zhí)行完畢但未歸檔的合同及相關文件。責任 凡因越權處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟和行政責任。故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。其他 本規(guī)定解釋權歸總經(jīng)理；本規(guī)定由公司可根據(jù)新情況作出另行規(guī)定。運行制度

33、83;七·財務規(guī)定運行制度·八·檔案管理 為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本公司實際情況，特制定本辦法。公司的檔案范圍 企業(yè)行政文書檔案。包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書；會議文件；工作計劃、規(guī)劃和工作總結；有關干部的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。企業(yè)技術檔案。包括技術研究檔案、產(chǎn)品檔案等。企業(yè)會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。企業(yè)業(yè)務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿(mào)易單據(jù)等。企業(yè)聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。二、公司檔案管理體制公司檔案管理機構：行政部統(tǒng)一管理公司各類檔案（會計檔案除外）。公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。三、立卷歸檔制度檔案的收集：收集工作是建立在歸