電子檔案管理管理辦法

1、歡迎閱讀電子檔案管理制度一、總則1、為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù) 及利用電子檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2、公司電子檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有I / .保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史電子文件記錄。3、各部門(mén)及各項(xiàng)目承辦人員應(yīng)保證項(xiàng)目及相關(guān)文件的系統(tǒng)完整（各種附件一律不準(zhǔn)抽存），項(xiàng)目結(jié)案后及時(shí)歸檔。4、工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走 或銷(xiāo)毀。二、歸檔范圍1、公司資料：規(guī)章制度、資質(zhì)證書(shū)、宣傳資料、合同檔案等資料。2、技術(shù)資料：設(shè)計(jì)規(guī)范、產(chǎn)品施工圖、項(xiàng)目資料

2、。3、模板資料：文字類(lèi)、圖紙類(lèi)及程序類(lèi)資料口|/% fX4、學(xué)習(xí)資料：讀書(shū)、技能及拓展學(xué)習(xí)資料F三、文件材料的收集管理1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案的管理。2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，嚴(yán)格按照本制度的“文件分類(lèi)及 編號(hào)方法”進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，每周一上午將上周文件資料交管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔儲(chǔ) 存。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員 收集，會(huì)議文件由行政部收集。歡迎閱讀四、歸檔要求(一)文件的登記1、歸檔前應(yīng)由文件形成部門(mén)按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)

3、登記表(見(jiàn)附錄A表A.1)。2、歸檔電子文件應(yīng)以盤(pán)為單位填寫(xiě) 歸檔電子文件登記表首頁(yè)(見(jiàn)附錄B的表B.1), I / _以各文件夾為單位填寫(xiě)續(xù)頁(yè)(見(jiàn)附錄B的表B.2)。3、電子文件登記表為樹(shù)式鏈接，在上級(jí)電子文件登記表中建立鏈接，通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊可查看下級(jí)電子文件登記表。4、電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。(二)文件分類(lèi)及編號(hào)方法1、檔案管理負(fù)責(zé)人按照“附錄 C'對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)。2、電子文件稿本代碼：M (manuscript) 草稿性電子文件；U (unofficial) 一非正式電子文件；F(formal) 正式電子文件。i . J F 1 I- I3、電子文件類(lèi)別代碼：T (te

4、xt )一文本文件；I (image)一圖像文件；C (chart ) 圖形文件；V(video )一 影像文件；A (acoustical )一 聲音文件；H(hypermedia)一超媒體鏈結(jié)文件；l.P (program)一程序文件；D (data)一數(shù)據(jù)文件。(三)文件格式規(guī)定1、文字型電子文件以 WORDPDF TXT為通用格式。2、掃描型及圖片型電子文件以JPEG JPG為通用格式。3、視頻和多媒體電子文件以 FLASH AVI、WMVASF MPEG MOV RM RMVB WAVMIDI、WMA;通用格式。4、音頻電子文件以 WAV MP秋通用格式。歡迎閱讀5、對(duì)于非以上通用格

5、式的電子文件，如無(wú)法轉(zhuǎn)換為通用格式且在存檔電腦上無(wú)法打開(kāi)，則必須在存檔電腦上安裝相關(guān)軟件。（四）注意事項(xiàng)1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)俏便保管和利用口2、歸檔的文件材料均應(yīng)齊全完整。I / _3、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列， 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起， 即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)， 應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。五、檔案管理人員職責(zé)1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于

6、職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱， 借閱者需填寫(xiě)歸檔電子文件借閱單（見(jiàn) 附錄D的表D.1）,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門(mén)或人員不允 許擅自復(fù)制電子文件。I I2、借閱時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員將資料拷貝件存放在共享文檔各借閱人專(zhuān)用文件夾， 借閱人應(yīng)在當(dāng)天將借閱檔案剪切另存，以免增加共享文檔的負(fù)擔(dān)。3、檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。七、檔案的安全管理1、檔案管理人員應(yīng)對(duì)儲(chǔ)存電子檔案的專(zhuān)用電腦設(shè)置用戶(hù)名及密碼，填寫(xiě)檔案電腦用戶(hù)名及密碼登記表（見(jiàn)附錄E的表E.1）,并提交總經(jīng)理備案。歡迎閱讀歡迎閱讀2、檔案電腦密碼應(yīng)3個(gè)月更改一次。3、

7、檔案管理人員應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密的文件夾進(jìn)行加密，填寫(xiě)加密文件登記表（見(jiàn)附錄BA錄E的表E.2）,并提交總經(jīng)理備案。移交、接收檢驗(yàn)日期一.檢驗(yàn)項(xiàng)目檢驗(yàn)結(jié)果移交部門(mén) - 接收部門(mén)一y黃毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)j- _ j y: x -. i完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)%、 J !）文件格式檢驗(yàn)需收集軟件及說(shuō)明檢驗(yàn): 二填表人（簽名）1 1J審核人（簽名）備 注1附錄表A.1歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表表B.1歸檔電子文件登記表（首頁(yè)）文件夾名稱(chēng)形成時(shí)間是否加密登記人員鏈 接備 注y ) 1七，二尸、1X、/»"T _ _ - "°、 _1 !h M i : / »

8、;七.r /.''i 11/ '- 1 i 附錄B表B.2歸檔電子文件登記表（續(xù)頁(yè)）文件編號(hào)文件名稱(chēng)形成時(shí)間文件稿 本代碼文件類(lèi) 另1代碼是否加密登記人員鏈接備注I -1* "1/ "歸檔計(jì)算機(jī)各盤(pán)分類(lèi)計(jì)算機(jī)附錄C備份文件備份文件學(xué)習(xí)資料模板資料項(xiàng)目資料公司資料安裝軟件系統(tǒng)文件G盤(pán)備份資料F盤(pán)備份資料盤(pán) 備 份 資 料文圖程7-紙序類(lèi)類(lèi)類(lèi)拓展學(xué)習(xí)資料 技能學(xué)習(xí)資制 讀書(shū)學(xué)習(xí)資料其他資料 相關(guān)論文資制 對(duì)外提供資IMI 宣傳資叫 工作計(jì)劃文佝 會(huì)議紀(jì)要文件 資質(zhì)證打文件 規(guī)章制度文件附錄D表D.1歸檔電子文件借閱單借閱人借閱時(shí)間借閱用途借閱文件編號(hào)1/ _.借閱文件名稱(chēng)文件稿本代碼* . ,- -j 1 . /" -一丁 “門(mén)I 1文件類(lèi)別代碼借閱文件是否加密_ - =.»* ：- 主管人員意見(jiàn) 1日期： _ J1經(jīng)辦人（簽字）-/二 i 1 - J日期： | ；I IT借閱人確認(rèn)日期：備注喪E序號(hào)用戶(hù)名密他設(shè)置時(shí)間設(shè)置人員總經(jīng)理確認(rèn)備注37 1 1.L .產(chǎn)-J 1 1 f一J"_ 1:一 )J x711產(chǎn).»I附錄E表E