公文處理規(guī)范

1、2008年2月 1、公文用紙：公文用紙采用國際標準4紙型（210毫米297毫米）；公文版心為156毫米225毫米（不含頁碼）；上白邊（天頭）為37毫米，下白邊（地腳）為35毫米，左白邊（訂口）為28毫米，右白邊（切口）為26毫米。 2、公文排版：公文排版橫向距離的長度單位用“字”標識，縱向距離的長度單位用“行”標識，一般每頁排22行，每行排28個字。其中一個字指一個漢字所占空間，一行為3號字高度加3號字高度78倍的距離（標題的一行為2號字高度加2號字高度78倍的距離）。 3、發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、發(fā)文部門代字、發(fā)文年度及發(fā)文順序號組成。發(fā)文字號于發(fā)文單位標識下空2行后（即發(fā)文字號位

2、于發(fā)文單位標識下的第三行），用3號仿宋體字居中排布（公文標識簽發(fā)人時的排布方式遵從本條第五款之規(guī)定）。 發(fā)文年度及發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)碼標識（即發(fā)文年度后不加“年”字，發(fā)文順序號前不加“第”字）。發(fā)文年度中的年份使用公元紀年全稱（即“2006”不標識為“06”），用六角括號“”括入（不用數(shù)學運算的中括號，即“ ”）；發(fā)文順序號按發(fā)文單位標識分發(fā)文年度編流水號（即同一年度中同一發(fā)文單位標識的公文統(tǒng)一編號，不再按發(fā)文部門代字分別編號），不編虛位（即1不編為001）。多個單位聯(lián)合行文時，只標注主辦單位的發(fā)文字號。 4、簽發(fā)人：上報的公文需標識簽發(fā)人姓名。在有簽發(fā)人時，發(fā)文字號首字距版心左邊緣1字間距

3、，“簽發(fā)人”及簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，簽發(fā)人姓名末字距版心右邊緣1字間距。簽發(fā)人的標識格式為：“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名為兩字時，兩字之間空1字；簽發(fā)人姓名為四字時，應通過縮小字間距的措施，使其占據(jù)3字位置；超過四字時，恢復正常字體標識。 5、公文印刷：公文一般應采用雙面印刷，僅當公文頁數(shù)和印數(shù)均較少時方可采用單面印刷。如無特殊說明，公文中的圖文顏色均為黑色。 公文印品應著墨均勻，字面不花、不白，無掉字、無斷劃，無破頁、無白頁，無倒印、無錯印。 公文制版應版面干凈，尺寸標準，版心不斜不走；公文頁碼應套正，頁和面之間的頁碼間距誤

4、差均不得超過2毫米。 6、公文裝訂：公文應用兩釘裝訂，推薦用騎馬訂訂法，亦可采用平訂左側(cè)裝訂。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外釘眼距書芯上下各1/4處；允許誤差4毫米；平訂釘鋸與訂口間的距離為3毫米5毫米。 公文裝訂應無多頁、無缺頁，無顛倒、無混裝，無壞釘、無漏釘、無重釘，釘角平伏牢固。 公文裁切應符合標準，無折角、無刀花，無毛茬、無缺損；四角成90度直角。 1、公文標題：公文標題一般由制發(fā)單位全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成。公文標題于紅色反線下空2行后（即公文標題首行位于紅色反線下第三行），采用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布，寬度不超過版心。 兩行以上的公文標題，回行時要詞意完整，

5、排列得當，長短適宜，一般可采用正寶塔形、倒寶塔形或菱形，盡量避免上下長度一樣的方形或上下長、中間短的沙漏形。 公文標題一般不用標點符號（可用回行或一個漢字的空格表示間隔），但引用法律、法規(guī)和規(guī)范性文件時加書名號。 2、主送：主送指公文主要受理者的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型受文者的統(tǒng)稱；可為單位、部門或單位與部門并稱，但不可為個人。主送位于公文標題下空1行后（即主送位于標題下的第二行），用3號仿宋體字，左側(cè)頂格標識，回行時仍頂格；各主送單位或部門間用逗號或頓號間隔，最后1個主送單位或部門名稱后標全角冒號。 主送過多，致使公文首頁不能顯示正文時，應將主送移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄

6、送。 3、公文正文：公文正文用來表述公文的內(nèi)容，位于主送下1行，用3號仿宋體字標識。公文正文每自然段左空2字，回行頂格，但數(shù)字和用阿拉伯數(shù)字標識的年份不回行。 公文正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一級標題為“一、”，使用3號小標宋體字，句尾不加標點，下文另起行；二級標題為“（一）”，使用3號楷體字，下文可不另起行，如另起行則句尾不可加標點；三級標題為為“1.”，四級標題為“（1）”，五級標題為“”，均使用3號仿宋體字，一般不另起行。 4、附件：附件是公文正文的說明、補充或參考材料，是公文的組成部分。公文如有附件，應于正文下空1行后標識其標題（即附件標題位于正文下第二行）。 附件標題標識格式為：距版心左邊緣

7、2字間距標識“附件”，其后標全角冒號，附件標題接排于冒號之后；“附件” 和附件標題均用3號仿宋體字；附件標題后不加標點符號，回行時仍頂格。 公文有多個附件時，應按各附件在公文正文中出現(xiàn)的順序用阿拉伯數(shù)碼依次編號（如“附件：1.”），各附件標題分行排列，并使其序號對齊。 5、成文日期和單位印章：成文日期為公文生效的時間，單位印章是公文發(fā)生效力的憑據(jù)。單一單位制發(fā)的公文，成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合單位制發(fā)的公文，成文日期以最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期為準。成文日期標識方法為：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”。 6、單位印章壓蓋在成文日期上的方式因印章樣式不同而各異：如印章下弧無文字

8、，采用下套方式，即將印章下弧壓在成文日期上；如印章下弧有文字，采用中套方式，即將印章中心線壓在成文日期上。無論何種加蓋方式，印章上邊緣均應不壓正文，且距正文一行之內(nèi)。印章用紅色。 1、主題詞：主題詞由反映公文內(nèi)容、公文主題和公文文種的詞組組成。標識主題詞時，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字接排于冒號之后；主題詞各詞目之間空1字，不加標點符號；主題詞引用的詞目不得超過10個，且須容納在一行之內(nèi)。 2、分欄線：主題詞以下，每欄均需用分欄線隔開。分欄線用黑色反線，距各欄文字內(nèi)容毫米，寬度等同于版心；分欄線粗細按美觀原則確定。 3、抄送：抄送指主送單位以外其他需

9、告知公文內(nèi)容的上級、同級、下級和不相隸屬的部門和單位。除本單位負責同志外，不得將公文抄送給個人。 4、印發(fā)部門和印發(fā)日期：印發(fā)部門指公文印制的主管部門，一般為公文制發(fā)單位或主辦單位的文秘部門；印發(fā)日期指公文付印的日期，須不早于成文日期。 標識印發(fā)部門和印發(fā)日期時，印發(fā)部門和印發(fā)日期在同一行平列，有抄送時位于抄送下1行，無抄送時位于主題詞下1 行。標識格式為：印發(fā)部門首字距版心左邊緣1字間距，印發(fā)日期末字距版心右邊緣1字間距。 5、公文頁碼：公文頁碼置于版心下邊緣之下1行，用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識；頁碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7毫米（即距地腳下邊緣28毫米）。單面印刷時，頁

10、碼均距版心右邊緣1字間距；雙面印刷時，單頁碼距版心右邊緣1字間距，雙頁碼距版心左邊緣1字間距。 公文紀要用于記錄會議議定的決策事項。公文紀要的發(fā)文單位標識由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱加“辦公會議紀要”或“協(xié)調(diào)會議紀要”組成。組成會議紀要的各要素與普通公文格式基本相同，且其標識方法遵從普通公文格式相關(guān)要素的標識要求，僅在以下要素部分有其特定格式： 1會議紀要的發(fā)文字號不含發(fā)文單位代字、發(fā)文部門代字，只標識發(fā)文年度及發(fā)文順序號。 2即使會議紀要議定的事項需上報上級單位，亦不需標識簽發(fā)人。 3會議紀要無標題和主送單位，直接在紅色反線下空2行后標識紀要正文（即紀要正文位于紅色反線下第三行）。 4會議紀要

11、無成文日期，亦不加蓋單位印章，但應在正文開始部分記錄會議召開的時間、地點、主持人，在正文結(jié)束部分記錄會議的參加人和列席人，重要的會議還應記錄會議的缺席人員和受委托參會人員。 5會議紀要不用“主送”和“抄送”標識受文單位，改用“報”、“抄”和“發(fā)”標識紀要的發(fā)送范圍；“報”、“抄”和“發(fā)”依次放置在會議紀要的主題詞之下，標識方法同抄送。其中，“報”用來說明紀要需發(fā)放的上級單位和個人以及本單位負責人，“抄”用來說明需告知紀要內(nèi)容的其他部門和單位，“發(fā)”用來說明紀要需發(fā)放的與會議研究事項有關(guān)的部門和單位。存檔的紀要需在“發(fā)”的范疇中單獨注明，并加圓括號注明存檔的份數(shù)（標識方法為：在“發(fā)”的最后一個單

12、位或部門后加句號，其后標識“存檔”及存檔份數(shù)，份數(shù)后標句號）。同一部門和單位發(fā)送1份以上紀要時，也應在該部門或單位后加圓括號注明發(fā)送的份數(shù)。 (一)決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。 (二)決定 用于對重要事項作出決策和安排。 (三)指示 用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。 (四)意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。 (五)通知 用于發(fā)布黨內(nèi)規(guī)章、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項。 (六)通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。 （七)公報 用于公開發(fā)布重要決定或重大事件。 (八)報告 用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關(guān)的詢問。 (九)請示 用于向上級機關(guān)請求指示、批準。 (十)批復 用于答復下級機關(guān)的請示。 (十一)條例 用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工