檔案論文：數(shù)碼照片歸檔與管理

1、數(shù)碼照片歸檔與管理內(nèi)容摘要： 近年來，隨著數(shù)碼相機的普遍應用，形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實檔案庫存提供了有利條件，因此做好數(shù)碼照片檔案管理工作具有重要的意義。本文對數(shù)碼照片的產(chǎn)生、歸檔要求和管理進行了論述。首先闡述了數(shù)碼照片檔案管理的必要性和重要性，具有很強的現(xiàn)實意義。數(shù)碼照片管理的完善化、規(guī)范化，不但可以實現(xiàn)優(yōu)化地提供查找利用，而且可以促進數(shù)碼照片管理水平和質(zhì)量的不斷提高，促進企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的發(fā)展。因為數(shù)碼照片檔案真實記錄了本單位或企業(yè)的重大活動和事件，保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。接著，對數(shù)碼照片的歸檔范圍進行了界定，明確凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活

2、動和工作成果的數(shù)碼照片均屬收集范圍。同時，介紹了數(shù)碼照片的收集歸檔方法和要求。在做好前期收集工作的基礎上，數(shù)碼照片的檔案管理關鍵在于數(shù)碼照片的整理和保管，本文將數(shù)碼照片分為七類，對數(shù)碼照片的整理分類提出了參考意見。對于數(shù)碼照片的保管，本文從技術上指出了注意事項，以保證數(shù)碼照片檔案的長期有效。文末指出數(shù)碼照片檔案的研究是新生事物，尚處于摸索階段，還有待于積極研究數(shù)碼照片檔案的特點，不斷完善數(shù)碼照片的管理。關鍵詞： 數(shù)碼照片 檔案管理數(shù)碼照片歸檔與管理近年來，隨著數(shù)碼相機的普遍應用，形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實檔案庫存提供了有利條件，因此做好數(shù)碼照片檔案管理工作具有重要的意義。一、數(shù)碼照片檔

3、案管理的重要性1、定義。數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的數(shù)碼照片。2、數(shù)碼照片的特點。傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片檔案管理中，要求底片、說明、照片3位一體，才是一份完整的照片檔案。但是在實際收集過程之中，往往不是缺說明就是少底片。此外在相當多的機關和部門，由于原底片的唯一性，沖洗復制的資金問題，使得照片檔案收集成為一項難題。數(shù)碼照片可以較好的解決以上問題。數(shù)碼照片數(shù)據(jù)，它既是照片又是數(shù)據(jù)底片。數(shù)碼照片的屬性數(shù)據(jù)庫里，可生

4、成或填入標題、時間、作者、注釋、關鍵字、種類、數(shù)據(jù)描述等等信息，這些信息是自動隨著圖像數(shù)據(jù)可以復制的。這就避免了底片、說明、照片之間對應時產(chǎn)生的差錯。數(shù)碼影像的原數(shù)據(jù)，應該說就是相機拍攝后，沒有調(diào)整或修改的數(shù)據(jù)。并不能簡單認為，相機存儲卡上面的數(shù)據(jù)才是原數(shù)據(jù)。因此原數(shù)據(jù)收集比原底片收集容易的多。3、數(shù)碼照片檔案的管理。數(shù)碼照片檔案的管理主要是對在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)碼照片按照其保存和使用價值進行有序的管理。數(shù)碼照片管理的完善化、規(guī)范化，不但可以實現(xiàn)優(yōu)化地提供查找利用，而且可以促進數(shù)碼照片管理水平和質(zhì)量的不斷提高，促進企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的發(fā)展。因為數(shù)碼照片檔案真實記錄了本單位或企業(yè)的重大活動和事件，

5、保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。二、數(shù)碼照片檔案的收集1、收集歸檔范圍凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活動和工作成果的數(shù)碼照片均屬收集范圍，至少包括以下幾方面：（）領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動的數(shù)碼照片； 2（）本單位組織或參加的重要外事活動的數(shù)碼照片；（）記錄本單位重大事件及異?，F(xiàn)象的數(shù)碼照片；（）與本單位其他載體檔案有密切聯(lián)系的數(shù)碼照片；（）本單位其他具有保存價值的數(shù)碼照片。2、收集歸檔方法及要求數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案復雜，應采取集中收集與捕捉信息隨時收集、零散收集相結合，定期收集與不定期收集相結合、關鍵還是要在數(shù)碼照片形

6、成后，檔案管理人員要督促攝影者或承辦部門及時整理，向檔案管理部門移交，盡快歸檔。特別值得注意的是，一定要確保數(shù)碼照片檔案有一個完整的文字說明，準確地概括出數(shù)碼照片所反映的全部信息。數(shù)碼照片檔案由攝影者或承辦部門收集并編寫文字說明后，及時向檔案室歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。完整的數(shù)碼照片檔案應包括數(shù)碼圖像文件、紙質(zhì)數(shù)碼照片和文字說明部分。數(shù)碼照片收集時應統(tǒng)一將其轉換為JPEG、TIFF格式。文字說明以EXCEL電子表格形式，以張為單位，寫明照片題名、拍攝者、拍攝時間等。照片題名:簡明扼要地反映每一張照片的具體內(nèi)容，包括地點、人物、事由、背景等要素。拍攝者:照片的拍攝單位或拍攝人。拍攝時間:照

7、片的拍攝時間，用8位阿拉伯數(shù)字標識。如20070104。永久、長期保管的數(shù)碼照片應同時沖洗紙質(zhì)照片歸檔，紙質(zhì)照片檔案管理參照國家標準GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范執(zhí)行，紙質(zhì)照片檔案整理時應注明對應數(shù)碼照片的檔號。3、數(shù)碼照片檔案的整理對于沒有歸檔價值的或重復的照片必須剔除。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只收集一張。歸檔的每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限，保管期限的劃分參照文書檔案。將數(shù)碼照片按其形成年度分類。不同年度的數(shù)碼照片應分別整理。每一個年度建立一個文件夾。文件夾下存放數(shù)碼照片文件。數(shù)碼照片文件按時間先后排列，一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片應排列在一起。文件夾內(nèi)的每一張數(shù)碼照片按其排列順

8、序編號，形成數(shù)碼照片號。數(shù)碼照片目錄的擬寫：按組，每組照片先有一個總說明，后附每張照片的分說明，若只有一張照片,每張照片名稱寫詳細說明。照片目錄放在照片前。數(shù)碼照片目錄使用歸檔數(shù)碼照片登記表（見附表1），照 3片檔案一般分以下幾種形式：1、會議照片：一般會議，帶會標的全景照片一張，照片說明寫明，照片號、會議時間、地點、會議名稱、參加人員、主持人（姓名、職務寫全稱）、攝影者、拍攝時間、參見號；重要會議，如職代會，可保存大會會場、大會主席臺、主持人講話、重要領導人講話、代表討論、代表表決照片各一張。照片總說明寫明，會議時間（起止時間）、地點、會議名稱、參加人員、主持人、攝影者、拍攝時間參見號。分說

9、明寫明照片號、場景內(nèi)容即可。如，大會會場；科技成果鑒定會，大會會場、主持人，鑒定專家（注明身份）、現(xiàn)場考察觀摩照片各一張。總說明，會議時間（起止時間）、地點、會議名稱、會議內(nèi)容、參加人員、主持人、攝影者、拍攝時間、參見號（若考察現(xiàn)場較多，可在總說明中將考察的各個地點寫明，選擇與鑒定成果最為密切關聯(lián)的照片1-2張）。分說明寫明照片號、場景內(nèi)容。2、重大活動照片：重要領導人和外賓來訪，接待照片一張，參觀點位照片各一張?？傉f明，來訪時間，重要來訪人的身份（包括職級），陪同人員情況，主要活動事項，拍攝者、拍攝時間、參見號。擬寫分說明時，按照照片拍攝的順序，要寫明第一次出現(xiàn)的重要人物的身份（包括職級）在

10、照片中所處的位置；文化節(jié)等重大活動：開幕式，主要場景，閉幕式各一張?？傉f明，活動的起止時間，活動的內(nèi)容、特點、攝影者、拍攝時間、參見號。分說明寫明照片號、場景內(nèi)容。3、重大事故：主要位置、正面、側面或俯視、近距離照片各一張。總說明，發(fā)生事故的時間、地點、事故名稱、原因、攝影者、拍攝時間、參見號。分說明寫明照片號、場景內(nèi)容。4、重點工程：未開工（原址原貌）、開工、施工基礎、重大設備安裝、試車、竣工、正式生產(chǎn)（或使用）各一張?？傉f明，工程名稱，投資情況，計劃開工與竣工時間，工程的意義或產(chǎn)生的影響，攝影者、拍攝時間、參見號。分說明寫明照片號、場景內(nèi)容。5、設備大、中修改造：改造前，改造后照片各一張。

11、總說明，設備大、中修改造名稱，改造時間，完成時間，攝影者、拍攝時間、參見號。分說明寫明照片號、場景內(nèi)容。6、設備、產(chǎn)品照片：重大設備開箱驗收合格后，拍一張照片，寫明照片號、設備驗收時間、設備名稱、攝影者、拍攝時間、參見號。研制出新產(chǎn)品后，拍一 4張照片，寫明照片號產(chǎn)品研制時間、產(chǎn)品名稱、攝影者、拍攝時間、參見號。7、實物檔案：接收實物后（獎杯、獎狀、榮譽證書、錦旗）拍一張照片，寫明照片號、獲獎時間或接收時間、實物名稱、攝影者、拍攝時間、參見號。三、數(shù)碼照片的保管數(shù)碼影像數(shù)據(jù)來的快走的也快，由于病毒、硬件故障、誤操作使得數(shù)據(jù)遺失損壞并不鮮見?，F(xiàn)在常用的光盤存儲也有許多不安全隱患。有人認為國內(nèi)光盤

12、質(zhì)量參差不齊，一般的光盤四五年就會出問題。為了保證數(shù)碼照片檔案信息不被修改，歸檔保存時應通過計算機轉移刻錄到只讀光盤上進行脫機保存，禁止使用軟、硬磁盤等作為數(shù)碼照片長期保存的載體。數(shù)碼照片光盤應一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。同一年度的數(shù)碼照片應刻錄至一盤或多盤光盤中，不同年度的數(shù)碼照片一般不應存儲在同一盤光盤中。在刻錄的光盤盒上貼上檔號、保管期限、硬件和軟件環(huán)境、文字處理平臺等說明。說明的內(nèi)容與對應的紙質(zhì)數(shù)碼照片檔案內(nèi)容一致。保存數(shù)碼照片檔案的庫房要干燥、涼爽，嚴禁煙火，并有較好的防塵措施；光盤應放在堅硬的惰性塑料包裝盒內(nèi)豎立存放；光盤存放要遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離。光盤一般每滿年檢查轉存一次，保留時間不少于年。同時，建立數(shù)碼照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。人們常說，現(xiàn)在是信息時代，而且是信息讀圖時代。的確“一圖勝千文”，圖像在記錄歷史反映客觀事物方面有著文字無法替代的重要作用。當前，數(shù)碼照片在許多圖像記錄領域大量產(chǎn)生，而