辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

1、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OASOAS王明超簡介：簡介：辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進(jìn)的辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)科學(xué)化、自動(dòng)化，其目的是通過實(shí)現(xiàn)辦公處理業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，最大限度地提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，輔助決策，減少或避免各種差錯(cuò)和弊端，縮短辦公處理周期，并用科學(xué)的管理方法，借助各種先進(jìn)技術(shù)，提高管理和決策的科學(xué)化水平。（1）辦公辦公是指人類處理集體事務(wù)的一類活動(dòng)。按通常的理解，辦公已經(jīng)成為完成各種事務(wù)工作的總稱，如辦理行政事務(wù)、商務(wù)事務(wù)、公檢法事務(wù)等等。總之，凡是從事非物質(zhì)生產(chǎn)的活動(dòng)，都可以統(tǒng)稱為“辦公”。辦公活動(dòng)主要有3種基本任務(wù)：制定計(jì)劃

2、(安排) 組織實(shí)施(落實(shí)) 監(jiān)督控制(檢查) 無論是哪一級辦公人員，無論是行政管理首腦還是普通辦事員，都是在完成、或者協(xié)助完成這3項(xiàng)任務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公的基本條件是：辦公地點(diǎn)。即辦公的專用房間、場所或環(huán)境(通常稱為辦公室或辦公系統(tǒng))。 辦公目的。指從屬于整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的工作目標(biāo)，包括具體工作項(xiàng)目的目的、資產(chǎn)的用途、使用電話、傳真機(jī)、打字機(jī)等辦公設(shè)備的目的等； 文職工作。包括文字書寫、文件分類、接待來訪、打字復(fù)印、統(tǒng)計(jì)等。（2）辦公系統(tǒng)辦公系統(tǒng)是人們對辦公機(jī)構(gòu)或辦公場所的一種籠統(tǒng)的叫法。多少年來，人們試圖給辦公系統(tǒng)下一個(gè)定義，特別是在辦公自動(dòng)化的研究中，人們希望對自動(dòng)化的對象有一個(gè)明確的概念，但事實(shí)上存

3、在著各式各樣的辦公系統(tǒng)。大致有如下3類辦公系統(tǒng)：事務(wù)型辦公系統(tǒng)事務(wù)型辦公系統(tǒng) 事務(wù)工作是整個(gè)辦公活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是研究辦公活動(dòng)的事務(wù)工作是整個(gè)辦公活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是研究辦公活動(dòng)的切入點(diǎn)。切入點(diǎn)。 管理型辦公系統(tǒng)管理型辦公系統(tǒng) 決策型辦公系統(tǒng)決策型辦公系統(tǒng) 二、辦公系統(tǒng)的基本功能文件閱讀、文件批示、文件處理、文件存檔等事務(wù) 草擬文件、制訂計(jì)劃、起草報(bào)告、編制報(bào)表、資料整理、記錄、拍照、文件打印等事務(wù) 文件收發(fā)、保存、復(fù)制、檢索、電報(bào)、電傳、傳真等事務(wù) 會(huì)議、匯報(bào)、報(bào)告、討論、命令、指示、談話等事務(wù) 三、辦公系統(tǒng)的信息流及其管理控制接收與生成信息接收與生成信息 記錄與保存信息記錄與保存信息 加工處理信

4、息加工處理信息 利用信息利用信息 印出與傳輸信息印出與傳輸信息 銷毀信息銷毀信息 辦公自動(dòng)化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一、傳統(tǒng)辦公方式的不足一、傳統(tǒng)辦公方式的不足 （1）辦公活動(dòng)的基礎(chǔ)是腦力勞動(dòng)。腦力勞動(dòng)又建立在手工操作的基礎(chǔ)上，低下的辦公效率，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展。（2）當(dāng)今的時(shí)代已進(jìn)入信息時(shí)代，大量信息的生成給辦公室、辦公系統(tǒng)造成極大的壓力。辦公效率低下與激增的信息，造成辦公人員與辦公費(fèi)用俱增。不僅如此，辦公人員和辦公機(jī)構(gòu)的增加，無疑將導(dǎo)致管理和監(jiān)控工作的增加、內(nèi)耗的增加，以及人員、部門之間的互相扯皮。 （3）辦公系統(tǒng)原則上是一個(gè)信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅要容納、處理大量

5、的信息，而且更應(yīng)成為一個(gè)快速反應(yīng)系統(tǒng)。但是，原有的手工處理方式既無法處理大量的信息，也不可能獲得快速反應(yīng)的能力。 （4）科學(xué)決策是辦公現(xiàn)代化的主要特征。要實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，就必須快速準(zhǔn)確地獲取大量的信息和參考模型。然而，在傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)中，要做到快速、準(zhǔn)確地獲取大量信息和參考模型，是十分困難的。 二、辦公自動(dòng)化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念(1)(1)辦公自動(dòng)化的概念辦公自動(dòng)化的概念 辦公自動(dòng)化一詞是由美國通用汽車公司DS哈特于1956年首先提出來的。此后十幾年，辦公自動(dòng)化的專家們對其進(jìn)行了熱烈的討論，形成了若干個(gè)辦公自動(dòng)化學(xué)派。 在我國，一般認(rèn)為，辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進(jìn)

6、的辦公設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化。(2)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念典型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由人員、組織機(jī)構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具、辦公信息和辦公環(huán)境六個(gè)要素構(gòu)成；其中，辦公人員又可分為三大類，即信息使用人員，系統(tǒng)使用人員和系統(tǒng)服務(wù)人員。系統(tǒng)的特點(diǎn)是：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)人辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)機(jī)系統(tǒng) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備的綜合三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀20世紀(jì)80年代初，自動(dòng)化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)等三大技術(shù)的迅猛發(fā)展，為辦公自動(dòng)化奠定了必要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)。

7、(1)(1)國外辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展國外辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展 20世紀(jì)70年代后期，美、英、日等發(fā)達(dá)資本主義國家開始辦公自動(dòng)化理論和技術(shù)的研究。美國美國是推行辦公自動(dòng)化最早的國家，其發(fā)展大致經(jīng)歷了4個(gè)階段； 單機(jī)設(shè)備階段(1975年前) 局域網(wǎng)階段(19751982年) 體化階段(19831990年) 多媒體信息傳輸階段(20世紀(jì)90年代以后) 日本日本辦公自動(dòng)化的起步稍晚于美國。但是，針對本國的國情制定了 一系列發(fā)展本國辦公自動(dòng)化的規(guī)劃，并建立了相應(yīng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，組 建了隨后完成的日本東京都政府辦公大樓，成為一座綜合利用了各 種先進(jìn)技術(shù)的智能大廈，是當(dāng)代辦公自動(dòng)化先進(jìn)水平的代表。(2)我國辦公

8、自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展，始于20世紀(jì)80年代初，近20年的發(fā)展，已形成初步規(guī)模，其發(fā)展大致可分為3個(gè)階段： 啟蒙與準(zhǔn)備階段啟蒙與準(zhǔn)備階段(19811985(19811985年年) ) 初見成效階段初見成效階段(19861990(19861990年年) ) 穩(wěn)步發(fā)展階段穩(wěn)步發(fā)展階段(1992(1992年以后年以后) ) (3)辦公自動(dòng)化及系統(tǒng)的發(fā)展趨勢在現(xiàn)代技術(shù)、設(shè)備支持下，辦公自動(dòng)化及其系統(tǒng)呈現(xiàn)出小型化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化、 智能化及多媒體化五大趨勢： 小型化 網(wǎng)絡(luò)化網(wǎng)絡(luò)化 集成化集成化 智能化智能化。 多媒體化多媒體化 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成與類型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成與類型（一）辦公

9、自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件（一）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件 (1)(1)信息輸人設(shè)備信息輸人設(shè)備 (2)(2)信息處理設(shè)備信息處理設(shè)備 (3)(3)信息存儲(chǔ)設(shè)備信息存儲(chǔ)設(shè)備 (4)(4)輸出設(shè)備輸出設(shè)備 (5)(5)復(fù)制設(shè)備復(fù)制設(shè)備 (6)(6)信息通信設(shè)備信息通信設(shè)備（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件 (1)(1)系統(tǒng)軟件層系統(tǒng)軟件層(2)(2)支撐軟件層支撐軟件層 (3)(3)應(yīng)用軟件層應(yīng)用軟件層（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺 隨著辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)的發(fā)展，在單機(jī)上盡管可以實(shí)現(xiàn)單項(xiàng)業(yè)務(wù)的自動(dòng)處理。但是，由于辦公設(shè)備、辦公信息、辦公人員等在地理上的分散性，信息重復(fù)輸入、重復(fù)處理、重復(fù)建庫等問題就不可避免；也由于信息傳遞

10、的延時(shí)性長，可靠性差等問題，網(wǎng)絡(luò)和通信就成為辦公自動(dòng)化進(jìn)一步發(fā)展的重要條件。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的類型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的類型（1 1）事務(wù)處理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）事務(wù)處理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng) （2 2）信息管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）信息管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與綜合布線系統(tǒng)的關(guān)系綜合布線系統(tǒng)，是在建筑物或建筑群之間實(shí)現(xiàn)綜合數(shù)據(jù)傳輸?shù)囊环N網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。它是智能建筑中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施或平臺，能將建筑物內(nèi)部的語音、數(shù)據(jù)處理設(shè)備及其他廣義的數(shù)據(jù)通信設(shè)施相互連接起來，采用相應(yīng)的其他設(shè)備，也可同建筑物外部數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)或電話線路相連接。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在智能建筑中提供各智能化子系統(tǒng)之

11、間的數(shù)據(jù)、語音、圖像通信的高速網(wǎng)絡(luò)和多樣化的通信方式，在智能建筑中起著“中樞神經(jīng)”的作用。該系統(tǒng)的功能，實(shí)質(zhì)上是為建筑設(shè)備自動(dòng)化系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供通信網(wǎng)絡(luò)和通信服務(wù)，以便在整體上使智能建筑進(jìn)行高效、快捷的商業(yè)活動(dòng)，以提高物業(yè)管理和辦公自動(dòng)化的效率。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與IBMS的關(guān)系建筑物綜合管理系統(tǒng)(IBMS)是一個(gè)智能化的綜合管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)⑹占降挠嘘P(guān)建筑物內(nèi)資料，分析整理成具有高附加值的信息，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法使建筑物的作業(yè)流程更有效，運(yùn)行成本更低，競爭力更強(qiáng)。同時(shí)，又使建筑物內(nèi)各實(shí)時(shí)子系統(tǒng)高度集成，做到安防、消防、設(shè)備監(jiān)控三位一體，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)備管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成在一個(gè)圖形操作界面上，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)建筑的全面監(jiān)視、控制和管理，從而提高建筑物全局事件和物業(yè)管