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1、第一章 園林工程資料管理概述第二章 園林工程資料員的工作內(nèi)容第三章 園林工程資料歸檔管理第四章 園林工程竣工決算要點(diǎn)第五章 文件移交及確認(rèn)手續(xù)第一章 園林工程資料管理概述一、 工程資料組成1工程資料概念 工程資料就是在工程建設(shè)中,形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖像、聲音等形式的歷史記錄。包括從項(xiàng)目立項(xiàng)、施工到工程的竣工驗(yàn)收合格投入使用,整個(gè)過(guò)程中所形成的所有資料2工程資料的內(nèi)容包括:(1) 工程準(zhǔn)備資料(2) 施工過(guò)程資料(3) 竣工資料二、 工程資料的重要性1工程資料是項(xiàng)目施工中的一項(xiàng)重要組成部分,是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件,各省市建設(shè)部門(mén)都明確提出:任何一項(xiàng)工程,如果技術(shù)資料不符合標(biāo)準(zhǔn)
2、規(guī)定,可判定該工程不合格,對(duì)工程質(zhì)量具有否決權(quán)2資料員的工作直接關(guān)系到項(xiàng)目的成本投入、工程結(jié)算造價(jià)等,一個(gè)項(xiàng)目是盈利還是虧損,資料員在其中有很重要的作用3工程資料貫穿于整個(gè)工程的始終4工程資料可以對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工起到監(jiān)督作用5工程資料可以作為今后工程施工的一種借鑒6工程資料為工程信息查詢(xún)提供依據(jù)三、 工程資料管理現(xiàn)存在的問(wèn)題1全國(guó)各地的資料表格格式設(shè)計(jì)、內(nèi)容涵蓋以及資料的詳實(shí)方面有很大的差異2各項(xiàng)資料員經(jīng)驗(yàn)水平不一,是各個(gè)項(xiàng)目管理梯隊(duì)中比較薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)3工程技術(shù)資料填寫(xiě)與工程實(shí)際進(jìn)度不同步4項(xiàng)目部資料員調(diào)動(dòng)大,工程資料交接不到位5部分資料員責(zé)任心不強(qiáng)、做事不細(xì)心,各類(lèi)工程技術(shù)資料收集、歸檔不及時(shí)四
3、、 項(xiàng)目部工程資料管理辦法1各項(xiàng)目部資料員應(yīng)及時(shí)填制各類(lèi)工程資料,工作中杜絕拖拖拉拉的工作態(tài)度2有經(jīng)驗(yàn)的帶無(wú)經(jīng)驗(yàn)的,老員工帶新員工的原則3項(xiàng)目部資料員如調(diào)動(dòng),需嚴(yán)格按照公司各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行交接4各項(xiàng)目部資料員應(yīng)盡心盡責(zé),及時(shí)收集、整理、存檔各項(xiàng)工程資料,以備查閱五、 資料員的崗位職責(zé)1資料員受項(xiàng)目經(jīng)理部及工程管理部雙重領(lǐng)導(dǎo),協(xié)助兩個(gè)部門(mén)做好日常工作2記錄圖紙會(huì)審情況,跟蹤圖紙修改變更進(jìn)度3資料員應(yīng)及時(shí)收集、分析市場(chǎng)信息,加強(qiáng)對(duì)工程資料的規(guī)范化管理4處理各項(xiàng)公共關(guān)系,包括建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位以及其他相關(guān)部門(mén)的關(guān)系5及時(shí)做好工程的簽證、進(jìn)度款申報(bào)、隱蔽工程簽證及合同外補(bǔ)充資料等的收集、填制工作
4、6工程完工后,整理資料并做好竣工結(jié)算工作六、 資料員應(yīng)具備哪些條件1熟悉電腦操作,掌握基本的辦公軟件(如Word、Excel等等)2掌握基本和常用的繪圖軟件(如CAD、Photoshop等)3掌握基本的公文寫(xiě)作技能,可以寫(xiě)作日常的往來(lái)公文4了解工程項(xiàng)目的基本工序和分項(xiàng)工程結(jié)構(gòu)5有一定的施工工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)園林施工材料有較好的認(rèn)識(shí)6責(zé)任心強(qiáng),文件整理有序、工作細(xì)致7掌握一定的社交和談判技巧,有一定的溝通能力8能獨(dú)立計(jì)算工程量,最好有一定的工程預(yù)算知識(shí)第二章、園林工程資料員的工作內(nèi)容一、填制材料單工作要點(diǎn) 1收到工程圖紙后要盡早開(kāi)始計(jì)劃材料,對(duì)于飾面石材、藝術(shù)雕塑、花缽、綠化苗木等采購(gòu)周期較長(zhǎng)的材料,
5、下單時(shí)間要提前,時(shí)間上要留有余地,數(shù)量上要預(yù)留2-4%的損耗 2計(jì)劃材料應(yīng)由資料員計(jì)算,技術(shù)負(fù)責(zé)人復(fù)核,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批 3要按公司下料單格式填制下料單 4計(jì)算材料時(shí)要充分的利用計(jì)算機(jī)設(shè)備,可大幅提高工作效率:如用CAD計(jì)算石材數(shù)量、利用EXCEL對(duì)計(jì)算數(shù)字進(jìn)行匯總等 5下料單一式三份,供應(yīng)商或采購(gòu)員一份,收貨員一份,資料員留底一份二、填制簽證單工作要點(diǎn) 1簽證原因表述要簡(jiǎn)潔、明了 2施工措施要寫(xiě)清楚,原因要寫(xiě)明 3工序要分解到最小,盡量按先后順序進(jìn)行分解,必要時(shí)應(yīng)附圖,用圖紙說(shuō)明更直觀、更有說(shuō)服力 4工程量要計(jì)算準(zhǔn)確完整,要按工序分別計(jì)算工程量 5簽證要及時(shí),一般應(yīng)先辦簽證再施工 6簽證單具有
6、時(shí)效性,必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把簽證單整理好,及時(shí)的報(bào)送監(jiān)理及建設(shè)單位 7注意仔細(xì)斟酌簽證用詞,避免存有含糊、漏洞三、隱蔽工程工作要點(diǎn)1凡是會(huì)被下一道工序所覆蓋,施工完畢后表面上無(wú)法看到的項(xiàng)目,都需做隱蔽資料,包括園建基礎(chǔ)、如扎鋼筋、打墊層、澆混凝土、預(yù)埋鐵件等;園林綠化的樹(shù)穴開(kāi)外與施肥;水電管道預(yù)埋等都需做隱蔽資料2隱蔽工程項(xiàng)目完工后,檢查應(yīng)及時(shí),先進(jìn)行自檢,自檢合格后,申報(bào)建設(shè)(監(jiān)理)單位共同對(duì)隱蔽工程項(xiàng)目進(jìn)行檢查驗(yàn)收3施工質(zhì)量驗(yàn)收的層次:(1) 施工質(zhì)量驗(yàn)收可劃分為單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批四個(gè)層次進(jìn)行(2) 具有獨(dú)立的施工條件和獨(dú)立的使用功能的建筑物為單位工程進(jìn)行驗(yàn)收(3) 根據(jù)
7、專(zhuān)業(yè)的不同,可將單位工程劃分為分部工程進(jìn)行驗(yàn)收(4) 根據(jù)工種、工序的不同,可將分部工程分為分項(xiàng)工程進(jìn)行驗(yàn)收(5) 根據(jù)工作量、工序、工種可將分項(xiàng)工程進(jìn)一步劃分為檢驗(yàn)批進(jìn)行驗(yàn)收注:?jiǎn)挝还こ倘缇G化工程、園建工程;分部工程如樹(shù)木栽植、景觀亭建筑;分項(xiàng)工程如場(chǎng)地整理、石材面層、混凝土基礎(chǔ);檢驗(yàn)批如人行道透水磚、登山道石材、停車(chē)場(chǎng)植草磚。4在報(bào)驗(yàn)一項(xiàng)隱蔽工序時(shí),需將相關(guān)材料的檢測(cè)合格報(bào)告等資料附上,如水泥、混凝土等相關(guān)材料的檢測(cè)合格報(bào)告,以保證資料齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確5一般按當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)局固定的格式填報(bào),如果建設(shè)單位或監(jiān)理單位有指定格式,則按指定的格式填報(bào)6嚴(yán)謹(jǐn)閉門(mén)造冊(cè)做資料的現(xiàn)象,資料填寫(xiě)要與工程進(jìn)展同步7
8、對(duì)工程質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格可能會(huì)有影響的、模棱兩可的隱蔽,可拍照片存檔,避免日后扯皮8部分隱蔽資料還直接關(guān)系到竣工結(jié)算時(shí)的價(jià)格,如成品混凝土9隱蔽資料還是竣工驗(yàn)收時(shí)所必不可少的內(nèi)容,是判斷工程合格的重要依據(jù)四、工程月(期)進(jìn)度款申報(bào)工作1熟悉合同支付工程款條款2及時(shí)按合同約定申報(bào)工程月(期)進(jìn)度款3工程量計(jì)算要仔細(xì)、準(zhǔn)確,避免漏項(xiàng)4單價(jià)按合同約定計(jì)算,合同內(nèi)無(wú)單價(jià)或單價(jià)不明確的,按當(dāng)?shù)匦畔r(jià)及市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行申報(bào)5稅金、措施費(fèi)、及其他各項(xiàng)取費(fèi)不可遺漏6進(jìn)度款申報(bào)表表頭應(yīng)標(biāo)明月(期)次,以方便查閱,例如:xxx工程第(x)次(期)進(jìn)度款申請(qǐng)表7每月(期)進(jìn)度款申報(bào)完后,將申報(bào)資料原件(包括確認(rèn)清單)移交
9、交于工程管理部存檔,以便其他人員查閱8同時(shí)交一份給財(cái)務(wù)部作為確認(rèn)收入的依據(jù)9上交的進(jìn)度表應(yīng)由甲方企業(yè)印章和相關(guān)人員的簽字五、其它工程資料填制工作1填制成本進(jìn)度匯總表(1) 按期填報(bào)成本進(jìn)度匯總表,該匯總表是作為公司核算工程成本進(jìn)度的依據(jù)(2) 成本進(jìn)度表以實(shí)際付出或?qū)?lái)要付出的成本金額作為依據(jù)(3) 要計(jì)算當(dāng)月實(shí)際完成工程量(4) 注意不得重復(fù)計(jì)列,也不可漏項(xiàng)2以下情況要記入當(dāng)月工程成本進(jìn)度表:(1) 暫未付款,但材料已進(jìn)場(chǎng)并已安裝完成(2) 人工費(fèi)未支付,但人工已投入項(xiàng)目的(3) 尚未確定價(jià)格的材料或支出,但確已投入項(xiàng)目的,可預(yù)估計(jì)列(4) 尚未支付,但依約定條款必須支付的費(fèi)用3、以下情況不
10、應(yīng)記入當(dāng)月成本進(jìn)度表:(1)已付賬款或定金,但材料未到現(xiàn)場(chǎng)的(2)材料已到現(xiàn)場(chǎng),但未安裝的(3)其他不應(yīng)計(jì)列成本的情況4采購(gòu)價(jià)格或單項(xiàng)成本價(jià)格不明的,應(yīng)查詢(xún)采購(gòu)部或財(cái)務(wù)部5成本進(jìn)度匯總表應(yīng)每月提交財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)和工程管理部資料管理人員6填制項(xiàng)目立項(xiàng)跟蹤表(1) 要及時(shí)填制(2) 要注意資料的收集和匯總(3) 要及時(shí)變更有關(guān)信息(4) 要與工程管理部管理人員及時(shí)溝通(5) 要注意保存管理好有關(guān)項(xiàng)目資料(6) 資料交接要辦交簽手續(xù)(7) 所有對(duì)外報(bào)出的資料必須有一份存檔備查7與相關(guān)單位往來(lái)公文的填寫(xiě)要求:(1) 文字?jǐn)⑹鲆獓?yán)謹(jǐn),理由要充分(2) 格式要整潔美觀,小到一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都要注意(3) 如需
11、加蓋印章的,落章一定要正,不允許有一點(diǎn)的偏差(4) 比較重要報(bào)告可用公司的信紙打印并加蓋公司公章,以表達(dá)公司對(duì)這件事情的重視8對(duì)于建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位下發(fā)的各種公文要及時(shí)的反映給項(xiàng)目經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人,問(wèn)題得到解決后,要及時(shí)的進(jìn)行回復(fù)9文件收發(fā)要及時(shí)準(zhǔn)確,避免該知悉的未知,該傳達(dá)的未及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)10對(duì)外的公文代表著一個(gè)公司的形象,文字上應(yīng)再三斟酌第三章、 園林工程資料歸檔管理一、 園林工程竣工資料包括的內(nèi)容1公司資料及開(kāi)工資料2材料出廠質(zhì)量證明和質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告3隱蔽工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄4施工單位工程竣工報(bào)告5監(jiān)理單位工程竣工質(zhì)量評(píng)價(jià)報(bào)告6設(shè)計(jì)單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告7工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告8竣工圖二、 園林工程
12、竣工資料編制組卷1竣工資料的立卷(1) 竣工資料的文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程(2) 按照甲方或通用目錄要求,將工程過(guò)程中所發(fā)生的資料整理裝訂(3) 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系(4) 一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí),工程文件應(yīng)按單位工程組卷(5) 卷內(nèi)文件按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列,同一事項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開(kāi),并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后,主件在前、附件在后的順序排列(6) 既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后2竣工資料案卷的編碼(1) 卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編碼,每卷單獨(dú)編號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始(2) 頁(yè)
13、號(hào)編寫(xiě)位置:?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角;雙面書(shū)寫(xiě)的文件,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角(3) 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)空白頁(yè)不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)3竣工資料案卷目錄及封面的編制(1) 卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫(xiě)完整,包括序號(hào)、文件編號(hào)、文件形成單位、文件題名、日期、頁(yè)次、備注(2) 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括:檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷4竣工資料的裝訂(1) 竣工資料裝訂可使用軟牛皮紙(檔案館有賣(mài))作為封面和底面(2) 卷內(nèi)文字材料必須裝訂,裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法,即靠案卷左側(cè)使用小型手電鉆穿三孔,用雙股白線穿入后打結(jié)固定,要整齊、牢固,便于保管和
14、利用(3) 裝訂時(shí)必須剔除金屬物,如原資料上的訂書(shū)針等(4) 案卷不宜過(guò)厚,一般不超過(guò)40mm為宜,可分為卷一、卷二等5案卷的裝盒(1) 案卷的裝具一般采用卷盒的形式,卷盒的外表尺寸為310mm*220mm,厚度分別為20、30、40、50mm(2) 卷盒一般采用硬牛皮紙盒(檔案館有賣(mài))或普通文件盒,按文件在前,圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t裝盒,一個(gè)盒裝不完,可分幾盒裝,按順序排列6因目前園林工程資料暫不需要檔案館存檔,故竣工資料一式三份即可滿(mǎn)足需求,其中建設(shè)單位一份、監(jiān)理單位一份、我方存檔一份,三分資料均要求盡可能是加蓋有紅章的原件7竣工資料及竣工圖應(yīng)在工程即將完工時(shí)開(kāi)始整理,在竣工驗(yàn)收前整理完畢,并交由
15、建設(shè)單位審核三、 竣工圖的編制原則1按照單位工程并根據(jù)專(zhuān)業(yè)分類(lèi)排列,同專(zhuān)業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。如園建、綠環(huán)、水電分三個(gè)部分整理,整理完畢后按順序疊放2圖紙一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖,不得使用復(fù)印件3如竣工圖沒(méi)有變動(dòng),可在原施工藍(lán)圖上直接加蓋竣工圖章,相關(guān)人員簽名后即可作為竣工圖4少量修改可直接在原圖上修改,加蓋修改章,標(biāo)明修改依據(jù),大量修改可另出圖附后5凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過(guò)圖面1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖6常規(guī)情況下,如有施工圖的電子版,可使用CAD進(jìn)行修改,會(huì)比在藍(lán)圖上修改效率提高很多。在沒(méi)有施工圖電子版或施工圖電子版被加密的情況下,可選擇在施工藍(lán)圖
16、上修改,作為竣工圖7所有竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章(1) 竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、總監(jiān)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理(2) 竣工圖章尺寸應(yīng)為50mm*80mm(3) 竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處8竣工圖必須符合制圖標(biāo)準(zhǔn),準(zhǔn)確、清楚、完整、真實(shí)9不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面大小,圖標(biāo)欄露在外面10竣工圖繪制完成后,報(bào)至建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位審核、簽字并蓋章11竣工圖除應(yīng)有紙質(zhì)載體外,一般還應(yīng)有光盤(pán)載體第四章、 園林工程竣工決算要點(diǎn)1解算資料要完整,資料收集整齊2竣工圖需建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位蓋章3所有簽證手續(xù)已辦理完畢4結(jié)算清單要與竣工圖紙及各項(xiàng)簽證單認(rèn)真核對(duì),避免漏項(xiàng)5與定價(jià)格相關(guān)、與工程量變更
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