工程檔案管理程序

1、工程檔案管理程序1 目的 對(duì)項(xiàng)目資料和竣工檔案資料進(jìn)行有效的管理和利用，確保公司在任何場(chǎng)合使用的工程圖書資料為現(xiàn)行有效版本。 2. 范圍 用于公司所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。 3. 職責(zé) 工程管理部負(fù)責(zé)工程圖書資料的購(gòu)買、登記、借閱和保管；工程文件用印（登記、蓋印）；工程項(xiàng)目資料和竣工資料的收集歸檔由項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)，工程竣工驗(yàn)收后移交至工程管理部；工程管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)過期資料的審查銷毀。 4. 內(nèi)容 4.1. 項(xiàng)目資料的控制 4.1.1 收集、進(jìn)庫(kù)和保管 4.1.1.1 工程項(xiàng)目正在進(jìn)行時(shí)，各項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)將所涉及該項(xiàng)目的上級(jí)批示、政府批文、土地合同、報(bào)建資料、工程合同以及各

2、類證書的原件/正本在產(chǎn)生的同時(shí)，及時(shí)送至工程管理部檔案管理員處保管。 4.1.1.2 工程項(xiàng)目在結(jié)束時(shí)，各項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價(jià)值的資料，歸納、整理、附上移交文件清單，交于工程管理部檔案管理員處。 4.1.2 歸檔 工程項(xiàng)目正在進(jìn)行時(shí)，檔案管理員對(duì)所接收的項(xiàng)目資料，應(yīng)按項(xiàng)目和文件類別進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)，并分別存放。 4.1.2.1 公司所開發(fā)的各項(xiàng)目均有單獨(dú)的項(xiàng)目代號(hào)或簡(jiǎn)稱。 4.1.2.2 文件的歸檔分類: 第一冊(cè)GF： 公司管理規(guī)范GS-GF- 工程管理規(guī)范GS-GF-GC- 工程類表單GS-GF-GC-001- 工程部?jī)?nèi)部管理規(guī)范GS-GF-GC-002

3、- 工程管理規(guī)范GS-GF-GC-003- 工程管理部人員架構(gòu)及職責(zé)GS-GF-GC-004- 第二冊(cè)ZD： 工程指導(dǎo)書GC- XM-ZD- 第三冊(cè)ZF： 政府文件GC- XM- ZF- 第四冊(cè)GL： 公司來(lái)文： 報(bào)公司各部門文件GC-XM-GL-001- 發(fā)工程管理部文GC-GL-002- 發(fā)預(yù)算部文GC-GL-003- 發(fā)材料部文GC-GL-004- 第五冊(cè)JY： 會(huì)議紀(jì)要： 公司每周/每月工程例會(huì)紀(jì)要GC-JY-LH- 公司現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要GC-JY-XC- 專題會(huì)議紀(jì)要GC-JY-ZT- 其他會(huì)議紀(jì)要GC-JY-QT- 第六冊(cè)QQ：工程前期準(zhǔn)備： 基地情況資料GC-QQ-JD- 施工

4、單位考察GC-QQ-SK- 監(jiān)理公司考察GC-QQ-JK- 用水、用電文件GC-QQ- 技術(shù)資料GC-QQ-JS- 其他文件GC-QQ-QT- 第七冊(cè)KC： 工程勘察往來(lái)文件： 初勘資料 GC-KC-CK- 詳勘資料 GC-KC-ZL- 抽查紀(jì)錄GC-KC-CC- 其他文件GC-KC-QT- 第八冊(cè)JL： 監(jiān)理公司往來(lái)文件： 監(jiān)理合同GC-JL-HT-（含招投標(biāo)文件） 監(jiān)理細(xì)則GC-JL-XZ 監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要GC-JL-JY- 監(jiān)理月報(bào)及審核意見GC-JL-YB- 發(fā)監(jiān)理單位文GC-JL-FW- 其他來(lái)文GC-JL-QT- 第九冊(cè)SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投標(biāo)文件） 施工組織設(shè)計(jì)

5、（施工單位提供）GC-SG-ZZ- 施工方案（施工單位提供）GC-SG-FA 施工單位來(lái)文 GC-SG-LW- 發(fā)施工單位文 GC-SG-FW- 工程聯(lián)系單 GC-SG-LX- 工程報(bào)告及函件 GC-BG- 第十冊(cè)WZ： 物資合同GC-WZ- 第十一冊(cè)SJ：設(shè)計(jì)變更（按日期）： 方案、擴(kuò)初階段GC-SJ-FA- 施工圖階段GC-SJ-SG- 圖紙會(huì)審紀(jì)要GC-SJ-HS- 技術(shù)交底記錄 GC-SJ-JD- 第十二冊(cè)QZ：工程簽證GC-QZ- 第十三冊(cè)XJ： 限價(jià)單GC-XJ- 第十四冊(cè)JH： 計(jì)劃管理：GC-JH- 總進(jìn)度控制計(jì)劃及評(píng)審記錄 GC-JH-KZ- 施工圖紙交付計(jì)劃 GC-JH-T

6、Z- 分包商進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃 GC-JH-JC- 樣板確認(rèn)計(jì)劃 GC-JH-YB- 甲供材料進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃 GC-JH-CL- 資金使用計(jì)劃 GC-JH-ZJ- 總進(jìn)度計(jì)劃（施工單位） GC-JH-JD- 月/周計(jì)劃（施工單位） GC-JH-YJ 第十五冊(cè)CL： 材料設(shè)備管理： 機(jī)電設(shè)備GC-CL-JD- 建材裝飾GC-CL-JC- 樣板登記一覽表GC-CL-YB- 收（調(diào)）料單GC-CL-SD- 設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄GC-CL-YS- 第十六冊(cè)JD： 進(jìn)度款支付： 工程進(jìn)度款審批單GC-JD-GC- 物資進(jìn)度款審批單GC-JD-WZ- 扣款通知單GC-JD-KK- 獎(jiǎng)/罰款通知單GC-JD-JF- 第十七冊(cè)J

7、G： 交工前樓宇檢查記錄GC-JG-001- 竣工資料GC-JG-002- 如： 竣工圖 開竣工報(bào)告 中間驗(yàn)收資料 第十八冊(cè)YS： 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：GC-YS- 程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（不需政府參與的驗(yàn)收）GC-YS-BG- 政府驗(yàn)收8 證 GC-YS-ZF- 履約評(píng)定表GC-YS-PD- 第十九冊(cè)TS： 投訴處理： 投訴記錄表GC-TS-JL- 投訴分析報(bào)表GC-TS-FX- 第二十冊(cè)HQ：后勤管理資料：GC-HQ-GL- 考勤表 GC-HQ-KQ- 其他文件 GC-HQ-QT 第二十一冊(cè)QT： 零星工程資料GC-QT-001- 其他文件 GC-QT-002- 4.1.2.3 歸檔文件編號(hào)：檔案管理員對(duì)所接收

8、的項(xiàng)目資料，在分類的基礎(chǔ)上均按接收的先后順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)基本原則：項(xiàng)目名稱縮寫+文件分類縮寫+專業(yè)分類縮寫+文件順序號(hào) 例：第七冊(cè)KC： 工程勘察往來(lái)文件： 初勘資料 XM-KC-CK- 詳勘資料 XM-KC-ZL- 抽查紀(jì)錄XM-KC-CC- 其他文件XM-KC-QT- 以此類推，工程檔案編號(hào)由工程檔案管理員負(fù)責(zé)，每一個(gè)文件夾須有文件卷目總索引、文件卷目索引表、文件目錄表此三級(jí)索引表，以便對(duì)存檔文件進(jìn)行檢索；文件卷目總索引列明歸檔文件各卷目編號(hào)及名稱；文件卷目索引表列明本卷目歸檔文件的分類及名目；文件目錄表作為文件的最終目錄，在文件歸檔時(shí)進(jìn)行登錄，須列明文件的編號(hào)、主題及歸檔時(shí)間。對(duì)施工和

9、物資合同可按工程管理部所編合同號(hào)進(jìn)行排序，并在首頁(yè)打印出目錄表。 4.1.2.4 標(biāo)識(shí)：對(duì)已分類和編號(hào)的文件，應(yīng)在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單清晰、明了、易懂。 4.1.2.5 在該工程結(jié)束時(shí)，原件需交政府職能部門保存的資料，應(yīng)將復(fù)印件存歸， 并在復(fù)印件上注明原件去處。 4.1.3 借閱 項(xiàng)目開發(fā)過程中，各部門、各項(xiàng)目如需借用相關(guān)的項(xiàng)目資料，應(yīng)到工程管理部檔案管理員辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，或出具借條，并在使用完畢后，立即歸還。 4.2 工程竣工資料的控制 4.2.1 工程竣工資料的范圍 當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)政府部門所要求的專項(xiàng)工程項(xiàng)目均應(yīng)做竣工資料。 4.2.2 工程竣工資料的驗(yàn)收條件 工

10、程竣工檔案應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，驗(yàn)收應(yīng)具備以下條件： 4.2.2.1 建設(shè)工程經(jīng)施工單位自行驗(yàn)收及其它工程驗(yàn)收進(jìn)行完畢； 4.2.2.2 全部工程檔案文件材料按有關(guān)規(guī)定已收集齊全、整理完畢。 4.2.3 工程竣工資料的驗(yàn)收程序 4.2.3.1 工程竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，監(jiān)理單位、施工單位檔案管理人員應(yīng)對(duì)本單位形成的檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行自檢，填報(bào)工程竣工檔案情況申報(bào)表，報(bào)送項(xiàng)目經(jīng)理部。 4.2.3.2 項(xiàng)目經(jīng)理部根據(jù)監(jiān)理、施工單位報(bào)送的工程竣工檔案材料和工程竣工檔案情況申報(bào)表，由檔案管理人員對(duì)報(bào)送的資料和本公司的甲方竣工資料按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和自行驗(yàn)收，向主管城建檔案部門填報(bào)建設(shè)工程竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申

11、報(bào)表。 4.2.3.3 驗(yàn)收工作在建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行。由主管城建檔案管理部門驗(yàn)收小組主持，項(xiàng)目經(jīng)理部組織工程管理部、監(jiān)理公司、施工單位和檔案管理人員參加。 4.2.3.4 驗(yàn)收工作進(jìn)行完畢，由驗(yàn)收小組提出初步驗(yàn)收意見，各單位應(yīng)根據(jù)正式的建設(shè)工程竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見書認(rèn)真進(jìn)行整改，并確保符合規(guī)定要求。 4.2.3.5 工程通過竣工驗(yàn)收后，經(jīng)整改后的工程竣工檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送主管城建檔案管理部門復(fù)核審查。 4.2.4 工程竣工檔案的移交 4.2.4.1 工程竣工驗(yàn)收合格后，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向主管城建檔案管理部門和工程管理部移交一套完整的建設(shè)工程檔案。 4.2.4.2 工程管理部在接收承建方的竣工檔

12、案時(shí)，應(yīng)檢查所交資料是否符合規(guī)定要求、在確保與原件一致的前提下，向各項(xiàng)目經(jīng)理部出具接收工程項(xiàng)目檔案（資料）登記單。 4.2.5 歸檔 4.2.5.1 檔案管理員對(duì)所接收的竣工資料，應(yīng)按項(xiàng)目進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)。 4.2.5.2 不同項(xiàng)目的竣工檔案不得混放在一起。 4.2.6 借閱 4.2.6.1 公司各部門、各項(xiàng)目借閱竣工檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。 4.2.6.2 公司之外的單位借閱檔案，需工程管理部經(jīng)理的批準(zhǔn)。 4.2.7 銷毀 對(duì)凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進(jìn)行造冊(cè)列出清單，經(jīng)工程管理部經(jīng)理審查批準(zhǔn)后，方可銷毀，銷毀清單應(yīng)予以保存。 4.3 檔案立卷的要求 4.3.1 文字資料立卷要求 4.3.1.1 檔案材料歸檔時(shí)，以A4（即210mm x 297mm）規(guī)格為標(biāo)準(zhǔn)，不足A4 規(guī)格的應(yīng)用A4 白紙粘貼，過大的要折疊為A4 規(guī)格。 4.3.1.2 檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對(duì)因復(fù)寫而透底的材料，應(yīng)墊上白紙，以確保檔案材料的安全。 4.3.1.3 文字材料組卷時(shí)，厚度不得超過2cm，一卷內(nèi)有多種材料時(shí)，應(yīng)用彩色薄紙隔開。 4.3.1.4 裝訂時(shí)，用棉繩三孔一線方式裝