工程項目檔案整理管理辦法

1、工程項目檔案管理辦法試行第一章 總則第一條 為了加強公司所承建工程的檔案管理，進一步提高工程檔案的管理水平，確保工程檔案完整、準確、及時歸檔，充分發(fā)揮工程檔案在經(jīng)營管理、施工生產(chǎn)中的作用，更好的維護企業(yè)合法權(quán)益。根據(jù)建設部建筑工程文件歸檔整理規(guī)范（GB503282001）和工程局工程項目檔案管理辦法(暫行)等的有關規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條 工程項目檔案：指在工程經(jīng)營管理、工程施工管理及工程竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等不同形式的反映工程全過程的紙質(zhì)和電子文件的統(tǒng)稱。第三條 本辦法適用于公司承建的和以工程局名義簽約的工程項目。第二章 管理部門與職責第四條 經(jīng)理辦公室負責

2、牽頭組織對工程檔案的管理工作，包括建立健全管理體系、制度建設、信息化建設、監(jiān)督檢查指導等。第五條 科技部和項目管理部為工程項目檔案的主相關部門，負責對工程檔案的催收，并分別對公司所承建的和以工程局名義簽約的工程項目檔案進行驗收歸檔，其他部門負責對本業(yè)務系統(tǒng)工程檔案歸檔范圍內(nèi)資料的收集歸檔。第六條科技部負責定期對項目工程技術(shù)資料（包括技術(shù)管理、質(zhì)量控制資料及安全和功能檢驗資料）進行檢查指導，督促項目將交工資料及時歸檔。對存在的問題提出整改措施，限期整改，并及時驗證整改效果。負責對交工資料（包括技術(shù)管理、質(zhì)量控制資料及安全和功能檢驗資料）的核查；負責對工程施工技術(shù)及技術(shù)鑒定會的相關資料（如照片、光

3、盤等）的收集歸檔；負責填寫項目檔案歸檔認可書。第七條 項目管理部負責對工程施工許可證、開工報告、單位工程竣工質(zhì)量驗收記錄、單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄、單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料和單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄的核查；負責對工程進度照片、實體照片、工程質(zhì)量事故的照片、光盤等的收集歸檔；負責對工程評優(yōu)報獎文字資料、宣傳照片、錄像、光盤及國家、?。ú浚?、市以上質(zhì)量榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎牌等的收集歸檔；負責督促項目將工程質(zhì)量驗收、竣工備案資料及時歸檔；負責在工程開工時發(fā)放“工程項目管理備案登記表”、“工程項目檔案歸檔通知書”及“項目文件交接清單”；負責填寫項目檔案歸檔認可書。第八

4、條 市場營銷部負責對工程招標文件、投標文件等相關資料收集歸檔。第九條 成本管理部負責對工程中標通知書、工程總包合同、聯(lián)營協(xié)議，工程（預）結(jié)算書等相關資料收集歸檔。第十條 招標采購部負責對專業(yè)分包合同、勞務分包合同及物資和設備采購、租賃合同等相關資料收集歸檔。 第十一條 安全監(jiān)督管理部負責對工程安全事故處理資料包括安全事故處理的照片、錄像、光盤收集歸檔；負責對安全榮譽報獎宣傳照片、錄像、光盤及榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎牌等的收集歸檔。第十二條 黨委工作部負責對重要領導視察工程及工程洽談、簽約、開竣工典禮的照片、錄音、錄像、光盤等相關資料的收集歸檔。第十三條 項目經(jīng)理部在施工過程中配備能保證工程

5、項目檔案安全的設施設備，設專職工程資料員負責工程項目檔案歸檔范圍中資料的收集、保管和移交歸檔工作（如資料員發(fā)生變動，需與下任資料員或項目技術(shù)負責人做好交接工作），以保證工程項目施工全過程各種文件的完整、準確和真實有效。建立新開工工程項目備案制，對工程項目檔案的形成與管理納入項目管理目標責任書，應列入成本責任制，最終兌現(xiàn)指標中。項目經(jīng)理是工程項目檔案歸檔的第一責任人，建立檔案管理崗位責任制，制定嚴格的考核、獎罰措施，完善責任落實和責任追究制度。 第三章工程項目檔案的歸檔范圍及歸檔時間第十四條 凡與工程建設項目有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存和查考價值的各種載體的文件，均應收集

6、齊全進行匯總、整理、編目，并按當?shù)貦n案管理要求進行分類組卷裝訂后移交公司檔案室，歸檔的工程項目檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)。第十五條 工程項目檔案歸檔的內(nèi)容包括：工程經(jīng)營文件、工程施工文件、工程聲像榮譽實物等。具體歸檔范圍按照建設工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T503282001）執(zhí)行。（一）工程經(jīng)營文件工程招投標文件、工程合同（協(xié)議）、中標通知書、工程（預）結(jié)算書等。（二）工程施工文件工程施工許可證、開工報告、施工方案、施工組織設計、技術(shù)交底、施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)，圖紙會審記錄、圖紙變更單、安全環(huán)保措施、地基（樁基）施工檢查記錄、隱蔽工程檢查記錄、質(zhì)量評定書、安全事故處理記錄、工程質(zhì)量檢驗記錄、

7、分項試驗驗收記錄、設備合格證、材料質(zhì)量合格證、竣工驗收備案文件、竣工圖，優(yōu)質(zhì)工程、科技成果、示范工程申報及總結(jié)資料等。（三）工程聲像榮譽實物檔案1重要領導視察工程的照片、錄音、錄像、光盤；2工程洽談、簽約、開竣工典禮照片、錄像光盤；2工程施工進度照片、實體照片和工程照片光盤；3工程質(zhì)量事故、安全事故處理照片、錄像、光盤；4工程施工技術(shù)、技術(shù)鑒定會照片、光盤；5工程評優(yōu)報獎宣傳照片、錄像、光盤；6榮獲國家、?。ú浚⑹幸陨腺|(zhì)量、安全等榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎牌等；第十六條 工程項目檔案歸檔時間，工程經(jīng)營檔案在工程結(jié)算后三個月內(nèi)移交公司檔案室，工程施工檔案和工程聲像榮譽實物檔案于工程竣工后三個

8、月內(nèi)移交公司檔案室。第四章 工程項目檔案的收集第十七條 工程項目檔案的形成和積累產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應納入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。第十八條 項目檔案的填寫、收集、整理必須與工程同步，內(nèi)容完整。項目、子項簽章齊全，技術(shù)負責人隨時檢查其完整性、真實性和準確性。工程竣工驗收應與項目檔案驗收同步，使項目檔案管理工作始終貫穿于施工全過程。第十九條 項目資料員應對項目檔案進行分類收集、整理，建立項目文件清單。項目資料員在收到項目檔案后，應檢查其是否符合要求，對符合要求的項目檔案及時分類登記到清單上，并分類保存；對收到

9、和下發(fā)的項目文件應及時進行收發(fā)文登記。第二十條 項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包工程項目檔案的填寫、收集，并按總包單位要求（規(guī)定）進行整理，總包單位應定期和不定期的檢查和指導，凡是檢查不合格的項目（或內(nèi)容），應責令限期整改（達不到要求時，可拒付工程款）。分包單位應在分包工程驗收后將施工資料交總包單位匯總。第五章 工程項目檔案的歸檔質(zhì)量及要求第二十一條 歸檔的工程檔案至少編制三套原件（建設單位、施工單位、當?shù)爻墙n案館），內(nèi)容必須符合國家有關工程技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程及當?shù)爻墙n案館要求。第二十二條 工程項目檔案必須真實、準確、與工程實際相符。做到字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備

10、。需永久、長期保存的文件一律用碳素墨水書寫，不應用易褪色的書寫材料（如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。錄音、錄像、光盤應保證載體的有效性，電子文件應使用不可擦涂型光盤。第二十三條 工程項目（或單位工程）應用全稱，或明確不易誤解的簡稱。工程項目檔案形成用紙一般規(guī)格為A4（297mmX210mm）幅面?？⒐D應是新藍圖，不得為復印件。不同幅面的竣工圖應統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。第二十四條 工程項目所形成的全部項目檔案在歸檔前應根據(jù)國家和地方有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系、分類科

11、學、組卷合理、裝訂規(guī)范，便于保管和利用。項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷，不同載體的文件一般應分別組卷，具體組卷要求按照建筑工程文件歸檔整理規(guī)范（GB503282001）的有關規(guī)定執(zhí)行。（當?shù)赜幸蟮囊嗫砂磳俚匾?guī)范執(zhí)行）第二十五條 中標通知書、竣工驗收證明書等常用于投標的文件至少要備份五套，以保證經(jīng)營投標的再利用。第六章 項目文件的驗收與移交第二十六條 工程竣工驗收前，項目經(jīng)理部書面報請當?shù)爻墙n案館對工程項目檔案進行預驗收。科技部、項目管理部負責檢查工程項目檔案的齊全完整，驗收合格后出具“工程項目檔案歸檔認可書”，由科技部及項目管理部共同負責向公司檔案室辦理移交，

12、檔案室依據(jù)“工程項目檔案認可書”辦理工程項目檔案的接收手續(xù)。第二十七條 驗收工程項目檔案的重點（一）工程項目檔案積累的是否完整、準確、系統(tǒng)，是否真實反映工程建設過程和工程竣工后的實際情況；（二）分類組卷、裝訂是否符合（GB/T503282001）規(guī)范；（三）竣工圖編制是否符合專業(yè)技術(shù)要求，是否有竣工圖章；（四）各環(huán)節(jié)程序責任人的簽章手續(xù)是否真實、齊全。 第二十八條 移交歸檔的工程檔案必須是經(jīng)過整理并裝訂成冊的原件，裝訂方法采用三孔一線（孔距8cm）或膠裝，竣工圖可以不裝訂，卷內(nèi)要有卷內(nèi)目錄及備考表。第七章 附則第二十九條 本辦法由公司總經(jīng)理辦公室制訂并負責解釋。本辦法自印發(fā)之日起施行。 附件：

13、1、工程項目資料管理備案登記表2、工程項目檔案歸檔通知書 3、工程項目檔案歸檔認可書 4、項目文件交接清單附件1：工程項目資料管理備案登記表施工單位： 工程名稱工程地點開工日期竣工日期工程造價 建筑面積結(jié)構(gòu)類型層 數(shù)設計單位建設單位監(jiān)理單位科技部資料員聯(lián)系電話電子信箱項目管理部資料員聯(lián)系電話電子信箱檔案室聯(lián)系電話電子信箱項目經(jīng)理聯(lián)系電話電子信箱項目技術(shù)負責人聯(lián)系電話電子信箱工程資料員聯(lián)系電話電子信箱備注此表一式三份，由項目經(jīng)理部資料員填好后報送至公司檔案室備案。附件2:第 號工程項目檔案歸檔通知書 存根 ：由你單位施工的 工程，已列入公司檔案室歸檔范圍，請按照有關歸檔標準，將該工程的項目管理文件（原件）排列組卷后于工程竣工后三個月內(nèi)，交公司科技部和項目部審核評定后移交檔案室。 收件人： 年 月 日第 號工程項目檔案歸檔通知書 ：由你單位施工的 工程，已列入公司檔案室歸檔范圍，請按照有關歸檔標準，將該工程的項目管理文件（原件）排列組卷后于工程竣工后三個月內(nèi)，交公司科技部和項目部審核評定后移交檔案室。 項目管理部 （蓋章） 年 月 日附件3工程項目檔案歸檔認可書施工單位：工程名