建設工程檔案指導手冊(全套)

1、檔案編號：清城檔指導 第（ ）（ ）建設工程檔案指導手冊工程名稱： 工程地點： 建設單位： 監(jiān)理單位： 設計單位： 勘察單位： 施工單位： 建設單位聯(lián)系人： 電話： 施工單位聯(lián)系人： 電話： 資 料 員： 電話： 建筑面積： 結(jié)構(gòu)類型: 層 數(shù)：地 下 地 上 項目檔案指導聯(lián)系人： 聯(lián)系電話：3862777 報指導日期： 開工日期： 竣工日期： 清遠市城市建設檔案館檔案手冊使用說明 1、本檔案指導手冊存放在施工現(xiàn)場由施工單位保管。2、本檔案指導手冊為指導履行指導任務作指導記錄。3、本檔案指導手冊在竣工驗收后交回城建檔案館歸檔。建設工程竣工檔案歸檔須知（試行）為提高我市建設工程檔案管理水平，規(guī)范

2、建設工程檔案形成、收集、整理、驗收、移交工作，根據(jù)有關法律、法規(guī)、標準、規(guī)范和有關規(guī)定，特制定本清遠市建設工程竣工檔案歸檔指南。一、法律法規(guī)（1） 城市建設檔案管理規(guī)定（2） 城建檔案業(yè)務管理規(guī)范（3） 建筑工程資料管理規(guī)程（4） 建設工程文件歸檔整理規(guī)范（5） 建設工程質(zhì)量管理條例（6） 技術制圖復制圖的折疊方法（7） 關于積極防御地震等自然災害充分發(fā)揮城建檔案作用的通知建辦檔200839號2、 基本職責（一）建設單位職責1、工程文件的形成和積累應納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍，應安排專人負責工程檔案的收集管理及報送工作，對工程檔案的真實性、完整性、準確性負責。 2、建設單位

3、應與施工單位、監(jiān)理單位就工程檔案工作簽訂協(xié)議，明確各單位工程檔案歸集責任范圍，確定檔案編制的套數(shù)、內(nèi)容及整理規(guī)范，規(guī)定獎罰條款。負責組織、監(jiān)督和檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。3、收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔。4、建設單位應對工程紙質(zhì)檔案及電子檔案對照工程檔案的要求進行自檢，自檢合格后提請城建檔案館對工程檔案進行預驗收。5、對列入城建檔案館接收范圍的工程，工程竣工驗收后6個月內(nèi)，向城建檔案館移交一套完整的符合規(guī)定的工程竣工檔案（含電子檔案）。6、接收和保管其它未列入城建檔案館接收范圍的檔案。（二）勘察、設計、監(jiān)理、施工單位職責1、將工程文件的形

4、成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍。4、將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交，并對本單位形成的工程檔案的真實性、完整性、準確性負責。（三）城建檔案館職責1、城建檔案館參與建設工程基礎驗收、主體驗收及竣工驗收，對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導；2、在工程竣工驗收前，對工程檔案進行預驗收；預驗收合格后，出具工程檔案預驗收認可書。3、審查和接收建設工程竣工檔案，對已經(jīng)歸檔的工程竣工檔案向建設單位出具城建檔案移交書。4、對已經(jīng)歸檔的工程竣工檔案，向符合條件的建設或代建等有關單位出具檔案原件存檔證明(檔案部門確認的復印件與原件同等效力）。三、紙質(zhì)檔案質(zhì)量要求1、按清

5、遠市建設工程竣工檔案目錄進行組卷，一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。2、歸檔的文件應為原件。若因特殊情況無法移交原件，須有相關單位蓋章方可以復印件歸檔，如：國土證、土地轉(zhuǎn)讓合同、鋼筋合格證等。3、工程文件的內(nèi)容和深度必須真實、準確、完整，與實際相符，符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。5、文件材料必須去掉金屬物、回形針、大頭針、訂書針和塑料夾（膜），采用不裝訂形式，用文件夾或卷盒按順序保存好，每卷文件不宜過厚，文字材料一般不超過20，圖紙每卷不超過40。6、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料

6、，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。傳真件必須復印后再加章，不能直接使用傳真件。 7、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。8、工程文件中文字材料幅面規(guī)格尺寸應統(tǒng)一為A4幅面（297×210）,破損文件材料用A4薄紙進行修補，小于A4的用A4白紙襯托，不得用有字紙張裱貼，文件右邊與白紙右邊靠齊，左邊留出裝訂邊（豎向，一般2cm)，托裱時使用化學漿糊（如白乳膠），不得使用糧食糨糊和膠水裱貼。圖紙宜采用國家標準圖幅；不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。9、工程文件的紙張應采用能夠

7、長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。10、竣工圖必須真實、準確、完整，與實際相符。如工程無變更或變更較少時，可在原施工圖上修改后并在施工圖加蓋竣工圖章和總監(jiān)注冊章后作為竣工圖；竣工圖應保留原設計單位出圖章和設計工程師注冊章。凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當按有關審圖要求重新審圖并重新繪制竣工圖，在圖紙目錄上注明原圖作廢，代替原施工圖，并按竣工圖要求補齊簽章。11、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章?？⒐D章上的施工單位名稱必須刻制固定；監(jiān)理單位名稱可以刻制固定，也可以加蓋長條章，

8、個人簽名必須用黑色或藍黑墨水手簽。各種印章均應使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標欄空白處。不得覆蓋原有圖紙上的圖形文字和圖標欄。竣工圖章樣式如下：（單位mm）80竣 工 圖15施工單位(刻上施工單位名稱)7編制人審核人750技術負責人編制日期7監(jiān)理單位7總 監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理72020202012、竣工圖都應加蓋出圖章、竣工圖章、審圖章，其中建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖還應加蓋注冊章。四、電子檔案質(zhì)量要求列入市城建檔案館接收范圍的所有建設工程竣工檔案都要同時移交紙質(zhì)及電子檔案。建設工程竣工檔案經(jīng)市城建檔案館審核通過后，編好頁碼，統(tǒng)一采用掃描方式獲得其電子化版本。 1、使用24位彩色模式、分辨率不少于200dpi

9、，按1:1的比例進行掃描，可采用JPG、PDF或者多頁TIFF文件格式。2、掃描件內(nèi)容應與相對應的紙質(zhì)檔案完全相同，且圖像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏頁。在紙質(zhì)檔案文字偏小、密集、模糊等特殊情況下，可適當提高分辨率進行掃描。3、掃描的圖像應保持原件幅面尺寸并進行裁邊處理，去除多余的白邊，以縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。4、采用可覆蓋紙質(zhì)文件大小的掃描設備，對于圖紙，應采用大幅面圖像掃描儀，超過A0幅面的圖紙可降低圖像質(zhì)量位數(shù)（例如采用8位索引彩色）進行分區(qū)掃描，再將多個分區(qū)圖像合并為一個TIFF文件。 5、為有效縮小掃描圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間，掃描后的圖像應在不影響原有質(zhì)量的前提

10、下進行壓縮處理。以PDF文件格式為例：A3以下的頁一般不超過300KB，A2圖紙一般在1M左右，A0圖紙一般不超過5M。 6、檔案文件的組織與報送 為每個工程建立一個專用文件夾（名稱為工程名稱），為每個案卷建立子文件夾（用3位案卷序號做名稱），電子檔案文件以頁號為文件名稱。文件整理完畢后將工程文件夾整體刻錄至光盤，并報送至市城建檔案館。完整的電子文件的存儲路徑為：工程名稱/3位案卷序號/電子文件的頁號。例如：工程/001/001.Pdf（即代表工程第一卷的第1頁文件） 工程/002/015.Pdf（即代表工程第二卷的第15頁文件）7、電子檔案的報送載體電子版工程檔案刻錄于獨立包裝的高質(zhì)量一次性

11、寫入光盤，光盤要無病毒、無劃痕，符合城建檔案館的技術環(huán)境要求，能夠正常讀出。光盤裝具上按照要求填寫封面。8、不合格電子檔案電子檔案在報送后如發(fā)現(xiàn)存在問題（如紙質(zhì)檔案和電子檔案不匹配；電子檔案存在內(nèi)容缺失現(xiàn)象；數(shù)據(jù)無法在城建檔案館的技術環(huán)境下正常閱讀等），則需重新整理和報送。重新整理報送造成的所有額外處理成本均由檔案報送單位負責。五、照片聲像檔案1、 建設單位應向城建檔案管理機構(gòu)報送照片包括：建設工程的原地貌、建設過程中的樁基樣本、重要結(jié)構(gòu)、隱蔽工程、施工現(xiàn)場及新工藝、新材料的應用，工程竣工后內(nèi)部結(jié)構(gòu)、外部各立面、全貌以及周邊的關系等。2、照片檔案應符合以下要求：（1）主體明確、影像清晰、畫面完

12、整、未加修飾剪裁，照片尺寸：5英寸*7英寸（5R），須過塑，附底片、光盤等； （2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；一般建筑提供東、南、西、北四個立面（或左、右、前、后立面）相片；結(jié)構(gòu)復雜或者層數(shù)多的高層建筑可以通過增加相片數(shù)量、攝影角度來反應建筑物外觀；如果建筑物與相鄰建筑物間距過小無法提供左、右立面的可以只提供前、后立面相片；市政工程應按工序要求提供各個階段的施工現(xiàn)場相片；（3）相片文字說明：相片背面應標注建筑物的基本信息，包括：工程名稱、建筑地點、結(jié)構(gòu)/層數(shù)、開工/竣工時間、立面朝向、攝影作者、攝影時間等；市政工程相片應按施工時間順序排上編號。 （4）使用數(shù)碼相機拍攝，其影像

13、不能進行后期加工,光學分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。 3、國家、省、市重點工程除應報送規(guī)定的照片檔案外，還應報送施工過程中重要部位隱蔽工程、重要設備安裝、工程施工過程中有關重要領導人和著名人物的有關工程活動以及其他工程重要事件的照片或錄像資料等聲像檔案材料原件或復制品。序號工程進展檔 案 館 指 導 程 序1工程竣工檔案交底請按“2013年目錄指南”組卷、整理，基礎、主體、綜合驗收前把該工程的資料分段送檔案館預驗收和指導。2基礎驗收請貴單位在基礎驗收后，基礎資料按2013年目錄組卷、整理，有缺項的資料盡快補齊，以免影響該工程的竣工驗收，在基礎驗收時沒有整理好的資料，在基礎驗收后

14、15天內(nèi)把檔案（基礎資料組卷、整理好）送城建檔案館預收。（多棟可邀請工作人員到現(xiàn)場驗收）3主體驗收請貴單位在主體驗收后，主體資料按2013年目錄組卷、整理，有缺項的資料盡快補齊，以免影響該工程的竣工驗收，在主體驗收時沒有整理好的資料，主體驗收后15天內(nèi)把檔案（主體資料組卷、整理好）送城建檔案館預收。（多棟可邀請工作人員到現(xiàn)場驗收）4竣工驗收 （檔案預驗收）請貴單位在竣工驗收后，資料按2013年目錄組卷、整理，有缺項的資料盡快補齊，以免影響該工程的竣工備案。在竣工驗收后3天內(nèi)把需要整理或欠缺的檔案整理好送城建檔案館，預驗收合格辦理預驗收認可書。施工負責人： 總監(jiān)： 資料員： 日期：基礎分部工程預

15、驗收指導記錄施工方小結(jié)施工項目負責： 資料員： 日期：監(jiān)理意見 總監(jiān)： 日期：需整理的問題 工程需要整改如下（打勾的需要整改）:、檔案資料沒有按“2013年目錄指南”組卷、整理。、有部分檔案資料沒有簽參建方項目責任人或（及）相關人員的簽字、日期、蓋章。、有部分檔案資料沒有做匯總表、原始資料沒標明工程部位。、有部分合格證沒有注明工程名稱、部位、進貨日期，經(jīng)手人、蓋章。、未見基礎竣工圖、樁基礎竣工平面圖或樁基礎偏移圖。檔案指導人簽名； 日期： 主體分部工程預驗收指導記錄施工方小結(jié)施工項目負責： 資料員： 日期：監(jiān)理意見 總監(jiān)： 日期：需整理的問題 工程需要整改如下（打勾的需要整改）:、檔案資料沒有按“2013年目錄指南”組卷、整理。、有部分檔案資料沒有簽參建方項目責任人或（及）相關人員的簽字、日期、蓋章。、有部分檔案資料沒有做匯總表、原始資料沒標明工程部位。、有部分合格證沒有注明工程名稱、部位、進貨日期，經(jīng)手人、蓋章。、未見基礎竣工圖、樁基礎竣工平面圖或樁基礎偏移圖。檔案指導人簽名； 日期： 單位（子單位）工程竣工預驗收指導記錄施工方小結(jié) 施工項目負責： 資料員： 日期：監(jiān)理意見