工程、設(shè)備類采購(gòu)管理規(guī)程

1、公司名稱工程、設(shè)備類采購(gòu)管理規(guī)程計(jì)劃采購(gòu)部LTE01-ZD-SMP-002頁(yè)碼: 9 / 9工程、設(shè)備類采購(gòu)管理規(guī)程制訂：計(jì)劃采購(gòu)部簽名：日期：審核：分管副總簽名：日期：審核：副總經(jīng)理簽名：日期：批準(zhǔn)：董事長(zhǎng)簽名：日期：分發(fā)部門：質(zhì)量管理部（QA、QC）、生產(chǎn)部（車間、 倉(cāng)庫(kù)）、工程部、計(jì)劃采購(gòu)部、綜合部生效日期：復(fù)審日期：1. 目的為規(guī)范管理公司工程、設(shè)備類采購(gòu)工作，細(xì)化采購(gòu)程序，控制采購(gòu)成本，根據(jù)公司實(shí)際情況制定本管理規(guī)程。2. 范圍本管理規(guī)程適用于*有限公司工程、設(shè)備類相關(guān)采購(gòu)管理工作。3. 定義不適用4. 職責(zé)4.1 采購(gòu)工程師4.1.1 項(xiàng)目期間，根據(jù)項(xiàng)目主計(jì)劃制定采購(gòu)主計(jì)劃；4.1

2、.2 起草采購(gòu)策略，完善采購(gòu)說(shuō)明書(shū)中的商務(wù)部分內(nèi)容；4.1.3 起草、擬定詢價(jià)或招標(biāo)文件，整理、匯總用戶需求說(shuō)明書(shū)、圖紙及其他技術(shù)文件作為詢價(jià)或招標(biāo)附件；4.1.4 在規(guī)定的收標(biāo)時(shí)間內(nèi)，收集匯總報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件，保證投標(biāo)文件的完好性與密封性，并在開(kāi)標(biāo)前及時(shí)轉(zhuǎn)交投標(biāo)文件給評(píng)標(biāo)小組成員。4.1.5 依據(jù)采購(gòu)說(shuō)明書(shū)、詢價(jià)或招標(biāo)文件、定標(biāo)報(bào)告，按照合同管理規(guī)程起草、簽訂合同；4.1.6 完成上級(jí)交待的其他臨時(shí)采購(gòu)任務(wù)；4.2 計(jì)劃采購(gòu)部經(jīng)理4.2.1 主持計(jì)劃采購(gòu)部全面工作，確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)完成；4.2.2 熟悉市場(chǎng)行情，節(jié)約公司成本，監(jiān)督采購(gòu)工程師的采購(gòu)進(jìn)展和價(jià)格控制；4.2.3 審核采購(gòu)工程師提交的

3、采購(gòu)說(shuō)明書(shū)、供應(yīng)商登記信息、招標(biāo)文件、合同及附件；4.2.4 作為評(píng)標(biāo)小組成員，參與評(píng)標(biāo)、定標(biāo)過(guò)程，起草、擬定詢價(jià)或招投標(biāo)過(guò)程有關(guān)的評(píng)標(biāo)、定標(biāo)報(bào)告，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批。4.2.5 協(xié)助需求部門處理供應(yīng)商管理事務(wù)。4.3 需求部門4.3.1 負(fù)責(zé)工程、設(shè)備類的采購(gòu)申請(qǐng)，根據(jù)采購(gòu)主計(jì)劃的時(shí)間進(jìn)度，及時(shí)起草完成采購(gòu)說(shuō)明書(shū)的技術(shù)部分內(nèi)容，整理、提交詢價(jià)或招標(biāo)所需的所有技術(shù)文件；4.3.2 針對(duì)于較復(fù)雜、關(guān)鍵類、技術(shù)要求高的、與GMP相關(guān)的采購(gòu)行為，需求部門起草、擬定用戶需求說(shuō)明書(shū)（URS文件）；4.3.3 詢價(jià)文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)報(bào)價(jià)文件等的技術(shù)部分的答疑、審核、澄清、交流及評(píng)估；4.3.4 負(fù)責(zé)

4、到貨驗(yàn)收，及配合異常采購(gòu)的原因調(diào)查與處理等。4.4 綜合部4.4.1 負(fù)責(zé)申購(gòu)標(biāo)的物及相關(guān)預(yù)算的審核工作；4.4.2 采購(gòu)標(biāo)的物的商務(wù)報(bào)告審核工作。4.5 評(píng)標(biāo)小組4.5.1 評(píng)標(biāo)小組由計(jì)劃采購(gòu)部負(fù)責(zé)發(fā)起組建，小組成員由公司內(nèi)部篩選的技術(shù)、管理、商務(wù)人員、以及外聘顧問(wèn)組成；4.5.2 參與招標(biāo)文件評(píng)審，參與開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，能夠認(rèn)真、公正、誠(chéng)實(shí)、廉潔地履行職責(zé)。4.6 領(lǐng)導(dǎo)小組4.6.1 負(fù)責(zé)采購(gòu)標(biāo)的物及相關(guān)預(yù)算的審核、審批工作；4.6.2 參與最終競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)談判工作（即背靠背談判）；4.6.3 負(fù)責(zé)采購(gòu)標(biāo)的物的商務(wù)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)報(bào)告審核、審批工作。5. 詳述5.1 采購(gòu)范圍5.1.1 工程、設(shè)備類采購(gòu)

5、范圍主要為：工程施工服務(wù)（包含工程甲供材料、暫定價(jià)材料、暫定價(jià)工程、暫列金額），生產(chǎn)、公用、質(zhì)量有關(guān)的設(shè)備、儀器儀表、成套裝備等供貨、安裝、服務(wù)，以及設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、服務(wù)等與項(xiàng)目有關(guān)的采購(gòu)。5.2 采購(gòu)的基本原則5.2.1 公司各部門制定年度采購(gòu)預(yù)算，預(yù)算由綜合部指定專人管理，采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算通過(guò)公司審批后，按采購(gòu)程序執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。5.2.2 如單項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算10萬(wàn)，需求部門提交審批的固定資產(chǎn)申購(gòu)單（附件1），建設(shè)期采購(gòu)須提交采購(gòu)說(shuō)明書(shū)（附件2，暫定價(jià)材料、暫定價(jià)工程、暫列金額除外），若標(biāo)的物符合本規(guī)程第4.3.2條的，還應(yīng)提交URS文件，并采用詢價(jià)方式執(zhí)行；如10萬(wàn)單項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算30萬(wàn)，需求部門

6、提交審批的采購(gòu)說(shuō)明書(shū)（暫定價(jià)材料、暫定價(jià)工程、暫列金額也應(yīng)提交采購(gòu)說(shuō)明書(shū)），啟動(dòng)簡(jiǎn)易招標(biāo)流程；如30萬(wàn)單項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算，提交審批的采購(gòu)說(shuō)明書(shū)（對(duì)于與GMP相關(guān)的工程、設(shè)備類采購(gòu)項(xiàng)目，同時(shí)還應(yīng)提交審批的采購(gòu)策略），啟動(dòng)公司正式的招投標(biāo)流程，招標(biāo)方式主要為邀請(qǐng)招標(biāo)。5.2.3 對(duì)于工程施工、服務(wù)類的招投標(biāo)項(xiàng)目，每次評(píng)標(biāo)時(shí)原則上排除最高價(jià)投標(biāo)單位，但中標(biāo)候選人不得只推薦一家（應(yīng)當(dāng)限定在兩到三家）。5.2.4 供應(yīng)商的收集、篩選、登記按LTE01-ZD-SMP-004供應(yīng)商管理規(guī)程執(zhí)行，原則上合格的備案供應(yīng)商不得少于5家，對(duì)于金額較少（小于30萬(wàn)）或技術(shù)難度高僅有極少量供應(yīng)商可完成的子項(xiàng)目，供應(yīng)商數(shù)量可適

7、當(dāng)減少，但不得少于3家。5.2.5 對(duì)于同類型項(xiàng)目的多次招投標(biāo)，可優(yōu)選前期參與的投標(biāo)單位3家或以上繼續(xù)參與后續(xù)招投標(biāo)，另應(yīng)補(bǔ)充進(jìn)來(lái)1-2家新的合格備選供應(yīng)商參與投標(biāo)，投標(biāo)結(jié)果一視同仁。5.3 采購(gòu)的基本程序5.3.1 詢價(jià)方式采購(gòu)流程5.3.1.1. 采購(gòu)工程師根據(jù)固定資產(chǎn)申購(gòu)單或采購(gòu)說(shuō)明書(shū)內(nèi)容，整理、匯總技術(shù)部門提供的技術(shù)文件（技術(shù)需求說(shuō)明、圖紙、清單明細(xì)），向已篩選、登記的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)；采購(gòu)工程師對(duì)供應(yīng)商第一次報(bào)價(jià)文件進(jìn)行初審，確認(rèn)供應(yīng)商報(bào)價(jià)物資是否符合詢價(jià)技術(shù)、商務(wù)要求，在此基礎(chǔ)上溝通、商談后供應(yīng)商進(jìn)行第二次報(bào)價(jià)。5.3.1.2. 計(jì)劃采購(gòu)部經(jīng)理、外聘顧問(wèn)復(fù)核第二次報(bào)價(jià)并再次進(jìn)行報(bào)價(jià)談

8、判，采購(gòu)工程師匯總、對(duì)比各供應(yīng)商資質(zhì)、綜合實(shí)力及優(yōu)惠報(bào)價(jià)結(jié)果，形成初步評(píng)估意見(jiàn)交由領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行最終競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)談判。5.3.1.3. 按采購(gòu)詢價(jià)過(guò)程，計(jì)劃采購(gòu)部形成詢價(jià)對(duì)比、商談報(bào)告后交由總助、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。5.3.2 簡(jiǎn)易招投標(biāo)方式采購(gòu)流程5.3.2.1. 相比正式招投標(biāo)方式，簡(jiǎn)易招投標(biāo)方式最主要特征為不收取投標(biāo)保證金，開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)過(guò)程相對(duì)簡(jiǎn)化。5.3.2.2. 采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)說(shuō)明書(shū)內(nèi)容，編制簡(jiǎn)易邀標(biāo)文件，邀標(biāo)文件應(yīng)通過(guò)需求部門、外聘顧問(wèn)審核。5.3.2.3. 整理、匯總技術(shù)部門提供的技術(shù)文件（技術(shù)需求說(shuō)明、圖紙、清單明細(xì)）作為簡(jiǎn)易邀標(biāo)文件附件，與簡(jiǎn)易邀標(biāo)文件一同向已篩選、登記的

9、供應(yīng)商發(fā)出邀標(biāo)報(bào)價(jià)。5.3.2.4. 投標(biāo)單位按邀標(biāo)文件規(guī)定的投標(biāo)截止日期遞交封標(biāo)文件，計(jì)劃采購(gòu)部會(huì)同需求部門、外聘顧問(wèn)、領(lǐng)導(dǎo)小組開(kāi)標(biāo)，形成開(kāi)標(biāo)記錄及初步評(píng)標(biāo)意見(jiàn)。5.3.2.5. 計(jì)劃采購(gòu)部、需求部門、外聘顧問(wèn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行審核、評(píng)標(biāo)，商務(wù)、技術(shù)內(nèi)容經(jīng)雙方交流、澄清、后，補(bǔ)充、完善商務(wù)、技術(shù)條款，投標(biāo)單位進(jìn)行二次投標(biāo)報(bào)價(jià)。5.3.2.6. 計(jì)劃采購(gòu)部會(huì)同需求部門、外聘顧問(wèn)、領(lǐng)導(dǎo)小組組織二次開(kāi)標(biāo)，并形成二次開(kāi)標(biāo)記錄；計(jì)劃采購(gòu)部經(jīng)理、外聘顧問(wèn)復(fù)核并進(jìn)行商務(wù)報(bào)價(jià)談判，采購(gòu)工程師匯總、對(duì)比各供應(yīng)商資質(zhì)、綜合實(shí)力及優(yōu)惠報(bào)價(jià)結(jié)果，形成初步評(píng)估意見(jiàn)，交由領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行最終競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)談判。5.3.2.7. 綜

10、合簡(jiǎn)易招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程評(píng)標(biāo)、最終竟?fàn)幮詧?bào)價(jià)談判情況，形成詢價(jià)對(duì)比、商談報(bào)告后交由總助、副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。5.3.3 正式招投標(biāo)方式采購(gòu)流程5.3.3.1. 采購(gòu)工程師根據(jù)采購(gòu)策略、采購(gòu)說(shuō)明書(shū)內(nèi)容，起草、編制正式招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)經(jīng)過(guò)需求部門、評(píng)標(biāo)小組評(píng)審（評(píng)審時(shí)間：為3個(gè)工作日），未經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的招標(biāo)文件不得對(duì)外發(fā)放。5.3.3.2. 采購(gòu)工程師整理、匯總技術(shù)部門提供的文件（技術(shù)需求說(shuō)明、圖紙、招標(biāo)工程量清單）作為招標(biāo)文件附件，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)分別向已篩選、登記的供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)。5.3.3.3. 對(duì)于啟動(dòng)正式招投標(biāo)流程、發(fā)放招標(biāo)文件的子項(xiàng)目，應(yīng)收取一定金額的投標(biāo)保證金。投標(biāo)保證金的數(shù)額

11、不高于采購(gòu)標(biāo)的物預(yù)算價(jià)款的1%，最小單位為：千元 計(jì)；有小數(shù)點(diǎn)時(shí)采用四舍五入制，化零為整。5.3.3.4. 招標(biāo)文件發(fā)放時(shí)，有圖紙的另行收取圖紙押金。投標(biāo)單位應(yīng)在遞交投標(biāo)文件的同時(shí)，將投標(biāo)保證金交至綜合部，投標(biāo)保證金采用網(wǎng)銀匯款方式遞交，遞交時(shí)間最遲不得晚于開(kāi)標(biāo)時(shí)間。對(duì)于交納的各類款項(xiàng)，綜合部應(yīng)開(kāi)據(jù)公司蓋章收據(jù)給對(duì)方。收繳的圖紙押金、投標(biāo)保證金在公司賬面余額及相關(guān)情況，綜合部應(yīng)每月定期與采購(gòu)工程師/商務(wù)工程師復(fù)核金額，確保準(zhǔn)確度。5.3.3.5. 投標(biāo)單位按招標(biāo)文件規(guī)定的投標(biāo)截止日期遞交封標(biāo)文件，采購(gòu)工程師收集匯總投標(biāo)文件，保證投標(biāo)文件的完好性與密封性；同時(shí)計(jì)劃采購(gòu)部對(duì)開(kāi)標(biāo)時(shí)間與評(píng)標(biāo)小組成員進(jìn)

12、行確認(rèn)，發(fā)出開(kāi)標(biāo)會(huì)議通知，開(kāi)標(biāo)及評(píng)審工作按LTE01-ZD-SOP-001評(píng)標(biāo)操作規(guī)程。5.3.3.6. 在進(jìn)行最終競(jìng)爭(zhēng)性談判前，要求各投標(biāo)單位到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)由各投標(biāo)單位負(fù)責(zé)人根據(jù)確定的投標(biāo)范圍、標(biāo)準(zhǔn)及要求等當(dāng)場(chǎng)報(bào)出最終優(yōu)惠價(jià)，僅告知董事長(zhǎng)或董事長(zhǎng)委派的專人，由董事長(zhǎng)決定中標(biāo)單位。5.3.3.7. 董事長(zhǎng)確定中標(biāo)單位后，計(jì)劃采購(gòu)部應(yīng)與中標(biāo)人簽訂書(shū)面正式合同。合同簽定后5個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)向未中標(biāo)的投標(biāo)人退還投標(biāo)保證金，同時(shí)收據(jù)收回，且應(yīng)有投標(biāo)單位領(lǐng)取人員簽字確認(rèn)；中標(biāo)單位的投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)為合同履約金，綜合部前期開(kāi)出的投標(biāo)保證金收據(jù)收回，重新開(kāi)據(jù)合同履約金收據(jù)給中標(biāo)單位。圖紙押金在如數(shù)退還圖紙時(shí)予以返還

13、，綜合部前期開(kāi)出的圖紙押金收據(jù)收回。5.4 采購(gòu)過(guò)程的管控5.4.1 公司所有人員對(duì)于參與投標(biāo)的供應(yīng)商名稱與數(shù)量負(fù)有保密義務(wù)，不得外傳；一旦發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)輕重程度給予相應(yīng)處分。當(dāng)單項(xiàng)采購(gòu)標(biāo)的物大于等于100萬(wàn)元時(shí)，為公司重大采購(gòu)合同，董事長(zhǎng)可親自抽查或委托代表抽查招投標(biāo)過(guò)程中的任意環(huán)節(jié)。5.4.2 當(dāng)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)與采購(gòu)申購(gòu)單、采購(gòu)說(shuō)明書(shū)等原內(nèi)容不相符時(shí)，采購(gòu)工程師應(yīng)及時(shí)反饋給需求部門，確認(rèn)清楚后，才可以執(zhí)行采購(gòu)。5.4.3 在采購(gòu)的實(shí)施過(guò)程中，采購(gòu)工程師應(yīng)緊密跟蹤采購(gòu)進(jìn)展情況,并定期通報(bào)需求部門，如遇異常，應(yīng)及時(shí)向使用部門反饋，積極溝通解決。5.4.4 計(jì)劃采購(gòu)部經(jīng)理應(yīng)隨時(shí)詢問(wèn)采購(gòu)標(biāo)的物的

14、進(jìn)展情況，掌握采購(gòu)的進(jìn)度，并對(duì)采購(gòu)的過(guò)程進(jìn)行督促監(jiān)控，確保采購(gòu)工作及時(shí)、規(guī)范地進(jìn)行。5.5 采購(gòu)資料管理5.5.1 采購(gòu)過(guò)程文件及其他相關(guān)商業(yè)文件在該采購(gòu)申請(qǐng)項(xiàng)目全部完成后及時(shí)裝訂、歸檔。5.5.2 采購(gòu)過(guò)程收集得到的技術(shù)資料及時(shí)移交相關(guān)專業(yè)部門。6. 附件附件1：固定資產(chǎn)申購(gòu)單附件2：采購(gòu)策略附錄3：采購(gòu)說(shuō)明書(shū)附件1固定資產(chǎn)申購(gòu)單申請(qǐng)人所屬部門提出日期配置方式外購(gòu)自制品名到位日期申請(qǐng)類別機(jī)器設(shè)備運(yùn)輸設(shè)備儀器儀表辦公設(shè)施計(jì)算機(jī)無(wú)形資產(chǎn)其他類預(yù)算編碼預(yù)算科目預(yù)算金額建議品牌建議型號(hào)數(shù)量申購(gòu)理由及要求申購(gòu)部門意見(jiàn)部門經(jīng)理/日期：分管副總意見(jiàn)分管副總/日期：預(yù)算管理部門意見(jiàn)預(yù)算會(huì)計(jì)/日期：部門經(jīng)理/日期：總經(jīng)理助理簽批總經(jīng)理助理/日期：總經(jīng)理簽批總經(jīng)理/日期：董事長(zhǎng)簽批董事長(zhǎng)/日期：附件2招投標(biāo)采購(gòu)策略文件編號(hào)：LTE01CGSMS00技術(shù)要求項(xiàng)目名稱采購(gòu)范圍采購(gòu)預(yù)算里程碑約定采購(gòu)策略總體思路供應(yīng)商來(lái)源競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)分析和采購(gòu)控制點(diǎn)采購(gòu)計(jì)劃(里程碑）審批商務(wù)人員簽名/日期審核人簽名/日期審批人簽名/日期附件3商務(wù)采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)文件編號(hào)：LTE01CGSMS00評(píng)估項(xiàng)描述項(xiàng)目名稱采購(gòu)標(biāo)的物*新建一期項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算依據(jù)進(jìn)度計(jì)劃要求（簽約時(shí)間）商務(wù)采購(gòu)說(shuō)明建議選擇供應(yīng)商數(shù)