規(guī)章制度文件管理辦法

1、文件名稱規(guī)章制度文件管理辦法制訂單位人力資源中心版次A/0文件編號(hào)HR-001制訂日期2007-11-01頁數(shù)1/41、目的：對(duì)規(guī)章制度和相關(guān)資料的審批、發(fā)放、標(biāo)識(shí)、回收及保管、查詢進(jìn)行控制，以保證規(guī) 章制度文件的適用性、有效性，同時(shí)使公司各單位均能合理及時(shí)地獲得相關(guān)的文件 與資料。2、范圍：公司各中心所用規(guī)章制度文件與資料（暫不包括部門內(nèi)部制定僅限內(nèi)部使用的制度 及內(nèi)聯(lián)單/簽呈）。3、權(quán)責(zé)：3.1文件制訂、修改與審批程序:文 件制訂審查核準(zhǔn)規(guī)章制度相關(guān)部門部門經(jīng)理/中心負(fù)責(zé)人（副）總經(jīng)理表 單相關(guān)部門部門經(jīng)理/中心負(fù)責(zé)人（副）總經(jīng)理4、內(nèi)容:4.1 文件與資料的制訂作業(yè)：4.1.1 視作業(yè)流

2、程和管理的需要，由需求單位作為制度的制訂單位。4.1.2 制訂單位以標(biāo)準(zhǔn)文件格式撰寫文件與資料。4.1.3 由需求部門申請(qǐng)或人力資源中心統(tǒng)一組織修訂作業(yè)，以確保文件的有效 性。4.2 文件與資料的審查、核準(zhǔn)：4.2.1 所有規(guī)章制度文件由需求部門制訂， 部門經(jīng)理/中心負(fù)責(zé)人聯(lián)合人力資源 中心審查，呈（副）總經(jīng)理核準(zhǔn)。4.2.2 表單審查于制訂時(shí)需隨同送審的該份制度文件一并審查。4.3 文件與資料的修改作業(yè)：4.3.1 根據(jù)需要，文件需修改或增訂時(shí)，可由原制定單位或人力資源中心提出 修改申請(qǐng)，經(jīng)“ 3.1核準(zhǔn)人”進(jìn)行審批。4.3.2 .文件修訂時(shí)，未修訂內(nèi)容頁面可不予更換，文件封面版本不以單頁變

3、化 而變化。頁面每修訂一次，則當(dāng)頁版次增加一次.當(dāng)單頁文件修訂數(shù)達(dá)三 次以上時(shí)，則整份文件版本增加1次，版次從“ 0”開始。4.3.3 文件所附的表單如有更換版本，當(dāng)月由人力資源中心做出“月份表單變 更一覽表”，發(fā)給各相關(guān)單位知悉，并將更新版本表單按文件發(fā)放程序進(jìn) 行發(fā)放.4.4 文件與資料之廢止作業(yè)：4.4.1 文件與資料廢止申請(qǐng)、審查、核準(zhǔn)作業(yè)同文件修改作業(yè)。4.4.2 文件廢止后，人力資源中心將原文件的編號(hào)列管，不可重復(fù)再用。文件名稱規(guī)章制度文件管理辦法制訂單位人力資源中心版次A/0文件編號(hào)HR-001制訂日期2007-11-01頁數(shù)2/44.5 文件與資料的編碼系統(tǒng)：4.5.1 文件與

4、資料編碼單位：人力資源中心4.5.2 中心、部門編號(hào)及文件與資料編碼原則:4.5.2.1 各中心、部門編號(hào)：企管辦 GN營銷中心 SA生產(chǎn)中心 SC計(jì)劃部PC生產(chǎn)部PM采購部CG品管PG跟單GD原材料CC裁剪CJ車縫CF后整HZ人力資源中心HR人力資源部 HR 行政部AD 電腦IT研發(fā)中心DE財(cái)會(huì)中心FI注：部門號(hào)無下屬單位，則單位碼為 00。4.5.2.2 文件編號(hào)原則：流水號(hào)01-99 制定單位4.5.3 版本/次原則：版本/次：由二碼構(gòu)成，各代碼原則如下： / I次版本號(hào)主版本號(hào)其次：1主版本號(hào)：A-Z,次版本號(hào)：1-3。2次版本號(hào)：原則上其中任一頁修訂超過三次換新版本。文件與資料每修改

5、一次，次版本號(hào)在原有數(shù)碼基礎(chǔ)上升 13主版本號(hào)：當(dāng)次版本號(hào)數(shù)碼超過 3時(shí)，主版本號(hào)將原字母改為 下一個(gè)字母。如原字母為 A,則下一字母為Bo4文件與資料新制訂時(shí)，版本號(hào)為 A/0o1.1.1.1 文件封面作為附件管理。4.5.4 頁數(shù)：用分?jǐn)?shù)的方法表示：文件名稱規(guī)章制度文件管理辦法制訂單位人力資源中心版次A/0文件編號(hào)HR-001制訂日期2007-11-01頁數(shù)3/4例：2/10表示總計(jì)10頁中第2頁。（職務(wù)說明書以流水號(hào)表示頁數(shù)）4.5.5 文件撰寫格式：4.5.5.1 規(guī)章制度：1.目的、2.范圍、3.權(quán)責(zé)單位、4.內(nèi)容5.使用表單4.5.6 文件撰寫布局：1.1.11.1.11.1.1.

6、14.6 文件與資料分發(fā)、回收作業(yè)：4.6.1 所有頒布發(fā)行文件，均需右上角加蓋文件發(fā)行章 （附樣）后發(fā)行，收 文單位于“文件收發(fā)記錄表”上簽收。4.6.2 修改及廢止時(shí)，應(yīng)由人力資源中心依分發(fā)記錄發(fā)放新文件，即刻回收舊 版文件并執(zhí)行4.7,回收時(shí)應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性。4.7 廢止文件與資料的銷毀：4.7.1 自各單位回收之舊版文件與資料，由人力資源中心統(tǒng)一處理，處理方式有： 銷毀；正面用筆打“X”，反面它用。4.7.2 人力資源中心需要保留原件文件，需在文件上注明“舊版”以視區(qū)分， 并列帳管理。4.7.3 人力資源中心需要銷毀保留舊版原件文件，需企管辦副總批準(zhǔn)即可。4.8 文件與資料保存

7、：4.8.1 經(jīng)頒布發(fā)行的規(guī)章制度、表單等，原件由人力資源中心列帳保管。4.8.2 分發(fā)到各單位文件由該單位文件簽收人員或兼職文管人員保管。4.8.3 如因文件管理人員離職，需將完好無缺的文件移交下一位本職工作負(fù)責(zé)人 或人力資源中心。4.8.4 如因人為造成文件丟失的，將按公司相關(guān)制度追究當(dāng)事人責(zé)任。4.9 文件與資料檔案管理：4.9.1 文件管制：4.9.1.1 人力資源兼職管理，文件如有修改，人力資源部當(dāng)月底發(fā)行一次“文 件最新版次一覽表”，供各單位核對(duì)其使用文件與資料是否為最新有效 版本。4.9.1.2 使用單位每次收到文件時(shí)，需填寫“文件收發(fā)記錄表”。4.9.1.3 人力資源中心不定期

8、對(duì)各部門文件保存情況予以檢查，發(fā)現(xiàn)不符合 本規(guī)定所規(guī)定的作業(yè)內(nèi)容立即給予指正、銷毀等，并記錄于稽查檔案。文件名稱規(guī)章制度文件管理辦法制訂單位人力資源中心版次A/0文件編號(hào)HR-001制訂日期2007-11-01頁數(shù)4/44.9.2 使用單位：4.9.2.1 使用單位不得以任何借口自行影印正式文件與資料，如需增發(fā)或發(fā)現(xiàn)文件與資料有缺頁，字跡模糊破損等情況時(shí)，應(yīng)填寫“文件申請(qǐng)單”,經(jīng)審查、核準(zhǔn)后，向人力資源中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)后，同時(shí)交回舊文件與資 料（缺失除外）。4.9.2.2 制度使用單位所使用文件與資料必須置于作業(yè)場(chǎng)所適當(dāng)位置。4.10 其它作業(yè)方法：4.10.1 各部門如需在外批量印刷表單時(shí),需先

9、到人力資源中心進(jìn)行確認(rèn)表單的 正確性后方可進(jìn)行外發(fā)批量印刷。5、使用表單：5.1 文件申請(qǐng)單5.2 文件收發(fā)記錄表6、附件:6.1 文件與資料管制流程6.2 文件封面6.3 文件內(nèi)容頁附件一:規(guī)章制度管制流程權(quán)責(zé)單位HR中心、相關(guān)單位中心負(fù)責(zé)人稽查組、（副）總經(jīng)理（副）總經(jīng)理HR中心HR中心HR中心HR中心文件申請(qǐng)單文件編號(hào)文件名稱版次份數(shù)申請(qǐng)事由：制#人部門主管中心經(jīng)理HR中心文件收發(fā)記錄表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱版次發(fā)行日期制訂部門簽收備注Stunner導(dǎo)用人東莞市原野服裝有限公司簽呈受文單位：受文者：發(fā)文單位：發(fā)文者：附本呈閱：日期：主 題：簽呈內(nèi)容直接主管/經(jīng)理副總總經(jīng)理董事長東莞市原野服裝有限公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單受文單位：受文者：發(fā)文者：日期：附本呈閱：頁次：主 題：東莞市原野服裝有限公司7規(guī)章制度文件名稱：外發(fā)管理規(guī)章制度文件編號(hào)：文件版本：A/0核準(zhǔn)：審核：制訂