會展、會議活動現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)

1、會展、會議活動現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng) “SWOT分析法”與“5S管理理念”大型活動現(xiàn)場管理是指組織者在某一具體時間、特定場所對參與會展活動事件的群體、物品、資金、信息等多項交叉任務(wù)進行協(xié)調(diào)與服務(wù)管理的總稱?！艾F(xiàn)場管理”一直以來在國際上也沒有完善的定論，這是因為不同時期、不同性質(zhì)、不同主體的活動現(xiàn)場管理均有差異。目前國際上部分大型活動組織在現(xiàn)場管理中借用了“SWOT分析法”與“5S”管理等相關(guān)經(jīng)驗，結(jié)合大型活動實際情況進行了創(chuàng)新。第一種:SWOT分析法SWOT分析發(fā)又稱為態(tài)勢分析法，它是由美國舊金山大學的管理學教授于20世紀80年代初提出來的。我們常用來作為企業(yè)內(nèi)部的分析方法，即根據(jù)企業(yè)自身制定內(nèi)在條

2、件進行分析，找出企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢及核心競爭力之所在。其中，S代表strength(優(yōu)勢)，W代表weakness(弱勢)，O代表opportunity(機會)，T代表threat(威脅)，其中，S、W是內(nèi)在因素，O、T是外在因素。按照企業(yè)競爭戰(zhàn)略的完整概念，戰(zhàn)略應(yīng)是一個企業(yè)“能夠做的”（即組織的強項和弱項）和“可能做的”（即環(huán)境的機會和威脅）之間的有機組合。第二種:5S管理5S管理源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場，對材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開展相應(yīng)的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動，為其他管理活動奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅猛提高行銷全球的成功之處。 整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)的日語在外

3、來詞匯羅馬文拼寫時，它們的第一個字母都為S，所以日本人又稱之為5S，近年來，隨著人們對這一活動的不斷深入認識，有人又添加了“堅持、習慣”等兩項內(nèi)容，分別稱為6S或7S活動。 a) 整理（SEIRI）：工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西； 目的：清除零亂根源，騰出 “空間”，防止材料的誤用、誤送，創(chuàng)造一個清晰的工作場所 b) 整頓（SEITON）：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標識進行管理； 目的：定置存放，實現(xiàn)隨時方便取用c) 清掃（SEISO）：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài)； 目的： 1) 保持工作環(huán)境的整潔干凈；2) 保持整理

4、、整頓成果； 3) 穩(wěn)定設(shè)備、設(shè)施、環(huán)境質(zhì)量、提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量；4) 防止環(huán)境污染。 d) 清潔（SEIKETSU）：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生；目的：1) 養(yǎng)成持久有效的清潔習慣 2) 維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果 e) 素養(yǎng)（SHITSUDE）：通過進行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。 目的： 1) 養(yǎng)成良好習慣；加強審美觀的培訓；遵守廠紀廠規(guī)；提高個人素養(yǎng)；培訓良好興趣、愛好。 2) 塑造守紀律的工作場所；3) 營造團隊精神。 注重集體的力量、智慧。會展活動現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)一、

5、展覽現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng) 接待管理系統(tǒng)接待管理系統(tǒng)是現(xiàn)場管理的第一任務(wù)，接待工作安排科學才能保證會展活動現(xiàn)場疏導與管理工作的順利展開。在有條件的展覽場所可以通過科學技術(shù)產(chǎn)品與現(xiàn)代通訊設(shè)備提高接待質(zhì)量與效率，在條件較差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人員與志愿者，以人力接待疏導為主。展覽接待任務(wù)如下：ü 識別來者身份。例如：參展商、專業(yè)觀眾、非專業(yè)觀眾、開幕嘉賓、參觀嘉賓、媒體記者、展位促銷服務(wù)人員、會場服務(wù)人員等。（到會人員識別方法有：證件識別法、標識識別法、問詢識別法）ü 制定人員流動疏導方案ü 協(xié)助辦理相關(guān)證件ü 協(xié)助隨身物品托管或寄存ü

6、疏導到會車輛ü 介紹展會活動的基本情況ü 協(xié)助填寫參觀注冊信息ü 講解展會現(xiàn)場相關(guān)注意事項ü 告知開館、閉館時間ü 接待現(xiàn)場咨詢?nèi)藛Tü 協(xié)助辦理相關(guān)商務(wù)手續(xù)ü 其他接待相關(guān)事務(wù) 商務(wù)管理系統(tǒng)商務(wù)管理系統(tǒng)分為財務(wù)管理系統(tǒng)、手續(xù)補辦系統(tǒng)、商務(wù)租賃系統(tǒng)、證件補辦系統(tǒng)。商務(wù)管理系統(tǒng)的工作量由展會前期工作量決定，如開展前大量工作已完成，現(xiàn)場工作量相對較小，如大量工作任務(wù)前期沒有完成，就會造成現(xiàn)場商務(wù)管理任務(wù)繁重。商務(wù)管理系統(tǒng)具體任務(wù)如下：ü 驗證手續(xù)、辦理交費、出據(jù)發(fā)票ü 收取相關(guān)商務(wù)租賃費用ü 收取臨時

7、入場購票費用ü 辦理會刊資料領(lǐng)取手續(xù)ü 驗收現(xiàn)場臨時采購物資ü 審核發(fā)放現(xiàn)場各項支出ü 提供打印、傳真等現(xiàn)場服務(wù)ü 編輯管理相關(guān)協(xié)議文本ü 填寫各方制定的臨時需求表格ü 其他商務(wù)相關(guān)事務(wù) 后勤保障系統(tǒng)后勤保障系統(tǒng)是現(xiàn)場主要物資管理與供應(yīng)中心。如：運輸設(shè)備、倉儲、餐飲、車輛調(diào)用與配發(fā)工作，后勤管理實際是一系列后勤活動管理的統(tǒng)稱。由于后勤總是在有組織與管理的方式下進行，所以后勤與后勤管理不過是一個事物的兩個方面。后勤保障的具體任務(wù)如下：ü 現(xiàn)場相關(guān)餐飲服務(wù)商管理與調(diào)度ü 現(xiàn)場相關(guān)運輸設(shè)備管理與調(diào)度ü

8、 現(xiàn)場相關(guān)移動展具、模型的臨時管理與調(diào)度ü 現(xiàn)場可移動廣告載體管理與回收ü 現(xiàn)場展示租賃設(shè)備管理與回收ü 現(xiàn)場綠植管理與回收ü 現(xiàn)場非展區(qū)裝飾材料管理與回收ü 現(xiàn)場成型宣傳材料管理ü 現(xiàn)場攝影攝像設(shè)備管理與協(xié)調(diào)ü 現(xiàn)場各種開幕、閉幕物品的管理與回收ü 現(xiàn)場各種工作證件與服裝等相關(guān)物品領(lǐng)用ü 現(xiàn)場各類人員的管理與疏導ü 現(xiàn)場各類信息的處理、反饋與收集ü 現(xiàn)場各類組織關(guān)系的協(xié)調(diào)與分配 展區(qū)展務(wù)管理系統(tǒng)展區(qū)展務(wù)管理又稱為：現(xiàn)場參展商服務(wù)。指會展組織者在展示場所為參展者提供的服務(wù)與協(xié)調(diào)展出事務(wù)

9、的總稱。現(xiàn)場參展商服務(wù)的內(nèi)容主要有：ü 展區(qū)測量與展品檢查ü 更換與調(diào)整展位ü 展位促銷管理ü 展位噪音管理ü 展位水、電、氣、餐飲協(xié)調(diào)ü 展品知識產(chǎn)權(quán)保護協(xié)助ü 展位施工與設(shè)備安裝協(xié)調(diào)ü 展位門楣檢查核實ü 展商代表與展出品核實ü 展區(qū)廣告內(nèi)容核實ü 展區(qū)參觀人員疏導ü 展區(qū)證件補辦協(xié)助ü 展區(qū)桌、椅、垃圾筒協(xié)調(diào)ü 重要領(lǐng)導參觀路線設(shè)置ü 展區(qū)展位拆卸協(xié)調(diào)ü 展區(qū)安全防范ü 其他展區(qū)相關(guān)服務(wù) 現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)也被稱為

10、：現(xiàn)場指揮中心 指會展活動召開時，會展組織管理者通過現(xiàn)場調(diào)度、調(diào)節(jié)、管制、指揮等方式，保證各系統(tǒng)的正常運行?，F(xiàn)場調(diào)度中心是現(xiàn)場最高指揮中心，通常各類指示信息均由調(diào)度中心完成并發(fā)布?，F(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)負責人統(tǒng)常由會展組織最高管理者、會展活動策劃師、會展場館負責人、會展現(xiàn)場秘書組等相關(guān)組成?，F(xiàn)場調(diào)度的主要職責：ü 協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的相關(guān)任務(wù)，特別交叉性任務(wù)的指派ü 控制會展活動現(xiàn)場的進行程序ü 調(diào)配現(xiàn)場相關(guān)管理人員與服務(wù)人員ü 對現(xiàn)場各類突發(fā)事件做出處理決定ü 重要工作內(nèi)容通知下達ü 接待各系統(tǒng)的咨詢意見并做出反饋ü 組織重要領(lǐng)導進行參觀&

11、#252; 處理其他系統(tǒng)不能決策的事物ü 檢查各系統(tǒng)實際工作情況ü 公布會展現(xiàn)場重大變化情況 工程與設(shè)備系統(tǒng)工程與設(shè)備系統(tǒng)是會展活動主要建筑建設(shè)的核心系統(tǒng)。通常工程系統(tǒng)在進行現(xiàn)場管理階段后，任務(wù)較繁重，也是事故隱患最多的一個系統(tǒng)。工程與設(shè)備系統(tǒng)包括了會展活動現(xiàn)場所有的大型施工工程管理與設(shè)備使用安裝過程管理。工程設(shè)備系統(tǒng)的工作范圍：ü 標準展位運輸、安裝、檢修、拆卸管理ü 展場水、電等申請、輸送、安裝管理ü 特裝展位施工管理ü 大型展品物流與安裝管理ü 展位移動、撤除、檢修、管理ü 大型表演使用設(shè)備的安裝、檢修、拆卸

12、管理ü 工程運輸設(shè)備使用管理ü 協(xié)調(diào)場館方、施工方業(yè)務(wù)關(guān)系ü 協(xié)助辦理工程人員證件ü 檢查會展活動現(xiàn)場使用材料ü 人員管理設(shè)備與現(xiàn)場大型廣告載體的安裝與管理ü 背板、開幕臺、剪彩臺的安裝與檢修ü 展場通風、通氣設(shè)備檢修、安裝管理 現(xiàn)場防護系統(tǒng)現(xiàn)場防護系統(tǒng)包括了多個子系統(tǒng)，現(xiàn)場防護是大型會展活動的重要監(jiān)控與突發(fā)事件處理系統(tǒng)。具體有：社會安全系統(tǒng)、現(xiàn)場治安系統(tǒng)、醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)、突發(fā)事件應(yīng)急系統(tǒng)、日常監(jiān)控系統(tǒng)、法律咨詢系統(tǒng)、知識產(chǎn)權(quán)保護系統(tǒng)等。現(xiàn)場防護系統(tǒng)的主要內(nèi)容是：ü 維護展期社會安全，防止各類事件發(fā)生ü 維

13、護展示區(qū)域治安ü 排查消防設(shè)備設(shè)施ü 協(xié)助核對進入展區(qū)人員身份ü 失物報檢、領(lǐng)取管理ü 人身健康與財產(chǎn)安全保護ü 呼叫對講系統(tǒng)建設(shè)ü 現(xiàn)場糾紛處理ü 現(xiàn)場醫(yī)療救助及處理ü 知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)調(diào)查取證及立案ü 展區(qū)監(jiān)控設(shè)備安裝與檢修ü 夜間巡邏與公共危害防止二、 會議現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng) 會議現(xiàn)場接待系統(tǒng)會議接待管理系統(tǒng)根據(jù)會議性質(zhì)決定。不同性質(zhì)的會議對會議接待工作的設(shè)定各有偏重。具體工作內(nèi)容有：ü 根據(jù)機票、車票、參會名單、嘉賓的邀請統(tǒng)計情況，確定接待方案與人員分工ü 提前對進出車輛、

14、周邊交通要道、場入進出口進行布置設(shè)計。ü 從機場，車站的接待工作開始，到進入會場的接待管理工作，然后到餐飲、酒店住宿、休閑的統(tǒng)一布置。分時段，分地點，責任到人。隨時檢查酒店、會議室相關(guān)的歡迎幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等是否出現(xiàn)問題。ü 通常正式會議，需安排治安管理人員，對進入會場及周邊區(qū)域的車輛、人員、設(shè)備等進行監(jiān)控。要做到人不離崗。ü 簽到人員較少時，可以采用流水作業(yè)；簽到人員較多時，可以安排團體隊伍進行領(lǐng)隊核實，集體簽到。 如人員結(jié)構(gòu)復雜，在至少安排四到五個接待位置，將嘉賓、媒體、普通參會者，分開接待。ü 嘉賓簽到使用的筆、紙等要選擇質(zhì)量合理品?，F(xiàn)場

15、簽的字、賀詞、簽約書等應(yīng)由專業(yè)負責妥善保管。ü 出席人員就座排列方式中西方各有不同，應(yīng)提前咨詢排列方式。ü 發(fā)言過程中，準備好應(yīng)急稿與應(yīng)急演講設(shè)備。（例如：話筒、投影設(shè)備、照明設(shè)備）ü 準備充足的會議用品，會議正式開始前，提醒參會者將手機轉(zhuǎn)為靜音狀態(tài)ü 會議開始后，應(yīng)安排專人負責錄音、拍照、攝像等工作。大型會議應(yīng)提前安排同傳人員，并對同傳內(nèi)容進行核實。ü 會議現(xiàn)場接待方面更多的內(nèi)容，可以參考會展實務(wù)操作一書。 財務(wù)管理系統(tǒng) 財務(wù)管理系統(tǒng)主要以處理相關(guān)的財務(wù)往來關(guān)系為主。通常會議財務(wù)手續(xù)辦理有兩種：一種是提前辦理、一種是現(xiàn)場辦理。提前辦理是指會議

16、正式召開之前，相關(guān)參會代表已辦理了相關(guān)手續(xù)，會議組織者在現(xiàn)場對參會人身份進行核實即可；現(xiàn)場辦理是指參會代表直接在現(xiàn)場辦理相關(guān)注冊交費手續(xù)，通常用于商業(yè)型會議。會議財務(wù)管理系統(tǒng)的工作有：辦理注冊手續(xù)、辦理食宿手續(xù)、辦理資料購買手續(xù)、辦理廣告處理手續(xù)、核實參會人資料、處理其他財務(wù)往來帳目等。核實參會人資料也是接待系統(tǒng)的工作任務(wù)之一，為了防止參會人身份錯誤，通常接待系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)均是進行參會代表身份審核。 會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)：主要任務(wù)是完成會議期間相關(guān)物品配備與會務(wù)協(xié)調(diào)工作。會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)主要工作任務(wù)有：ü 邀請(請柬、印刷、郵發(fā))ü 簽到(名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、

17、胸花)準備ü 儀式、講話(講話稿內(nèi)容、審核、翻譯、設(shè)備)準備ü 剪彩(立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導)準備ü 協(xié)助參觀(路線、引導、解說)工作ü 備餐(人數(shù)、標準、酒水、飯菜內(nèi)容)ü 資料(會議介紹、講話稿、貴賓名單)發(fā)放ü 禮品準備與發(fā)放ü 住宿（住宿房間預定、分配、退定）ü 旅游（景點考察、線路設(shè)計、購物指南、導游安排）ü 座位（座位安排、桌面物品擺放、嘉賓席位設(shè)計、休息區(qū)設(shè)計）ü 交通（車輛安排、疏導、調(diào)用） 會場布置與工程設(shè)備系統(tǒng)會場布置與工程設(shè)備系統(tǒng)通常在中小型會議上，

18、兩者沒有明顯的系統(tǒng)分區(qū)。政府型會議通常對兩種系統(tǒng)不在細分，而商業(yè)型會議則分工較明確。主要工作任務(wù)：ü 標識、水牌、簽到臺布置ü 演講、翻譯、同傳、播放、投影設(shè)備布置ü 會議形象文化品制作、打包ü 會場背景墻、背景音樂、燈光安裝布置ü 大型舞臺設(shè)計找尋ü 視頻、音頻設(shè)備安裝調(diào)試ü 會議區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)搭建5門禁管理系統(tǒng)門禁識別系統(tǒng)又稱出入口識別控制系統(tǒng)，是一種高度智能化、既可實時控制又可脫機使用的網(wǎng)絡(luò)進出口監(jiān)控和報警管理的安全系統(tǒng)。授權(quán)的用戶每人持有一張唯一身份認證的磁卡，持卡人將根據(jù)所獲得的授權(quán)進入指定區(qū)域。系統(tǒng)通過對特定的管

19、理區(qū)域設(shè)防（報警狀態(tài)）實現(xiàn)報警與持卡人信息采集功能。系統(tǒng)自動讀卡時間、開門信息、持卡人、報警信息等資料，供查詢和統(tǒng)計處理并生成各種報表。廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代化辦公大廈、銀行、展覽場館、機房 、智能化小區(qū)等。近幾年，我國部分大型會展活動場館均安裝了門禁系統(tǒng)。以此來提高展覽場館的科技含量。熟悉使用門禁管理系統(tǒng)，是會展活動現(xiàn)場管理的重要內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的門禁系統(tǒng)，僅實現(xiàn)了控制、管理、輸入輸出確認等功能，其處理速度也較慢。隨著技術(shù)的不斷進步，新型的會展門禁系統(tǒng)在原有功能上，新增了用戶信息存儲并提高了多點認證的速度。有效協(xié)助場館方、組辦方、參展商做好現(xiàn)場的統(tǒng)計、管理、控制與宣傳工作。由于參觀群體魚龍混雜，很難就

20、參展效果做出準確、有效的評估，而具體展位參觀群體的詳細數(shù)據(jù)，更是不得而之。門禁系統(tǒng)可以根據(jù)參展商需求來采集觀眾具體數(shù)據(jù)，及時作出現(xiàn)場數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析報告。異地參觀者、異地參展商可以省去展品宣傳材料攜帶的不便，根據(jù)門禁系統(tǒng)詳細地記錄，進行展品信息的傳送。避免現(xiàn)場宣傳品、宣傳資料的大量浪費。結(jié)論在某一具體時間、地點，聚集大量的人員、物資、財產(chǎn)、信息，這就是會展業(yè)的特殊性。而要使一個會展活動順利召開，前期必須經(jīng)過大量的準備工作才行。會展活動現(xiàn)場管理更準確的講應(yīng)該是會展現(xiàn)場的協(xié)調(diào)與服務(wù)?，F(xiàn)場管理是考驗會展組織者、會展承辦者、以及會展參與者的一個大考場。每個會展活動現(xiàn)場所產(chǎn)生的事態(tài)都會有所不同。這就要求要求從事會展活動現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)人員必須具備駕御突發(fā)事件的處理能力，這樣才能按計劃將展會順利完成。并且應(yīng)該在進行展會現(xiàn)場的管理中需要切實做好以下幾點：1、 提高觀眾登記效率和入場管理的科學性，維持秩序，減