程序文件 記錄控制程序范本

1、XX有限公司QMS程序文件受 控 號QP02版本A記錄控制程序修 改 碼修訂日期1 目的對記錄進(jìn)行有效的控制和管理，以保證能提供產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求的程序和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù)，為驗證和制定糾正措施和預(yù)防措施提供依據(jù)。2 范圍本程序?qū)τ涗浀奶顚?、傳遞、保管、歸檔、借閱、保存期限和銷毀等作出了具體規(guī)定。本程序適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有記錄和管理，包括來自供方的記錄。3 術(shù)語本程序采用GB/T19000-2000質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語和本公司質(zhì)量手冊中的術(shù)語及其定義。4 職責(zé)4.1 辦公室負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識、歸檔管理工作，并指導(dǎo)各部門建立、保存和管理有關(guān)的記錄。4.2 各部門負(fù)責(zé)按本程序

2、規(guī)定的要求具體實施記錄的控制。5 工作程序5.1 記錄的控制范圍與分類5.1.1 記錄的控制范圍包括：各質(zhì)量管理體系文件 中規(guī)定提供的記錄，以及在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中形成的其他記錄（包括聲像記錄、磁帶、照片、軟盤、文字資料等）。也包括來自供方的記錄。5.1.2 記錄的分類包括：各項管理記錄、各項操作記錄、各種監(jiān)視和測量記錄和各種報告等。5.2 記錄的填寫5.2.1 按記錄設(shè)置的項目逐項填寫，不得缺項。某些項目不需要填寫時，必須用“/”明示。5.2.2 填寫記錄時，一律用鋼筆/簽字筆/圓珠筆填寫。填寫時字跡要清晰、整齊、能準(zhǔn)確識別，填寫人員簽名時必須簽全名。5.2.3 記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供

3、的數(shù)據(jù)、資料要準(zhǔn)確，語言要簡練。收集和保存的記錄用原始件（包括記錄表格本身規(guī)定的復(fù)寫件），需使用復(fù)印件（顧客提供的記錄部分除外）。5.2.4 各項管理記錄和各種報告要及時填寫，各項操作記錄、監(jiān)視和測量記錄應(yīng)隨時整理，不得后補(bǔ)、偽造。5.2.5 記錄一經(jīng)填寫完成，原則上不允許任何部門或個人涂改，以確保其原始性?？勺匪菪院妥C明作用，并為制定糾正/預(yù)防措施提供依據(jù)。如系筆誤或 經(jīng)證實原有記錄不準(zhǔn)確，可在原始記錄上采 用“劃改”的形式進(jìn)行更改，但應(yīng)保留原有記錄的可識別性。凡涂、貼、刮方式改動的記錄一律作廢。5.3 記錄負(fù)責(zé)制的規(guī)定記錄原則上采用表格方式（特殊情況除外），記錄必須有規(guī)定的編號和順序號，表

4、格中一般應(yīng)市制編制、審核、批準(zhǔn)及日期欄目。各程序規(guī)定的記錄表XX有限公司QMS程序文件受 控 號QP02版本A記錄控制程序修 改 碼修訂日期格及各部門自用的記錄表格均由辦公室聯(lián)系印刷，統(tǒng)一編號、備案。5.4 記錄的標(biāo)識5.4.1 各質(zhì)量管理體系程序規(guī)定的記錄的編號按與相關(guān)的質(zhì)量管理體系程序文件相對應(yīng)。舉列：如管理評審報告為：QR03-02-2001其中：“QR”代表記錄；“03”為程序文件代號；“02”代表“該記錄的識別號”；“2001”代表“年代號”。其他記錄表格的編號原則與上述相同，均與相應(yīng)的文件編號相對應(yīng)。5.4.2 記錄的順序號編制5.4.2.1 各種記錄應(yīng)在表格的左上方標(biāo)識“序號”。

5、記錄的“序號”的編寫方法大致可分如下兩種；a) 按生產(chǎn)的時間編寫順序號，此種編寫方法多用于發(fā)生頻次較多的記錄，例如生產(chǎn)過程中的監(jiān)測記錄、生產(chǎn)記錄等，順序號的填寫可分三個部分，即“年、月、序號”，均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，月采用二位數(shù)。順序號從1、2依次按發(fā)生的先后順序排列。例如：2001-05-01b) 按發(fā)生的順序編寫順序號。此方法主要用于發(fā)生頻次不多的記錄，大多用于管理部門，順序號的填寫可分成二段，即：“年、序號”，均用阿拉伯?dāng)?shù)字二位數(shù)表示。例如：2001-015.4.2.2 對入庫單、出庫單等發(fā)生頻次更多的記錄，可按月份整理匯總，按時間先后順序整理裝訂成冊，在其封面標(biāo)出記錄名稱、編號，共多少頁

6、，然后將順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始順序填寫在每一頁的左上角。5.4.2.3 質(zhì)量活動中形成的聲像記錄如磁帶、照片及軟盤等，在其包裝上標(biāo)識該記錄的名稱內(nèi)容、制作時間、制作人等相關(guān)信息。5.4.2.4 填寫順序號的要求a) 如果記錄的表格只有單頁，直接在左上方填寫順序號；b) 如果一種記錄的表格需要填寫多頁，則將多面表格裝訂成一份，在封面或首頁上標(biāo)出共多少頁；在每一頁上標(biāo)出；共XX頁第XX頁；c) 記錄的順序號，一般由記錄的填制人負(fù)責(zé)填寫。5.5 記錄的收集和歸檔5.5.1 各部門按質(zhì)量管理體系文件規(guī)定而形成的記錄，由各類人員負(fù)責(zé)填寫，經(jīng)審核后，按規(guī)定的時間和要求向有關(guān)部門和人員傳遞。5.5.2

7、各記錄保存的責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集和管理本部門在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的記錄，并按記錄編號進(jìn)行分類匯總，立卷保管。各部門要將記錄貯存在資料柜中，做好防火、防盜、防潮等工作。5.5.3 每年3月底前，各部門將上年度的記錄向辦公室歸檔，辦公室按記錄的編號分類歸檔。記錄歸檔時，要填寫“記錄歸檔移交表”，XX有限公司QMS程序文件受 控 號QP02版本A記錄控制程序修 改 碼修訂日期5.5.4 移交手續(xù)。具體要求執(zhí)行檔案管理辦法。5.6 記錄表格的匯總管理辦公室負(fù)責(zé)對本公司規(guī)定使用的記錄表格進(jìn)行匯總整理，并填寫“記錄控制清單”明確每一記錄的編號、名稱、填寫部門/人員、保存部門/人員、保存期限、歸檔要求等內(nèi)

8、容。5.7 記錄的查閱/借閱5.7.1 查閱/借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后，方可查閱/借閱。與欲查閱的記錄內(nèi)容無直接關(guān)系的人員，無權(quán)查閱/借閱。5.7.2 原則上只限在保管處查閱記錄，外借時須填寫“記錄借閱單”，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。5.7.3 查閱/借閱人員應(yīng)愛護(hù)記錄，不準(zhǔn)在記錄上私自涂改或撕毀，保持記錄的完整和清潔，由各部門負(fù)責(zé)對借閱歸還的記錄進(jìn)行檢查，檢查是否 有拆頁、更改等情況發(fā)生，出現(xiàn)以上問題時，要追究其查閱/借閱者的責(zé)任。5.7.4 顧客查閱記錄時，需經(jīng)記錄保管部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可輸查閱手續(xù)，有關(guān)部門要為顧客或其代表提供必要的方便。5.7.5 第三方質(zhì)量管理體系審核時，各部門接到審核通知后，要向?qū)徍巳藛T及時提供需要檢查的記錄。5.7.6 出于法律證實、處理質(zhì)量糾紛或由于其他目的的需要借閱記錄時，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，借閱人向記錄保管部門辦理借閱手續(xù)。5.7.7 記錄的處理5.7.8 記錄保存期限通常為3年，如超過保存期限時，由辦公室資料員提出記錄銷毀申請，填寫“銷毀申請表”，辦公