公司業(yè)務(wù)檔案管理制度

1、九、業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章 總 那么第一條 為了維護(hù)XXXXXX及委托單位的利益和合法權(quán)益，標(biāo)準(zhǔn) 本公司的業(yè)務(wù)檔案管理，根據(jù)?中華人民共和國檔案法? 、?中華人民 共和國檔案法實施方法? ，結(jié)合本公司的具體情況，特制訂本制度。第二條 本制度中所稱檔案是指各部門在對工程進(jìn)行市場調(diào)查、 數(shù)據(jù)分析等績效評價活動中形成的有保存價值的各種文字、 圖表、聲 像等不同形式和載體的歷史記錄。第三條 本公司各類業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)歸本公司所有。各類業(yè)務(wù) 檔案由辦公室統(tǒng)一管理， 對各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行日常管理、 分類、整理、 編目、借閱、銷毀等工作。第四條 本公司業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，接受同級檔案行政 管理部門、山東

2、省財政廳等有關(guān)部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第二章 業(yè)務(wù)檔案的收集與管理第五條 檔案收集：業(yè)務(wù)檔案是本公司業(yè)務(wù)活動中形成的憑證底 稿和文件資料， 它是反映本公司業(yè)務(wù)活動的真實記錄。 業(yè)務(wù)人員在辦 理業(yè)務(wù)過程中，所需文件， 權(quán)屬證明、會計資料和其他相關(guān)資料應(yīng)收 集充分，以備核查和調(diào)閱。第六條 歸檔收集范圍：各項績效評價報告印稿，績效評價工作 底稿及業(yè)務(wù)資料、報表等，包括綜合類、業(yè)務(wù)類及備查類工作底稿。第七條 業(yè)務(wù)檔案管理的根本內(nèi)容包括： 按照業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 化、科學(xué)化、制度化要求，對業(yè)務(wù)報告、工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進(jìn) 行收集、分類、整理、編目、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。第八條 各業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)工

3、作結(jié)束后，必須將業(yè)務(wù)工作過程中 形成的文件材料和工作底稿按歸檔要求進(jìn)行收集、 分類、整理后及時 向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或?qū)⑿畔⑺搅?。第九條 各業(yè)務(wù)工程小組，在每個業(yè)務(wù)工程完成后，由工程負(fù)責(zé) 人指定專人，按照業(yè)務(wù)類工作底稿和備查類工作底稿分別進(jìn)行整理。 業(yè)務(wù)類工作底稿按照業(yè)務(wù)工作底稿目錄的順序排列裝訂， 永久性工作 底稿備查類按永久性工作底稿目錄的順序整理裝訂。裝訂后的工 作底稿要標(biāo)準(zhǔn)整潔。第十條 各類業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容包括以下四類：1、相應(yīng)工程當(dāng)期檔案紙質(zhì)版。2、永久性檔案紙質(zhì)版即備查工作底稿檔案 。3、留存正式的績效評價報告。報告已正式簽字蓋章生效。4、底稿電子版。第十一條 業(yè)

4、務(wù)檔案的立卷程序包括以下工作：1、組卷：按照委托單位工程號劃分， 原那么上組成一個案卷。2、公司承接績效評價工程按照年度及工程號排序， 卷內(nèi)的 材料按照工作底稿目錄的內(nèi)容排序。3、業(yè)務(wù)檔案復(fù)核：檔案歸類、整理完成后，工程負(fù)責(zé)人對 工作底稿全面審核確認(rèn)無誤后，在相應(yīng)位置簽字；立卷人 將工程復(fù)核后的檔案交至檔案復(fù)核人，在相應(yīng)位置簽字。4、業(yè)務(wù)檔案裝訂： 業(yè)務(wù)檔案復(fù)核完畢后， 去除所有文件材 料附帶物。要求統(tǒng)一填寫案卷封面，注明客戶名稱、業(yè)務(wù) 類別、期間、冊書、歸檔日期、歸檔人等相關(guān)信息。永久 性檔案需單獨裝訂成冊，并注明檔案類別。5、業(yè)務(wù)檔案移交： 業(yè)務(wù)檔案立卷完畢后， 應(yīng)及時將業(yè)務(wù)檔 案交公司檔

5、案管理員保管，并辦理檔案移交手續(xù)，檔案管 理員需驗收確認(rèn)無誤后歸檔。第十二條 各業(yè)務(wù)類檔案，由立卷人編制檔案清單向檔案室移 交，檔案室驗收后，按照業(yè)務(wù)工程和業(yè)務(wù)報告文號順序編制案卷目錄。 凡不符合立卷歸檔要求的那么令其退回， 重新按要求立卷歸檔。 對驗收 合格的業(yè)務(wù)檔案，移交人和接交人要在移交清單上簽字確認(rèn)。第十三條 移交后的各業(yè)務(wù)類檔案，檔案室人員根據(jù)移交清單， 按照檔案的類別編制 ?皓誠投資咨詢檔案目錄? ，編制好的檔案目錄， 驗收合格后正式歸檔保存。第十四條 公司業(yè)務(wù)檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時， 應(yīng)辦 理檔案交接手續(xù)， 安排有關(guān)人員監(jiān)交。 交接手續(xù)辦理完畢后， 移交人、 接受人、

6、監(jiān)交人均在移交表上簽章。 移交人必須辦理完移交手續(xù)前方 可一離開。假設(shè)有一方未按照規(guī)定移交檔案，將追究其責(zé)任。第十五條 業(yè)務(wù)人員調(diào)離職之前，須有檔案管理員在問詢業(yè) 務(wù)人員所在部門經(jīng)理意見后在 ?人員調(diào)離簽單? 中簽署業(yè)務(wù)檔案移交 檢查是否符合規(guī)定的意見。 凡有未交業(yè)務(wù)檔案的， 應(yīng)補(bǔ)交相應(yīng)的業(yè)務(wù) 檔案；凡造成業(yè)務(wù)檔案喪失且無法彌補(bǔ)的，按照有關(guān)規(guī)定辦理；業(yè)務(wù) 檔案移交檢查沒有問題，或檢查出的問題全部處理完畢后，檔案管理 員方可在?人員調(diào)離簽單?中簽署業(yè)務(wù)檔案移交檢查符合規(guī)定的意見； 否那么，簽署不符合規(guī)定的意見，人力資源部不辦理調(diào)動和解聘手續(xù)。第三章業(yè)務(wù)檔案的保存第十六條 為保證業(yè)務(wù)完整性、保密性

7、和方便實用性，本公司業(yè) 務(wù)檔案統(tǒng)一存放于檔案室。第十七條正式歸檔后的各類業(yè)務(wù)檔案，由檔案室管理員進(jìn)行分 類整理，統(tǒng)一編寫案卷目錄。做到存放合理，排列有序，查找方便。案完好無損第十八條 檔案室要保持存放檔案的清潔衛(wèi)生， 做到防盜、防光、 防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等，確保各類業(yè)務(wù)檔第四章業(yè)務(wù)檔案的利用第十九條第二十條業(yè)務(wù)檔案的利用是指對業(yè)務(wù)檔案的借閱、復(fù)印和摘錄事公司內(nèi)部人員借閱業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格執(zhí)行借閱手續(xù)。檔案的借閱需填制?業(yè)務(wù)檔案借閱審批表?，經(jīng)經(jīng)理和工程負(fù)責(zé)人審 批前方可借閱。借閱責(zé)任人及部門經(jīng)理應(yīng)對所借閱檔案負(fù)完全責(zé)任包括平安性、完整性、保密性等。第二十一條 對借閱的業(yè)務(wù)檔案及本公司內(nèi)有關(guān)文件，需做到嚴(yán) 格保密，對失密、泄密并造成有損客戶利益和本公司信譽的，應(yīng)追究 當(dāng)事人的責(zé)任，并視其情節(jié)的輕重給予通報批評和經(jīng)濟(jì)處分。第二十二條對于繼續(xù)為上年客戶提供效勞的工程，永久性檔案 可在借閱使用后在檔案負(fù)責(zé)人監(jiān)督下將內(nèi)容進(jìn)行更新， 隨本期工程重 新立卷歸檔；同時注銷以前年度永久性檔案存檔記錄編號。第二十三條 本公司以外人員，如法院、檢察院等因業(yè)務(wù)工作需 要查閱公司檔案時，須經(jīng)該工程負(fù)責(zé)人所在部門的部門負(fù)責(zé)人審批， 其他咨詢類公司人員等因業(yè)務(wù)工作需要查閱事務(wù)所檔案時，須經(jīng)該項 目負(fù)責(zé)人所在部門的部門負(fù)責(zé)人審批后，由有關(guān)部門代