招采部部門職責(zé)與工作流程

1、招采部部門職責(zé)及工作流程一、總貝IJ1.1 目的和意義(1)為了促進(jìn)項(xiàng)目總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、合理控制工程成本、優(yōu)化資源 配置，特制定本工作職責(zé)及流程。(2 )通過(guò)本流程明確采購(gòu)部的內(nèi)部職責(zé)和范圍，以求提高工作效率。1.2 適用范圍(1 )本流程適用的項(xiàng)目管理階段是：從“獲得土地使用權(quán)益”起，到 “工程竣工決算完成”止，項(xiàng)目的全過(guò)程管理。(2 )管理范圍：公司所有開發(fā)項(xiàng)目所涉及的工程招標(biāo)、工程服務(wù)招 標(biāo)(工程監(jiān)理、工程檢測(cè)、工程咨詢等)、工程物資(材料、設(shè)備、設(shè)施) 的采購(gòu)、工程造價(jià)管理與成本控制。1.3 工作內(nèi)容1.3.1 計(jì)劃管理工作按照需求部門要求，編制招標(biāo)采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃，并納入“項(xiàng)目總控進(jìn)度計(jì)

2、 劃”范疇。132招標(biāo)、采購(gòu)及合同管理工作(1 )組織進(jìn)行資格審查，負(fù)責(zé)組織本地區(qū)建筑材料設(shè)備價(jià)格信息的 市場(chǎng)調(diào)研，建立、完善和維護(hù)資料信息庫(kù)；(2 )主持編制招標(biāo)文件；(3 )統(tǒng)一發(fā)布招標(biāo)信息和招標(biāo)文件發(fā)放；(4 )主持答疑會(huì)議、組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘；(5)組織對(duì)擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、 質(zhì)量、歷史工程(供應(yīng)能力)等進(jìn)行考察，依據(jù)項(xiàng)目公司提出招標(biāo)要求， 推薦選擇入圍投標(biāo)單位；(6 )組織和參與評(píng)標(biāo)、評(píng)審和合同談判；(7 )組織商簽合同；(8 )編制合同臺(tái)帳，建立采購(gòu)部招標(biāo)采購(gòu)檔案。1.3.3工程造價(jià)管理及成本控制工作(1 )負(fù)責(zé)工程方案的造價(jià)對(duì)比分析；(2 )負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)變更、

3、簽證的造價(jià)管理；(3 )負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的預(yù)算、結(jié)算工作；(4 )編制付款臺(tái)帳，并定期與財(cái)務(wù)核對(duì)。二、工作職責(zé)2.1招標(biāo)、采購(gòu)及合同管理(1 )按照需求部門提供的工程實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃和需求部門的招標(biāo)要求， 主持編制招標(biāo)文件，組織招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)工作；(2 )發(fā)布招標(biāo)信息和招標(biāo)文件的發(fā)放；(3 )主持發(fā)標(biāo)、答疑會(huì)議，審核投標(biāo)單位資質(zhì)；(4)組織對(duì)擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、 質(zhì)量、歷史工程(供應(yīng)能力)等進(jìn)行考察，依據(jù)需求部門提出招標(biāo)要求， 推薦選擇入圍投標(biāo)單位報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；(5 )組織和參與評(píng)標(biāo)、評(píng)審；(6 )組織簽署評(píng)標(biāo)報(bào)告審批表報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，以最終確定中標(biāo) 人；(7 )組織和參

4、與合同談判，進(jìn)行合同分析和合同交底；(8 )組織和參與樣板封存；(9 )組織商簽合同和發(fā)中標(biāo)通知書；(10 )負(fù)責(zé)收集歸檔有效招標(biāo)資料；(11 )負(fù)責(zé)編制合同臺(tái)帳；(12 )組織收取和退回投標(biāo)保證金；(13 )在通用合同范本的基礎(chǔ)上規(guī)范工程合同條款；(14 )參與工程“甲供”物資的到貨驗(yàn)收工作。2.2工程造價(jià)管理(1 )項(xiàng)目成本測(cè)算，制定目標(biāo)成本；(2 )工程標(biāo)底的編制與審核，編制施工圖預(yù)算，進(jìn)行工程進(jìn)度的支 付審核，工程變更及簽證，工程結(jié)算的造價(jià)管理；(3 )參與施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)測(cè)實(shí)量工作；(4)審核工程竣工結(jié)算；(5 )建立工程造價(jià)檔案，進(jìn)行工程造價(jià)分析；(6 )編制工程款支付臺(tái)帳，并定期與財(cái)

5、務(wù)核對(duì)。三、組織機(jī)構(gòu)招采部組織機(jī)構(gòu)圖四、工作方法和程序4.1 工程招標(biāo)及合同管理4.1.1 工程招標(biāo)工作嚴(yán)格按照公司招標(biāo)管理規(guī)定(試行)執(zhí)行：(1 )根據(jù)需求部門的需求計(jì)劃，編制招標(biāo)采購(gòu)工作計(jì)劃。(2 )組建招標(biāo)小組。(3 )編制招標(biāo)文件，組織招標(biāo)文件在招標(biāo)小組中進(jìn)行會(huì)簽。(4 )組織和參與資格審查，推薦符合要求的投標(biāo)人報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。(5 )發(fā)放招標(biāo)文件，并組織收取招標(biāo)文件費(fèi)、圖紙押金以及投標(biāo)保證金。(6)組織和參與開標(biāo)、評(píng)標(biāo)及定標(biāo)。(7 )組織和參與樣板封存。(8 )組織和參與商簽合同和發(fā)中標(biāo)通知書。(9)進(jìn)行資料歸檔。(10)招標(biāo)過(guò)程中涉及的表格包括：招標(biāo)文件審批表投標(biāo)人資格預(yù)審情況匯總表

6、考察報(bào)告及考察情況會(huì)簽表評(píng)標(biāo)報(bào)告審批表(中標(biāo)候選單位推薦表)中標(biāo)通知書合同審批表(11 )需求部門和管理部應(yīng)在以下時(shí)間對(duì)下列文件資料完成簽認(rèn)(超 過(guò)以下時(shí)間未進(jìn)行書面確認(rèn)，應(yīng)視為默認(rèn)，相關(guān)資料文件自行生效)：資格審查文件：收到后48小時(shí)內(nèi)；招標(biāo)文件：收到后48小時(shí)內(nèi)；招標(biāo)答疑會(huì)會(huì)議紀(jì)要：收到后24小時(shí)內(nèi)；對(duì)投標(biāo)人考察報(bào)告：收到后24小時(shí)內(nèi)；招標(biāo)文件的補(bǔ)充通知：收到后24小時(shí)內(nèi)。(12 )由于需求部門的需求計(jì)劃提交遲于“工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表”， 而影響了工程實(shí)施，責(zé)任由需求部門自行承擔(dān)。4.1.2 合同管理工作(1 )合同談判負(fù)責(zé)起草合同，組織招標(biāo)小組成員參加合同談判。負(fù)責(zé)招標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性條款和

7、投標(biāo)人承諾在合同簽訂中的落實(shí)情況。對(duì)合同談判過(guò)程、內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，并作為合同交底的依據(jù)。(2)合同簽訂采購(gòu)部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，辦理公司內(nèi)部手續(xù)，合同正式簽訂。(3)合同管理簽訂后的正式合同原件(一式貳份)，由采購(gòu)部交管理部及財(cái)務(wù) 部保存。合同復(fù)印件業(yè)務(wù)部門存檔留用。4.2 材料、設(shè)備采購(gòu)管理4.2.1 材料、設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)管理(1 )組織確定招標(biāo)備選供應(yīng)商的范圍。(2 )編制招標(biāo)文件，會(huì)簽通過(guò)后發(fā)出招標(biāo)文件。(3 )組織和參與開標(biāo)、評(píng)標(biāo)及定標(biāo)。(4 )組織合同授予，確定供應(yīng)商并簽訂合同的同時(shí)，對(duì)供應(yīng)商提供 的產(chǎn)品樣品進(jìn)行封樣備查。封樣兩份，封樣時(shí)要由合同雙方簽字并注明合 同編號(hào)，產(chǎn)品編號(hào)。(

8、5 )對(duì)于不便于封樣的產(chǎn)品如設(shè)備等，采取由供應(yīng)商提供詳細(xì)技術(shù) 參數(shù)表、圖紙、彩頁(yè)、照片等備查。(6 )招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。422材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)管理(1 )材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)工作由采購(gòu)部組織實(shí)施。(2 )需要認(rèn)價(jià)的材料、設(shè)備由需求部門提出認(rèn)價(jià)申請(qǐng)，報(bào)需求部門 部長(zhǎng)及招采部部長(zhǎng)簽字認(rèn)可后進(jìn)入認(rèn)價(jià)程序。認(rèn)價(jià)申請(qǐng)中包含：材料設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、時(shí)間要求 及主體承包方推薦的合格供應(yīng)商詳細(xì)聯(lián)系方式。(3 )招采部負(fù)責(zé)進(jìn)行材料、設(shè)備供應(yīng)商(含主體承包單位推薦的供 應(yīng)商)的初選工作；對(duì)工程關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)時(shí)，采 購(gòu)部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同討論研究后確定；如需要考

9、察，由 采購(gòu)部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同參與，進(jìn)行實(shí)地考察。(4 )原則上材料、設(shè)備的認(rèn)價(jià)需要貨比三家，需要提供三家以上供 貨信息資料。原則上材料、設(shè)備的價(jià)格滿足兩家以上供應(yīng)商可以采購(gòu)到。(5 )招采部接到認(rèn)價(jià)申請(qǐng)后要在后附'工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表”中規(guī) 定的時(shí)間內(nèi)認(rèn)價(jià)完畢。(6 )招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。(7 )材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)工作的成果以工作聯(lián)系單的形式統(tǒng)一呈現(xiàn)，統(tǒng) 一參照后附頁(yè)格式，統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一管理，需要簽批的部門分別為：主體 承包方、招采部、設(shè)計(jì)部及工程部。423材料、設(shè)備詢價(jià)采購(gòu)管理(1 )材料、設(shè)備詢價(jià)采購(gòu)工作由招采部組織實(shí)施。(2)工程需要詢價(jià)采購(gòu)的材料、設(shè)

10、備由需求部門提出詢價(jià)采購(gòu)申請(qǐng)， 報(bào)需求部門部長(zhǎng)及招采部部長(zhǎng)簽字認(rèn)可后進(jìn)入詢價(jià)采購(gòu)程序。詢價(jià)采購(gòu)申請(qǐng)中包含：材料設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、時(shí)間要求。(3 )招采部負(fù)責(zé)進(jìn)行材料、設(shè)備供應(yīng)商(含主體承包單位推薦的供 應(yīng)商)的初選工作；對(duì)工程關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的材料、設(shè)備詢價(jià)采購(gòu)時(shí)， 招采部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同討論研究后確定；如需要考察， 由招采部組織工程部、設(shè)計(jì)部共同參與，進(jìn)行實(shí)地考察。(4 )原則上材料設(shè)備的詢價(jià)采購(gòu)需要貨比三家。(5 )招采部接到詢價(jià)采購(gòu)申請(qǐng)后要在后附'工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表” 中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂采購(gòu)合同，確保材料、設(shè)備及時(shí)進(jìn)場(chǎng)，保證工程進(jìn)度交 o(6 )

11、招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。4.3 工程造價(jià)管理4.3.1 工程標(biāo)底審核4.3.2 )工程標(biāo)底的編制工程標(biāo)底的編制方式公司根據(jù)工程情況、招標(biāo)要求和招標(biāo)文件確定等, 工程標(biāo)底預(yù)算的編制的組織與實(shí)施由招采部完成。4.3.3 )工程標(biāo)底的審核招采部負(fù)責(zé)工程標(biāo)底預(yù)算的審核。招采部根據(jù)招標(biāo)進(jìn)度，安排工程標(biāo) 底預(yù)算的編制。在正式招標(biāo)前根據(jù)工程規(guī)模、安排預(yù)算工程師及相關(guān)人員 對(duì)標(biāo)底進(jìn)行分析審核，嚴(yán)格做好保密工作。4.3.4 )工程標(biāo)底成果歸檔招采部對(duì)工程標(biāo)底的成果文件進(jìn)行整理存檔保管；對(duì)借閱實(shí)行嚴(yán)格的 登記制度，避免成果文件丟失。4.3.5 工程進(jìn)度款的支付審核（1）對(duì)工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料審核工程進(jìn)度款

12、申請(qǐng)資料必須有自審合格，經(jīng)監(jiān)理單位、甲方工程部 簽字（并蓋章）完備的支付證書。所有工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料必須附有相應(yīng)的預(yù)算書支持，預(yù)算書要 有詳細(xì)的編制說(shuō)明、計(jì)算底稿（圖形算量、手算底稿等），否則視為申請(qǐng) 付款手續(xù)不全不予審核。工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有合同復(fù)印件（加蓋紅章）。（4）變更簽證工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有變更簽證原件（或復(fù)印件加 蓋紅章）。工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有水電費(fèi)及甲供材料清單，附當(dāng)期進(jìn)度 款扣除說(shuō)明。工程形象進(jìn)度說(shuō)明（三方認(rèn)可）。（2 ）合格工程量、工程進(jìn)度款數(shù)量的審核：嚴(yán)格按照合同約定的工程款支付方式進(jìn)行合格工程量審核。根據(jù)合同約定、工程實(shí)際進(jìn)度、進(jìn)行造價(jià)審核，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)最 終

13、審核。根據(jù)合同約定的工程款支付方式對(duì)變更工程進(jìn)行工程量、變更工 程費(fèi)用審核。4.3.6 工程變更工程量、工程費(fèi)用審核（1 ）對(duì)工程變更資料審核及工程現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)：工程變更、簽證資料必須有自審合格，經(jīng)監(jiān)理單位、甲方簽字 （并蓋章）完備的變更單。工程變更、簽證單描述需清晰，變更部位（軸線、尺寸）準(zhǔn)確，否則不予核算。有較大工程變更，需求部門應(yīng)報(bào)計(jì)劃到招采部，由招采部對(duì)工程 變更進(jìn)行造價(jià)分析對(duì)比，對(duì)變更方案提出意見(jiàn)建議。較大隱蔽工程變更，招采部工作人員到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)收。承包人、其他部門應(yīng)給招采部工作人員現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)、核實(shí)、測(cè)量提 供便利。所有工程變更、簽證資料必須附有相應(yīng)的預(yù)算書，預(yù)算書要有詳 細(xì)的編制說(shuō)明、計(jì)算底

14、稿(圖形算量、手算底稿等)。工程變更、簽證導(dǎo)致相關(guān)工程量減少的需附有說(shuō)明，否則增加工 程量不予核對(duì)。(2)合格變更、簽證單工程量、工程費(fèi)用的審核：嚴(yán)格按照河南省建設(shè)工程工程量清單綜合單價(jià)(2008 )及 河南省建設(shè)工程工程量清單綜合單價(jià)綜合解釋(2008 )工程量計(jì)算規(guī) 則進(jìn)行審核。根據(jù)合同約定、工程實(shí)際進(jìn)度、進(jìn)行審核，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)最終審 核。4.3.7 竣工結(jié)算審核(1 )工程竣工驗(yàn)收合格，公司取得竣工驗(yàn)收備案表、工程保修 書、工程使用說(shuō)明書和完整的竣工資料后開始進(jìn)入竣工結(jié)算程序。(2 )工程竣工結(jié)算開始前，招采部要針對(duì)工程合同執(zhí)行情況、施工 過(guò)程情況編制結(jié)算計(jì)劃。結(jié)算計(jì)劃要明確結(jié)算范圍、結(jié)

15、算時(shí)間進(jìn)度、合同 不明確內(nèi)容、變更簽證月結(jié)匯總、施工單位提供結(jié)算的時(shí)間、提供完整資 料的時(shí)間、特殊問(wèn)題的處理。（3 ）結(jié)算前收集完整的結(jié)算資料、結(jié)算編制依據(jù)包括以下資料原件：工程施工合同工程施工補(bǔ)充協(xié)議招標(biāo)文件投標(biāo)文件圖紙會(huì)審紀(jì)要工程技術(shù)核定單工程變更單工程簽證單工作聯(lián)系單工程會(huì)議紀(jì)要施工組織設(shè)計(jì)施工方案發(fā)包方供應(yīng)材料情況一覽表（包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量（含項(xiàng)目 部數(shù)量和匯總數(shù)量,、單價(jià)、合價(jià)）發(fā)包方定廠定價(jià)材料、設(shè)備一覽表（包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、 單價(jià)、合價(jià)）4.3.8 造價(jià)管理流程1 /2工程標(biāo)底審核流程工程進(jìn)度款支付審核流程施工單位自審合格1 /2簽證審核流程圖施工單位自審合格變更審核流

16、程圖需求部門出具變更審批單竣工結(jié)算審核流程圖施工單位自審合格4.4 考察工作考察包括市場(chǎng)的廣泛考察和對(duì)供方的針對(duì)性考察，對(duì)市場(chǎng)的廣泛考察 屬于招采部?jī)?nèi)部工作。對(duì)供方的針對(duì)性考察要求如下：(1)對(duì)供方的針對(duì)性考察工作主要指，對(duì)投標(biāo)人情況的考察，對(duì)材料、設(shè)備和設(shè)施供應(yīng)商或經(jīng)銷商的考察。(2 )此類考察由招采部組織，招標(biāo)小組人員(需求部門、管理部門、 招采部門)及專業(yè)工程師參加。(3 )考察人員應(yīng)對(duì)被考察單位的情況獨(dú)立寫出評(píng)價(jià)意見(jiàn)，招采部匯 總后以定性或定量方式出具總體評(píng)價(jià)結(jié)果并會(huì)簽。五、工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表為了保證招標(biāo)采購(gòu)工作的工作質(zhì)量，使招標(biāo)采購(gòu)工作有條不紊地開展，確保招標(biāo) 采購(gòu)工作的科學(xué)、公

17、正、公平，各方面工作準(zhǔn)確到位。工程、物資采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)等 工作必須有足夠的招標(biāo)工作時(shí)間(包括準(zhǔn)備時(shí)間、招標(biāo)時(shí)間、合同談判時(shí)間、簽約時(shí) 間等)O因此，需求部門提出的招標(biāo)采購(gòu)工作計(jì)劃應(yīng)在下列工作時(shí)間前提出：序號(hào)類別工作時(shí)間 (天)備注工程類招標(biāo)1.“工作時(shí)間”是從明確招標(biāo)要 求和明確采購(gòu)要求之日起，不 含需求部門只提出采購(gòu)意向但 需要采購(gòu)部配合調(diào)查、詢價(jià)或 提供相應(yīng)樣品、參數(shù)等才能完1多層建筑402高層建筑503裝飾裝修工程504地質(zhì)勘探工程205樁基工程306基坑支護(hù)工程30善明確招標(biāo)或采購(gòu)要求而所需 的時(shí)間。2.招標(biāo)要求和采購(gòu)要求如產(chǎn)生 實(shí)質(zhì)性變化（如招標(biāo)范圍、招 標(biāo)方式、結(jié)構(gòu)形式、品種、規(guī)

18、格等變化），“工作時(shí)間”應(yīng)自 實(shí)質(zhì)性變化明確后重新計(jì)算。7場(chǎng)區(qū)內(nèi)道路及污水工程308供配電工程309路燈工程3010智能化工程3011消防工程3012空調(diào)工程3013配套工程2014景觀工程40工程物質(zhì)類1大型設(shè)備902材料403半成品、成品504門窗60服務(wù)類25六、常用工作表格招標(biāo)文件審批表項(xiàng)目名稱編號(hào)項(xiàng)目類別工程施工口材料設(shè)備口工程服務(wù)營(yíng)銷策劃 其它采購(gòu)方式招標(biāo)口商簽1 /2主要內(nèi)容小組意見(jiàn)成員簽名：保留意見(jiàn)：總經(jīng)理 批準(zhǔn)備注及附件資格審查表（通用格式）項(xiàng)目名稱投標(biāo)人企業(yè)性質(zhì)法人代表控股單位企業(yè)性質(zhì)法人代表投標(biāo)人地址聯(lián)系人聯(lián)系電話資質(zhì)狀況實(shí)地考查記錄基本狀況（人 員、占地、 廠房等）財(cái)務(wù)

19、狀況研發(fā)和技術(shù)工藝、設(shè)備 和產(chǎn)能產(chǎn)品性能和質(zhì)量產(chǎn)品市場(chǎng)狀況產(chǎn)品服務(wù)狀況評(píng)價(jià)和結(jié)論審查人員簽名：資格審查表（工程單位）項(xiàng)目名稱投標(biāo)人企業(yè)性質(zhì)法定代表人控股單位企業(yè)性質(zhì)法定代表人投標(biāo)人地址聯(lián)系人聯(lián)系電話資質(zhì)狀況營(yíng)業(yè)執(zhí)照資質(zhì)證書其他實(shí)地考查記錄基本狀況（人 員、辦公場(chǎng)地 等）財(cái)務(wù)狀況設(shè)備狀況近年來(lái)主要工 程狀況目前在建工程 狀況本項(xiàng)目擬定負(fù) 責(zé)人和技術(shù)人 員狀況資格審查評(píng)價(jià)和結(jié)論審查人員簽名：招標(biāo)/商簽預(yù)審入圍審批表項(xiàng)目名稱編號(hào)項(xiàng)目類別工程施工口材料設(shè)備 口工程服務(wù)營(yíng)銷策劃其它采購(gòu)方式招標(biāo) 口商簽入圍單位名單小組意見(jiàn)成員簽名：保留意見(jiàn)：總經(jīng)理 批準(zhǔn)備注及附件定標(biāo)審批表項(xiàng)目名稱編號(hào)項(xiàng)目類別營(yíng)銷策劃 口規(guī)劃設(shè)計(jì) 口工程建設(shè)工程采購(gòu)口其它采購(gòu)方式招標(biāo) 商 簽評(píng)審情況綜述綜合評(píng)分排序評(píng)審擬定結(jié)果中標(biāo)人/商簽供應(yīng)商：中標(biāo)候選人/商簽備選供應(yīng)商：小組意見(jiàn)成員簽名：保留意見(jiàn)：批準(zhǔn)（總經(jīng)理）備注及附件中標(biāo)通知書非常感謝貴公司對(duì)我公司 項(xiàng)目