采購控制管理程序

1、大連華億電力電器有限公司 采購控制管理程序1 目的本程序旨在建立對本公司有關采購的過程控制辦法，以期以合理的價格，適當?shù)臅r間、適當?shù)臄?shù)量、適當?shù)馁|量、適當?shù)牡攸c向公司提供符合規(guī)定要求的物料和服務，以滿足生產(chǎn)需要，達到公司經(jīng)營目標。2 范圍本程序適用于公司所需的采購產(chǎn)品的采購過程控制，包括：采購目標的制定、采購控制流程、采購方式的選擇；采購文件的編制與審批；供方的調查與選定，考核與管理；價格管理；物料驗證和代用管理；合同、訂單管理，等。3 職責3.1 生產(chǎn)部物控負責物料需求計劃的編制控制及組織本公司內配套材料的供應。3.2 采購部負責物料采購計劃的編制和實施。3.3 研發(fā)質量部負責采購物料的認定

2、和技術支持。3.4 采購部、研發(fā)質量部共同負責對供方配套能力的考評。 4 活動內容4.1 采購目標4.1.1 選擇優(yōu)良的供方確保供應資源安全、穩(wěn)定及競爭優(yōu)勢，及時供應生產(chǎn)所需的物料及獲得優(yōu)質、高效的服務。4.1.2 確保采購物料的質量。4.1.3 不斷提高采購物料的性價比。4.1.4 不斷提高采購工作效率及人員的工作質量，嚴格控制合同風險。4.1.5 防止采購工作異常情況的發(fā)生，針對異常情況迅速妥當?shù)靥幚怼?.2 采購過程控制流程4.2.1 訂單、定期采購過程控制流程詳見附錄A 。4.2.2 零星采購過程控制流程詳見附錄B。4.2.3 固定資產(chǎn)采購過程控制流程詳見附錄C。4.3 采購方式采購人

3、員應根據(jù)物料使用狀況，用量大小，采購頻率，市場供需狀況，交易習慣及價格質量穩(wěn)定等因素，選擇下列最有利的采購方式，辦理采購業(yè)務。4.3.1 一般采購根據(jù)生產(chǎn)工程部/業(yè)務部的物料/成品需求計劃“確認計劃及請購報表”和相關采購政策，編排物料采購計劃進行例行訂貨。4.3.2 定期采購針對交貨期較長或穩(wěn)定使用的大宗物料，采購部應事先選定合適的供方，議定一段時間的供應價格，交易條件及分批交貨時間，辦理采購業(yè)務。4.3.3 零星采購a) 針對生產(chǎn)工程部的“樣品索樣單”及“新品物料請購單”所需物料的采購。b) 針對市場部、人事行政部審批的零星“物料請購單”所需物料的采購。c) 針對公司領導審批的委托采購單所需

4、生產(chǎn)材料的采購。4.3.4 固定資產(chǎn)采購 根據(jù)公司各部門提出的“儀器/設備請購單”進行的采購。4.4 采購審批4.4.1 “確認計劃及請購報表”由生產(chǎn)工程（業(yè)務部）提出，生產(chǎn)工程部（業(yè)務部）負責人審核并報總經(jīng)理審批。4.4.2 “樣品索樣單”、“新品物料請購單”由生產(chǎn)工程部負責人審核。4.4.3 零星“物料請購單”其使用部門負責人審核，報總經(jīng)理審批。4.4.4 訂單審批權限：a) 單個合同（訂單）采購金額超過人民幣壹仟元的，由采購部負責人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。b) 固定資產(chǎn)部份由采購部負責人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。4.5 供方的調查與選定4.5.1 為保證物料的質量和確保料源，生產(chǎn)部和采購部應對經(jīng)常采購

5、的物料，評定其供方的設備規(guī)模、生產(chǎn)能力、質保能力，建立供方檔案。4.5.2 供方選擇原則：a) 具有營業(yè)執(zhí)照，一般納稅人認定；b) 質量、價格、交貨及服務等條件良好；c) 原則上優(yōu)先選用具有ISO9000質保體系、產(chǎn)能符合配套要求、新品開發(fā)能力強及財務體系健全的供方；d) 商譽良好。4.5.3 供方的選定a) 采購部應廣采商源或接受推薦的供方。b) 認定合格的供方的物料，且其質量體系評定合格，進入合格供方手冊，作為批量采購的對象。c) 供方提供的物料出現(xiàn)質量異常，應于指定期限內回復改善，如無法達到者，采購部有權取消其合格供方的資格。d) 應供方的要求，認定部門可向其提供質保方面的指導。4.6

6、采購工作的實施4.6.1 由生產(chǎn)工程部、人事行政部、市場部各單位在各自授權責任范圍內根據(jù)生產(chǎn)、業(yè)務等需要，向采購部提出采購需求，包括需要采購物料的項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等。4.6.2 采購部根據(jù)采購需求，編制采購計劃，明確采購信息，訂立采購合同（訂單），其內容包括：確定的供方、所采購物料的項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、運輸方式、驗收標準等。4.6.3 采購人員應在采購合同（訂單）審批后，開始采購工作。在生產(chǎn)急需等特殊情況下，可在合格供方范圍內緊急組織進貨應急使用，然后補簽采購合同（訂單）。4.6.4 若屬分批交貨者，采購員應于采購合同（訂單）上分別寫明交貨數(shù)量及交貨日期、交貨地點。4.6.

7、5 采購人員于訂購作業(yè)完成后，因特殊事項變更者，應及時以函、電方式與供方商洽談變更訂貨行為，必要時由對方書面確認。4.6.6 物料到貨后，采購員把采購單給倉庫管理員核對入庫數(shù)量、驗證情況，符合要求后采購員方可辦理付款手續(xù)。4.7 交貨期管理4.7.1 供方交貨的依據(jù)為雙方簽訂的合同（訂單），供方應按合同（訂單）的交貨期如期交貨。4.7.2 交貨期的跟蹤與控制a) 為確保供方如期交貨，采購人員應根據(jù)未結（未交貨、在途等）訂單的記錄，進行跟蹤、控制和平衡。b) 采購部應對供方的交貨準確度進行考核。c) 當供方無法按合同（訂單）的交貨期如期交貨，采購員應及時將信息反饋給相關控制單位。4.7.3 交貨

8、期變更a) 本公司因業(yè)務需要，變更交貨日期，需與供方聯(lián)絡處理。b) 供方無故違反合同（訂單）的交貨期規(guī)定，超過目標時間二周的，本公司有權取消合同（訂單）。 c) 不可抗力造成合同（訂單）無法全部或部份履行的，應在事故過去二周內相應照會對方并視具體情況變更或取消合同（訂單）。4.8 價格管理4.8.1 詢價的選擇，原則上以獲得本公司合格供方資格者優(yōu)先。4.8.2 每一種物料，原則上需有三家以上的供方報價。4.8.3 采購人員就供方的報價單加以分析整理后，依照本公司價格控制流程和審批權限，呈報審批。4.8.4 采購部應根據(jù)供方報價及市場狀況進行議價、比價，選擇最佳的訂貨對象和時機。4.9 物料驗證

9、和代用管理4.9.1 物料檢驗如經(jīng)進貨檢驗判為不合格批的物料，需辦理代用的，由采購部填寫“物料超差代用申請表”，送生產(chǎn)部審批，獲準后才進一步投入使用或加工。4.9.2 因生產(chǎn)急需或貨源短缺問題，需用其他規(guī)格的物料進行代用，由采購部或生產(chǎn)部填寫“物料更換代用申請表”，向工程部獲準后方可采購或使用。4.10 進貨異常的處理 列入合格供方手冊的供方應建立密切的工作關系與聯(lián)絡渠道，如買賣雙方對出現(xiàn)異常的采購物料有處理或認同的差異時，由生產(chǎn)工程部會同采購部處理。4.10.1 進貨缺料時，工廠倉庫應保存好原始證據(jù)（短缺物料所在的箱號、生產(chǎn)批次號等查證資料）并在收貨單上記錄收貨差異情況，采購部應立即進行核對

10、，并通知供方盡快補齊。4.10.2 采購物料存在質量異常時，由研發(fā)質量部或采購部向供方反饋。必要時跟蹤檢查供方的糾正措施及效果。4.10.4 因物料本身的質量缺陷，造成本公司聲譽和經(jīng)濟損失的，按簽定的有關質量索賠協(xié)議處理。4.11 采購文件的控制4.11.1 圖紙及采購規(guī)范a) 負責物料認定和采購的部門其文件管理應建立檔案。 b） 研發(fā)質量部負責認定報告的分發(fā)及變更控制，而供方由采購部通知。4.11.2 訂單管理a) 訂單編制應包括物料名稱、型號規(guī)格、企業(yè)編號、廠家、單價、數(shù)量、交貨期、質量標準、驗收標準、包裝方式、運輸方式、付款條件等完整的交易條件和規(guī)范準確的描述。若注明驗收標準的，進貨將按

11、技術協(xié)議或物料認定報告或雙方認可的規(guī)格書驗收。b) 采購訂單一式五聯(lián)，其中兩聯(lián)按授權原則審批簽定后生效，供需雙方各保存一份原稿。一聯(lián)分送財務部。c) 訂單或采購合同正本在采購部保存，保存期三年。4.12 合格供方手冊的管理4.12.1 合格供方手冊其主要內容應包括：物料的企業(yè)名稱、地址、材料類別、評定依據(jù)。采購過程控制流程圖附錄A制定生產(chǎn)計劃 生產(chǎn)/業(yè)務部物料需求計劃 生產(chǎn)部/業(yè)務部確認計劃及請購報表編制采購計劃 采購部詢價、比價 采購部NO價格異動否？報價審批YESNOYES決定采購方式 采購部電腦記錄更改采購政策、需求緊急度分配訂購量 采購部供方配套能力及等級編 制 訂 單 采購部采購合同或采購訂單業(yè)務部經(jīng)理總經(jīng)理訂單審批YESOK？NO發(fā) 出 訂 單 采購員YES讓步接收否？退、換貨NO交貨動態(tài)管理 采購員理 貨 工廠倉庫庫檢驗合格否？NOYES重檢重收YES合格?NO入 庫結 束審 批 控制部門零星采購過程控制流程圖附錄BNO合格提 出 申 請 使用部門物料請購單YESNOYES確 定 供 方 采 購 部編 制 訂 單 采 購 部訂單審批生產(chǎn)工程/業(yè)務部總經(jīng)理YESYESO K入 庫 倉庫NO價格合理？替 代NO收 貨 交 驗 倉庫發(fā) 出 訂 單 采購員不合格退貨供 方檢 驗報 審 表詢價、比價 采 購 部供應商核對規(guī)格 固定資產(chǎn)采購過程控制流程圖附錄C年度經(jīng)營