質量管理體系文件編寫培訓

1、.文件編寫培訓文件編寫培訓.幾個問題幾個問題v如果你是一名新員工，上班第一天就要你開如果你是一名新員工，上班第一天就要你開始工作，你能夠做到嗎？始工作，你能夠做到嗎？v如果你是一位公園中負責草坪管理的員工，如果你是一位公園中負責草坪管理的員工，如果發(fā)現(xiàn)草坪經(jīng)常被人踐踏而造成了破壞，如果發(fā)現(xiàn)草坪經(jīng)常被人踐踏而造成了破壞，你會如何處理？你會如何處理？.質質 量量 管管 理理 體體 系系v什么是質量管理體系？什么是質量管理體系？與建立和實現(xiàn)質量方針和質量與建立和實現(xiàn)質量方針和質量目標有關的管理體系的一部分目標有關的管理體系的一部分.質量體系內(nèi)容質量體系內(nèi)容v為實現(xiàn)方針和目標為實現(xiàn)方針和目標 必需具備

2、必需具備組織結構（基礎）組織結構（基礎）資源資源 （條件）（條件） 過程（手段）過程（手段）程序（方法）程序（方法）.ISO9001標準要求標準要求v質量體系應形成文件質量體系應形成文件.質量體系文件的作用質量體系文件的作用v滿足顧客要求和質量改進滿足顧客要求和質量改進v提供適宜的培訓提供適宜的培訓v重復性和追溯性重復性和追溯性v提供客觀證據(jù)提供客觀證據(jù)v評價質量體系有效性和適宜性評價質量體系有效性和適宜性v質量改進的支持質量改進的支持v動態(tài)增值活動動態(tài)增值活動v形成文件不是目的形成文件不是目的.文件和培訓文件和培訓v文件的詳細程度與技能及培訓程文件的詳細程度與技能及培訓程度相適應度相適應.體

3、系文件的結構 手冊 程序文件程序文件 作業(yè)指導書作業(yè)指導書 表格.體系文件的結構 手冊 程序文件程序文件 程序程序 作業(yè)指導書作業(yè)指導書 規(guī)規(guī)范范 標準標準 規(guī)程規(guī)程 表格.體系文件的結構體系文件的結構vA質量手冊質量手冊闡明一個組織的質量方針，并描述其闡明一個組織的質量方針，并描述其質量體系的文件質量體系的文件包括：方針包括：方針/目標、組織結構、職責、目標、組織結構、職責、管理原則管理原則 引用程序引用程序.體系文件的結構體系文件的結構v程序文件程序文件（支持質量手冊）（支持質量手冊）描述某項活動的途徑及方法的文件描述某項活動的途徑及方法的文件 包括：包括：v各部門依據(jù)各部門依據(jù)ISO90

4、01標準要求制訂的程序標準要求制訂的程序v根據(jù)對過程的分析需要制定的程序（如關鍵根據(jù)對過程的分析需要制定的程序（如關鍵 薄弱環(huán)節(jié)）薄弱環(huán)節(jié)） .體系文件結構體系文件結構v作業(yè)指導書作業(yè)指導書（支持程序文件）（支持程序文件）針對對某一作業(yè)具體操作過程、方法、針對對某一作業(yè)具體操作過程、方法、標準或要求的描述。標準或要求的描述。過程作業(yè)指導書過程作業(yè)指導書 設備維護作業(yè)指導書設備維護作業(yè)指導書 監(jiān)視測量類作業(yè)指導書監(jiān)視測量類作業(yè)指導書 任職資格及培訓要求任職資格及培訓要求 職位說明書職位說明書.體系文件結構體系文件結構v表格和記錄表格和記錄（支持程序或作業(yè)指導書）（支持程序或作業(yè)指導書）體系運行過

5、程中使用的各種記錄體系運行過程中使用的各種記錄表格及形成的記錄。表格及形成的記錄。包括包括ISO9001要求的記錄要求的記錄 如：文如：文件控制記錄件控制記錄 內(nèi)部審核記錄內(nèi)部審核記錄 培訓培訓記錄記錄與產(chǎn)品直接有關的記錄與產(chǎn)品直接有關的記錄.體系文件結構體系文件結構v質量計劃質量計劃針對特定的產(chǎn)品、服務、合同針對特定的產(chǎn)品、服務、合同或項目，規(guī)定專門的質量措施，或項目，規(guī)定專門的質量措施，資源和活動順序的文件資源和活動順序的文件。.我們部門需要寫哪些文件？我們部門需要寫哪些文件？v部門的部門的 職能活動和目標有哪些？職能活動和目標有哪些？v如何完成職能活動及實現(xiàn)目標是否復雜？如何完成職能活動

6、及實現(xiàn)目標是否復雜？v這些活動是否組成一個完整的流程？并需要這些活動是否組成一個完整的流程？并需要形成流程圖？形成流程圖？v如果沒有文件規(guī)定新員工是否能夠操作？如果沒有文件規(guī)定新員工是否能夠操作？v活動和方法本身是否有問題，并通過文件規(guī)活動和方法本身是否有問題，并通過文件規(guī)范和改進？范和改進？v其他部門是否也會有同樣的規(guī)定要求？其他部門是否也會有同樣的規(guī)定要求？v是否需要與其他部門協(xié)調(diào)？是否需要與其他部門協(xié)調(diào)？.部門通常有的文件部門通常有的文件v表格表格v職位說明書（職位說明書（WI）v業(yè)務操作類作業(yè)指導書（含流程圖）業(yè)務操作類作業(yè)指導書（含流程圖）v管理類作業(yè)指導書（含流程圖）管理類作業(yè)指導

7、書（含流程圖）v相關程序（含流程圖）相關程序（含流程圖）.文件編寫文件編寫v質量手冊質量手冊v程序文件程序文件v作業(yè)指導書作業(yè)指導書v表格（質量記錄）表格（質量記錄）v質量計劃質量計劃.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v定義定義v什么是質量手冊？什么是質量手冊？v闡明一個組織的質量方針，并描述闡明一個組織的質量方針，并描述其質量體系的文件。其質量體系的文件。.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v質量手冊通常至少應包括：質量手冊通常至少應包括：質量方針質量方針影響質量管理、執(zhí)行、驗證或評審工影響質量管理、執(zhí)行、驗證或評審工作的人員職責、權限和相互關系作的人員職責、權限和相互關系質量體系程序和說明質量體系程

8、序和說明.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v格式格式v沒有統(tǒng)一的要求沒有統(tǒng)一的要求.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v構成和內(nèi)容構成和內(nèi)容v封面封面v公司名稱地址公司名稱地址v批準批準.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v生效日期生效日期v版號版號v受控號受控號v受控文件標識受控文件標識v目錄部分目錄部分v概述部分概述部分.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v前言前言v企業(yè)概況企業(yè)概況v手冊的控制手冊的控制v正文部分正文部分v質量方針質量方針v質量體系要素描述質量體系要素描述v編寫實例編寫實例.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v質量手冊質量手冊v封面封面v公司名稱地址公司名稱地址v批準批準v生效日期生效日期v版號版號

9、.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v受控號受控號v受控文件標識受控文件標識v質量方針質量方針v引言引言v公司概況公司概況v質量手冊描述質量手冊描述v發(fā)放控制發(fā)放控制.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v編寫要領編寫要領v質量手冊正文部分章節(jié)的描述質量手冊正文部分章節(jié)的描述v概述（總體原則）概述（總體原則）v職責（簡要描述工作職責）職責（簡要描述工作職責）v根據(jù)標準各要素要求分段落描述具體原則根據(jù)標準各要素要求分段落描述具體原則v支持性程序文件支持性程序文件v例：例：.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v編寫要求編寫要求v明確原則性要求明確原則性要求v不要描述具體的做法不要描述具體的做法v描述描述“WHAT”而

10、不是而不是“HOW”v例：例：.質量手冊的編寫質量手冊的編寫v質量手冊的編寫質量手冊的編寫v格式不變格式不變v內(nèi)容安排大致不變內(nèi)容安排大致不變v增加修改記錄頁增加修改記錄頁v章節(jié)描述內(nèi)容章節(jié)描述內(nèi)容v原則不變，部分描述進行修改原則不變，部分描述進行修改.程序文件編寫程序文件編寫v定義定義v什么是程序文件什么是程序文件v為完成某項活動所規(guī)定的方法為完成某項活動所規(guī)定的方法v是質量手冊的支持性文件是質量手冊的支持性文件.程序文件編寫程序文件編寫v格式格式v程序文件的格式程序文件的格式v封面封面v組織的標志名稱組織的標志名稱.程序文件的編寫程序文件的編寫v文件編號文件編號v版號版號v修改狀態(tài)修改狀態(tài)

11、v擬制、批準簽字，生效日期擬制、批準簽字，生效日期v受控標識，發(fā)放號受控標識，發(fā)放號v例：例：.程序文件編寫程序文件編寫v格式格式v正文正文v眉頭欄目眉頭欄目v程序內(nèi)容程序內(nèi)容v例例.程序文件編寫程序文件編寫v形式形式v程序文件的形式程序文件的形式v文字敘述文字敘述v例：例：v流程圖流程圖v例：例：v二者結合二者結合.程序文件編寫程序文件編寫v編寫內(nèi)容編寫內(nèi)容v文字敘述程序文字敘述程序v目的和適用范圍（目的和適用范圍（WHY）.程序文件編寫程序文件編寫v說明為什么開展該項活動說明為什么開展該項活動v活動涉及哪些部門的哪方面工作活動涉及哪些部門的哪方面工作v職責（職責（WHO）v實施部門、實施人

12、員的責任和權限實施部門、實施人員的責任和權限.程序文件編寫程序文件編寫v相關文件相關文件v與該程序有關聯(lián)的其他文件與該程序有關聯(lián)的其他文件.程序文件編寫程序文件編寫v編寫內(nèi)容編寫內(nèi)容v工作程序工作程序v按活動順序列出開展該項活動的細按活動順序列出開展該項活動的細節(jié)（方法節(jié)（方法 記錄）記錄）.程序文件編寫程序文件編寫v規(guī)定做什么（規(guī)定做什么（WHAT）v由誰做（由誰做（WHO）v何時做（何時做（WHEN）v在何地做（在何地做（WHERE）v如何做（如何做（HOW）.程序文件編寫程序文件編寫v考慮服務的有關特性考慮服務的有關特性v采用的材料、設備等采用的材料、設備等v如何控制如何控制v應填寫的記

13、錄應填寫的記錄v支持文件（程序、作業(yè)指導書）支持文件（程序、作業(yè)指導書）v應注意的例外特殊情況應注意的例外特殊情況.程序文件編寫程序文件編寫v編寫內(nèi)容編寫內(nèi)容v流程圖程序流程圖程序.程序文件編寫程序文件編寫v目的和適用范圍（目的和適用范圍（WHY）說明為什么開展該項活動說明為什么開展該項活動活動涉及哪些部門的工作活動涉及哪些部門的工作v職責（職責（WHO）哪個部門或崗位完成相應的工作哪個部門或崗位完成相應的工作.程序文件編寫程序文件編寫v工作程序工作程序按工作流程畫出流程圖按工作流程畫出流程圖每一活動對應相應的責任部門每一活動對應相應的責任部門/崗位崗位每一活動的方法步驟每一活動的方法步驟需要

14、填寫的記錄！需要填寫的記錄！相關文件和記錄！相關文件和記錄！程序中提及的相關或引用的文件（采用書引號）程序中提及的相關或引用的文件（采用書引號）.流程圖的編制方法和要求流程圖的編制方法和要求.程序文件編寫程序文件編寫v編寫內(nèi)容編寫內(nèi)容v敘述和流程圖兩者合一敘述和流程圖兩者合一v以敘述為主，將流程圖附后，流程以敘述為主，將流程圖附后，流程圖可簡化圖可簡化.程序文件編寫程序文件編寫v基本要求基本要求 符合性符合性v邏輯性邏輯性v協(xié)調(diào)性協(xié)調(diào)性v可操作性可操作性v接口性接口性v實用性實用性v適用性適用性v針對性針對性.要求v職責和權限是否明確v文件的可操作可檢查性避免有關、相關、關鍵時、經(jīng)常等的詞語不

15、能采用形容詞（認真、嚴格、立即報告）v相關文件及記錄是否明確v文件/流程部門與顧客及相關方的覆蓋性（上級、國家）v審核發(fā)現(xiàn)不合格或不符如何處理.ISO9001與程序文件的內(nèi)容編排與程序文件的內(nèi)容編排v公司總流程（主流程）公司總流程（主流程）v按活動要求展開程序文件按活動要求展開程序文件v按部門工作流程展開程序文件按部門工作流程展開程序文件v支持性業(yè)務流程支持性業(yè)務流程.程序文件編寫程序文件編寫v編寫步驟編寫步驟v程序文件清單程序文件清單v編寫導則編寫導則v編寫計劃編寫計劃.程序文件編寫程序文件編寫v實施編寫實施編寫v審核修訂審核修訂v討論定稿討論定稿v發(fā)布生效發(fā)布生效.例例.作業(yè)指導書編寫作業(yè)

16、指導書編寫v定義定義v什么是作業(yè)指導書？什么是作業(yè)指導書？v為保證過程質量而訂的程序為保證過程質量而訂的程序v支持程序文件支持程序文件.作業(yè)指導書編寫作業(yè)指導書編寫v基本要求基本要求v內(nèi)容應滿足內(nèi)容應滿足5W1H原則原則v考慮服務有關的特性考慮服務有關的特性v格式不拘一格格式不拘一格.作業(yè)指導書編寫作業(yè)指導書編寫v典型的作業(yè)指導書應包括：典型的作業(yè)指導書應包括：v文件名稱文件名稱v文件編號文件編號v生效日期生效日期v批準簽字批準簽字v修改狀態(tài)修改狀態(tài)v正文內(nèi)容正文內(nèi)容.作業(yè)指導書編寫作業(yè)指導書編寫v案例案例.表格的設計表格的設計v表格的基本要求表格的基本要求v有效完整有效完整v便于使用便于使用v名稱名稱v表格識別號和修改狀態(tài)表格識別號和修改狀態(tài).表格的設計表格的設計v日期欄日期欄v編號欄編號欄v簽字欄簽字欄v記錄內(nèi)容欄記錄內(nèi)容欄v規(guī)范化規(guī)范化.質量記錄表格要求質量記錄表格要求v設計詳細，具有指導意義設計詳細，具有指導意義v與文件要求結合與文件要求結合v盡可能反映程序文件要求盡可能反映程序文件要求v方便使用者填寫方便