建設(shè)公司文件控制程序(WORD12頁)

1、文件控制程序1范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的控制。記錄的控制按記錄控制程序。2目的對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件予以有效控制，確保各相關(guān)場所、工作人員都能及時得到并使用有 效文件，防止使用作廢文件。3定義本程序采用GB/T19000-2000 idt ISO 9000: 2000質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)給出的定義。4職責(zé)4.1 文件實行分級（公司、分公司（廠）、工程處、項目經(jīng)理部）分系統(tǒng)（技術(shù)、質(zhì)量、工程、企管、 經(jīng)營等）管理的原則。公司、分公司（廠）、工程處、項目經(jīng)理部相關(guān)部門按照分工分別負(fù)責(zé)本部門所 管文件的控制。4.2 公司質(zhì)量部門負(fù)責(zé)組織公司質(zhì)量管理手冊、程序文件的編制、發(fā)布、修訂等

2、綜合管理工作；公司 企業(yè)策劃部門負(fù)責(zé)組織公司管理標(biāo)準(zhǔn)的編制、發(fā)布、修訂等綜合管理工作。4.3 公司辦公室負(fù)責(zé)公司與質(zhì)量有關(guān)的行政文件的管理工作。4.4 公司檔案館、分公司（廠）檔案室各自負(fù)責(zé)公司和本單位竣工技術(shù)資料歸檔的管理工作。4.5 各級技術(shù)部門負(fù)責(zé)各自所管質(zhì)量計劃、作業(yè)指導(dǎo)書、圖紙、設(shè)計變更等綜合管理工作。4.6 分公司（廠）、工程處、項目經(jīng)理部辦公室負(fù)責(zé)公司管理標(biāo)準(zhǔn)在本單位的收發(fā)及本單位行政文件 的管理工作。4.7 公司、分公司（廠）、項目經(jīng)理部各級職能部門分別負(fù)責(zé)各自轄區(qū)內(nèi)有關(guān)文件的編制、修訂等綜 合管理工作。5工作程序1.1 文件的分類、范圍、標(biāo)識1.1.1 文件的分類a ）按文件

3、來源分：內(nèi)部文件、外來文件。b ）按文件性質(zhì)分：質(zhì)量管理手冊、程序文件、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)類文件、產(chǎn)品質(zhì)量類文件、經(jīng)營類文件、行政類文件等。c ） 按文件載體分：紙張性文件、非紙張性文件（包括電子文件、照片、 音像文件、樣品等）。1.1.2 本程序所管文件一般包括：a ）質(zhì)量管理手冊（包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)）；b）部門或基層單位形成文件的質(zhì)量目標(biāo)；c）質(zhì)量管理職責(zé)；d）程序文件；e）與工程（產(chǎn)品）質(zhì)量有關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)；f ）施工技術(shù)類文件，如施工組織設(shè)計、質(zhì)量計劃、施工技術(shù)措施、工藝卡、工藝評定報告、圖樣、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、施工及驗收規(guī)范、質(zhì)量驗評標(biāo)準(zhǔn)等；g ）經(jīng)營類文件；h）施工生產(chǎn)類文件；i ）與質(zhì)量有

4、關(guān)的法律、法規(guī)；j ）其它有關(guān)文件。1.1.3 文件標(biāo)識1.1.3.1 需受控的文件由文件編制部門或主管部門給出專用名稱或受控順序號，需要時還應(yīng)有唯一性文件編號?！笆芸亍北举|(zhì)量管理手冊，由質(zhì)量部門在其封面上加蓋“受控”章，并填寫受控順序號。1.1.3.2 需要時受控文件應(yīng)編受控順序號，文件的受控順序號由文件發(fā)放部門填寫，編號自“1”起，依順序用不易掉色的黑色或藍(lán)黑色鋼筆標(biāo)注在封面的左上角。1.2 文件的編制和審批由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)所管文件的編制。文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)以保證文件是充分和適宜的。文件應(yīng)保持清晰，易于識別。a ）質(zhì)量管理手冊、程序文件由公司管理者代表組織相關(guān)部門編寫。質(zhì)量管理手冊由管

5、理者代表審核，公司經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由主管部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)；b ）公司管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的編制與審批執(zhí)行公司標(biāo)準(zhǔn)化管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；c ） 技術(shù)方案、作業(yè)指導(dǎo)書等工藝文件由項目經(jīng)理部（廠） 技術(shù)部門組織編寫，并由項目經(jīng)理部（廠）安排審核和/ 或批準(zhǔn)；d ）其它文件由有關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)編制并提交審批。1.3 文件的發(fā)放、接收、管理1.3.1 文件的發(fā)放、接收、管理按照分工分別由公司、分公司（廠）、項目經(jīng)理部有關(guān)部門負(fù)責(zé)，保證在使用處工作人員及時得到有效版本。文件發(fā)放部門應(yīng)使用“受控文件清單”（表 C4.1-3 ）登記受控文件。受控文件發(fā)放范圍由主管部門負(fù)責(zé)人確定，受控文件發(fā)放部門應(yīng)使用

6、“受控文件發(fā)放登記表”（表 C4.1-1 ） 進(jìn)行登記，收文單位或部門在收到受控文件后應(yīng)使用 “受控文件收文登記表”（表 C4.1-2 ）進(jìn)行收文登記。1.3.2 文件使用人應(yīng)對文件加以妥善保管，防止污損、遺失。若出現(xiàn)污損、遺失，則由當(dāng)事人提出申請，本部門及文件主管部門負(fù)責(zé)人同意后，核準(zhǔn)補發(fā)。1.3.3 受控文件使用完畢或當(dāng)受控文件使用人離開本組織或調(diào)到與質(zhì)量無關(guān)的崗位時，使用的文件由其部門文件管理人員負(fù)責(zé)收回。按規(guī)定自行失效不需收回的文件不再收回。1.3.4 受控文件確需復(fù)制時，應(yīng)由該受控文件的主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制的文件按受控文件進(jìn)行發(fā)放和控制。1.4 文件的評審、更新與更改1.4.1

7、當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時，文件管理部門應(yīng)組織對文件進(jìn)行評審以確定是否需要進(jìn)行更新。a ）機構(gòu)變動；b ）國家有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)修訂；c ）產(chǎn)品或工作流程發(fā)生變化；d ）有需要時。1.4.2 文件的更改和批準(zhǔn)應(yīng)按原編制、審核、 批準(zhǔn)程序由原編制部門進(jìn)行，若由其它部門負(fù)責(zé)更改時應(yīng)獲批準(zhǔn)并獲得相關(guān)的背景資料。1.4.3 文件的更改和修訂狀態(tài)應(yīng)采用“文件更改通知單”（表 C4.1-4 ）或修訂一覽表的形式進(jìn)行識別。 文件 持有人應(yīng)在規(guī)定時間按要求對原文件進(jìn)行更改。1.5 文件的作廢1.5.1 受控文件作廢時，由文件主管部門負(fù)責(zé)按原文件發(fā)放范圍及時收回，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀處理。作廢的文件應(yīng)在“受

8、控文件發(fā)放登記表”備注欄中予以記錄。文件銷毀應(yīng)填寫“文件銷毀單”（表 C4.1-5 ）。對于使用期限已到而自行失效又不會造成誤用和失密的文件可不收回。1.5.2 若失效的受控文件不便統(tǒng)一回收，文件發(fā)放部門可委托分公司（廠）、項目經(jīng)理部相關(guān)部門將本單位范圍內(nèi)的文件回收銷毀，并將銷毀單報送受控文件主管部門備案。1.5.3 文件合訂本中的失效文件，應(yīng)在目錄及失效文件的首頁蓋“作廢”章進(jìn)行標(biāo)識。應(yīng)蓋 “作廢”1.5.4 管理部門保留的任何作廢的受控文件（不包括使用期限已到而自行失效的文件）， 章進(jìn)行標(biāo)識。1.6 外來文件的控制外來文件應(yīng)由主管部門識別其適用性及版本的有效性，明確發(fā)放范圍，以確保文件能到

9、達(dá)使用部門或人員手中。1.6.1 屬于上級機關(guān)下發(fā)的文件，由公司辦公室負(fù)責(zé)登記、分類和處理。1.6.2 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范類文件，由各級技術(shù)部門審核其是否屬于有效文本，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)管理。1.6.3 屬于顧客或相關(guān)方提供的文件，由文件接受或使用部門負(fù)責(zé)管理。1.6.4 標(biāo)書、合同類文件由各級經(jīng)營部門負(fù)責(zé)管理。1.6.5 法規(guī)類文件由各管理部門負(fù)責(zé)管理。1.6.6 外來文件的發(fā)放、接收、使用按5.3 的規(guī)定執(zhí)行。1.7 非紙張性文件的控制5 7 1 電子文件、膠片文件、音像文件等非紙張性文件由產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)檢查確定文件的正確性、完整性，并負(fù)責(zé)管理。非紙張性文件應(yīng)有備份，并儲存在適宜的環(huán)境條件下以防損壞

10、。6 7 2 各單位、 各部門分別負(fù)責(zé)各自電子文件的傳輸及管理，公司級文件由公司辦公室負(fù)責(zé)傳輸和管理。各單位、各部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)對傳輸來的電子文件按時查閱、下載、備份、傳送領(lǐng)導(dǎo)閱示、分發(fā)處理等管理， 屬于受控文件的使用 “受控文件收文登記表”（表 C4.1-2 ） 、 “受控文件發(fā)放登記表”（表 C4.1-1 ）進(jìn)行登記。電子文件的編制單位應(yīng)有適宜的備份文件，以防原電子文件的丟失和破壞。非紙張性文件的發(fā)放、接收、管理等其它事項按5.3條的規(guī)定執(zhí)行。5.8 文件的歸檔5.8.1 行政文件分別由公司各級辦公室按規(guī)定時間移交給公司或本單位檔案館（室），并填寫檔案移交單（表C4.1- 6 ）。5.8.

11、2 各級管理部門負(fù)責(zé)各自所管文件的存檔與保管。5.8.3 工程項目竣工資料的整理和歸檔按記錄控制程序（Q/CNPC-YGSC4.2）5.5 的規(guī)定。5.9 文件的保管及借閱5.9.1 文件的保管及借閱按公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。5.9.2 公司檔案館歸檔文件的保管期限按公司檔案館的規(guī)定，各部門所管文件的保管期限由各部門規(guī)定并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。證實質(zhì)量管理體系運行情況的文件（質(zhì)量記錄）保管期限不少于3 年。5.9.3 存檔文件的查閱應(yīng)填寫“檔案查（借）閱登記表”（表 C4.1-7 ）。6 相關(guān)文件6 1公司標(biāo)準(zhǔn)化管理標(biāo)準(zhǔn)6 2公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)6 3記錄控制程序7 記錄表式7 1受控文件發(fā)放登記表（表

12、C4 1-1 ）7 2受控文件收文登記表（表C4 1-2 ）7 3 受控文件清單（表C4 1-3 ）7 4 文件更改通知單（表C4 1-4 ）7 5文件銷毀單（表C4 1-5 ）7 6檔案移交單（表C4 1-6 ）7 7 檔案查（借）閱登記表（表C4 1-7 ）附錄A（規(guī)范性附錄）受控文件發(fā)放登記表表C4.11共 頁 第 頁文件名稱文件編號文件類別發(fā)文控制范圍序號受控號收文單位（崗位）領(lǐng)取人日期備注發(fā)文人:發(fā)文批準(zhǔn)人:5附錄B（規(guī)范性附錄）受控文件收文登記表表 C4.1 2序號文件名稱文件編號來義部門日期受控編P處理結(jié)果（歸檔或轉(zhuǎn)發(fā)）收文人備注附錄C（規(guī)范性附錄）受控文件清單表 C4.1 3序號文件名稱文件編號發(fā)放時間版次修改狀態(tài)受控編P備注#附錄D（規(guī)范性附錄）質(zhì)量體系文件更改通知單更改文件名稱更改文件編號更改文件版別更改狀態(tài)更改生效日期更改內(nèi)容：更改人：審核人：批準(zhǔn)人：日期：日期：日期：表 C4.14編號:備注：請文件使用人按照本通知單對文件進(jìn)行更改，并將本通知單粘貼在文件后面?zhèn)洳?。附錄E（規(guī)范性附錄）文件銷毀單表 C4.1 5類文件名稱文件編號受控