KA管理部費(fèi)用申請及核銷管理辦法

1、2010 年 KA 系統(tǒng)促銷費(fèi)用申請和核銷管理辦法為了完善 KA 系統(tǒng)操作，規(guī)范和管控 KA 系統(tǒng)促銷費(fèi)用， KA 管理部根據(jù)公司要求制定KA 系統(tǒng)促銷費(fèi)用申請和核銷管理辦法。請上海浙江江蘇經(jīng)理主任主管嚴(yán)格執(zhí)行，此管理辦法從2010 年 4 月 1 日開始生效。KA系統(tǒng)促銷申請和核銷辦法第一部分促銷費(fèi)用申請審批辦法：（一）目的：規(guī)范重點(diǎn) KA系統(tǒng)促銷費(fèi)用申報(bào)和審批流程，監(jiān)管和控制全國KA 系統(tǒng)的費(fèi)用投入產(chǎn)出比，發(fā)揮和提升KA系統(tǒng)管理的職能。（二） KA系統(tǒng)的界定：1）以公司現(xiàn)有直營和非直營KA系統(tǒng)為主；2 ）以跨省市為代表性重點(diǎn)大型KA系統(tǒng)；3 ）以區(qū)域?yàn)榇硇灾攸c(diǎn)大型KA系統(tǒng)；連鎖通路：華潤

2、蘇果、上海家得利、上海華聯(lián)、上海聯(lián)華、寧波三江、浙江聯(lián)華華商等。賣場通路：易初蓮花、世紀(jì)聯(lián)華、華聯(lián)吉買盛、樂購、浙江好又多、大潤發(fā)、歐尚、浙江華潤萬家等。（三） KA系統(tǒng)促銷費(fèi)用分類：1、 KA系統(tǒng)費(fèi)用的界定（以下字母編碼為營管部內(nèi)部入賬代碼）1）商超費(fèi)用名稱：TM：條碼費(fèi)、進(jìn)場費(fèi)、品牌費(fèi)；TC：特陳費(fèi)、如地堆、端架、專柜、掛網(wǎng)、異型貨架等；第1頁共12頁TJ：特價費(fèi)、捆綁費(fèi)、驚爆價（含庫存處理）；DM：海報(bào)費(fèi)、郵刊費(fèi)；2）退貨費(fèi)用 TH：破包、破損、脹氣類產(chǎn)品退回或處理的費(fèi)用；3）其它類費(fèi)用 QT：店招、包柱廣告、寄包柜廣告、臨時促銷費(fèi)、場地費(fèi)、免品物料費(fèi)、臨促人員工資、商超臨促管理費(fèi)、客情

3、費(fèi)等；（四） KA系統(tǒng)促銷費(fèi)用承擔(dān)方式：1、公司直營 KA系統(tǒng)所產(chǎn)生的促銷費(fèi)用由公司承擔(dān)；2、經(jīng)銷商操作的重點(diǎn)KA系統(tǒng)所產(chǎn)生費(fèi)用， 公司承擔(dān)的費(fèi)用最高不得超過活動總費(fèi)用的70%，促銷費(fèi)用承擔(dān)方式：新品進(jìn)場費(fèi)用1）公司統(tǒng)一按 70%比例承擔(dān)費(fèi)用；（局部區(qū)域除外）；2 ）費(fèi)用計(jì)算方法：A、單品條碼費(fèi)×條碼數(shù)×70%=我司承擔(dān)費(fèi)用；B 、包干進(jìn)場費(fèi)× 70%=我司承擔(dān)費(fèi)。特陳費(fèi)用1）公司在做特陳活動時，以做特陳形象為目的的商超特陳費(fèi)用。經(jīng)銷商在沒有特價活動配合拉動的情況下，公司按 70%比例承擔(dān)特陳費(fèi)用；經(jīng)銷商有特價活動配合拉動時，且經(jīng)銷商特價單品利潤率在10%以上的，

4、公司可以承擔(dān) 80%的特陳費(fèi)用；經(jīng)銷商有特價活動配合拉動時，且經(jīng)銷商特價單品利潤率在10%以下的，公司可以承擔(dān) 100%的特陳費(fèi)用；2 ）公司在特定時間內(nèi)（節(jié)假日，店慶期，開業(yè)期等）或其它時期，以提升銷量第2頁共12頁和拉動品牌為目的的商超特陳費(fèi)用。特陳活動必須與KA系統(tǒng)銷量掛鉤， 同時必須與特價活動配合拉動。 （現(xiàn)要求此類 KA系統(tǒng)特陳費(fèi)用核銷時，必須提供KA系統(tǒng)銷量明細(xì)。）特陳活動是由公司、 經(jīng)銷商、KA系統(tǒng)三方共同操作， 并達(dá)成預(yù)期銷量目標(biāo)。經(jīng)銷商所提報(bào)的商超銷量必須屬實(shí)，由我司人員嚴(yán)格監(jiān)控。3 ）費(fèi)用計(jì)算方法：特陳單月費(fèi)用×月×我司承擔(dān)比例=我司承擔(dān)費(fèi)用； KA 系

5、統(tǒng)特價費(fèi)用（捆綁費(fèi)用）1 ）特價活動時，如與特陳活動配合拉動時，可按以上特陳費(fèi)用核銷要求執(zhí)行；2 ）只做單一特價活動，無特陳活動拉動時，分常規(guī)特價和驚爆價兩種形式，公司按申請比例承擔(dān)費(fèi)用。 （以出廠價為基數(shù)核算）3 ）驚爆價活動時，讓利幅度是由公司和經(jīng)銷商共同分擔(dān)，同時也必須要求商超提供免費(fèi)資源（如特陳、 DM海報(bào)）。4 ）商超特價、捆綁單位費(fèi)用不得超過其供貨價的 15%；對于特殊情況需超過 15%的，經(jīng)銷商或活動執(zhí)行商超必須提供免費(fèi)資源支持（如堆頭、端架、 DM海報(bào)等），但活動力度總體不得超過 20%；5 ）費(fèi)用計(jì)算方法：特價銷售數(shù)量×特價率×我司承擔(dān)比例=我司承擔(dān)費(fèi)用。

6、 KA 系統(tǒng) DM海報(bào)費(fèi)用1 ）DM海報(bào)活動，基本上跟特價活動同時進(jìn)行， 我司二者只承擔(dān)其一，或按比例承擔(dān)： 經(jīng)銷商在扣除單品特價讓利后， 還有正常的利潤空間時， 由經(jīng)銷商另行承擔(dān) 20%的 DM費(fèi)用，公司只承擔(dān) 80% 的 DM費(fèi)用； 經(jīng)銷商在扣除單品特價讓利后，沒有正常的利潤空間時，公司承擔(dān)100%第3頁共12頁的 DM費(fèi)用。2 ）費(fèi)用計(jì)算方法：DM 海報(bào)費(fèi)用×我司承擔(dān)比例=我司承擔(dān)費(fèi)用。庫存處理費(fèi)用1 ）貨齡在 35 個月的允許按 20%的促銷力度處理，公司承擔(dān)處理費(fèi)用的 70%（扣除前期給予的促銷政策） ；2 ）貨齡在 5 個月 7 個月的允許按 30%的促銷力度處理， 公司

7、承擔(dān)處理費(fèi)用的 60%（扣除前期給予的促銷政策） ；3 ）貨齡在 7 個月以上的產(chǎn)品， 允許按 50%的促銷力度處理， 公司承擔(dān)處理費(fèi)用的50%（扣除前期給予的促銷政策） 。4 ）費(fèi)用計(jì)算方法：A、庫存處理總額×申請費(fèi)率×我司承擔(dān)比例原促銷總費(fèi)用=我司承擔(dān)費(fèi)用；B 、過期產(chǎn)品處理公司一律不承擔(dān)費(fèi)用。其它費(fèi)用1 ）店招、包柱廣告、寄包柜廣告費(fèi)用，以當(dāng)?shù)貜V告制作公司實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用為準(zhǔn)；2 ）臨時促銷費(fèi)、場地費(fèi)、免品物料費(fèi)、臨促人員工資、商超臨促管理費(fèi)等，我司以實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用為準(zhǔn)。以上兩項(xiàng)費(fèi)用核銷公司按比例承擔(dān)。（五） KA系統(tǒng)促銷費(fèi)用申請流程：為了提升 KA系統(tǒng)的促銷和執(zhí)行效率

8、，加強(qiáng)各系統(tǒng)的促銷管理。按照各系統(tǒng)的促銷檔期表，以季度進(jìn)行規(guī)劃促銷計(jì)劃及費(fèi)用投入比；請規(guī)劃 KA系統(tǒng)促銷各級負(fù)責(zé)人根據(jù)促銷計(jì)劃必須提前45 天進(jìn)行申第4頁共12頁請；KA系統(tǒng)的促銷申請按照整個系統(tǒng)或門店必須單獨(dú)進(jìn)行申請；（1）、促銷費(fèi)用申請流程；1）各市場按照公司指定KA 系統(tǒng)（門店）費(fèi)用申請需在每月8 日前將 KA系統(tǒng)（門店）后兩個月促銷申請方案進(jìn)行提報(bào)，計(jì)劃并匯總管轄范圍內(nèi)KA系統(tǒng)的費(fèi)用投入比（見附表月度執(zhí)行手冊 ）。月度執(zhí)行手冊申報(bào)審批流程：1 ） KA系統(tǒng)總部促銷申請流程KA專員協(xié)助對口系統(tǒng)責(zé)任人提報(bào)月度執(zhí)行手冊跨區(qū)域門店出現(xiàn)問題直接找 KA 專員和當(dāng)?shù)亟?jīng)理共同協(xié)調(diào)由省區(qū)經(jīng)理進(jìn)提報(bào) K

9、A管理提報(bào)營管部部初審總經(jīng)理終批行初審審核重新制定不同意不同意不同意同意由各區(qū)域門店通知 KA 管理部由由KA專員和系責(zé)任人負(fù)責(zé)執(zhí)發(fā)文通知各分公統(tǒng)責(zé)任人與采行司辦事處購進(jìn)行確定2）省區(qū)提報(bào) KA系統(tǒng)門店促銷申請流程由門店責(zé)任由省區(qū)經(jīng)理人提報(bào)月度執(zhí)行手冊進(jìn)行審核重新制定在執(zhí)行出現(xiàn)問題直接找分公司辦事處經(jīng)理處理區(qū)域 KA專員進(jìn)行協(xié)助提報(bào)區(qū)域 KA由區(qū)域 KA專提報(bào)營管部專員進(jìn)行評員提報(bào) KA管估不同意理部初審審核不同意不同意不同意總經(jīng)理終批同意第5頁共12頁區(qū)域 KA 專員由門店責(zé)人按簽呈報(bào)備 KA 管同意由門店責(zé)任人與采負(fù)責(zé)追蹤落照申請執(zhí)行方理部備案購/ 課長 / 主管進(jìn)行實(shí)洽談確定（2）、特批

10、促銷費(fèi)用：1）是指各區(qū)域市場根據(jù)市場的特殊性或競品的促銷力度，調(diào)整我司的促銷政策，使費(fèi)用比大于月度執(zhí)行手冊的計(jì)劃費(fèi)用比，從而需要特批的促銷費(fèi)用個案。2）特批促銷費(fèi)用 KA系統(tǒng)申報(bào)審批流程；省區(qū)根據(jù)市場和由區(qū)域 KA專由區(qū)域 KA專提報(bào)營管部競品情況提報(bào) KA員提報(bào) KA管系統(tǒng)特批個案員進(jìn)行評估理部初審審核不同意重新制定不同意不同意在執(zhí)行出現(xiàn)問題直接找分公司辦事處不同意總經(jīng)理終批經(jīng)理處理 KA專員進(jìn)行協(xié)助同意區(qū)域 KA 專員由分公司辦事處簽呈報(bào)備 KA 管由分公司辦事處業(yè)業(yè)務(wù)人員按照申同意負(fù)責(zé)追蹤落務(wù)人員與采購 / 課長實(shí)請執(zhí)行方案理部備案/ 主管進(jìn)行洽談（六）各項(xiàng)促銷費(fèi)用要求：1、促銷費(fèi)用審批

11、時間要求；財(cái)務(wù)部在收到審核結(jié)束的費(fèi)用后，3 個工作日內(nèi)掛帳；各分公司 / 辦事處每月按規(guī)定時間制定KA系統(tǒng)月度銷售執(zhí)行手冊并在28號上報(bào)至所屬營銷管理部對口文員； 執(zhí)行手冊外個案適時提報(bào)； 促銷費(fèi)用執(zhí)行結(jié)束后， KA商超在一個月內(nèi)提報(bào)報(bào)帳資料，如遇特殊情況需要延期提報(bào)的必須在一個月內(nèi)提出書面申請。第6頁共12頁總部 KA人員收到 KA系統(tǒng)月度執(zhí)行手冊后 2 個工作日內(nèi)完成審核；營銷管理部在收到 KA系統(tǒng)月度執(zhí)行手冊后 3 個工作日內(nèi)完成審核；2、月度促銷活動提報(bào)規(guī)定：為了促使 KA系統(tǒng)月度銷售執(zhí)行手冊 、促銷個案和緊急促銷個案得以順利執(zhí)行，各分公司、辦事處業(yè)務(wù)人員必須與經(jīng)銷商或 KA系統(tǒng)進(jìn)行事

12、先溝通，確?；顒臃桨傅玫娇蛻粲行Т_認(rèn)后進(jìn)行提報(bào)；每月必須提報(bào) KA 系統(tǒng)月度銷售執(zhí)行手冊統(tǒng)一的模板進(jìn)行上報(bào)。每月 8 號前由各分公司、辦事處提報(bào)到各省區(qū)經(jīng)理處匯總后， 提交營銷管理部審批，總經(jīng)理終批；根據(jù) KA系統(tǒng)月度銷售執(zhí)行手冊規(guī)劃提報(bào)的個案，由營銷管理部終批；市場如有突發(fā)事件發(fā)生， 各分公司 / 辦事處根據(jù)當(dāng)?shù)赝话l(fā)情況， 實(shí)時制定緊急促銷個案上報(bào)， 但每個省區(qū)每月的緊急促銷個案不得超過3 個，特殊情況的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；由于 KA系統(tǒng)新品上市的不均勻（產(chǎn)品、上市時間） ，可以采取個案的形式申報(bào)；3、促銷活動的執(zhí)行與監(jiān)控：各區(qū)域在執(zhí)行過程中因客觀原因的影響, 如有對提報(bào)的KA系統(tǒng)月度銷售執(zhí)行手

13、冊、促銷個案、緊急促銷個案的促銷活動方式等內(nèi)容需要變更的，必須提前三天，出具書面說明，并按更改的內(nèi)容附上新的促銷活動變更申請表。單筆促銷活動內(nèi)容變更，但未超出預(yù)算規(guī)定及承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)的，必須上報(bào)營銷管理部審核批準(zhǔn)并備案后執(zhí)行；單筆超出促銷費(fèi)用預(yù)算規(guī)定及承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)的促銷費(fèi)用，必須報(bào)營銷管理部審核營銷總經(jīng)理批準(zhǔn)，營銷管理部備案后執(zhí)行。經(jīng)銷商或銷售人員操作 KA系統(tǒng)提供的促銷活動地址或聯(lián)系方式有誤， 造成市場督察無法準(zhǔn)確核查、促銷方式私自變異的，營銷管理部將按不屬實(shí)處理。第7頁共12頁第二部分促銷費(fèi)用核銷辦法：（一）目的：為使公司 KA系統(tǒng)促銷推廣活動在實(shí)施過程中更加規(guī)范、明確，達(dá)到預(yù)期實(shí)施效果，特制定本辦

14、法。（二） KA系統(tǒng)核報(bào)費(fèi)用界定：1）分公司 / 辦事處負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)銷商操作或公司直營各KA 系統(tǒng)進(jìn)行促銷活動的申請、執(zhí)行控制和費(fèi)用資料上報(bào)；2）總部 KA人員負(fù)責(zé)全國各系統(tǒng)的銷售、費(fèi)用投入?yún)R總進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)問題并提出整改措施；3）營銷管理部負(fù)責(zé)促銷申請中各項(xiàng)需求的協(xié)調(diào)解決；并負(fù)責(zé)促銷申請中費(fèi)用額度、促銷方式審核和促銷費(fèi)用稽核。4 ）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)促銷費(fèi)用核報(bào)和掛賬；5）促銷費(fèi)用的核銷報(bào)賬要求：要求每個 KA系統(tǒng)（門店）活動檔期結(jié)束后，六天內(nèi)上交結(jié)案報(bào)告。品嘗活動及其它推廣活動需提交的結(jié)案憑證有：已批復(fù)申請表，活動期間銷量的結(jié)案報(bào)告，活動確認(rèn)函，現(xiàn)場照片，場地費(fèi)用發(fā)票及物料采購發(fā)票，需外聘臨時人員的

15、需增加： A、人員相關(guān)資料證明和身份證復(fù)印件， B、人員費(fèi)用發(fā)票及工資收條（人員費(fèi)用發(fā)票主要是指：部分超市所收的人員管理費(fèi)用發(fā)票） 。形象展示（地堆，端架，陳列，專柜，包柱、掛網(wǎng)等 ) 提交的結(jié)案憑證有：已批復(fù)申請表，陳列協(xié)議或活動確認(rèn)函，實(shí)物照片，結(jié)案報(bào)告（活動第一個月的銷量），廣告制作協(xié)議原件，費(fèi)用發(fā)票；DM特價海報(bào)需要提交的結(jié)案憑證有：已批復(fù)申請表， DM宣傳冊和結(jié)案報(bào)告（在DM宣傳期間的銷量），有特陳支持提供照片， 如經(jīng)銷商操作的 KA系統(tǒng)要有商超進(jìn)貨驗(yàn)收單（簽名或蓋章） ，特價收銀小票，費(fèi)用發(fā)票；第8頁共12頁買贈活動需要提交的結(jié)案憑證有：已批復(fù)申請表，完整的電腦小票或期間的賣場蓋章

16、的銷售清單，活動確認(rèn)函，照片（陳列照片），結(jié)案報(bào)告；新品進(jìn)場需要提交的憑證有：已批復(fù)進(jìn)場申請表，進(jìn)場協(xié)議書（特殊情況另行說明），費(fèi)用發(fā)票。（如不能開發(fā)票或名稱不能開條碼費(fèi)的另行說明），經(jīng)銷商操作KA系統(tǒng)新品進(jìn)場要有零售電腦小票或商超條碼產(chǎn)品進(jìn)貨入庫驗(yàn)收單。（經(jīng)銷商出貨單無超市蓋章則無效） ；支付駐店導(dǎo)購、促銷人員工資需要憑證有：原促銷申請表，人員資料及身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式，工資簽收表（由經(jīng)銷商先墊付，也可報(bào)公司財(cái)務(wù)直接發(fā)放），月銷售統(tǒng)計(jì)表；（三） KA系統(tǒng)促銷費(fèi)用核銷流程：1、 KA直營系統(tǒng)總部促銷費(fèi)用部分報(bào)帳流程KA系統(tǒng)總部促銷結(jié)束提報(bào) KA管理后由系統(tǒng)責(zé)任人（ KA提報(bào)營管部總經(jīng)理終批部

17、評估審核專員協(xié)助）提交結(jié)案報(bào)復(fù)審告及費(fèi)用憑證重新提交不符要求不符要求不符要求同意由財(cái)務(wù)給予沖賬2、 KA直營系統(tǒng)門店促銷費(fèi)用部分報(bào)帳流程門店促銷結(jié)束后由當(dāng)?shù)赜墒^(qū)經(jīng)理由區(qū)域 KA專提報(bào) KA管理當(dāng)?shù)刎?zé)任人提交結(jié)案報(bào)告及費(fèi)用憑證進(jìn)行核批員核對評估部評估審核重新提交不符要求不符要求不符要求由財(cái)務(wù)給予沖同意總經(jīng)理終批提報(bào)營管部賬不符要求復(fù)審第9頁共12頁3、經(jīng)銷商操作 KA系統(tǒng)費(fèi)用部分報(bào)帳流程經(jīng)銷商準(zhǔn)備相分公司辦事由區(qū)域 KA專員提報(bào) KA管理處經(jīng)理結(jié)案關(guān)費(fèi)用憑證部評估審核整理核對評估不符要求不符要求不符要求不符要求由財(cái)務(wù)給予同意不符要求提報(bào)營管部沖賬總經(jīng)理終批復(fù)審（四） KA直營系統(tǒng)費(fèi)用發(fā)票核銷要

18、求：1、公司直接操作的KA系統(tǒng)部分 :（1）每次 KA系統(tǒng)開具的扣款發(fā)票，由財(cái)務(wù)在KA系統(tǒng)網(wǎng)上下載扣款明細(xì)進(jìn)行核對；如有問題對應(yīng) KA系統(tǒng)負(fù)責(zé)人要查清該筆費(fèi)用扣款原因后進(jìn)行核銷沖賬；（2）如 KA 系統(tǒng)網(wǎng)上不能在付款同時提供付款明細(xì)的，財(cái)務(wù)可將貨款計(jì)入其他應(yīng)收款，待取得付款明細(xì)后再行沖帳；（3）如某些 KA系統(tǒng)網(wǎng)上無沖賬明細(xì)的，對應(yīng) KA系統(tǒng)負(fù)責(zé)人及時對方財(cái)務(wù)人員聯(lián)系申請?zhí)峁└犊蠲骷?xì)，以便財(cái)務(wù)沖賬；（4）財(cái)務(wù)在沖賬的時候應(yīng)根據(jù)KA系統(tǒng)提供的付款明細(xì)逐筆沖賬，以保證賬目清楚，杜絕后帳沖前帳現(xiàn)象；（5）合同內(nèi)的扣款請財(cái)務(wù)人員根據(jù)合同各項(xiàng)費(fèi)用要求逐筆進(jìn)行核對沖賬，避免KA系統(tǒng)亂扣款現(xiàn)象；（6）合同外的扣款費(fèi)用，對應(yīng) KA 系統(tǒng)負(fù)責(zé)人要提供費(fèi)用申請、費(fèi)用協(xié)議及相關(guān)的憑證，交給財(cái)務(wù)人員沖賬；2、經(jīng)銷商操作的KA系統(tǒng)部分：（1）經(jīng)銷商操作的KA 系統(tǒng)新品進(jìn)場費(fèi)用核銷必須提供新品進(jìn)場申請批復(fù)件、經(jīng)銷第10頁共12頁商開據(jù)發(fā)票及 KA系統(tǒng)扣款發(fā)票復(fù)印件、 KA系統(tǒng)進(jìn)場協(xié)議、 驗(yàn)收單回執(zhí)等憑證交給財(cái)務(wù)沖賬；（2）經(jīng)銷商操作的KA 系統(tǒng)新品促銷費(fèi)用核銷必須提供促銷申請批復(fù)件、陳列（DM海報(bào)）費(fèi)用發(fā)票、促銷協(xié)議，驗(yàn)收單回執(zhí)、當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)人員的確認(rèn)單照片、檔期內(nèi)銷售數(shù)據(jù)等憑證交給財(cái)務(wù)沖賬；（3）費(fèi)用憑證手續(xù)不全一律不予核銷；2010 年讀書節(jié)活動方案一、活動目的：