合同管理辦法40308

1、合同管理辦法編制:審核:批準:潔河電廠籌建處合同管理辦法1總則1.1為規(guī)范公司合同管理工作，減少和避免合同糾紛，防范經(jīng)營風險，維護 公司的合法權(quán)益，加大合同履約率和計劃進度實施力度，使各類合同的管 理和執(zhí)行做到有序進行，根據(jù)中華人民共和國合同法和有關(guān)法律、法 規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。1.2本辦法規(guī)定了公司管轄范圍內(nèi)合同訂立、評審、簽署、履行、變更、轉(zhuǎn) 讓、解除的規(guī)則。1.3公司對合同實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分工負責的原則，專責人員管理和部門監(jiān)督 管理的原則。1.4公司對外經(jīng)濟往來中，凡價款在 2萬元及以上的都應簽訂書面合同。1.5本辦法適用于漯河電廠籌建處的合同管理工作。2合同的種類A類：

2、建設工程施工承包合同（包括勘測設計、建筑安裝工程），技 術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓合同，工程設備安裝調(diào)試合同，可研咨詢、評估監(jiān)測及科學 試驗合同，土地征遷合同，工程監(jiān)理合同，質(zhì)量監(jiān)督合同，安全監(jiān)察合同， 建筑安裝工程保險合同等。B類：工程設備、材料采購合同，非標設備加工合同，貨物倉儲保管 合同，運輸及其保險合同以及其它與其相關(guān)的合同。C類：借貸合同、財產(chǎn)保險合同。D類：行政管理、涉及后勤生活的有關(guān)辦公設備、勞動、房屋、財產(chǎn) 租賃等有關(guān)合同，教育培訓和人事管理合同。以上各類合同的補充協(xié)議均與原合同屬同類合同。3職責3.1計劃經(jīng)營部計劃經(jīng)營部為公司各類合同的歸口管理部門，負責對公司各專業(yè)管理部門的合同管理工作進

3、行規(guī)范、指導、監(jiān)督和檢查。建立和健全公司合同管理標準和合同評審程序，監(jiān)督、檢查管理制度的執(zhí)行，協(xié)調(diào)、指導相關(guān)部門的合同管理工作；組織、規(guī)劃、指導制訂公司合同范本和其他格式合同文件；負責與工程部聯(lián)合對 A類合同承包商資信的調(diào)查和跟蹤；配合工程部 對重大項目、使用關(guān)鍵技術(shù)等項目的承包商資信的調(diào)查和跟蹤。負責A類合同一般條款和商務條款的起草、 審核、談判以及評審（會 簽）。建立A類合同檔案，并對有關(guān)資料妥善保管；協(xié)同各合同主辦部門全面履行合同，處理合同糾紛和合同索賠；負責A類合同履行過程中商務事項的解釋和處理，商務及法律事務的處理以及 合同公證、鑒證。負責A類合同價款支付的審查和合同最終價款的審核。

4、負責建立A類合同管理臺帳，協(xié)同相關(guān)部門通報合同執(zhí)行進展情況。負責A類合同打印、發(fā)送、內(nèi)部分發(fā)和管理；負責登記、整理和保管 A類合同文本、臺帳，上報合同管理信息；3.2物資管理部物資管理部為公司B類合同的專業(yè)管理部門，負責公司主辦合同管理 和執(zhí)行。負責與工程部聯(lián)合對B類合同承包商資信的調(diào)查和跟蹤；配合工程部 對重大項目、使用關(guān)鍵技術(shù)等項目的承包商資信的調(diào)查和跟蹤。負責B類合同一般條款和商務條款的起草、審核、談判以及評審（會 簽）。建立B類合同檔案，并對有關(guān)資料妥善保管；負責B類合同履行過程中商務事項的解釋和處理，商務及法律事務的 處理以及合同公證、鑒證。負責B類合同價款支付的審查和合同最終價款的

5、審核。負責建立B類合同管理臺帳，協(xié)同相關(guān)部門通報合同執(zhí)行進展情況。負責B類合同打印、發(fā)送、內(nèi)部分發(fā)和管理。負責登記、整理和保管B類合同文本、臺帳，上報合同管理信息。3.3工程部、安全質(zhì)量部負責A類、B類合同的技術(shù)條款起草及協(xié)助其他合同技術(shù)條款起草。負責與計劃經(jīng)營部、物資管理部聯(lián)合對一般合同承包商資信的調(diào)查和 跟蹤；負責對承包商資質(zhì)（包括安全資質(zhì)和“體系”）的調(diào)查和跟蹤。對 于重大項目、使用關(guān)鍵技術(shù)等項目的承包商資信的調(diào)查和跟蹤作為牽頭部 門，組織相關(guān)部門進行調(diào)查等工作。負責合同技術(shù)部分、質(zhì)量、安全部分（安全、文明施工協(xié)議）的起草、 審核、談判和合同評審（會簽）。負責土地征遷合同、質(zhì)量監(jiān)督合同、

6、安全監(jiān)察合同的審核、談判和合 同評審（會簽）。負責合同執(zhí)行過程中的檢查、統(tǒng)計、驗收等管理工作；負責合同執(zhí)行 過程中的范圍、進度、質(zhì)量、安全、違約責任等技術(shù)事項的解釋和處理。負責合同款項支付的進度、數(shù)量（或工程量）質(zhì)量、安全等審核。負責安全保證金和保衛(wèi)安全文明施工統(tǒng)籌。3.4財務部財務部為公司融資、保險類合同的主辦部門，負責主辦合同的執(zhí)行。協(xié)同相關(guān)部門做好對承包商資信的調(diào)查和跟蹤。負責融資、財產(chǎn)保險合同的起草、審核、談判和合同評審（會簽）， 負責其他合同財務相關(guān)條款的審核。負責合同對方履約保證的審查和管理。負責合同款項支付的財務審查并辦理支付。3.5總經(jīng)理工作部總經(jīng)部為行政后勤相關(guān)合同的主管部門

7、，負責主管合同的執(zhí)行和管理。對合同管理負有監(jiān)督和檢查的職責。負責辦公設備、勞動、房屋、財產(chǎn)租賃等有關(guān)合同，教育培訓和人事 管理合同的起草、審核、談判和合同評審（會簽）。合同金額超過2萬元的合同計劃經(jīng)營部協(xié)助辦理。3.6監(jiān)察審計人員負責雙方合同主體、合同內(nèi)容以及訂立程序的合法性的審查和合同執(zhí) 行情況的監(jiān)督檢查。負責按國家、集團公司、華電國際和地方政府審計主管部門的規(guī)定， 對公司合同的執(zhí)行情況進行審計。4合同的訂立4.1公司是合同主體，任何職能部門一律不得以其名義對外訂立合同。4.2合同訂立前須對潛在合同當事人的資格、資信和履約能力等進行審查。合同主體具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實際相符；

8、簽訂合同的標的應符合當事人的經(jīng)營范圍，如涉及特殊行業(yè)項目應查驗相應的許可、等級、資質(zhì)證書和安全生產(chǎn)許可證書；具有相應的履約能力，支付能力。必要時應要求出具資產(chǎn)負債表、資 金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。重點考核工程經(jīng)歷、質(zhì) 量記錄、機具配備、銀行信譽等級等；重大合同施工單位應提交銀行資信證明及擔保。4.3工程合同簽訂前，合同主辦部門及技經(jīng)人員應詳細了解設計圖紙，做好概預算的審核以及招標等有關(guān)工作，努力降低工程造價，控制在工程概算 之內(nèi)。4.4工程合同文本（條款）的確定計劃經(jīng)營部、物資管理部負責編制合同文本的一般條件和商務部分；工程部等負責編制其合同文本的技術(shù)部分；所有合同均應經(jīng)總經(jīng)

9、理工作部（監(jiān)察審計人員）審核。442合同初稿協(xié)商一致起草好后應會簽各相關(guān)部門。各部門根據(jù)責任范圍進行審查，并對相應的合同條款提出修改意見，計劃經(jīng)營部、物資管理部 匯總修改后經(jīng)公司分管領(lǐng)導、總經(jīng)理批準簽訂。合同文本經(jīng)招標領(lǐng)導小組或公司主管領(lǐng)導主持評審通過后確定。4.5工程合同談判中標單位確定后，由計劃經(jīng)營部、物資管理部確定合同談判時間和地 點，并通知中標人進行簽約。合同談判由計劃經(jīng)營部、物資管理部主持，相關(guān)部門人員參加。計劃 經(jīng)營部、物資管理部負責合同商務部分的談判；工程部負責合同的技術(shù)部 分談判。設計院和公司法律顧問、監(jiān)理方等均應參加（如有）。所有參加 合同談判的人都要在合同會簽表上簽字。計劃

10、經(jīng)營部、物資管理部和財務 部審核商務條款，工程部等進行技術(shù)談判。合同簽約單位的簽約人必須是 單位的法人代表或授權(quán)委托人（持法人授權(quán)委托書）。對于依法無需招標的合同，應根據(jù)詢價比選的結(jié)果，與潛在承包方進 行充分的協(xié)商和談判。對于招標發(fā)包的合同，應依據(jù)招標文件、投標書及有效的補充文件（信 函和澄清等）與預中標人進行談判和澄清，且不能對招投標文件有實質(zhì)性 的改變。合同的名稱和條款應符合中華人民共和國合同法有關(guān)規(guī)定。合同 中的有名合同，名稱必須一致。合同條款除符合合同法的規(guī)定外，還應根 據(jù)合同的類別及具體情況增加專用條款加以說明。4.6合同的內(nèi)容可根據(jù)合同性質(zhì)具體約定， 但應包括合同編號、當事人的名

11、稱（姓名）和住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或酬金、付款方式、履行的 地點、期限和方式、違約責任、解決爭議的方式、生效與失效時間、合同 份數(shù)等條款。4.7合同均應統(tǒng)一編碼，編碼由計劃經(jīng)營部負責管理合同的編號由以下部分組成：WHHD a yyyy bbb其中：WHHD代表公司名稱縮寫:a為合同分類代碼：A代表A類合同B代表B類合同C代表C類合同D代表D類合同yyyy為合同編號時所在的年份，以阿拉伯數(shù)字加方括號表示，女旺2005 bbb為合同序號：由三位阿拉伯數(shù)字組成，合同序號代表該合同在當 年公司所有合同中的序位。如果合同有附件，其附件的序號前應加上該合同的編號。4.8合同評審（會簽）481所有合同

12、在正式簽署前均應進行評審（會簽）。其中，對未經(jīng)招標程 序的合同在簽署前應進行會議評審；對經(jīng)過招標程序的合同在簽署前應進 行會簽。合同評審（會簽）一般在一周內(nèi)完成。合同經(jīng)審核未通過的，計劃經(jīng) 營部、物資管理部和相關(guān)部門應協(xié)商提出整改意見，并與合同對方繼續(xù)進 行協(xié)商談判。4.8.3 “合同審查會簽表”，應注明合同名稱、簽約單位、費用列支、合同 金額、合同編號、簽訂時間。計劃經(jīng)營部、物資管理部主任審核簽字后， 經(jīng)工程部、財務部、總經(jīng)理工作部審查并提出修改意見后，再由公司領(lǐng)導、 總經(jīng)理審查簽字后生效。4.9合同簽署各類合同簽訂的當事人，應具有法定代表人資格或持有有效的 法定 代表人授權(quán)委托書。必要時，

13、一些重要合同在正式簽署前須上報集團公司審批或備案。4.10公司對外簽訂合同均統(tǒng)一使用合同專用章，其它印章不準代替（行政 后勤相關(guān)合同及融資合同使用公司章）。否則，財務部門有權(quán)拒絕辦理結(jié) 算手續(xù)，由此所引起的責任由有關(guān)人員承擔，并予以處罰。合同專用章由總經(jīng)部統(tǒng)一刻制、編號和頒發(fā)，并登記備案；嚴禁任 何人私自刻制、使用。合同專用章由公司授權(quán)總經(jīng)理工作部指定專人管理，合同簽署后方 可加蓋合同專用章。合同專用章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要 追究有關(guān)人員的經(jīng)濟責任和行政責任。合同簽字蓋章后應立即分發(fā)主辦和相關(guān)部門。4.11需要公證或鑒證的合同由計劃經(jīng)營部、物資管理部配合總經(jīng)理工作部

14、向有關(guān)機構(gòu)申請辦理公證或鑒證。4.12 一般合同在公司法人代表或其授權(quán)代表簽字、蓋章后及生效；含有通 知生效條款的合同，其生效應由計劃經(jīng)營部、物資管理部報公司主管領(lǐng)導 批準后書面通知對方合同生效。5合同的履行5.1合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員必須 本著“重合同、守信譽”的原則，計劃經(jīng)營部、物資管理部會同其他部門， 監(jiān)督合同切實、全面履行，并跟蹤合同履行的全過程。5.2各部門應按其職責負責監(jiān)督、檢查合同執(zhí)行情況；加強進度、安全、質(zhì) 量管理和費用控制。5.3加強合同變更管理。對涉及費用的各類變更單應送與計劃經(jīng)營部會簽。5.4合同履行中發(fā)生變更或解除，計劃經(jīng)營部、物資管

15、理部應向公司法律顧 問咨詢，提出處理意見，經(jīng)主管領(lǐng)導和公司總經(jīng)理批準后實施。必要時， 應上報集團公司批準。5.5實行合同執(zhí)行情況報告制度。各合同主辦部門應及時報告 /通報合同履 行情況。6合同款項支付6.1計劃經(jīng)營部、物資管理部負責在每月下旬提出下月合同款項的資金需求 計劃，該計劃經(jīng)公司主管領(lǐng)導和總經(jīng)理審批后，作為下月資金預算的執(zhí)行 依據(jù)。6.2承包商應根據(jù)合同規(guī)定提出支付申請， 并提供有效的商業(yè)票據(jù)；工程施 工類承包商應按規(guī)定時間提供月工作量計劃和月工作量完成情況報表。6.3公司監(jiān)造方/監(jiān)理方應對承包商提出的支付申請或計劃報表進行審查、 簽證。6.4工程部應對進度、質(zhì)量、安全等提出審核意見。

16、6.5計劃經(jīng)營部、物資管理部應依據(jù)審查、簽證和審核意見，依據(jù)合同和有 關(guān)規(guī)定，審核各類款項、費用及其支持性材料，提出付款審批申請。6.6對于合同價款的過程支付（如進度款等），項目和金額已列入當月財務 預算和資金支付計劃內(nèi)的，經(jīng)主辦和相關(guān)部門審查會簽，公司主管領(lǐng)導審 批后，由財務部執(zhí)行支付。6.7對所有合同的最終結(jié)算支付，應經(jīng)所有相關(guān)部門審核會簽、公司分管領(lǐng) 導審批、總經(jīng)理批準后財務部方可執(zhí)行支付。6.8投標商的投標保證金在中標單位合同簽訂、履約保函按合同規(guī)定提交 后，由計劃經(jīng)營部、物資管理部出具退款聯(lián)系單通知招標公司退還。6.9財務部將合同價款的實際支付情況反饋計劃經(jīng)營部、物資管理部并報告 公

17、司領(lǐng)導。7合同的變更和解除7.1在合同履行過程中碰到困難的，各單位首先應盡一切努力克服困難的， 盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要 變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。7.2對主當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業(yè)合法權(quán)益出發(fā)，從 嚴控制。7.3變更、解除合同，必須符合合同法的規(guī)定，并應在公司內(nèi)辦理有關(guān) 手續(xù)。7.4變更、解除經(jīng)濟合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、 函電、電傳等），口頭形式一律作廢。7.5變更、解除經(jīng)濟合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。7.6因變

18、更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任 的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。7.7以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一 經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴懲處。8合同爭議處理8.1當與承包商發(fā)生合同爭議應及時通知計劃經(jīng)營部、物資管理部，在主管領(lǐng)導的主持下，協(xié)同計劃經(jīng)營部、物資管理部進行調(diào)解，相關(guān)部門積極配 合。必要時，上報集團公司組織調(diào)解處理。8.2合同爭議未能調(diào)解的，由計劃經(jīng)營部、物資管理部會同公司法律顧問提 出仲裁或訴訟的意見，報主管領(lǐng)導和公司總經(jīng)理批準。8.3計劃經(jīng)營部、物資管理部負責組織參加合同仲裁或訴訟，并負責向有關(guān)領(lǐng)導報告進展情

19、況和結(jié)果。8.4爭議處理完畢，由計劃經(jīng)營部、物資管理部會同有關(guān)部門進行案例分析， 總結(jié)經(jīng)驗教訓。9合同權(quán)利義務終止9.1對于一般合同，其履約完畢便使合同失效；對重要合同，尤其是主體建 安工程施工合同，則應按以下程序進行。9.2合同終止條件和程序承包商已完成合同規(guī)定的工作，移交所有系統(tǒng)設備、文件和記錄，并 通過驗收合格。承包商書面提出結(jié)算完整和無索賠申明（含分包商），并經(jīng)公證處公 證。承包商已移交或清理剩余材料、遣散人員和臨時設施清理或復原。合同竣（完）工證書已簽發(fā)。9.3擔保期滿，合同自動失效，釋放質(zhì)保滯留金，退還履約保證。10合同檔案管理10.1各部門應負責其主辦合同的基礎臺帳的管理，并及時

20、提供信息，更新 合同臺帳。10.2合同管理人員對已生效的合同，要及時建立本公司的合同管理臺帳及 各類報表，實行分類管理，并于每年年底將合同管理臺帳及各類報表報送 上級合同管理部門備案。建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。 每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批 履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應妥 善保管。1022建立合同管理臺帳。應根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺帳 和總臺帳。其主要內(nèi)容包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標 的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應逐日填寫，做到準確、 及時、完整。10.3所有合同的正本均應移交公司檔案室保管。與合同相關(guān)的有效文件 （含圖紙、往來信函、電報、電傳、報告、批示等）應當附在合同卷內(nèi)存 檔，待合同履行完畢后，移交公司檔案室。歸檔內(nèi)容如下：合同正本，工程竣工驗收資料，設計合同包括竣工圖2套；所有相關(guān)圖紙、技術(shù)協(xié)議，設備監(jiān)造簽證；合同履行過程中形成的所有書面資料，包括傳真、文字、圖表、書 面文件、爭議解決的書面資料、合同履行完畢依據(jù)等等，主辦部門經(jīng)辦人 員應在歸檔材料上簽字、加蓋部門公章，由本部門主任審批確認后一個月 內(nèi)歸檔；10.3.4 一檔一袋，登記造冊。10.4任何掌握合同