高效工作方法

1、高效的工作方法焊裝焊裝科科黃鵬黃鵬飛飛2016.07.16工作成果業(yè)務(wù)知識業(yè)務(wù)知識*技巧技巧價值觀價值觀*行動準(zhǔn)則行動準(zhǔn)則TFTMl 問題解決方法l PDCA *日程管理l 文件的書寫方式l 專業(yè)知識l TOYOTA WAY (TFTM WAY)一般l PCl 外語l 商務(wù)禮儀l 工作態(tài)度此次講義實(shí)施的內(nèi)容1.分組討論2.PDCA計劃階段的重要性時間PDAC問題對應(yīng)*改善計劃需要較多時間按照計劃完成、不必花費(fèi)多余時間通過制作切實(shí)的P（計劃）、縮短D實(shí)施C（確認(rèn)*反思）A（處理）所需要的時間2.PDCA*重點(diǎn) 要反復(fù)思考接受的工作（問題點(diǎn)），為什么會發(fā)生。2.PDCA2.PDCA重點(diǎn)重點(diǎn)u 合理

2、的P（計劃),可以使用D、C、A有效進(jìn)行。 但是，計劃是否只停留在腦子里就可以了呢？u 計劃不只是為了自己，還是為了與自己以外的相關(guān)人員能夠一同確認(rèn)指定的書面日程，將進(jìn)展?fàn)顩r可視化非常重要u 為此理解和掌握業(yè)務(wù)日程表的制作和管理技巧是非常必要的2.PDCA管理者的作用管理者的作用u （知識時)準(zhǔn)確的對部下指示終點(diǎn)=（目標(biāo)） X：具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總方向，全部交給部下，不能達(dá)到人才的培養(yǎng)目的。u 親自確認(rèn)Plan階段是部下是否認(rèn)真考慮了工作內(nèi)容 （時而溫和、時而嚴(yán)厲） X:因?yàn)楣ぷ髅?，不仔?xì)看內(nèi)容u 通過推廣好事例，提高公司的整體能力和效率 3.匯報聯(lián)絡(luò)商談3.匯報聯(lián)絡(luò)商談3.匯報

3、聯(lián)絡(luò)商談重點(diǎn)重點(diǎn)u為在準(zhǔn)確的時間內(nèi)能夠向上司匯報1. 提前預(yù)定上司的日程2. 填寫到自己制作的日程表里 （即：日程管理）u考慮對方的狀況立場關(guān)心事項(xiàng)， 在適宜的時間匯報事宜的內(nèi)容3.匯報聯(lián)絡(luò)商談管理者管理者的使命的使命u貫徹實(shí)施日程管理（下次進(jìn)行介紹）u培養(yǎng)不下養(yǎng)成 匯報聯(lián)絡(luò)商談的習(xí)慣，通過、持續(xù)事宜的指導(dǎo)，是提高業(yè)務(wù)執(zhí)行能力的有效方法（具體）一定要改掉這種（上司在座位上，好像有時間），就去商談的不良習(xí)慣3.匯報聯(lián)絡(luò)商談u 管理的目的是？管理的目的是？4.日程管理為使包括自己的相關(guān)人員能夠把握業(yè)務(wù)進(jìn)展情況（問題、課題的視覺化）u 很好的進(jìn)行日程管理有什么好處？很好的進(jìn)行日程管理有什么好處？4.

4、日程管理本人和相關(guān)人員在實(shí)施之前對“誰”、”做什么“、”什么時候之前完成“、”如何實(shí)施“等具體情況把我清晰可以向上司提前報告業(yè)務(wù)量較大的時期使相關(guān)部門人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務(wù)上的契約關(guān)系）4.日程管理1.關(guān)于細(xì)化到詳細(xì)的“實(shí)施項(xiàng)目”的系統(tǒng)圖2.應(yīng)注意將“實(shí)施項(xiàng)目”沿時間軸（日程表的橫軸）配置的方法項(xiàng)目項(xiàng)目目的目的12345678全體日程（報告、決裁部長決裁總經(jīng)理決裁企劃公司的經(jīng)營環(huán)境聽取常務(wù)副總理意見信息收集制作文本聽取常務(wù)副總理意見Toyota Way聽取總經(jīng)理意見資料制作報告總經(jīng)理（1）（2）u通過So How(下一步應(yīng)如何進(jìn)行）的邏輯展開，將課題分解為各個具體工作u實(shí)施最后一項(xiàng)

5、工作后、一定可以達(dá)成目標(biāo)4.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖 將工作按照一定邏輯進(jìn)行劃分將工作按照一定邏輯進(jìn)行劃分 （抽象概念（抽象概念具體工作）的分解首發(fā)具體工作）的分解首發(fā)Step1：篩選出完成工作的大項(xiàng)目Step2：細(xì)分大項(xiàng)目，篩細(xì)制作出詳細(xì)的實(shí)施項(xiàng)目4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作(研修企劃）內(nèi)容企劃決定實(shí)施對象詢問有經(jīng)驗(yàn)者決定講師決定時期調(diào)查全公司活動日程調(diào)查管理層日程決定地點(diǎn)決定對象人數(shù)收集舉辦場所信息決定并預(yù)約舉辦場所So HowSo How4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作(研修企劃）內(nèi)容企劃決定實(shí)施對象詢問有經(jīng)驗(yàn)者決定講師決定時期調(diào)查全公司活動日程調(diào)查管理層

6、日程決定地點(diǎn)決定對象人數(shù)收集舉辦場所信息決定并預(yù)約舉辦場所內(nèi)容企劃 決定實(shí) 詢問有施對象 經(jīng)驗(yàn)者時期決定 調(diào)查全公司 活動日期 調(diào)查經(jīng)營層報告場所決定 決定 舉辦場所信息收集 決定*予約注意點(diǎn)注意點(diǎn)1. 沒有疏漏，沒有重復(fù)的細(xì)分工作項(xiàng)目2. 工作細(xì)分到什么程度4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)：考慮細(xì)分工作的突破口、篩選實(shí)施項(xiàng)目重點(diǎn)：考慮細(xì)分工作的突破口、篩選實(shí)施項(xiàng)目4.日程管理（1）系統(tǒng)圖通過通過5W2H 4M找到突破口找到突破口進(jìn)行研修決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)決定人員決定預(yù)算WhatWhenWhereWhoHow Much4.日程管理（1）系統(tǒng)圖(參考參考) 所謂所謂4M?特別特別適用于制造行業(yè)

7、的工作員工適用于制造行業(yè)的工作員工Man （人）（人）Machine （設(shè)備（設(shè)備/物品）物品）Material （材料）（材料）Method （方法）（方法）4.日程管理（1）系統(tǒng)圖(參考參考) 5W2H的應(yīng)用事例的應(yīng)用事例1.What ：經(jīng)營方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、：經(jīng)營方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、 零件、活動、培訓(xùn)內(nèi)容零件、活動、培訓(xùn)內(nèi)容2.Why ：目的、期待、理由、原因：目的、期待、理由、原因3.Where ：地區(qū)、場所、事業(yè)機(jī)構(gòu)、組織等：地區(qū)、場所、事業(yè)機(jī)構(gòu)、組織等4.When ：年、期、月、日：年、期、月、日5.Who ：客戶、相關(guān)人員、競爭對手、：客戶、相關(guān)人員、競爭對手、

8、資格、能力水平資格、能力水平6.How ：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)7.How Much ：金額、數(shù)量、件數(shù)、率等：金額、數(shù)量、件數(shù)、率等重點(diǎn)：確認(rèn)大項(xiàng)目是否歸納了子項(xiàng)目的內(nèi)容重點(diǎn)：確認(rèn)大項(xiàng)目是否歸納了子項(xiàng)目的內(nèi)容4.日程管理（1）系統(tǒng)圖例）例）實(shí)施培訓(xùn)決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)重點(diǎn)：統(tǒng)一同層次之間的具體程度重點(diǎn)：統(tǒng)一同層次之間的具體程度不好事例）不好事例）實(shí)施研修制作當(dāng)日主持的講稿概要決定日程決定地點(diǎn)合同層次之間有差異合同層次之間有差異4.日程管理（1）系統(tǒng)圖日程要具體到：日程要具體到：細(xì)分細(xì)分工作，知道明確以下內(nèi)容：工作，知道明確以下內(nèi)容：u 必須進(jìn)行的工作有哪些必須進(jìn)行

9、的工作有哪些u 具體具體的成果是什么的成果是什么 明確明確每個項(xiàng)目是否完成每個項(xiàng)目是否完成 能夠明確能夠明確向向其他相關(guān)人員可以明確實(shí)施項(xiàng)目其他相關(guān)人員可以明確實(shí)施項(xiàng)目 以每以每周為單位周為單位細(xì)分各個項(xiàng)目細(xì)分各個項(xiàng)目4.日程管理（2）考慮時間的日程制作方法實(shí)施內(nèi)容實(shí)施內(nèi)容Step1整理通過系統(tǒng)圖篩選出的實(shí)施項(xiàng)目，考慮項(xiàng)目順序確認(rèn)項(xiàng)目前后的關(guān)系Step2確認(rèn)能否及時完成業(yè)務(wù)使用最快的途徑（critical path）Step3按業(yè)務(wù)期限調(diào)整實(shí)施日期Step4將實(shí)施項(xiàng)目放入日程確認(rèn)制約條件4.日程管理所謂前后關(guān)系所謂前后關(guān)系 明確區(qū)分準(zhǔn)備項(xiàng)目和后續(xù)項(xiàng)目明確區(qū)分準(zhǔn)備項(xiàng)目和后續(xù)項(xiàng)目 （準(zhǔn)備項(xiàng)目）實(shí)施

10、某項(xiàng)目之前必須完成的項(xiàng)目（準(zhǔn)備項(xiàng)目）實(shí)施某項(xiàng)目之前必須完成的項(xiàng)目 （后續(xù)后續(xù)項(xiàng)目）某項(xiàng)目不實(shí)施就無法實(shí)施的項(xiàng)目項(xiàng)目）某項(xiàng)目不實(shí)施就無法實(shí)施的項(xiàng)目（2）考慮時間的日程制作方法4.日程管理最短途徑最短途徑 是指從實(shí)施到結(jié)束所花費(fèi)的最短時間是指從實(shí)施到結(jié)束所花費(fèi)的最短時間（2）考慮時間的日程制作方法所謂制約條件所謂制約條件 會議日程、上司日程及和替他部門的關(guān)系會議日程、上司日程及和替他部門的關(guān)系u 明確最短途徑后與要求的工作期限對比。明確最短途徑后與要求的工作期限對比。u 如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短時間時間4.日程管理你現(xiàn)在是你現(xiàn)在是TFTM培訓(xùn)的負(fù)責(zé)人。培訓(xùn)的

11、負(fù)責(zé)人。從從2月份開始負(fù)責(zé)集體外出培訓(xùn)的工作。月份開始負(fù)責(zé)集體外出培訓(xùn)的工作。-Case Study-條件條件u 在在2月末的經(jīng)管會上必須回報此次培訓(xùn)的整體企劃月末的經(jīng)管會上必須回報此次培訓(xùn)的整體企劃u 外出培訓(xùn)外出培訓(xùn)時間為時間為4月月3-4日日2天天關(guān)于培訓(xùn)目前了解的情況關(guān)于培訓(xùn)目前了解的情況u 必須從現(xiàn)在開始考慮培訓(xùn)內(nèi)容必須從現(xiàn)在開始考慮培訓(xùn)內(nèi)容u （也就是說、資料制作負(fù)責(zé)人、講師都沒有決定）（也就是說、資料制作負(fù)責(zé)人、講師都沒有決定）u 現(xiàn)在以你的能力來看，現(xiàn)在以你的能力來看，2周后可以向經(jīng)管會提交決裁周后可以向經(jīng)管會提交決裁4.日程管理 在這種情況下，你作為負(fù)責(zé)人必須制作出在這種情況

12、下，你作為負(fù)責(zé)人必須制作出2月月-4月的業(yè)月的業(yè)務(wù)日程表務(wù)日程表 請設(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)容，請設(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)容，制作一份制作一份業(yè)務(wù)日程業(yè)務(wù)日程-Case Study-時間時間u個人思考：個人思考：10minu小組件小組件確認(rèn)：確認(rèn)：15min4.日程管理參考（提示）：培訓(xùn)企劃、運(yùn)營方面必須做的工作參考（提示）：培訓(xùn)企劃、運(yùn)營方面必須做的工作-Case Study-決裁決裁企劃企劃 *委托相關(guān)責(zé)任人（各部門委托相關(guān)責(zé)任人（各部門*外包）制作資料外包）制作資料 *委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師 *制作資料制作資料 *上司最后確認(rèn)上司最后確認(rèn) *確定場所確定場所 *給各部門發(fā)通知給各部門發(fā)通知 *

13、統(tǒng)計出席情況統(tǒng)計出席情況 *翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進(jìn)行）翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進(jìn)行） *給參加培訓(xùn)人員詳細(xì)日程通知給參加培訓(xùn)人員詳細(xì)日程通知 *資料印刷資料印刷 *召集和組織當(dāng)天運(yùn)營事務(wù)局人員召集和組織當(dāng)天運(yùn)營事務(wù)局人員4.日程管理為了能在準(zhǔn)確的時間向上司匯報為了能在準(zhǔn)確的時間向上司匯報 1.事前確認(rèn)好上司的日程事前確認(rèn)好上司的日程 2.將上司日程訪日自己的日程中將上司日程訪日自己的日程中認(rèn)真、細(xì)致的研究應(yīng)形成什么樣的業(yè)務(wù)流程認(rèn)真、細(xì)致的研究應(yīng)形成什么樣的業(yè)務(wù)流程重點(diǎn)重點(diǎn)4.日程管理確認(rèn)部下制作的日程表：確認(rèn)部下制作的日程表： 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程是否明確是否明確確認(rèn)能否按日程推進(jìn)工作確認(rèn)

14、能否按日程推進(jìn)工作 （特別是匯報、工作展開的具體時間等）（特別是匯報、工作展開的具體時間等） =是否切實(shí)的實(shí)施了工作是否切實(shí)的實(shí)施了工作管理者管理者的作用的作用5.文件的書寫方式你是否被上司這樣說過？你是否被上司這樣說過？（1）首先u不清楚究竟想說什么內(nèi)容不清楚究竟想說什么內(nèi)容u信息量太信息量太大大u全是全是文字，沒有讀下去的興趣文字，沒有讀下去的興趣u資料不美觀資料不美觀5.文件的書寫方式那么什么是讓人一目了然的資料呢？那么什么是讓人一目了然的資料呢？（1）首先u 將想說的事情將想說的事情總結(jié)總結(jié)在一張紙內(nèi)，通過圖形化表態(tài)，并讓任何人都能一在一張紙內(nèi)，通過圖形化表態(tài)，并讓任何人都能一目了然目

15、了然（資料的可視化）（資料的可視化）使用這樣的資料說明，立刻可以讓對方：使用這樣的資料說明，立刻可以讓對方： 了解把握整體情況了解把握整體情況 了解各項(xiàng)了解各項(xiàng)目的內(nèi)容目的內(nèi)容 了解項(xiàng)目了解項(xiàng)目之間的關(guān)系之間的關(guān)系5.文件的書寫方式（2）資料制作的具體StepStep1：明確制作的“需求”Step2：題目向誰傳達(dá)什么的設(shè)定Step3：文本的構(gòu)成Step4：資料格式的決定Step5：個構(gòu)成要素的決定Step6：檢查資料整體文本的制作資料的制作5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點(diǎn)Step1：明確制作的：明確制作的“需求需求”Step2：題目：題目向誰傳達(dá)什么向誰傳達(dá)什么的設(shè)定的設(shè)定u 從重要

16、度、緊急度的觀點(diǎn)考察從重要度、緊急度的觀點(diǎn)考察 為什么需要這個資料！為什么需要這個資料！u 對于需求對于需求較低的資料應(yīng)重新討論一下制作的必要性較低的資料應(yīng)重新討論一下制作的必要性u 明確向明確向“誰誰”傳達(dá)傳達(dá)“什么什么”5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點(diǎn)u 基礎(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（性別、年齡等）數(shù)據(jù)（性別、年齡等）u 心里的心里的距離距離（肯定、否定）（肯定、否定）u 專業(yè)專業(yè)性性（履歷、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)等）（履歷、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)等）u 對方所處的對方所處的位置位置（公司部署職位、擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)等）（公司部署職位、擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)等）u 關(guān)心、感興趣的對象關(guān)心、感興趣的對象（擅長領(lǐng)域、喜歡的話題）（擅長領(lǐng)域、喜歡的

17、話題）u 性格（性格（重視過程重視過程、重視結(jié)果）、重視結(jié)果）Step3：文本文本的構(gòu)成的構(gòu)成（1）確認(rèn)屬性）確認(rèn)屬性（2）根據(jù)屬性得出需求根據(jù)屬性得出需求5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點(diǎn)（1）將思考的流程可視化將思考的流程可視化Step4：資料格式的決定：資料格式的決定資料格式的重點(diǎn)資料格式的重點(diǎn)*加框圖加框圖 *注意視線的移動（上下左右）注意視線的移動（上下左右）5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點(diǎn)（2）平衡各構(gòu)成要素）平衡各構(gòu)成要素Step4：資料格式的決定：資料格式的決定資料格式的要素資料格式的要素決定大體的格式、進(jìn)行空間的分配決定大體的格式、進(jìn)行空間的分配給重要度給重

18、要度較高的內(nèi)容分配更多的空間較高的內(nèi)容分配更多的空間（3）使用文件簡潔明朗）使用文件簡潔明朗設(shè)置設(shè)置適當(dāng)?shù)挠喟走m當(dāng)?shù)挠喟?.文件的書寫方式（3）每個Step的重點(diǎn)注重注重“緊湊緊湊”和和“一目了然一目了然”的表達(dá)方式的表達(dá)方式回避無用的修飾語和較長的文章回避無用的修飾語和較長的文章 （簡單（簡單*單刀直入）單刀直入）盡量詳盡盡量詳盡變被動變被動表述為主動表述表述為主動表述統(tǒng)一統(tǒng)一文體文體突出突出重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)部分重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)部分 （文字的大小、記號、標(biāo)題框）（文字的大小、記號、標(biāo)題框）Step5：個構(gòu)成要素的決定：個構(gòu)成要素的決定5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點(diǎn)Step6：檢查資料整體：檢查資料整體1. 是否了解把握整體狀況是否了解把握整體狀況2. 是否是否清楚各構(gòu)成要素的內(nèi)容清楚各構(gòu)成要素的內(nèi)容3. 是否是否清楚各構(gòu)成要素之間的關(guān)系清楚各構(gòu)成要素之間的關(guān)系4. 是否明確表達(dá)是否明確表達(dá)了對方的需