員工檔案管理制度

1、員工檔案管理制度一、目的為有效的對員工檔案進(jìn)行妥善保管， 保守機(jī)密，同時(shí)為了維護(hù)檔案材料的完整、防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。二、歸檔范圍員工入職檔案、異動檔案、離職檔案、績效管理檔案、通知等與個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。三、歸檔內(nèi)容（一）員工入職檔案：1、應(yīng)聘登記表；2、面試評估/錄用審批表；3、錄用通知書；4、員工信息登記表；5、入職承諾書及員工保密協(xié)議；6、個(gè)人證件（身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、資格證書復(fù)印件、職稱復(fù)印件）；7、原單位離職證明/解除勞動合同保證書；8、勞動合同9、健康體檢證明（有特殊要求的崗位）（二）績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)的

2、檔案資料按月份歸檔。（根據(jù)公司績效管理制度修訂員工績效管理檔案內(nèi)容）（三）員工異動檔案：1、試用期員工轉(zhuǎn)正表；2、內(nèi)部調(diào)動審批流程表；3、競聘相關(guān)資料（四）員工離職檔案：1、員工離職申請表；2、員工離職面談記錄表；3、員工離職調(diào)查表；4、員工離職工作交接表；5、解除勞動合同協(xié)議書。6、離職保密協(xié)議（部分崗位）7、離職證明（單位存檔）四、檔案管理員的職責(zé)由人力資源部專人負(fù)責(zé)管理員工檔案， 整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據(jù)齊全完整、安全保密、查閱方便。五、檔案管理相關(guān)規(guī)定（一）基礎(chǔ)管理1、原則：歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。2、新錄用的員工，應(yīng)及時(shí)建立檔案，并更新員工花名冊。3、檔

3、案按在職人員、離職人員分開管理，按員工編號存檔。4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動時(shí)（如學(xué)歷變動，身份證信息變動、 技術(shù)職稱變動等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人力資源部歸檔，原件當(dāng) 場查驗(yàn)。5、離職員工檔案每月清查，對于正常離職的一般員工且離職手續(xù)辦理齊備 的員工檔案三年后可申請銷毀，中高層管理者或存在勞動爭議離職的員 工檔案至少在五年后方可申請銷毀。6、紙質(zhì)檔案要求原件存檔（除個(gè)人證件證書外）。（二）檔案的查閱1、如因公需查閱檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；下級員 工不得查閱上級員工檔案，特殊情況下經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé) 人、分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理。2、公司總經(jīng)理、分管負(fù)責(zé)

4、人、人力資源部負(fù)責(zé)人可直接通過檔案管理員辦 理查閱手續(xù)。3、檔案管理人員應(yīng)做好查閱登記工作，并在員工檔案查閱登記表（附件一）簽字確認(rèn)。4、查閱檔案注意事項(xiàng)：（1）不得擅自復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔中取證必須事先 經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人簽字同意。（2）查閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲罰。六、檔案的銷毀（一）公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案資料。（二）當(dāng)檔案需銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫員工檔案資料銷-可編輯修改-毀審批表（附件二），經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行七、制定、修訂、廢除與組織實(shí)施本制度經(jīng)報(bào)批后，由人力資源部組織實(shí)施；修訂或廢止亦同。附件員工檔案查閱登記表查閱日期文件名稱查閱頁數(shù)查閱人檔案管理員-可編輯修改-員工檔案資料銷毀審批表文件資料名稱申請銷毀日期申請銷毀原因：申請