醫(yī)用耗材及其他耗材庫存管理流程

1、醫(yī)用耗材及其他耗材庫存管理流程流程編號：4管理狀態(tài)批準人批準部門日期流程生效第一次修訂第二次修訂流程歸口牽頭負責部門：設備物資處流程修訂內(nèi)容：一、業(yè)務層面控制目標序號控制目標編號控制目標目標類別1確保歸口明確合理的管理流程崗位職責有效防范舞弊和預防腐敗2驗收標準明確、驗收程序規(guī)范，接收的物資質(zhì)量合格、數(shù)量正確。資產(chǎn)安全和使用有效3采購物資得到及時入賬，庫存物資賬實相符，財務信息真實完整性。財務信息真實完整4有完善的供方資質(zhì)監(jiān)管機制，采購過程中及時規(guī)避資質(zhì)過期產(chǎn)品資產(chǎn)安全和使用有效5保證臨床醫(yī)療、科研所需物資安全、及時供應 。資產(chǎn)安全和使用有效6保證物資采購環(huán)節(jié)的嚴格控制，提高醫(yī)院的運行效率。合

2、理保證單位經(jīng)濟活動合法合規(guī)7保證物資存儲安全，按照不同類型的物資進行分類存放。資產(chǎn)安全和使用有效8做好物品發(fā)放前審驗，杜絕過期、失效、破損庫存出庫資產(chǎn)安全和使用有效9保證耗材的質(zhì)量安全可靠，數(shù)量真實準確。資產(chǎn)安全和使用有效10確保定期盤點和對賬資產(chǎn)安全和使用有效二、適用范圍（部門、采購對象，及明確不涉及具體臨床業(yè)務管理控制）適用于全院范圍內(nèi)使用的一次性醫(yī)用耗材、醫(yī)用器械、植、介入耗材以及辦公用品、勞防用品、五金工具及日用品等。三、內(nèi)控制度制度及編號序號制度名稱制度編號和文號發(fā)文部門發(fā)文日期1醫(yī)療器械（耗材）管理制度設備物資處2014.1.12醫(yī)學裝備（醫(yī)療器械）管理委員會工作制度設備物資處20

3、14.1.13特殊醫(yī)療器械（材料）管理制度設備物資處2014.1.14醫(yī)用材料和醫(yī)療器械三證管理制度設備物資處2014.1.15醫(yī)用材料和醫(yī)療器械管理制度設備物資處2014.1.16醫(yī)療器械產(chǎn)品進貨驗收程序設備物資處2014.1.17醫(yī)療器械庫房管理制度設備物資處2014.1.18醫(yī)療器械供方定期評價制度設備物資處2014.1.19醫(yī)療器械安全控制與風險管理制度設備物資處2014.1.110中心庫房工作制度設備物資處2014.1.111消耗品物資盤點制度設備物資處2014.1.112中心庫房的組織結(jié)構和分工情況設備物資處2014.1.113物品申請、配送管理辦法設備物資處2014.1.1四、流

4、程關鍵風險控制崗位及不相容職責分工（全過程）崗位姓名所屬部門崗位職責說明科室負責人主任負責所有耗材采購、入庫審批。業(yè)務部門負責人所有臨床科室負責耗材付款申請審批。關鍵崗位1庫房保管員負責耗材入庫驗收、出庫、盤點。關鍵崗位2庫房保管員負責耗材入庫驗收、出庫、盤點。關鍵崗位3庫房保管員負責耗材入庫驗收、出庫、盤點。關鍵崗位4庫房主管匯總領用申請，布置出庫指令，轉(zhuǎn)發(fā)采購需求，出入庫信息管理。產(chǎn)品資質(zhì)定期審驗關鍵崗位5采購員匯總審核采購申請，制作電子訂單并發(fā)送，審核出、入庫單財務部門財務常駐、匯總設備物資處發(fā)票入庫單，制作付款申請專業(yè)委員會審核新進耗材、試劑審批主管分院長審核新進耗材、試劑審批，每月耗

5、材賬務付款審批五、流程圖說明1、控制痕跡發(fā)票、入庫單、庫房臺賬（萬達系統(tǒng)）、盤庫清單、庫存報表、領用單、庫房臺賬（萬達系統(tǒng)）2、流程詳述每個庫房設立待驗區(qū)、不合格區(qū)和合格區(qū)三個獨立區(qū)塊。所有貨物到達庫房后，先進入待驗區(qū)。庫房管理人員驗收后，合格品放入合格區(qū)儲藏，等待配送與領用。不合格品暫時堆放于不合格區(qū)，等待妥善處理。日常盤庫中清理出來的過期、損耗貨品，也應及時存入不合格區(qū)，等待處理。A1醫(yī)療器械送達庫房待驗區(qū)后，驗收人員應按送貨清單與發(fā)票核對貨物的品名、規(guī)格數(shù)量、金額、質(zhì)量，逐一核對，確保正確無誤。必須對每件產(chǎn)品進行查驗，核對其產(chǎn)品注冊證書、批準文號、條形碼、有效期，并錄入物資管理系統(tǒng)，完成

6、入庫數(shù)據(jù)記錄。對醫(yī)療器械產(chǎn)品外觀包裝及標識必須認真進行查驗，進口產(chǎn)品應有中文標識，發(fā)現(xiàn)外包裝破損，包裝上無注冊證書編號和產(chǎn)品批準文號的產(chǎn)品不予以驗收。植入性醫(yī)療器械要求必須附有使用病人的信息資料，植入材料的條形碼要求在紅會醫(yī)療器械追溯系統(tǒng)中掃描錄入，形成追溯記錄。臨床醫(yī)生確認使用品種、規(guī)格，為病人植入后，臨床醫(yī)生在植入性醫(yī)療器械使用登記表上確認，由跟臺護士將產(chǎn)品條形碼粘貼到植入性醫(yī)療器械使用登記表上，手術室統(tǒng)一交至設備部庫房入庫。植入性醫(yī)療器械使用登記表包括：科室名稱、患者姓名、性別、年齡、住院號、床位號、手術日期、到貨日期、產(chǎn)品名稱、類型、編號/批號、規(guī)格、數(shù)量、有效日期、條形碼、產(chǎn)品公司名

7、稱、代理公司名稱、醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊號、經(jīng)營許可證等跟蹤信息。B1設備物資處庫房應將送貨清單、植入性醫(yī)療器械使用登記表整理歸檔，以備查詢。植入性醫(yī)療器械使用登記表保存期限為產(chǎn)品終止使用后2年。設備物資處庫房管理員負責接收使用后開具的發(fā)票且核對發(fā)票后，確認相關信息(病人姓名、住院號、手術日期、價格等)進行發(fā)票入庫及產(chǎn)品出庫工作，最終將發(fā)票上報財務。C1設備物資處主任對發(fā)票和入庫單進行審批后方能提交D1財務進行付款流程A2庫存物資要每月月底盤點，做到帳、物相符。要求在庫房主管和財務到場參與的情況下進行盤點，如實填寫盈虧情況，完成盤庫表并錄入系統(tǒng)B2庫房主管每月參與各庫房盤點D

8、2財務打印庫存清單，監(jiān)督盤點過程，制作每月庫存報表A3所有在本院使用的零庫存的植、介入耗材，必須從設備物資處庫房出庫，由專職的管理人員進行出庫審驗，審驗合格的方可出庫與配送。貨物配送至臨床科室，清點驗收后由護士長或科主任完成簽收植入性醫(yī)療器械使用后應按手術規(guī)程填寫完成“植入性醫(yī)療器械登記表”交至設備材料庫作入、出庫手續(xù)，并將患者信息及“植入性醫(yī)療器械登記表”歸檔（書面文檔及電子文檔），以便進行追溯查詢。B3設備物資處庫房主管對訂單進行處理，其中有庫存的物資轉(zhuǎn)給相應倉庫的倉庫管理員安排出庫與配送。無庫存物資訂單應轉(zhuǎn)給相應的訂貨人員進行訂貨與配送。3、流程控制要求 萬達系統(tǒng)在出入庫前自動對醫(yī)療器械

9、醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療器械注冊證、醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)許可證進行效期審查，庫房主管確認未失效后方可進行出入庫流程。 設備物資處庫房管理員按照采購訂單上的內(nèi)容一一進行核對；核對完畢后，清點貨物的數(shù)量等信息后再確認收貨。 若貨物存在質(zhì)量問題，暫存于不合格區(qū)，采購員必須與供應商就具體問題協(xié)商后，進行退換貨出處理。 醫(yī)院應當定期對庫存物資進行盤點，每月需對賬面庫存物資進行核對，做到賬實相符。 醫(yī)院應當建立自身完善的醫(yī)用耗材采購管理制度，明確管理范圍和職責。4、存在的主要風險風險編號風險描述R1入庫未驗明來源、品名、規(guī)格、數(shù)量、批號、效期和外觀質(zhì)量，未做好驗收記錄。R2植、介入耗材價值高、滅菌要求與貯

10、存環(huán)境要求高。容易產(chǎn)生醫(yī)療風險與資金積壓R3存貨物資驗收程序不規(guī)范、標準不明確，可能導致數(shù)量克扣、以次充好、賬實不符。R4物資出入庫記錄不規(guī)范，不完整，可能導致量、賬、實不符，庫存積壓R5盤點清查不規(guī)范，無法及時發(fā)現(xiàn)物資盤盈、盤虧、損毀的現(xiàn)象，可能遭受經(jīng)濟損失和信譽損失。R6領用物資未通過設備物資處驗收，導致耗材品質(zhì)無法保證R7出入庫數(shù)據(jù)出入，影響庫存數(shù)據(jù)，造成實際庫存不足或積壓R8超儲積壓、廢舊、閑置物資處理不得當，可能導致資產(chǎn)損失5、風險控制風險編號風險描述對應控制目標編號關鍵控制措施編號關鍵控制措施具體控制措施不相容職務控制活動類型對應制度控制痕跡入庫未驗明來源、品名、規(guī)格、數(shù)量、批號、

11、效期和外觀質(zhì)量，未做好驗收記錄。驗收錄入入庫單，經(jīng)倉庫記賬員審核醫(yī)用耗材運送到設備醫(yī)療器械庫房后，庫房管理員驗收數(shù)量，品規(guī)，包裝，并錄入入庫單，經(jīng)倉庫記賬員審核。采購/驗收/審核預防型醫(yī)療器械（耗材）管理制度入庫單植、介入耗材價值高、滅菌要求與貯存環(huán)境要求高。容易產(chǎn)生醫(yī)療風險與資金積壓植、介入耗材零庫存管理設備部庫房不貯存植、介入耗材，一律做零庫存管理。預防型醫(yī)療器械（耗材）管理制度紅會醫(yī)療器械追溯系統(tǒng)記錄存貨物資驗收程序不規(guī)范、標準不明確，可能導致數(shù)量克扣、以次充好、賬實不符。醫(yī)用耗材入庫驗收醫(yī)用耗材必須進行入庫驗收，對數(shù)量、品名等信息進行核對。預防型醫(yī)療器械（耗材）管理制度入庫單物資出入庫

12、記錄不規(guī)范，不完整，可能導致量、賬、實不符，庫存積壓。萬達物資系統(tǒng)所有物資管理操作統(tǒng)一經(jīng)萬達物資系統(tǒng)進行信息化管理。主動型醫(yī)療器械（耗材）管理制度萬達物資系統(tǒng)盤點清查不規(guī)范，無法及時發(fā)現(xiàn)物資盤盈、盤虧、損毀的現(xiàn)象，可能遭受經(jīng)濟損失和信譽損失。每月進行實物盤點醫(yī)用耗材每月進行實物盤點，生成盤存表。對存貨物資進行盤點查看并做好記錄庫房管理/財務預防型醫(yī)療器械庫房管理制度盤點單未通過設備物資處領用，導致耗材品質(zhì)無法保證網(wǎng)上領用申請使用部門必須網(wǎng)上填寫醫(yī)用耗材領用申請，經(jīng)過相關審批部門審核后才能進行采購計劃，未通過系統(tǒng)的訂單貨品醫(yī)院拒絕付款與使用申請/審核預防型醫(yī)療器械（耗材）管理制度領用單出入庫數(shù)據(jù)出入，影響庫存數(shù)據(jù)，造成實際庫存不足或積壓物資供應管理系統(tǒng)與網(wǎng)上采購系統(tǒng)控制所有的醫(yī)療器械申