職位說明書編寫指引(工作職責描述動詞詞典)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上職位說明書編寫指引1. 目的職位說明書是企業(yè)日常管理的基礎工具，作為人員的培訓、招聘、晉升、薪酬、考核等工作的重要參考依據(jù)，寫好職位說明書是各級主管必備的基礎技能之一。本指引旨在幫助編寫人員規(guī)范、準確地編寫職位說明書。2. 職責該職位的直接上級及部門負責人是職位說明書編寫的主要責任人；人力資源部負責確定職位編號、職位等級，并對職位說明書的格式規(guī)范負責。3. 編寫流程編寫職位說明書建議按以下步驟進行：3.1. 梳理本部門職位，畫出本部門組織結(jié)構(gòu)圖，列出本部門職位清單；3.2. 任職者或其上級按職位說明書標準模板進行編制，由本部門負責人審核，提交至人力資源部，由人力資源部

2、審核其格式、內(nèi)容是否規(guī)范、準確，并填寫職位編號，報總裁辦審批。涉及到大幅度的職位調(diào)整時，應由人力資源部組織跨部門的評審。如下表所示：編制審核審批任職者部門直接主管/人力資源部總裁辦該職位直接主管4. 具體內(nèi)容填寫說明¨ 職位名稱：目前可先填寫當前使用的職務名稱，通常是“限定詞+名詞”的形式，如：“生產(chǎn)部部長”，以后由人力資源部統(tǒng)一規(guī)范。¨ 所屬部門：指僅低于公司一級的單位，如：人力資源部、生產(chǎn)部、工程部等。對于副總經(jīng)理及以上職位的“所屬部門”統(tǒng)一填寫“公司”。¨ 職位編號：由人力資源部統(tǒng)一編定，職位說明書編寫者不需填寫。¨ 編制者：實際編寫人員，一般為該

3、職位的任職者或直接主管，也可由部門負責人指定人員編寫。¨ 審核者：部門經(jīng)理或該職位的直接上級。注 對于部門經(jīng)理及以上職位，其“審核者”為相應的（副）總監(jiān)、（副）總裁；其他職位，其“審核者”為部門經(jīng)理，如人力資源部經(jīng)理，質(zhì)檢部經(jīng)理等。¨ 職位目的：用簡單的語言介紹該職位設立目的和意義，特別是該職位對公司獨一無二的價值貢獻。具體講主要包括：“依據(jù)什么開展工作，通過做什么工作，達成什么結(jié)果”，或“負責什么工作，達到什么目的”。¨ 主要工作聯(lián)系為了有效開展本職工作，需要與企業(yè)內(nèi)外哪些部門/職位進行聯(lián)系（包括溝通、協(xié)調(diào)及協(xié)作），聯(lián)系的內(nèi)容和目的有哪些。² 對內(nèi)聯(lián)系

4、對象：填寫相應的部門或職位；² 對外聯(lián)系對象：填寫相應的部門科室。¨ 管理幅度：部門及管轄人員的數(shù)量，按當前的數(shù)據(jù)。僅需有下屬的管理職位填寫，無下屬的職位不需填寫。¨ 職位關(guān)系：只填寫職位名稱，不填寫任職者姓名。² 直接上級職位：指在行政上直接管理本職位的上級職位，本職位直接向其匯報工作。² 專業(yè)上級職位：指在專業(yè)上指導本職位工作的上級職位，如研發(fā)部/技術(shù)科的檢測人員，其直接上級是研發(fā)主管、專業(yè)上級是質(zhì)檢主管。² 直接下屬職位：指直接向本職位匯報工作的下級職位。¨ 責任與貢獻：² 工作模塊：一般來說，“工作模塊”是

5、對某幾項工作的概括，盡量具體而有針對性，就如我們提供的模板中那樣。不要將工作劃分成“日常工作”之類的籠統(tǒng)而無針對性的說法。u 模塊的順序：按重要到次要u 模塊內(nèi)的職責的順序：一般先寫策略、計劃類的職責，之后按流程順序（時間的先后順序）描述該模塊的職責u 行政管理職責：對于部門管理者職責，通常將其行政管理如對內(nèi)外的協(xié)調(diào)、人力資源管理、財務管理、組織氣氛等集合在一個模塊中，統(tǒng)稱為“部門管理”，并統(tǒng)一放在最后一個模塊（特殊地，這里不表示該模塊的職責最不重要）。下表供參考，撰寫者可以根據(jù)職位的具體情況作相應修改。部門管理1、負責部門資產(chǎn)的有效使用與管理，控制并有效利用本部門費用預算2、負責部門內(nèi)員工工

6、作目標設定、過程輔導、績效評估、績效診斷和改進、激勵、培訓等人員管理工作，并負責接班人培養(yǎng)3、協(xié)調(diào)好部門之間的配合和關(guān)系；依據(jù)業(yè)務需要，組織本部門力量為其他部門提供專業(yè)服務與專業(yè)培訓4、依據(jù)公司制度規(guī)定或公司領導授權(quán)，協(xié)調(diào)相關(guān)政府主管部門、行業(yè)協(xié)會的業(yè)務關(guān)系5、執(zhí)行公司和上級領導布置的其他工作任務² 每一條職責的編寫u 每一條職責（特別是管理職責）都應盡量說明“根據(jù)什么，負責/做(動詞)什么，達成什么結(jié)果”。在“根據(jù)什么”中會涉及上游部門或員工對“我本人”職責的支持，也是本職位工作的“前提”?！柏撠?做什么”就是本職位的具體工作內(nèi)容?！斑_成什么結(jié)果”就是該職責所應該創(chuàng)造的價值，也是為

7、了明確自身的工作目標。u “領導交辦的其他事宜”及“例外工作”鑒于職位角色中都有“上級指令執(zhí)行者”這一角色，每一位員工都應該有類似的責任，這一條職責統(tǒng)一不寫。在“工作模塊”一欄中，也不要寫“例外工作”。如果你確實覺得某些工作無法明確歸類，那么可以寫“其他”。² 容易遺漏的職責有時容易遺漏的職責主要是制訂制度、流程或其他的規(guī)章制度。還可能包括各種參與性、協(xié)助性、支撐性的工作。下列問題，有助于理清本人所處職位承擔的職責：n 我如何使用工作時間？（為什么樣的工作而忙）n 直屬上級和間接上級部門考核我哪些工作？n 我負責的對下級和/或其它相關(guān)業(yè)務部門的檢查工作有哪些？n 我需要對下級提供的支

8、持、指導等工作有哪些？n 下級找我經(jīng)常是為了什么事？n 我需要定期或不定期向上級匯報的工作有哪些？（上級把我找去通常都是為了什么事）n 我需要填寫的表格和/或報告通常有哪些？（表格和報告中反映的工作內(nèi)容）n 我通常和其他部門有怎樣的業(yè)務往來？（經(jīng)常為什么事打電話找什么人）n 我通常和企業(yè)外部（政府、主管部門、用戶、供應商、承包商等）有怎樣的業(yè)務往來？n 在我的職責內(nèi)需要對上級和/或其它部門提供哪些方面的建議？n 我經(jīng)?；蚺R時性地需要解決的問題有哪些？n 我負責和/或參與制定的管理政策、制度、流程、規(guī)范等有哪些？n 我負責和/或參與編制的規(guī)劃和/或計劃有哪些？n 如果我的什么工作沒有做好，其他人

9、的工作也會受到影響？² 各類職位的職責特點u 高層職位特點：主要是面對公司總體目標和最終結(jié)果所承擔的直接責任和該職位所專有的活動及結(jié)果。它回答“為實現(xiàn)公司的目標和達成的結(jié)果，要在哪些領域做哪些事？從而獲得哪些最終結(jié)果”。u 中層職位特點：主要是面對該職位目的和最終結(jié)果所需履行的必要任務和對任務結(jié)果承擔的責任。它回答“為實現(xiàn)該職位的目的，我們有哪些必須履行的任務（非臨時性）和對任務結(jié)果承擔哪些責任，從而獲得哪些最終結(jié)果”。u 基層職位特點：基于流程結(jié)果的活動描述以及對流程結(jié)果的責任。所附動詞辭典供職責描述時參考。¨ 衡量標準：是KPI（Key Performance Indi

10、cator 關(guān)鍵績效指標）分解或延伸后的指標體系，可以是數(shù)量、質(zhì)量、成本、時間、內(nèi)外部客戶反應（滿意度）等，應盡量是客觀的、量化的、易采集的、可操作的直觀數(shù)據(jù)?？蓞⒖棘F(xiàn)行的考核指標。¨ 任職資格：第一部分內(nèi)容要求列出此職位最低需要認可的學歷、專業(yè)資格、經(jīng)驗、知識技能要求等。素質(zhì)要求參考素質(zhì)名稱及含義填寫，一般填寫35項主要素質(zhì)。 素質(zhì)名稱及含義成就導向（ACH）要把工作作得更好的企圖和行為。思維能力（T）明確事物之間的關(guān)系，用新方法/新角度看待事物。包括歸納思維、演繹思維等。服務精神（CSO）能設身處地為顧客（內(nèi)部或外部顧客）著想、行事。培養(yǎng)人才（DEV）具有持續(xù)培養(yǎng)人才的行動，表明

11、了一種幫助他人成功的傾向與意圖。監(jiān)控能力（DIR）對工作設立明確的行為或結(jié)果標準，并指派人去完成。靈活性（FLX）為達到最終目標，而根據(jù)條件的變化改變既定策略或放棄原定目標。影響能力（IMP）為特定目的，特意采用影響策略或戰(zhàn)術(shù)，有具體行動。區(qū)別于行政命令。信息收集（INF）由于強烈的好奇心及渴望，通過努力去主動獲取更多的信息，而不是僅僅接受眼前現(xiàn)成的內(nèi)容。主動性（INT）有前瞻性，能對未來的需求和機會提前作出反應。誠實正直（ING）行為與價值觀一致，在與自己堅信的人生信條及價值觀相沖突時能堅持正義。人際理解（IU）在別人沒有直接用語言的情況下，能知道別人在想什么、別人的內(nèi)心感受怎樣。組織意識（

12、OA）對組織的政治和結(jié)構(gòu)非常敏感，理解組織中的非成文約定。獻身組織精神（OC）能與組織標準、需要及目標保持一致。關(guān)系建立（RB）工作中能主動建立人際關(guān)系。自信（SCF）對像是自己，敢冒險接受任務或敢于提出與上級有權(quán)勢的人不同的意見。領導能力（TL）能領導人們有效地在一起工作，促進團隊的運作。合作精神（TL）與他人通力合作，成為團隊中的一部分，為共同的目標一起工作而不是相互競爭。堅韌性在艱苦條件下仍表現(xiàn)出樂觀的態(tài)度，繼續(xù)努力達成目標。 工作職責描述動詞詞典動詞含義及示例對負責為某個行動或決定及該行動的結(jié)果承擔責任擔任做某事、扮演某角色，實行或以明確形式行使職責。建議提供忠告；啟發(fā)輔導。例如：人力

13、資源部經(jīng)理可能被要求在招聘某個人員的合法性提供建議。分配、分派為特別的目的指派，為具體的理由安排。例如：營銷主任為具體產(chǎn)品的各種廣告和促銷活動分配不同的營銷預算。分析將整體解剖、分開以發(fā)現(xiàn)其本質(zhì)、比例、功能、關(guān)系等。預測事先感覺或意識到，預見。例如：為適當激勵員工，在主管決定提升下級工資時，應該對下級的反應進行預測。評價估計或判斷某事物的數(shù)量或質(zhì)量，賦予價值。批準正式確認或同意，同意，以言語或行動贊同或認可，簽署或授權(quán)例如：部門主管可對部門經(jīng)理提交的某個下級的升職建議進行批準。保證、確保確信某事，承諾、擔保按要求完成工作項目。例如：人力資源經(jīng)理應該保證在選擇候選人時使用某些測試。出席在場，留在

14、某處審查檢查以驗證正確性或是否符合要求。例如：人事助理可審查組織的勞動力組成以保證符合法律要求。授權(quán)批準或許可權(quán)利轉(zhuǎn)移，同意、證明權(quán)利賦予正當性實施在項目或研究中執(zhí)行既定計劃咨詢向他人征求意見例如：生產(chǎn)副廠長可咨詢品質(zhì)工程師以發(fā)展改進的生產(chǎn)技術(shù)。加快加快進程；促進，幫助和使容易；促成，驅(qū)使、加快速度。例如：執(zhí)行秘書通過向經(jīng)理主管人員說明一封信函的重要性來加快對此信函的反應。跟進收集任務進展各階段信息,關(guān)注各任務的執(zhí)行過程。例如：主管可跟進下級，確保所布置的任務得以完成。制訂明確地、系統(tǒng)地陳述、提出。例如：廣告部主管可制訂出一種新的廣告組合方案，在促銷方面特別有效。指導傳授、啟發(fā)、教育、下令，對

15、所需完成的工作提出方向性意見，并不需要描述如何完成這項工作。實施，落實按計劃安排行動、確保完成既定目標。發(fā)起開始著手，引入，創(chuàng)立。整合匯總，統(tǒng)一，讓事物具有同質(zhì)性。解釋，詮釋闡述，說明具體內(nèi)容，使別人正確理解。如人們經(jīng)常要求公司律師解釋一些對公司運作會產(chǎn)生重大影響的現(xiàn)存條例的修改的實際含意。動詞含義及示例調(diào)查有目的的入微觀察，系統(tǒng)檢查，進行查找、搜索。發(fā)布正式公布或發(fā)行。如，一位部門經(jīng)理會發(fā)布要求所有部門員工遵守的程序和條例規(guī)定。維護保持有效性。如人事部助理會被要求保存所有員工的全套和更新的個人記促成通過溝通達成一致性認識，促使活動完成既定目標。協(xié)調(diào)協(xié)助、調(diào)節(jié)，系統(tǒng)地組織不同下級、部門的活動或

16、職能以達成組織目標。例如，經(jīng)理必須協(xié)調(diào)部門中各專業(yè)人員的有關(guān)貢獻，以完成工作項目或設計、執(zhí)行本地公關(guān)或廣告活動。建議給予別人意見和指導。例如：在商議租約時，律師可向土地所有者提供建議。委派為代表批準或給予某人個人的代表或代理人權(quán)利：委托另外一個或多個人來完成本人的一項或部分工作，或指定某人作為負責人以達到某一目標。計劃指為目標而制定的行動步驟和時間表。決定經(jīng)思索或調(diào)查后（經(jīng)推理后認定）作出關(guān)于事物的結(jié)論性處理意見、看法或指示。 發(fā)展有一定目標的活動，通過這一活動使事物某方面或幾方面逐漸成長壯大。 設計、策劃制訂針對某一目標的行為方案，形成書面或在大腦中規(guī)劃好。指示向某人發(fā)布權(quán)威性指令，要求對確

17、定目標物采取有目的行動。成立永久地安置、設立或組織。評估制定標準，通過評定或估計判定價值。審查檢查或詳細察看；仔細觀察或分析；正式詢問或?qū)弳栆哉页鍪聦?、信息或相似情況；自我反省考慮或測試；仔細考慮。執(zhí)行落實，使之生效；根據(jù)事先規(guī)定的計劃去行動（或?qū)嵺`）。激勵用物質(zhì)或非物質(zhì)手段引導激發(fā)下級發(fā)揮最大的能力、向下級們提供動力，以達到所期望的結(jié)果。談判通過交流或討價還價與持不同觀點的另一方就一項具體提案達成協(xié)議 。觀察仔細看，認真勘察研究。組織將實體或觀念按規(guī)則有序地結(jié)合在一起，使形成一個整體及系統(tǒng)化，以完成特定目標。創(chuàng)立第一次形成、設立。監(jiān)督檢查、指揮、明確負責。如一位區(qū)域銷售經(jīng)理負責公司某一個辦事處，監(jiān)督它的運作并根據(jù)自己的檢驗對它進行評估。參與作為一員參加，加入，協(xié)助，分擔任務。提交以口頭或書面方式將問題傳達給特定個人或組織，要求事情得到考慮、批準或解決。動詞含義及