Excel在會(huì)計(jì)憑證中的應(yīng)用

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上第部分  Excel的行業(yè)應(yīng)用第4章   Excel在會(huì)計(jì)憑證中的應(yīng)用學(xué)習(xí)要點(diǎn)與要求：1了解會(huì)計(jì)憑證有關(guān)基本概念；2掌握如何建立會(huì)計(jì)科目表；3掌握修改和刪除會(huì)計(jì)科目；4掌握如何建立會(huì)計(jì)憑證表。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：Excel在會(huì)計(jì)處理流程中編制會(huì)計(jì)憑證環(huán)節(jié)的應(yīng)用。教時(shí)安排：4學(xué)時(shí)。4.1會(huì)計(jì)憑證概述4.1.1   會(huì)計(jì)憑證的含義及作用會(huì)計(jì)憑證是指記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，也是登記賬簿的依據(jù)，填制和審核會(huì)計(jì)憑證，既是會(huì)計(jì)工作的開始，也是會(huì)計(jì)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)憑證在會(huì)計(jì)核算中具有十分重要的意義，主要表

2、現(xiàn)在： 填制和取得會(huì)計(jì)憑證，可以及時(shí)正確地反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成情況。 審核會(huì)計(jì)憑證，可以更有力地發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督作用，使會(huì)計(jì)記錄合理合法。 填制和審核會(huì)計(jì)憑證，可以加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理中的責(zé)任感。4.1.2   會(huì)計(jì)憑證的類型會(huì)計(jì)憑證按其填制的程序的及其在經(jīng)濟(jì)管理中的用途，分為原始憑證和記賬憑證。1.原始憑證原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成等情況，并作為原始憑證的會(huì)計(jì)憑證，原始憑證必須真實(shí)、完整、規(guī)范、及時(shí)和正確，并必須有經(jīng)辦人的簽字，此外，原始憑證只有經(jīng)過審核后，才能作為記賬依據(jù)。審核原始憑證是保證會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)和正確、充分發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的重

3、要環(huán)節(jié)。2.記賬憑證記賬憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核后的原始憑證而填制的，用來確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目分錄，作為記賬依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。記賬憑證在記賬前需經(jīng)過審核。4.2建立會(huì)計(jì)科目表在利用Excel完成會(huì)計(jì)賬務(wù)處理時(shí)，首先要建立會(huì)計(jì)科目表。建立會(huì)計(jì)科目表時(shí)，需要在Excel工作表中錄入數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的錄入又兩種：一種是直接在對(duì)應(yīng)單元格中輸入數(shù)據(jù)；一種是在“記錄單”中錄入數(shù)據(jù)。由于采用記錄單的方式便于新建、刪除及查找會(huì)計(jì)科目。本書將介紹采用記錄單方式建立會(huì)計(jì)科目表。          4.2.1建立會(huì)計(jì)科目表建

4、立會(huì)計(jì)科目表的步驟如下。 首先打開Excel并建立工作表，如圖4-1所示。 單擊A1單元格，輸入公司名稱“圣大有限公司會(huì)計(jì)科目表”，如圖4-2所示。圖4-1   打開的Excel圖4-2   輸入公司名稱 選擇A2和B2單元格，分別輸入公司名稱“科目編碼”和“科目名稱”，如圖4-3所示。 將光標(biāo)移至列標(biāo)A和B中間，當(dāng)光標(biāo)變成時(shí)，單擊并拖動(dòng)，將列A單元格調(diào)整成所需的寬度。 將光標(biāo)移至列標(biāo)B和C之間，當(dāng)光標(biāo)變成時(shí)，單擊并拖動(dòng)，將列B單元格調(diào)整成所需的寬度。 將光標(biāo)移至A2，單擊并拖動(dòng)至B2,選定A2:B2的區(qū)域，如圖4-4所示。 圖4-3 

5、; 輸入“科目編碼”和“科目名稱”圖4-4   選定區(qū)域 選擇“數(shù)據(jù)”|“記錄單”命令，打開Sheet對(duì)話框，如圖4-5所示。在“科目編號(hào)”和“科目名稱”文本框中分別輸入1000和“資產(chǎn)類”，然后單擊“新建”按鈕，如圖4-6所示。圖4-5  使用記錄單圖4-6   在記錄單輸入數(shù)據(jù) 完成記錄添加后，單擊“關(guān)閉”按鈕完成會(huì)計(jì)科目的添加并關(guān)閉記錄單，形成會(huì)計(jì)科目表，如圖4-7所示。圖4-7    使用記錄單輸入數(shù)據(jù)后的會(huì)計(jì)科目表 將鼠標(biāo)移至Sheet1的工作表標(biāo)簽處并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，如圖4-

6、8所示。 將工作表1命名為“會(huì)計(jì)科目表”，如圖4-9所示。 單擊“常用”工具欄上的©（保存）按鈕，或選擇“文件”|“保存”命令完成保存任務(wù)，命名后的工作表如圖4-9所所示。4.2.2修改和刪除會(huì)計(jì)科目企業(yè)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，但是并非一成不變，必須根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化和本單位業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，對(duì)已使用的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行相應(yīng)的修改、補(bǔ)充或刪除。1. 修改會(huì)計(jì)科目具體步驟如下。 打開4.2.1節(jié)建立的工作表。 單擊需要修改的會(huì)計(jì)科目表中的任一單元格，如圖4-7所示。 選擇“數(shù)據(jù)”|“記錄單”命令，彈出“記錄單”對(duì)話框。 單擊“下一條”按鈕或者“上一條”按鈕找到需要修改的記錄，在記錄中修

7、改相應(yīng)的信息，如圖4-10所示。完成會(huì)計(jì)科目修改后，單擊“關(guān)閉”按鈕更新顯示的記錄并關(guān)閉記錄單。完成會(huì)計(jì)科目的修改操作。2.查詢刪除會(huì)計(jì)科目當(dāng)會(huì)計(jì)科目表內(nèi)的會(huì)計(jì)科目比較多時(shí)，找到某個(gè)會(huì)計(jì)科目就不容易了?？梢岳糜涗泦慰焖俨檎覕?shù)據(jù)清單記錄單的功能，找到某個(gè)會(huì)計(jì)科目并進(jìn)行刪除。具體步驟如下： 打開4.2.1節(jié)建立的工作表。 單擊相應(yīng)修改的會(huì)計(jì)科目表中的任一單元格，如圖4-7所示。 單擊“數(shù)據(jù)”|“記錄單”命令，彈出“記錄單”對(duì)話框。 單擊“條件”按鈕，在記錄單中輸入要查詢的會(huì)計(jì)科目名稱、科目編碼或者會(huì)計(jì)科目的編號(hào)范圍，如圖4-11所示。 單擊“上一條”按鈕或者“上一條”按鈕進(jìn)行查找，可以按順序找到

8、滿足查找條件的記錄。如圖4-12所示 單擊“刪除”按鈕，將彈出如圖413所示的對(duì)話框。 在對(duì)話框中單擊“確定”按鈕，記錄即被刪除。 單擊“記錄單”對(duì)話框中的“關(guān)閉”按鈕，完成會(huì)計(jì)科目的刪除操作。4.2.3美化會(huì)計(jì)科目表      前面完成了會(huì)計(jì)科目表的基本操作，但是制作出的會(huì)計(jì)科目表略顯粗糙。接下來對(duì)會(huì)計(jì)科目表表進(jìn)行填充顏色、設(shè)置字體等操作。具體步驟如下。 打開4.2.1節(jié)建立的工作表。 選取整張工作表。 單擊“常用”工具欄的“填充顏色”下拉菜單按鈕，在調(diào)色板上選擇“淡藍(lán)”，如圖4-14所示。單擊后。整張會(huì)計(jì)科目表都填滿了顏色。圖4-14 &#

9、160;     選擇科目顏色  選擇A1單元格，單擊“字體顏色”下拉菜單按鈕，在調(diào)色板上選擇“褐色”，如圖4-15所示。單擊后，會(huì)計(jì)科目表標(biāo)題顏色變成褐色。圖4-15      選擇字體顏色 選擇A1單元格，單擊“加粗”按鈕，會(huì)計(jì)科目表標(biāo)題字體變粗，如圖4-16所示。 圖4-16      會(huì)計(jì)科目表標(biāo)題加粗 選擇A3:B3單元格，按住Ctrl鍵。 繼續(xù)選取A5:B5單元格及A7”B7單元格。 釋放Ctrl鍵，此時(shí)共有6各單元格被選定

10、。 單擊“填充顏色”下拉菜單按鈕，在調(diào)色板上選擇“淺藍(lán)”，單擊后，表格中行與行之間顏色分明，顯得格外清晰，如圖4-17所示。圖4-17    進(jìn)行顏色設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表 選擇A3:B8單元格，單擊“格式刷”按鈕。 按住鼠標(biāo)拖動(dòng)選取A9:B57單元格。釋放鼠標(biāo)，會(huì)計(jì)科目表內(nèi)容不變，但一張行間色彩分明的會(huì)計(jì)科目表生成，如圖4-18所示。圖4-18     完成設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表4.3建立會(huì)計(jì)憑證表建立會(huì)計(jì)憑證科目表后，按照手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理程序，應(yīng)該將企業(yè)日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填在記賬憑證上，但大部分的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)都省略填寫憑證這個(gè)環(huán)節(jié)，

11、只是在接口操作上，看起來像是填寫憑證，而事實(shí)上是利用表單功能建立數(shù)據(jù)庫。4.3.1設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證表建立會(huì)計(jì)科目表的步驟如下。 首先打開“第四章.xls”工作簿的“會(huì)計(jì)憑證”。 選擇A1:J1單元格，單擊“合并及居中”按鈕 選擇A1單元格，輸入文本“圣大有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)憑證表”，并單擊“加粗”按鈕。 將光標(biāo)移至“列標(biāo)”A和B、B 和C、C和D、D和E中間，當(dāng)光標(biāo)變成±時(shí)，單擊并拖動(dòng)，并將列A、B、C、D單元格調(diào)整成所需的寬度，如圖4-19所示。圖4-19   完成列寬調(diào)整的會(huì)計(jì)憑證表 分別選擇A2至J2單元格，輸入“年、月、日、序號(hào)、憑證號(hào)碼、摘要、科目代號(hào)、科目名稱

12、，借方金額、貸方金額”，如圖4-20所示。圖4-20     輸入表頭 選取整行2，單擊  按鈕，執(zhí)行“居中”命令，使單元格內(nèi)容居中，如圖4-21所示。圖4-21      居中設(shè)置 選取I13:J100單元格并右擊。在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，如圖4-22所示。 在彈出的對(duì)話框中打開“數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“會(huì)計(jì)專用”選項(xiàng)，在“小數(shù)位數(shù)”文本框輸入“2”，如圖4-23所示。 單擊“確定”按鈕，將“借方金額”和“貸方金額”設(shè)置為數(shù)值格式。會(huì)計(jì)憑證表的基本格式已經(jīng)完成。4.3.2自動(dòng)

13、生成會(huì)計(jì)憑證編號(hào)會(huì)計(jì)人員在用會(huì)計(jì)憑證記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，要對(duì)每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行編號(hào)，以便查找和以后的核對(duì)，用Excel進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證表編制時(shí)，可以利用CONCATENATE()函數(shù)，以“年+月+日+當(dāng)日序號(hào)”自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)。 打開“第四章.xls”工作簿的“會(huì)計(jì)憑證表”。 選取整列A:D并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令。在彈出的對(duì)話框中打開“數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“文本”選項(xiàng)。 單擊“確定”按鈕。 選取E3單元格。 單擊“求和”按鈕，執(zhí)行“粘貼函數(shù)”命令。 在“函數(shù)分類”中選擇“文本”類別函數(shù)。在“函數(shù)名”列表框選擇CONCATENATE()函數(shù)。 單擊“確定”按鈕。 在CON

14、CATENATE()函數(shù)中輸入公式“=CONCATENATE(A3,B3,C3,D3)”,即在“函數(shù)參數(shù)”界面內(nèi)輸入“年、月、日、序號(hào)”。 單擊“確定”按鈕，得到所需要的格式。 E3單元格并右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。 E4:E30單元格并右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。這樣，E4:E30套用E3的函數(shù)。4.3.3 自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目進(jìn)入經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄的工作后，現(xiàn)登記完業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間，接下來就要用會(huì)計(jì)專門的語言“會(huì)計(jì)科目”來記錄企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)了。上節(jié)設(shè)置好的會(huì)計(jì)科目表要在這里派上用場了。在輸入經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，為了節(jié)約時(shí)間，可以利用VLOOKUP()函數(shù)，來自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目。

15、1.“范圍名稱”“范圍名稱”在Excel中有著舉足輕重的地位，在許多地方都可以應(yīng)用。由于需要用VLOOHUP()函數(shù)完成會(huì)計(jì)科目的目的自動(dòng)顯示，而VLOOKUP()函數(shù)中引用的位置使用“范圍名稱”，故應(yīng)先了解如何定義“范圍名稱”。定義“范圍名稱”具體步驟如下。 首先打開“第四章.xls”工作簿的會(huì)計(jì)憑證表工作表。  選擇“插入”|“名稱”|“定義“命令。 打開的“范圍名稱”對(duì)話框中的“在當(dāng)前工作簿的名稱”一項(xiàng)內(nèi)輸入“會(huì)計(jì)科目”。 單擊“引用位置”旁的折疊按鈕 在會(huì)計(jì)科目表的工作表標(biāo)簽處單擊，切換到會(huì)計(jì)科目工作表。 選擇A3:B61“定義名稱對(duì)話框的“引用位置”會(huì)隨著變動(dòng)。 對(duì)話框的折

16、疊按鈕，“定義名稱”的“引用位置”已確定。 單擊“添加”按鈕。 單擊“確定”按鈕，完成“范圍名稱”的設(shè)置。2.自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目依照上述步驟，完成“范圍名稱”設(shè)置的操作后，開始進(jìn)行自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目的設(shè)置。步驟如下。 打開“第四章,xls”工作簿的“會(huì)計(jì)科目表”工作表。 選擇H3單元格。 單擊“求和”按鈕，執(zhí)行“粘貼函數(shù)”命令。 在“函數(shù)分類”中選擇“邏輯”類別函數(shù)。在“”函數(shù)名中選擇IF()函數(shù)。 單擊“確定”按鈕。 在IF()函數(shù)Logical_test自動(dòng)變量位置輸入“G3=”。 在IF()函數(shù)Value_if_true自變量位置輸入“”。 將光標(biāo)移至在IF()函數(shù)Value_if_fals

17、e自變量位置空白處。 在VLOOKUP()函數(shù)Lookup_value 自變量位置輸入“G3”。 將光標(biāo)移至VLOOKUP()函數(shù)Table_array自變量空白處。 選擇“插入”|“名稱”|“粘貼”命令。 在彈出的對(duì)話框中選擇“會(huì)計(jì)科目”選項(xiàng)。 單擊“確定”按鈕。 在VLOOKUP()函數(shù)Col_index_num自變量位置輸入“2”。 在VLOOKUP()函數(shù)Rang_lookup自變量位置輸入“1”。 單擊“確定”按鈕，完成函數(shù)設(shè)置。 選取H3單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。 選取H4單元格下來至最后一行并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。這樣，整個(gè)“科目名稱”下的單元格均自動(dòng)套用公式。 任意在“科目代號(hào)”單元格的位置下輸入一個(gè)會(huì)計(jì)科目編碼，則在其后的“會(huì)計(jì)名稱”中將自動(dòng)出現(xiàn)相應(yīng)的科目名稱。4.3.4 數(shù)據(jù)篩選篩選，就是從數(shù)據(jù)中找出滿足給定條件的數(shù)據(jù)，將符合添加的數(shù)據(jù)顯示在工作表上，不符合添加的數(shù)據(jù)隱藏起來。在會(huì)計(jì)核算過程中，經(jīng)常遇到數(shù)據(jù)篩選這種情況。進(jìn)行篩選的具體步驟如下。 打開“第四章.xls”工作簿中的“會(huì)計(jì)憑證表”工作表。 單擊“會(huì)計(jì)憑證表”工作表任一單元格。 選擇“數(shù)據(jù)”|“篩選”|“自動(dòng)篩選”命令。 “會(huì)計(jì)憑證表”每一個(gè)字段上會(huì)增加一個(gè)“篩