XZ01辦公用品管理辦法

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上武漢光谷節(jié)能技術(shù)有限公司制度文件制度名稱辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法制度編碼OVE/ZD-ZH-XZ-01版本號A/V1.0頒布日期文 件 目 錄1 目的2 適用范圍3 管理職責(zé)4 辦公設(shè)備及辦公用品的采購5 辦公用品的領(lǐng)用與分發(fā)或借用6 辦公用品的保管與維護7 辦公用品的調(diào)劑與核銷8 附則文 件 附 件1 辦公用品領(lǐng)用計劃申請表2 辦公用品請購單3 辦公設(shè)備購置審批單4 辦公用品、辦公設(shè)備入庫驗收單5 辦公用品領(lǐng)用記錄表制定部門/人審核部門/人批準人批準日期辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法第一條 目的為了規(guī)范公司辦公設(shè)備及辦公用品的管理，合理配置資源，降低辦公費用支出和避免

2、浪費，特制定本管理辦法。第二條 適用范圍本辦法中的所指辦公設(shè)備及辦公用品的范圍具體包括：1、辦公設(shè)備：單位價值在2000元以上且使用年限1年以上，歸口總經(jīng)辦管理的非生產(chǎn)性固定資產(chǎn)，如復(fù)印機、打印機、交換機、筆記本電腦、臺式電腦、傳真機掃描一體機、數(shù)碼照相機、投影儀等；2、辦公家具：指辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜等，單位價值在2000元以下的列入低值易耗品管理，單位價值在2000元以上且使用年限1年以上的列入固定資產(chǎn)管理；3、低值易耗品：單位價值在500元以上2000元以下，使用期限1年以上，不足固定資產(chǎn)標準的辦公用品，如移動硬盤、電腦配件、數(shù)碼設(shè)備配件等；4、日常辦公耗材：不在上述范圍內(nèi)的小型

3、辦公用品，如文件夾、文件架、計算器、筆記本、筆、打印紙、紙杯、釘書機、釘書針、固體膠、便簽等。第三條 管理職責(zé)1、總經(jīng)辦負責(zé)辦公設(shè)備及辦公用品的綜合計劃、采購、費用控制及其分發(fā)、保管、盤存和調(diào)劑。運營部負責(zé)辦公設(shè)備、辦公家具、低值易耗品的驗收、使用臺帳的建立、固定資產(chǎn)卡片的制作及固定資產(chǎn)的日常管理。2、財務(wù)部按照公司相關(guān)財務(wù)管理規(guī)定定，負責(zé)審核與辦公設(shè)備及辦公用品管理相關(guān)的內(nèi)部控制流程的建立及實施情況，并負責(zé)辦公設(shè)備及辦公用品的工作。第四條 辦公設(shè)備及辦公用品的采購1、根據(jù)公司的具體情況，為了便于采購和管理，將公司的辦公用品分為公共使用的辦公用品及個人使用的辦公用品。（1）公共使用的辦公用品，

4、指公司各部門共同使用的辦公用品，如辦公設(shè)備、設(shè)備耗材、辦公家具、部分數(shù)碼設(shè)備及相關(guān)配件等；（2）個人使用的辦公用品，指員工由于工作需要個人單獨使用的辦公用品，如電腦、U盤、計算器、筆記本、文件夾、文件架、筆、橡皮、便簽、信紙、訂書機、訂書釘、固體膠、剪刀等。2、計劃與審批（1）公司辦公用品的采購實行預(yù)算和計劃管理。具體分為年度預(yù)算和月度計劃。總經(jīng)辦在每年12月份向各部門征集下一年度辦公設(shè)備和辦公用品的購置明細，匯總分析后集中擬訂公司全年的辦公設(shè)備和辦公用品預(yù)算金額并報財務(wù)部，待年度預(yù)算方案審議通過后執(zhí)行。每月25日，總經(jīng)辦統(tǒng)計當月實際用款數(shù)，并匯總各部門辦公費用累計執(zhí)行數(shù)，計算出辦公費用滾動結(jié)

5、余數(shù)。同時，要求各業(yè)務(wù)部門申報次月計劃數(shù)，匯總形成公司次月辦公用品支出預(yù)算。公共使用辦公用品以公司為單位采購時，原則上每月不超過元的額度，全年預(yù)算共計元。個人使用辦公用品（不含電腦、U盤、帶函數(shù)功能的計算器），部門經(jīng)理級以下員工按每人每月15元的預(yù)算標準執(zhí)行，全年每人180元。部門經(jīng)理按每人每月20元的預(yù)算標準執(zhí)行，全年每人240元。部門經(jīng)理級以上人員按每人每月30元的預(yù)算標準執(zhí)行，全年每人360元。新入職的員工第一次領(lǐng)用辦公用品原則上不超過50元（不含電腦、U盤、帶函數(shù)功能的計算器）。辦公用品預(yù)算年度內(nèi)可滾動使用，未滿年度預(yù)算額度的，不計入下年度滾動使用。（2）公司的采購計劃每季度制訂一次。

6、每季度末月20日前，各部門根據(jù)實際需求，計劃申請購買辦公用品的，需填寫辦公用品領(lǐng)用計劃申請表（附件1）；總經(jīng)辦根據(jù)各部門申請表匯總形成辦公用品請購單（附件2）。計劃申請購買辦公用固定資產(chǎn)的，需填寫辦公設(shè)備購置審批單（附件3）。總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)年度預(yù)算及實際工作需要，對各部門計劃購置物品進行綜合控制。資金計劃審批通過，經(jīng)總經(jīng)理審核簽批后，由總經(jīng)辦負責(zé)采購。（3）對于計劃外的臨時采購，公司原則上不予辦理，確因工作需要急需采購時，如果采購金額在年度預(yù)算范圍內(nèi)的，由急需部門填寫臨時急需辦公用品請購單（見附件3）或固定資產(chǎn)購置審批表，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，報總經(jīng)辦采購，確因工作需要在年度預(yù)算外的，由總經(jīng)辦

7、根據(jù)公司財務(wù)管理制度預(yù)算與計劃管理有關(guān)條款先進行年度預(yù)算的調(diào)整審批流程后，再辦理有關(guān)采購的審批手續(xù)，審批通過后方可進行采購。3、辦公用品、辦公設(shè)備供應(yīng)商的確定日常辦公用品及耗材、辦公家具和辦公設(shè)備的采購應(yīng)采取比質(zhì)、比價、比服務(wù)的方式選擇不少于三家的合格供應(yīng)商，報總經(jīng)理批準后與選定的供應(yīng)商簽定年度采購合同，合同中應(yīng)明確采購物品的目錄及相應(yīng)報價、折扣率、折后價，結(jié)算方式采用按月度（或季度）結(jié)算，結(jié)算時供應(yīng)商應(yīng)向我公司開具增值稅專用發(fā)票。 4、采購入庫（1）為保證采購工作的公開透明，采購工作原則上應(yīng)由2人同時經(jīng)辦。（2）采購?fù)瓿珊?，?jīng)辦人應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并完整填寫辦公用品、辦公設(shè)備入庫驗收單（附

8、件4）。所采購的物品到貨后，按入庫單的要求由經(jīng)辦人以外的資產(chǎn)管理人員進行驗收，經(jīng)核對（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量等）無誤后，在入庫單上（一式四聯(lián)）簽字確認，并由總經(jīng)辦審核。其中一聯(lián)留存做入庫憑證并歸檔，另外一聯(lián)交經(jīng)手人做結(jié)算和報銷憑據(jù)。經(jīng)辦人員應(yīng)按公司財務(wù)報銷管理辦法的有關(guān)規(guī)定辦理結(jié)算手續(xù)。第五條 辦公用品的領(lǐng)用、分發(fā)或借用1、辦公設(shè)備、辦公家具的領(lǐng)用辦公設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)入庫后，相關(guān)部門領(lǐng)取時需在“辦公用品、辦公設(shè)備入庫驗收單（附件4）中“使用部門接收人”上簽字確認，確定固定資產(chǎn)責(zé)任部門和具體管理責(zé)任人，辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。2 、低值易耗品、日常辦公耗材的領(lǐng)用各部門人員來領(lǐng)取低值

9、易耗品和日常辦公耗材時需填寫辦公用品領(lǐng)用記錄表（附件5），辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。第六條 辦公用品的保管及維護1、總經(jīng)辦應(yīng)建立辦公設(shè)備及低值易耗品管理臺賬，并定期與財務(wù)相應(yīng)的資產(chǎn)記錄進行核對?？偨?jīng)辦應(yīng)于每年度末組織相關(guān)人員對辦公設(shè)備及低值易耗品進行清查盤點，做到賬賬相符、賬實相符。如出現(xiàn)盤盈或盤虧應(yīng)查找原因，并及時上報總經(jīng)理。2、公共使用的辦公設(shè)備及辦公用品全部由總經(jīng)辦統(tǒng)籌管理。各部門負責(zé)人為部門辦公設(shè)備及辦公用品的管理責(zé)任人，辦公設(shè)備及辦公用品的具體使用人即為直接責(zé)任人。各部門對于部門內(nèi)共同使用的辦公家具以及打印機、投影儀等辦公設(shè)備，還應(yīng)明確部門專職責(zé)任人。各部門及員工個人應(yīng)自覺履行對分配給其使用

10、的辦公設(shè)備和辦公用品的保管和維護的義務(wù)。3、員工離開公司時，應(yīng)將個人使用的辦公設(shè)備、辦公家具、低值易耗品、辦公用品等歸還公司，并有管理人及管理部門簽字確認。辦公用品在使用過程中如因直接責(zé)任人個人疏于管理等原因發(fā)生損壞、遺失等，則應(yīng)按照該物品重置價格的50%進行經(jīng)濟賠償。4、總經(jīng)辦應(yīng)定期對公司各部門共同使用的傳真機、打印機、復(fù)印機、投影儀等大型辦公設(shè)備進行維護和保養(yǎng)。辦公用品在使用過程中出現(xiàn)突發(fā)故障時，各部門專職責(zé)任人或具體使用人應(yīng)及時報告總經(jīng)辦，以便盡快安排專業(yè)人員對設(shè)備進行維修和維護。 第七條 辦公用品的調(diào)劑和核銷1、按照合理節(jié)約、合理配置資源的原則和實際工作需要，總經(jīng)辦負責(zé)協(xié)調(diào)管理辦公家具

11、、辦公設(shè)備等在公司內(nèi)部的統(tǒng)一調(diào)劑，公司各部門及員工個人應(yīng)積極響應(yīng)并作好相關(guān)配合工作，而不得故意阻撓或拒絕調(diào)劑安排。2、本辦法范圍內(nèi)固定資產(chǎn)的核銷，應(yīng)嚴格按照國家及公司財務(wù)管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、報廢低值易耗品及其他已核銷資產(chǎn)，總經(jīng)辦清理匯總后，提出報廢資產(chǎn)處置方案，報總經(jīng)理審批后進行處理。4、庫存辦公用品的自然損失由總經(jīng)辦每年提出報告，報總經(jīng)理審批后，做一次性核銷。第八條 附則1、本規(guī)定由總經(jīng)辦負責(zé)解釋，并進行修訂。2、本規(guī)定自頒布之日起開始施行。專心-專注-專業(yè)附件1： 辦公用品領(lǐng)用計劃申請表辦公用品領(lǐng)用計劃申請表編號：JN-BGJH-001部門名稱申請日期序號名稱規(guī) 格單位數(shù)量使用人和用途請購原因：制表人： 部門負責(zé)人： 分管副總審批：附件2：辦公用品請購單辦公用品請購單編號： JN-BG-001申請部門申請人申請日期序號名 稱數(shù)量規(guī)格型號計量單位預(yù)算 單價金 額使用人和用途總計請購原因：請購物品詳細說明：經(jīng)辦人部門負責(zé)人分管副總審核總經(jīng)理附件3： 辦公設(shè)備購置審批單辦公設(shè)備購置審批單 編號：JN-BGSB-001申請部門填表時間辦公設(shè)備 名稱規(guī)格或型號資金預(yù)算使用人員及用途詳細參數(shù)與同類產(chǎn)品的比較選擇結(jié)果經(jīng)辦人部門負責(zé)人分管副總審核總經(jīng)理辦公設(shè)備報銷時必須附此審批單附件4：辦公用品、辦公設(shè)