項(xiàng)目部資料室管理制度

1、百度文庫-讓每個人平等地提升自我資料室管理制度為了做好工程及設(shè)缶檔案資料的管理工作，參照建設(shè)工程文件歸 檔整理規(guī)范等文件的有關(guān)要求，結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的 相關(guān)要求特制訂本管理制度。一、工程資料歸檔范圍主要為工程和設(shè)缶檔案資料：1 .工程檔案是指各類報批文件（對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù) 的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件）、各類合同（所有合作合同、供給合 同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報價資質(zhì) 資料八報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調(diào)研報告，考察調(diào)研 的影像、照片資料）、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、

2、施工日志、會議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測報告、用于工程上的各 類材料合格證明證明（企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品認(rèn)證、型式查驗(yàn)報告、出廠合格證等） 設(shè)備隨機(jī)資料（生產(chǎn)資質(zhì)、合格證、說明書、安裝施工圖）及其他需要存檔的 文件等。2 .設(shè)缶檔案是鑒定評價（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器） 設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備 資料。主要包括計(jì)劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來 往函件、電文；開箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精 度檢驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護(hù)手冊、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)窗件圖 冊、軟件、硬件部分的文件材料、開

3、箱檢驗(yàn)記錄；安裝調(diào)試階段的試車、試驗(yàn) 記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問題及處理意見；運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)缶儀器移 交使用部門的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、 設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄； 改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與 批復(fù)、改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)缶儀器報廢技術(shù)鑒定書、 請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。二、檔案保密制度1 .檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項(xiàng)保密制度。2 .凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范 圍，本公司人

4、員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3 .凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍 照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。4 .對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)缶檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng) 導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。三、資料員職位職責(zé)1 .熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案搜集管理、 承做工程資料專業(yè)知識。2 .負(fù)責(zé)本項(xiàng)目建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的搜集、整理、立卷、歸檔工作，踴躍提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。3 .常常深切現(xiàn)場，了解施工進(jìn)度及質(zhì)量情況，確保資料的真實(shí)性，做到資料與工程同步。4 .踴躍開發(fā)檔案信息資源，利

5、用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以知足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。5 .做好檔案、資料的統(tǒng)計(jì)工作，成立統(tǒng)計(jì)臺帳，及時、準(zhǔn)確地向相關(guān)管理部門填報其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。6 .在做好資料室內(nèi)部檔案管理的同時，還要對項(xiàng)目內(nèi)部各科室檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。7 .按規(guī)定向本地檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。8 .踴躍主動地向上級主管部門匯報檔案、工程資料工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。9 .辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。四、檔案管理制度1 .非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。2 .檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西，做到完整安全，

6、存放有序，查找方便3 .做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。4 .對檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。5 .凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)缶的全套隨機(jī)技術(shù)文件，儀器設(shè)缶說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。與工程相關(guān)的任何資料不得歸個人所用。6 .資料員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的搜集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)笛檔案內(nèi)的文件材料，要按時間前后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在

7、左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。五、檔案安全制度1 .嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。2 .每次長假前應(yīng)對檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實(shí)消除安全隱患。六、檔案資料查閱利用制度1 .本項(xiàng)目人員借閱檔案、資料須記錄，未履行記錄手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱,3百度文庫讓每個人平等地提升自我必需辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常常利用部份的檔案應(yīng)利用復(fù)印件，盡可能不用原件，一般由利用人復(fù)印。2 .檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，

8、特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。3 .檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單方可交付。4 .查閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。5.查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。七、檔案立卷歸檔制度1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的

9、文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類準(zhǔn)確，合理組卷。4、立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標(biāo)量確切簡明，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷裝訂整齊美觀。5、各分包單位歸檔的案卷必需編制移交目錄，向資料室移交，交接兩邊按移交目錄清點(diǎn)查對，并履行簽字手續(xù)。資料室對接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時記錄，編目上架。7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。八

10、、檔案的搜集1 .檔案管理人員收到項(xiàng)目內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時記錄。2 .工程檔案資料按項(xiàng)目收集，檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。3 .設(shè)笛檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。4 .應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。5 .勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時，應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。6 .項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

11、及時間要求。勞務(wù)隊(duì)不按時提交合格完工文件的不算完成施工任務(wù)。7 .本項(xiàng)目購買的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人搜集齊全，及時移交資料員統(tǒng)一積累和集中保管。8 .本著誰施工誰負(fù)責(zé)的原則，特制定如下規(guī)定：1）由項(xiàng)目部采購的用于工程上的各類材料，由項(xiàng)目采購員向資料員提供材料合格的相關(guān)文件；2）合同約定中分包單位自購的材料，由分包單位向資料員提供材料合格的相關(guān)文件，提供文件合格、齊全程度，做為項(xiàng)目與分包單位的結(jié)算依據(jù)之一。3）誰攪拌的磴誰做試塊，如發(fā)生試塊抗壓強(qiáng)度不合格或無試塊的情況，由攪拌方出面解決，直至出具合格文件為止。如因此給項(xiàng)目造成危害者，項(xiàng)目部將對相關(guān)責(zé)任方進(jìn)行懲罰。未盡事項(xiàng)按此項(xiàng)執(zhí)行（如鋼筋試件不合格者，由鋼筋試焊方出面解決等）。4）現(xiàn)場材料取樣程序：資料員通知工長取樣品種、數(shù)量、規(guī)格一工長通知相關(guān)施工隊(duì)進(jìn)行取樣一施工隊(duì)把樣品送到資料室。九.檔案統(tǒng)計(jì)制度：1 .成立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。2 .成立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和記錄臺帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確。3 .堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平時原始數(shù)據(jù)記錄工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。4 .每一年對全數(shù)檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細(xì)記錄。十.檔案