試論鐵路企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策

1、試論鐵路企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策        摘要：針對在信息化環(huán)境下，鐵路檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，提出建立文件標準化管理體系，推進知識管理、安全屏障和檔案管理隊伍再造等措施，以提高企業(yè)檔案管理水平。 論文關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè)檔案；管理；標準化；知識管理；安全屏障；管理隊伍 當今信息技術(shù)的快速和快速滲透已經(jīng)使社會各個領(lǐng)域發(fā)生了深刻的變化。作為鐵路企業(yè)參與競爭的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)的企業(yè)檔案管理也不可避免的參與到這一深刻變化的過程之中。在這種迅速變化的環(huán)境面前檔案管理如何應(yīng)對新挑戰(zhàn)，采取新對策，為提高鐵路企業(yè)的競爭力和市場適應(yīng)

2、性提供有力支撐是擺在檔案管理工作者面前的一個重要課題。 1信息化對檔案管理帶來的挑戰(zhàn) 11檔案信息共享不足從目前情況看，檔案管理存在記錄企業(yè)科技檔案信息的內(nèi)容多反映企業(yè)經(jīng)營信息情況的少注意收集“紅頭文件”而忽視對本企業(yè)形成的有關(guān)市場、銷售、產(chǎn)品開發(fā)等信息收集。由于鐵路企業(yè)內(nèi)部還沒有形成健全發(fā)達的、一體化的信息系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，因此檔案信息共享不足是各企業(yè)比較突出的問題。表現(xiàn)為大量信息散布在企業(yè)所屬的各個單位和各個崗位，沒有或沒有全部通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)集成為一個有機的整體，還表現(xiàn)為不同的信息以不同的結(jié)構(gòu)(如EMAIL、Excel、Word文檔、掃描文檔等)在不同的數(shù)據(jù)庫、主機、應(yīng)用系統(tǒng)上存在。而這些系統(tǒng)

3、缺乏相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)被隔離并缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，從而給鐵路企業(yè)檔案收集、獲取有用信息帶來很大障礙。無法使信息及時得到共享，也不能快速形成信息檔案成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的良性流動循環(huán)。 12信息安全的防范難度增加信息安全問題主要表現(xiàn)在以下四個方面：一是檔案文件的易擴散性。涉及到鐵路企業(yè)機密和知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容比較容易通過共享、互聯(lián)的渠道而泄密和擴散；二是易修改性。檔案的價值首先在于它是一種原生性的信息資源，但數(shù)字化的文件具有易修改和不留痕跡的特點使檔案在被惡意修改或攻擊后難以恢復(fù)到原生狀態(tài)導致文件的憑證性作用滅失可追溯性降低：三是易移動性。電子文件很容易被刪除和移動，并且難以被即時發(fā)現(xiàn)；四是安全問題的

4、持續(xù)性。在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下，信息的安全性會因時間的推移而下降信息的安全必須獲得持續(xù)的關(guān)注和持續(xù)的技術(shù)支持才有可能免遭不測。 13管理人員素質(zhì)不適應(yīng)企業(yè)的信息化給企業(yè)帶來的是“對管理理念創(chuàng)新，對管理流程再造對管理團隊的重組，對管理手段的革新”。信息化解決了檔案長期以來傳統(tǒng)煩瑣的工作方式但也給檔案人員帶來了較大的沖擊。表現(xiàn)在：一是知識的不適應(yīng)。不具備化條件下的機相關(guān)知識和鐵路企業(yè)主產(chǎn)品的專業(yè)知識，在履行職能時就表現(xiàn)為不知道如何操作，不知道如何維護，不知道如何管理；二是能力的不適應(yīng)。鐵路企業(yè)檔案管理人員普遍具有年齡相對偏大，學歷相對偏低，學習和接受新技術(shù)、新知識能力較差的特點，難以適應(yīng)高速發(fā)展下的計算機工

5、作環(huán)境，不具備運用信息技術(shù)對檔案進行篩選、加工、提煉、開發(fā)的能力，難以為企業(yè)提供各種增值的檔案信息服務(wù)。 2應(yīng)對挑戰(zhàn)的對策 面對越來越多的挑戰(zhàn)和日益復(fù)雜的現(xiàn)實問題。企業(yè)應(yīng)當著力從強化“一個基礎(chǔ)”、推進“三項工程”2個方面以提高鐵路企業(yè)檔案管理水平和應(yīng)對挑戰(zhàn)的能力。 21強化“一個基礎(chǔ)”要建立信息化條件下，電子文件的檔案管理標準體系。標準化是各項工作的基礎(chǔ)也是確保檔案管理質(zhì)量的重要支撐和保障。建立電子文件的標準化管理體系包括電子文件的登記標準、命名標準、收集標準、鑒定標準(包括文檔的真實性、完整性、有效性鑒定)、傳輸標準、歸檔標準、防護標準、安全標準、格式標準、修改標準以及專利維護等等。由于電子

6、文件的記錄格式、記錄載體、記錄形式均區(qū)別于紙質(zhì)文件，與紙質(zhì)檔案存在著很大差別，不僅在外型上不同，在處理方法、管理內(nèi)容上也存在著本質(zhì)的不同。因此，這一標準體系的策劃與建設(shè)，要著重考慮2個重要因素：一是要緊緊圍繞電子文檔的有效收集、長久保存、真實保存和有效利用來展開，即要在傳統(tǒng)的管理模式上取得突破，確保文件從生成到歸檔管理的全過程受控，實現(xiàn)文檔與檔案實體的一體化，文檔與檔案保管的一體化文檔與檔案信息利用的一體化。二是要具有面向未來的安全適應(yīng)性也就是要考慮在鐵路跨越式發(fā)展的大背景下，鐵路企業(yè)技術(shù)發(fā)展和流程再造等所帶來的安全保障的高標準要求。加強對電子文件和電子檔案管理方式的研究，包括相關(guān)的政策、技術(shù)

7、、方法、標準體系等以適應(yīng)企業(yè)信息化和適應(yīng)市場變化的要求。 1         22推進“三項工程” 221知識管理工程知識管理是檔案管理的基本功能。知識包括顯性知識和隱性知識。其中顯性知識表現(xiàn)為文件化的制度、設(shè)計圖紙等這些知識通過目前正常的收集渠道已經(jīng)能夠獲得收集與存儲；隱性知識表現(xiàn)為凝結(jié)在鐵路員工個體身上的技能和經(jīng)驗因此隱性知識是鐵路企業(yè)更為重要的知識。推進知識管理工程，就是要將檔案管理由顯性知識的收集向隱性知識的收集延伸。實施這一工程的基本步驟一是促進隱性知識的顯性化，二是顯性化后的知識收集與存儲。顯性化后的知

8、識收集與存儲已經(jīng)不是問題因此這里的關(guān)鍵也就是促進隱性知識的顯性化。所謂隱性知識的顯性化，就是要通過復(fù)制的方式，把員工的經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為組織所掌握的知識，使組織的智慧大于員工的個體智慧的集合。 但是隱性知識屬于個人的智力資本，出于個人競爭力的考慮，要讓員工自愿將寶貴的經(jīng)驗奉獻出來并不是一件容易的事。解決這一問題，一要建立互信文化。信任是實現(xiàn)知識交流與共享的前提，有了員工之間的相互信任，才能讓員工在分享他人知識成果的同時愿意貢獻自己的知識成果從而形成隱性知識和顯性知識之間良性互動的局面。二要建立制度。即要求員工定期把所處理、解決的問題及時撰寫成案例，檔案管理部門再將這些案例進行整理升華成為企業(yè)重要的知識

9、經(jīng)驗庫。三要建立激勵機制。隱性知識既然是具有價值的知識，企業(yè)就應(yīng)當通過進行價值量化的激勵方式，對員工貢獻的知識予以價值確認，激勵員工把經(jīng)驗及時貢獻給企業(yè)。四是通過和讓隱性知識在員工中共享，促進知識在企業(yè)內(nèi)的傳播和交流。 222安全屏障工程信息化環(huán)境下的鐵路檔案安全保障問題是最為急迫而又最為棘手的問題。企業(yè)需要通過建立多重安全屏障確保檔案安全。一是建立軟件安全屏障。除了必備的殺毒軟件和防火墻軟件外鐵路檔案管理的軟件至少應(yīng)具備以下功能：1)日志功能。對關(guān)鍵信息的操作進行監(jiān)控，以日志的形式全面、詳細記載每次電腦修改記錄和修改內(nèi)容，并生成相應(yīng)報告。2)強制歸檔功能。強制、定時、自動保存重要崗位、關(guān)鍵人

10、員的信息。3)自動加密功能。包括采用內(nèi)部專用的文件格式保存文件對文件傳輸過程自動加密等。4)系統(tǒng)訪問控制功能。實現(xiàn)嚴格的權(quán)限控制確保只有注冊的設(shè)備、身份和授權(quán)的人才能修改、閱讀有關(guān)信息。5)防復(fù)制功能。根據(jù)權(quán)限設(shè)置只讀、修改等權(quán)限，且在修改前能自動備份原文件保障檔案文件的原生性。二是建立硬件安全屏障。除了采用常規(guī)并且有效的防盜、防火、防塵、防水等安全措施外，還要考慮解決3個問題：1)確保文件檔案不依賴于硬件設(shè)施的狀態(tài)。主要是通過設(shè)置至少兩套硬件備份系統(tǒng)，采用第三方介質(zhì)備份、脫機保存等來解決。2)確保密鑰安全。系統(tǒng)的關(guān)鍵操作人員除了使用密鑰確認身份外，還應(yīng)利用加密狗、身份驗證卡片等硬件來確保密鑰

11、安全。3)防止重要檔案信息非法傳播。主要是通過關(guān)閉數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移設(shè)備來防止企業(yè)知識的外泄。三是建立流程安全屏障。在設(shè)計、合同等關(guān)鍵管理系統(tǒng)的流程設(shè)計中，都要把信息安全作一體化的考慮。對于需要長期保存和具有憑證作用的重要材料等，要同時建立紙介質(zhì)檔案。 223鐵路檔案管理隊伍再造工程要適應(yīng)新的形勢和變化的環(huán)境。鐵路檔案管理隊伍的建設(shè)定位應(yīng)當是再造，而不是簡單的素質(zhì)提升，因此就特別需要站在知識管理的高度來考慮檔案管理隊伍的規(guī)劃和建設(shè)。首先，可以按照業(yè)務(wù)、技術(shù)、專家3個層次的架構(gòu)，重構(gòu)一支分工明確、結(jié)構(gòu)合理、相互協(xié)調(diào)的檔案管理隊伍。檔案業(yè)務(wù)員主要是負責具體的檔案收集與存儲業(yè)務(wù)；技術(shù)人員則是將收集到的知識按照專業(yè)分工進行提煉、濃縮，便于知識的檢索、傳播和共享；專家則是站在更高的層次上予以專業(yè)指導或是在企業(yè)設(shè)立的信息論壇上以版主的身份提供知識的指導和幫助。其次，針對不同層次的檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)要求開展必要