高效時間管理中層主管培訓(xùn)講義

1、整理ppt12008/08/15時時 間間 管管 理理整理ppt2課程目標(biāo)課程目標(biāo) 幫助學(xué)員對時間管理的概念、誤區(qū)和原則有一些基本而清楚的認(rèn)識，同時還能夠在工作和生活中靈活地運(yùn)用時間管理的方法和技巧。整理ppt3課程大綱課程大綱什么是時間？時間的獨(dú)特性什么是時間管理？時間管理的誤區(qū)時間管理的基本原則整理ppt4 時間時間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。的資源。 什么是時間？什么是時間？整理ppt5時間的獨(dú)特性時間的獨(dú)特性 供給毫無彈性供給毫無彈性 無法蓄積無法蓄積 無法取代無法取代 無法失而復(fù)得無法失而復(fù)得整理

2、ppt6 小案例：小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳戶撥款如果銀行每天早晨向你的帳戶撥款8.64萬元，你在這一天可以隨心所欲，想萬元，你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何規(guī)定。用多少就用多少，用途也沒有任何規(guī)定。 條件是：用剩的錢不能留到第二天用，條件是：用剩的錢不能留到第二天用，也不能節(jié)余歸自己，前一天的錢用光也好，也不能節(jié)余歸自己，前一天的錢用光也好，分文不花也好，第二天你又有分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。萬元。 請問你如何用這筆錢？請問你如何用這筆錢？整理ppt7 美國人統(tǒng)計平均一個人活到美國人統(tǒng)計平均一個人活到60歲，歲， 時間上的分配為：時間上的分配為：

3、 睡覺睡覺 20年年 ；吃飯；吃飯 6年；娛樂年；娛樂 8年年 穿衣打扮穿衣打扮 5年；旅行、堵車年；旅行、堵車 5年；年； 生病生病 3年；打電話年；打電話 1年；其它年；其它2年年 其它其它 1年年 最后剩余的工作學(xué)習(xí)時間僅最后剩余的工作學(xué)習(xí)時間僅10年年 看了上面的數(shù)據(jù)，你有何感受？看了上面的數(shù)據(jù)，你有何感受？整理ppt8 時間管理的對象是什么？時間管理的對象是什么？ 什么是時間管理？什么是時間管理？ 時間管理是面對時間進(jìn)行的時間管理是面對時間進(jìn)行的“管管理者的管理理者的管理”，即，即“自我管理自我管理”整理ppt9自我檢查自我檢查1、我是否難以說清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一個

4、無法再拖延的問題？3、我是否做了實(shí)際上不需要做的事？4、我是否常常越權(quán)處理？5、我是否往往對某些任務(wù)要花費(fèi)更多的時間？6、我是否難以按時赴約？7、我是否經(jīng)常會忘記接下去準(zhǔn)備做的事？整理ppt10時間管理的誤區(qū)時間管理的誤區(qū)工作缺乏計劃工作缺乏計劃組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)時間控制不夠時間控制不夠整理整頓不足整理整頓不足進(jìn)取意識不強(qiáng)進(jìn)取意識不強(qiáng)整理ppt11誤區(qū)一、工作缺乏計劃誤區(qū)一、工作缺乏計劃過分強(qiáng)調(diào)過分強(qiáng)調(diào)“知難行易知難行易”，認(rèn)為沒必，認(rèn)為沒必要在行動前多做思考要在行動前多做思考認(rèn)為不作計劃也能獲得成效認(rèn)為不作計劃也能獲得成效不了解做計劃的好處不了解做計劃的好處認(rèn)為計劃趕不上變化認(rèn)為計劃趕

5、不上變化 不知如何做計劃不知如何做計劃不愿意做計劃原因：不愿意做計劃原因：整理ppt12誤區(qū)一、工作缺乏計劃誤區(qū)一、工作缺乏計劃工作目標(biāo)不明確工作目標(biāo)不明確沒有工作歸類的習(xí)慣沒有工作歸類的習(xí)慣做事缺乏輕重緩急的順序做事缺乏輕重緩急的順序沒時間分配的原則沒時間分配的原則工作缺乏計劃的后果：工作缺乏計劃的后果：整理ppt13誤區(qū)二、工作組織不當(dāng)誤區(qū)二、工作組織不當(dāng)職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)事必躬親，親力而為事必躬親，親力而為溝通不良溝通不良工作時斷時續(xù)工作時斷時續(xù) 主要表現(xiàn)：主要表現(xiàn)：整理ppt14誤區(qū)三、時間控制不夠誤區(qū)三、時間控制不夠習(xí)慣拖延時間習(xí)慣拖延時間不善處理不

6、速之客的造訪不善處理不速之客的造訪不善處理無端電話的打擾不善處理無端電話的打擾泛濫的泛濫的“會議病會議病”困擾困擾 主要表現(xiàn)：主要表現(xiàn)：整理ppt15快改變拖延的習(xí)慣，實(shí)時行動吧快改變拖延的習(xí)慣，實(shí)時行動吧 整理ppt16 問自己：現(xiàn)在最重要的是做什么？而非問：我現(xiàn)在最想做什么？ 先把最令你討厭、最困難的事解決掉，最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。 將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進(jìn)行。 不要等所有資料都到手才開始工作，有什么就做什么。不要等所有資料都到手才開始工作，有什么就做什么。 找出自己拖延時間的事項，例如聊天、喝咖啡等，規(guī)定自己某段時間內(nèi)禁止做這些事。 設(shè)定誘因激

7、勵自己準(zhǔn)時不拖延。終結(jié)拖延的六個方法：終結(jié)拖延的六個方法：整理ppt17誤區(qū)四、整理整頓不足誤區(qū)四、整理整頓不足整理ppt18 挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。 可以將這個時間再分成幾個小段，每小段專心清理一個抽屜或桌面。 與工作毫無關(guān)連的書籍雜物等，都應(yīng)該立即清掉。 一年半年內(nèi)不會再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個東西最壞的結(jié)果是什么？如果沒什么大不了，就別猶豫了。 運(yùn)用5S技巧整理、整頓、清掃、清潔、養(yǎng)成習(xí)慣。 你可以這樣清理你的辦公桌：你可以這樣清理你的辦公桌： 整理ppt19學(xué)了容易忘學(xué)了容易忘整理ppt20人最大的敵人就是自己。人最大的敵人就是自己。誤區(qū)五、進(jìn)取意識不強(qiáng)誤

8、區(qū)五、進(jìn)取意識不強(qiáng) 有些人之所以能夠讓時間白白流逝，而無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。 具體表現(xiàn)為： 個人的消極態(tài)度 做事拖拉，找借口 做夢指望“天上會掉餡餅”整理ppt21 記住過去記住過去 把握現(xiàn)在把握現(xiàn)在 放眼未來放眼未來整理ppt22 昨天昨天是一張已被注銷的支票是一張已被注銷的支票 明天明天是一張尚未到期的本票是一張尚未到期的本票 今天今天是隨時可運(yùn)用的現(xiàn)金是隨時可運(yùn)用的現(xiàn)金 -整理ppt23時間管理的六項基本原則時間管理的六項基本原則明確目標(biāo)明確目標(biāo)有計劃、有組織地進(jìn)行工作有計劃、有組織地進(jìn)行工作分清工作的輕重緩急分清工作的輕重緩

9、急合理地分配時間合理地分配時間與別人的時間取得協(xié)作與別人的時間取得協(xié)作制定規(guī)則，遵守紀(jì)律制定規(guī)則，遵守紀(jì)律整理ppt24如何制定目標(biāo)？一個完整目標(biāo)的特征：如何制定目標(biāo)？一個完整目標(biāo)的特征：具體的具體的可衡量的可衡量的可達(dá)成的可達(dá)成的與工作相關(guān)的與工作相關(guān)的有時間要求的有時間要求的原則一、明確目標(biāo)原則一、明確目標(biāo)目標(biāo)能喚起你最高尚的才能目標(biāo)能喚起你最高尚的才能整理ppt25 所謂有計劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正所謂有計劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，確地分解成工作計劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效成果。通常會體現(xiàn)在以下幾個方面：最終

10、達(dá)成有效成果。通常會體現(xiàn)在以下幾個方面： 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類處理。將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類處理。 將整理好的各類事務(wù)按流程和輕重緩急進(jìn)行排列。將整理好的各類事務(wù)按流程和輕重緩急進(jìn)行排列。 按排列順序進(jìn)行處理。按排列順序進(jìn)行處理。 為制定上續(xù)方案需要安排一個考慮的時間。為制定上續(xù)方案需要安排一個考慮的時間。 由于工作能夠有計劃的進(jìn)行，自然就能看到這些工由于工作能夠有計劃的進(jìn)行，自然就能看到這些工 作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，哪些工作可以同時進(jìn)行。作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，哪些工作可以同時進(jìn)行。原則二、有計劃、有組織地進(jìn)行工作原則二、有計劃、有組織地進(jìn)行工作整理ppt26 制定計劃的大致步驟：制定計劃的大

11、致步驟： 確定目標(biāo)確定目標(biāo) 探求完成目標(biāo)的各種方式探求完成目標(biāo)的各種方式 選擇最佳完成方式選擇最佳完成方式 將最佳方式轉(zhuǎn)化為月將最佳方式轉(zhuǎn)化為月/周周/日工作事項日工作事項 編排月編排月/周周/日工作次序，并加以執(zhí)行日工作次序，并加以執(zhí)行 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)最佳方式的可行性定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)最佳方式的可行性 原則二、有計劃、有組織地進(jìn)行工作原則二、有計劃、有組織地進(jìn)行工作整理ppt27原則三、分清工作的輕重緩急原則三、分清工作的輕重緩急整理ppt28重要重要緊急緊急整理ppt29 緊 急 不 緊 急 重 要 危 機(jī) 急 迫 的 問 題 有 期 限 壓 力 的 計 劃

12、 防 患 于 未 然 改 進(jìn) 產(chǎn) 能 建 立 人 際 關(guān) 系 發(fā) 掘 新 機(jī) 會 規(guī) 劃 、 休 閑 不 重 要 不 速 之 客 某 些 電 話 某 些 信 件 和 報 告 某 些 會 議 必 要 而 不 是 重 要 的問 題 受 歡 迎 的 活 動 繁 瑣 的 工 作 某 些 信 件 某 些 電 話 浪 費(fèi) 時 間 之 事 有 趣 的 活 動 整理ppt30 緊急不 緊急重要 壓 力 筋 疲力盡 危 機(jī)處理 忙 于收拾 殘局 有 遠(yuǎn)見 平 衡 紀(jì) 律 自 制 少 有危機(jī)不重要 短 視近利 危 機(jī)處理 被 視為巧 言令色 輕 視目標(biāo) 與計劃 缺 乏自制 力，抱 怨 人 際 關(guān) 系 浮 泛 ，

13、破裂 全 無責(zé)任 感 工 作不保 依 賴 他 人 或 社 會機(jī) 構(gòu)維生整理ppt31重要重要緊急緊急整理ppt3265-80%65-80%20-25%20-25%非非 緊緊 急急 緊緊 急急重重要要非非重重要要整理ppt33采用80/20原則來設(shè)定優(yōu)先級：原則四、合理地安排時間原則四、合理地安排時間u完成20的目標(biāo)可能獲得80的效果， 如果你每天的行事歷上有十個事項要 做，你只要能圓滿達(dá)成其中最重要的 兩個項目，就可以得到八成的效果。 整理ppt34整理ppt35一份專家建議的時間安排表 生理專家研究，人的效率會隨著時間不同而不同，順其自然安排工作內(nèi)容，工作效率才會高。8：0010：00精力顛

14、峰，適合做規(guī)劃。10：0012：00注意力及短暫記憶力最強(qiáng)，適合腦力激蕩會議、訓(xùn)練。13；0014：00昏昏欲睡，比較適合進(jìn)行互動溝通的工作。14：0016：00開始清醒，長期記憶力最強(qiáng)，適合閱讀、思考。16：0017：00適合技術(shù)性工作、處理沖突問題。整理ppt36u在效率最高的時段，你可以集中精力于：棘手或困難的問題、創(chuàng)造性思考、復(fù)雜的工作、討論或訂定工作計劃。 u在效率中等的時段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規(guī)劃行程表。 u在效率最差的時段，你可以處理：例行性事務(wù)、電話聯(lián)絡(luò)事情、接待訪客、基本行政工作。 了解自己的生理時鐘了解自己的生理時鐘整理ppt37整理ppt38原則五、

15、與別人的時間取得協(xié)作原則五、與別人的時間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有著周而復(fù)始的節(jié)奏性和周期性，而我們作為社會或團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊的組織或個人發(fā)生必然的聯(lián)系。 在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。整理ppt39原則六、制定規(guī)則，遵守紀(jì)律原則六、制定規(guī)則，遵守紀(jì)律此原則的核心主要體現(xiàn)在如下幾個方面：在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。 即使外部沒有規(guī)定何時截止，自己也要樹立一個何時完成目標(biāo)。 由于不得已的原因而不能按期完成的，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。整理ppt40時間管理三步曲時間管理三步曲1、記錄自己的時間，追蹤流向，診斷并 分析時間運(yùn)用的狀況。2、訂定目標(biāo)并擬訂計