印章管理制度96120

1、印章管理制度 印章管理制度為實(shí)現(xiàn)印章管理規(guī)范化、制度化，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)集團(tuán)公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本制度。一、印章管理責(zé)任部門(mén)集團(tuán)辦公室全面負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的印章管理工作，負(fù)責(zé)印章的發(fā)放、回收并監(jiān)督印章的保管和使用。 集團(tuán)辦公室對(duì)用章手續(xù)負(fù)有最終審批權(quán)。集團(tuán)總裁對(duì)借章手續(xù)負(fù)有最終審批權(quán)。二、印章分類(lèi)1、集團(tuán)公司印章：包括公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章等；2、法定代表人人名章； 3、部門(mén)專(zhuān)用章：各部門(mén)或項(xiàng)目部印章。三、印章的刻制（一） 集團(tuán)公司印章刻制均須報(bào)董事局主席批準(zhǔn)，負(fù)責(zé)刻制印章部門(mén)憑集團(tuán)公司介紹信到公安機(jī)關(guān)指定單位辦理刻制手續(xù)。 （二）

2、如集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定某分公司、子公司或各中心、部門(mén)注冊(cè)分公司、子公司及刻制公章、合同章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、法定代表人人名章等，須在辦理完畢后第一時(shí)間到集團(tuán)檔案室進(jìn)行備案，并將所有公章及合同章交由集團(tuán)檔案室進(jìn)行管理，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章及法定代表人人名章由財(cái)務(wù)中心管理。（三） 印章的形體、規(guī)格、材質(zhì)、格式等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（四）印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類(lèi)印章印模，以及批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件移交集團(tuán)檔案室，立卷存檔，永久保存。四、印章的管理（一）集團(tuán)公司印章的保管，實(shí)行印章專(zhuān)人保管、法定代表人人名章與財(cái)務(wù)專(zhuān)用章分管制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度。其中：1、公章、合同章由集團(tuán)檔案

3、室專(zhuān)人管理； 2、財(cái)務(wù)章、法人人名章由財(cái)務(wù)中心專(zhuān)人管理，財(cái)務(wù)章及法人人名章的使用按財(cái)務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行； 3、部門(mén)專(zhuān)用章由中心/分公司總經(jīng)理指定專(zhuān)人管理，并對(duì)印章使用負(fù)責(zé)；4、移交至二級(jí)集團(tuán)的公章及合同章，由集團(tuán)檔案室外派專(zhuān)人管理，三級(jí)項(xiàng)目公司根據(jù)情況由集團(tuán)檔案室外派專(zhuān)人管理或經(jīng)審批指定專(zhuān)人管理。用章手續(xù)及流程按集團(tuán)授權(quán)執(zhí)行，集團(tuán)檔案室有權(quán)對(duì)各二級(jí)集團(tuán)及分公司用章進(jìn)行監(jiān)督，并定期進(jìn)行檢查；5、各二級(jí)集團(tuán)、分公司用章手續(xù)年底需統(tǒng)一移交至集團(tuán)檔案室；6、如二級(jí)集團(tuán)、分公司用章混亂或出現(xiàn)對(duì)公司利益有損的情況，集團(tuán)辦公室有權(quán)將公章收回。（二）印章保管必須安全可靠，公司印章要放在保險(xiǎn)柜內(nèi)。印章使用時(shí)，要

4、隨用隨拿，用后歸位，嚴(yán)禁隨意放置。 （三）印章專(zhuān)管人如遇特殊情況，需由他人代管印章時(shí)，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并指定他人暫時(shí)代管，以免貽誤工作，并辦理印章移交手續(xù)。 五、印章的使用（一） 印章的使用范圍1、集團(tuán)公司公章的使用范圍：（1）以公司名義對(duì)外發(fā)送公文、電函、傳真件等； （2）以公司名義報(bào)送或下達(dá)各類(lèi)業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；（3）以公司的名義授權(quán)委托書(shū)、人事任免、勞動(dòng)合同和對(duì)外介紹等。（4）人力資源中心與員工簽訂的勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議、勞務(wù)協(xié)議書(shū)、保密協(xié)議；（5）需要代表本公司加蓋公章的其他批件、文本、憑證和材料等。2、合同專(zhuān)用章：以公司名義簽署合同、協(xié)議時(shí)使用。3、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)中心

5、簽署支票及辦理銀行有關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)使用。4、法定代表人人名章：由財(cái)務(wù)中心出具銀行票據(jù)時(shí)或?qū)ν夂炇鸷贤?、協(xié)議時(shí)使用，通常與公司相關(guān)印章同時(shí)使用。（二） 集團(tuán)公司實(shí)行印章使用審批制度。集團(tuán)公司合同、協(xié)議、授權(quán)書(shū)、承諾書(shū)、證明、介紹信等對(duì)外、對(duì)內(nèi)所有文件用章、外借都須填寫(xiě)合同章使用申請(qǐng)單、公章使用申請(qǐng)單、公章借出申請(qǐng)單，并根據(jù)流程由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可用印或借出，各經(jīng)辦部門(mén)向檔案室提供的用印文件需真實(shí)、有效，并承擔(dān)資料核查義務(wù)。1、 合同、協(xié)議類(lèi)的文件蓋章須填寫(xiě)合同章使用申請(qǐng)單，寫(xiě)明要使用的合同章名稱、合同名稱、金額等并由申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、主管副總裁、集團(tuán)辦公室副主任或二級(jí)集團(tuán)總裁簽批。合同后附資料須有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

6、審批后的合同會(huì)簽、呈批閱件等手續(xù)，并保證會(huì)簽手續(xù)及附件的完整性。經(jīng)合同部復(fù)審、編號(hào)，督察中心備案，檔案室審核文件齊全、完整、有效性后方可進(jìn)行蓋章。2、 非合同類(lèi)文件蓋章須填寫(xiě)公章使用申請(qǐng)單，申請(qǐng)單上需明確用章事由、用章名稱、用印文件題名、對(duì)方單位、份數(shù)及蓋章個(gè)數(shù)等并由申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、主管副總裁、集團(tuán)辦公室副主任或二級(jí)集團(tuán)總裁簽批（具體簽批事項(xiàng)見(jiàn)公章使用申請(qǐng)單備注欄）。公章類(lèi)文件上不得有空白內(nèi)容、不得涉及金額事項(xiàng)，如必須填寫(xiě)金額，需有相關(guān)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽批的呈批或請(qǐng)示類(lèi)文件方可進(jìn)行用印，重要的文件需進(jìn)行復(fù)印備案；3、公司印章原則上一律不外借，確因工作特殊需要，公章借出需填寫(xiě)公章借出申請(qǐng)單，申請(qǐng)單上必

7、須明確借章原因、蓋章文件名稱、用途、借出及歸還時(shí)間等，由集團(tuán)總裁簽批后方可借出，借出公章需專(zhuān)事專(zhuān)用，不得用于與申請(qǐng)單內(nèi)容以外的事由，借用人在借出公章期間對(duì)印章的使用負(fù)責(zé)，印章須借出當(dāng)日交回集團(tuán)檔案室并提供借出期間使用印章文件的復(fù)印件或電子圖片。如印章借出當(dāng)日不能歸還，借章人需簽署印章臨時(shí)外借使用保管承諾書(shū)，并按承諾書(shū)內(nèi)容執(zhí)行。除財(cái)務(wù)中心借章外，其他部門(mén)借章原則上由集團(tuán)辦公室外派專(zhuān)人攜章同行，如集團(tuán)辦公室無(wú)法派專(zhuān)人攜章同行，則由借章部門(mén)安排兩人同行，共同簽字承擔(dān)印章外借期間的安全及責(zé)任。4、以上三種申請(qǐng)單除申請(qǐng)人和審批人需親筆簽字外，其他各項(xiàng)內(nèi)容統(tǒng)一使用電子文檔編輯后紙質(zhì)打印，在申請(qǐng)用印時(shí)交與印

8、章管理人員，各類(lèi)申請(qǐng)單不得空項(xiàng)、不得涂改；5、公司印章使用將嚴(yán)格審批手續(xù)，不符合印章使用制度及手續(xù)不全的，印章管理人員有權(quán)拒絕用?。?、如遇特殊情況，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法簽字時(shí)，需短信或微信請(qǐng)示無(wú)法簽字的領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行用印，事后承辦部門(mén)需將申請(qǐng)單及時(shí)補(bǔ)簽并盡快將申請(qǐng)單返回集團(tuán)檔案室印章管理人員處；（三）嚴(yán)禁蓋空白合同、協(xié)議、證明等文件。因工作特殊確須開(kāi)具時(shí)，須由總裁簽字同意后方可開(kāi)具，并將未使用的立即交回集團(tuán)檔案室。（四） 帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章，一處蓋在落款處，一處蓋在連接線上并填寫(xiě)編號(hào)。（五） 在合同、協(xié)議書(shū)上蓋章時(shí)，要在落款處、騎縫處和修改處蓋章。六、印章停用注意事項(xiàng)：

9、（一）用印內(nèi)容需要變更的，用印部門(mén)應(yīng)首先將原蓋章文件收回統(tǒng)一交由集團(tuán)檔案室銷(xiāo)毀，再重新提交變更用印申請(qǐng)文件加蓋印章。（二）當(dāng)公司注銷(xiāo)或終止時(shí)，應(yīng)停止使用有關(guān)印章并立即交由集團(tuán)檔案室進(jìn)行封存、銷(xiāo)毀。（三）印章遺失、損毀、被竊時(shí)，印章管理者必須立即先行向集團(tuán)辦公室副主任報(bào)告。要求經(jīng)辦部門(mén)寫(xiě)出說(shuō)明原因的報(bào)告書(shū)并及時(shí)向集團(tuán)辦公室遞交。由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)向董事局主席匯報(bào)。在公開(kāi)聲明作廢后，按規(guī)定程序申請(qǐng)重新刻制印章。七、項(xiàng)目公司印章管理原則上公司所有公章及合同章由集團(tuán)檔案室及二級(jí)集團(tuán)檔案室進(jìn)行保管及負(fù)責(zé)用印，如外阜項(xiàng)目公司確有特殊要求，需由項(xiàng)目公司自行保管及使用的，項(xiàng)目公司須呈報(bào)借章呈批，將所需原因、借章

10、名稱及保管人等具體內(nèi)容請(qǐng)示董事局主席簽批同意后，集團(tuán)檔案室方可將公章辦理移交手續(xù)后轉(zhuǎn)交給項(xiàng)目公司。項(xiàng)目公司印章保管人，需簽署印章長(zhǎng)期保管使用承諾書(shū)。集團(tuán)檔案室對(duì)項(xiàng)目公司管理的公章有監(jiān)督權(quán)。項(xiàng)目公司需按集團(tuán)公司的相關(guān)制度及審批流程由相關(guān)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行用印，并參照以上規(guī)定執(zhí)行。八、印章管理人員的職責(zé)所有印章管理人員應(yīng)遵守本條以下規(guī)定：（一） 印章管理人員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章放在外面；次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險(xiǎn)柜有無(wú)異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。（二） 印章管理人員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)指定他

11、人代管印章，印章管理人員要向代管人員辦理交接手續(xù)并清查印章，交代用印時(shí)注意事項(xiàng)，以免延誤工作。專(zhuān)管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。（三） 印章管理人員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或手續(xù)不全的，印章管理人員應(yīng)不予用?。唤?jīng)辦人拒絕由印章管理人員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章管理人員可拒絕用印并報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)處理。（四） 印章管理人員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，用章名稱要與用印件落款一致。（五） 印章管理人員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理；若因擅自用印導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，由其承擔(dān)全部賠償責(zé)任并按公司人力資源部管理規(guī)定進(jìn)行處罰。（六） 印章管理人員離職時(shí)，其管理的印章和印章記錄需作為員工離職移交工作的一部分，進(jìn)行詳