合同監(jiān)管管理辦法

1、 化工研究院合同訂立及監(jiān)督管理辦法為加強 集團化工研究院合同監(jiān)督管理，規(guī)范合同簽訂流程，明確合同簽訂職責(zé)，防范合同風(fēng)險，減少合同糾紛，維護集團公司及利益相關(guān)者的合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國民法通則、中華人民共和國公司法等相關(guān)法律法規(guī)及 集團合同監(jiān)督管理辦法， 集團化工產(chǎn)業(yè)合同監(jiān)督管理辦法等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合化工研究院實際制定本辦法。第一章 合同的訂立、履行及糾紛處理的相關(guān)規(guī)定第一條 化工研究院與外部平等主體的自然人、法人和其他組織之間訂立、履行、變更合同，均適用本辦法。合同簽訂實行負責(zé)人簽署制。即化工研究院由院長負責(zé)對外簽署合同。第二條 訂立合同，除即時交割的簡單小額經(jīng)濟業(yè)務(wù)（1萬元及以下）外，均

2、應(yīng)當(dāng)采用書面形式（合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文等）訂立合同。第三條 組織、承辦合同訂立、履行事項的部門和單位為合同承辦部門。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同性質(zhì)，指定具體的合同承辦人。合同承辦部門應(yīng)履行下列職責(zé)：1、負責(zé)審查合同對方的主體資格、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品安全標(biāo)志證書、資信狀況、履約能力等；2、負責(zé)合同談判；3、按照規(guī)定組織招標(biāo)或者委托招標(biāo)；4、起草合同文本；5、負責(zé)辦理合同審查、會簽和審批手續(xù)；6、負責(zé)合同的履行、變更、解除、終止；7、負責(zé)合同檔案的歸檔管理。第四條 合同承辦部門在合同起草過程中，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用 集團規(guī)定的合同范本。如合同對方主體不同

3、意使用 集團規(guī)定的合同范本，也可使用合同對方主體提供的合同范本或雙方協(xié)商確定的合同范本。第五條 承辦部門訂立合同時，應(yīng)當(dāng)對合同對方的主體資格和資信情況進行必要的調(diào)查，調(diào)查范圍主要包括：1、經(jīng)過正常年檢的真實有效的營業(yè)執(zhí)照和其他權(quán)利能力證明文件。涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可證明文件；涉及資質(zhì)要求的，應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)（等級）證書；涉及安全的，應(yīng)具備相應(yīng)的安全標(biāo)志證書；2、與所簽訂合同標(biāo)的相關(guān)的經(jīng)營范圍；3、相應(yīng)的履行合同的能力；4、是否涉及可能影響履行合同的重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件，是否存在司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)或行政機關(guān)作出的任何對履行合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決、具體行政行為或

4、其他法律程序；5、其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項。第六條 化工研究院的合同承辦部門在合同簽訂時應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)定：1、對于重大、復(fù)雜、專業(yè)性、技術(shù)性較強的合同，需要聘請律師或者專業(yè)人士參與談判和起草的，應(yīng)當(dāng)聘請律師或?qū)I(yè)人士參與；2、依照法律、法規(guī)、規(guī)章及 集團的有關(guān)規(guī)定，合同應(yīng)當(dāng)進行招標(biāo)的，必須履行招標(biāo)程序。招標(biāo)應(yīng)當(dāng)按照國家法律、法規(guī)和 集團的有關(guān)規(guī)定進行；3、需要簽訂的技術(shù)服務(wù)合同，由于具有保密性不便采取招投標(biāo)形式確定合作方的、不宜聘請中介機構(gòu)參與的、金額在50萬元以下的，由研究院履行內(nèi)部決策程序自行辦理，金額在50萬元（含）以上的，上報化工局經(jīng)批準(zhǔn)后辦理。第七條 履行合同應(yīng)當(dāng)符合下列條件：

5、1、合同已經(jīng)成立并生效；2、附生效條件的合同，條件已經(jīng)成就；3、附生效期限的合同，期限已經(jīng)屆至。合同生效前，合同承辦部門不得實際履行，也不得接受對方的實際履行。第八條 合同是財務(wù)付款結(jié)算的依據(jù)。未經(jīng)合同監(jiān)管員審查及院長審批并生效且實際履行的合同，財務(wù)部門不得付款結(jié)算。第九條 合同承辦部門及與合同履行有關(guān)的其他部門應(yīng)當(dāng)及時、全面收集與合同相關(guān)的原始憑證、收付款憑證、質(zhì)量檢驗憑證等可以證明合同履行情況的資料。對合同履行中形成的預(yù)算書、結(jié)算書、變更簽證、圖紙等資料，合同承辦部門在向合同對方移交時，應(yīng)當(dāng)列出清單，說明移交的資料名稱、數(shù)量、金額以及是否原件等，并由接收人在接收清單上簽字并加蓋接收方的公章

6、。第十條 合同履行過程中出現(xiàn)由第三人代為履行或者向第三人履行合同義務(wù)的情形時，如果合同沒有明確約定，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)與合同相對人和第三人簽訂書面協(xié)議，對代為履行的有關(guān)事項作出明確約定。第十一條 合同生效后，如果出現(xiàn)需要變更合同、轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)或解除合同的情形，在變更合同、轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)或解除合同前，合同承辦部門應(yīng)對合同變更、解除和轉(zhuǎn)讓的原因作出說明、提供相關(guān)資料，并按合同訂立程序辦理審查與批準(zhǔn)。未履行審查批準(zhǔn)程序，不得變更合同、轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)或解除合同。除依法或依合同約定行使單方解除權(quán)外，變更、解除合同和轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)應(yīng)與合同相對人簽署書面協(xié)議。第十二條 合同當(dāng)事人因訂立和履行合同發(fā)生

7、糾紛，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時向所在部門領(lǐng)導(dǎo)報告。未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和院長審查同意，合同承辦部門不得向合同對方當(dāng)事人作出實質(zhì)性答復(fù)和提供相關(guān)文件資料?；ぱ芯吭阂蚝贤m紛發(fā)生訴訟、仲裁的，由合同承辦部門牽頭，組織訴訟或仲裁前的準(zhǔn)備工作，需要外聘律師代理的，由化工研究院研究討論聘請。第十三條 合同監(jiān)管員應(yīng)當(dāng)建立合同簽訂履行情況臺帳、合同變更解除臺帳、違約合同登記臺帳及有關(guān)統(tǒng)計報表，對合同編號、標(biāo)的類別、標(biāo)的名稱、雙方當(dāng)事人、標(biāo)的規(guī)格和數(shù)量、交付期限、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況進行登記，妥善管理合同及其相關(guān)資料，保證合同的完整性。第二章 化工研究院合同監(jiān)管員的職責(zé)化工研究院合同監(jiān)管員是合同監(jiān)管的專職人員，履行

8、化工研究院的合同審查、監(jiān)督職能。在合同監(jiān)管過程中，必須嚴格依照法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、部門規(guī)章以及 集團有關(guān)規(guī)定進行監(jiān)管。 監(jiān)管員履行下列職責(zé)：1、建立健全化工研究院合同監(jiān)督管理制度、流程；2、參與重大合同的談判、起草、簽訂；3、參與所有合同的法律審查，保證合同的合法性與有效性；4、對合同的訂立、履行情況進行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；5、合同的歸檔、整理；6、參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟活動；7、向化工局證券部報備重大合同（單筆金額在50萬元以上的合同以及化工局證券部要求報備的合同）；8、接受上級部門合同專項檢查。第三章 化工研究院的合同審批流程為防范風(fēng)險、規(guī)避糾紛，化工研究院合同實行會簽審

9、批制度。具體如下：1、由承辦部門填寫合同會簽審批表，并附合同擬簽約文本及相關(guān)材料，由部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審查，并簽署明確的審查意見。承辦部門為合同簽訂的第一責(zé)任人，對合同擬定、簽訂和履行負直接責(zé)任；2、承辦部門在填寫完成合同會簽審批表，并經(jīng)部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審查后，將合同的擬簽約文本及相關(guān)材料報研究院合同監(jiān)管員審查。監(jiān)管員將根據(jù)公司法、合同法等相關(guān)法律法規(guī)進行審查，提出專項審查意見，待承辦部門據(jù)此意見修改后，由監(jiān)管員在合同會簽審批表上簽字； 3、監(jiān)管員在合同會簽審批表上簽字后，承辦部門需將合同的擬簽約文本及相關(guān)材料報計劃財務(wù)部審查。計劃財務(wù)部將根據(jù)國家財經(jīng)法規(guī)和集團公司財務(wù)管理制度進行審查，

10、提出專項審查意見，待承辦部門據(jù)此意見修改后，由計劃財務(wù)部的部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)在合同會簽審批表上簽字；4、計劃財務(wù)部在合同會簽審批表上簽字后，承辦部門需將合同的擬簽約文本及相關(guān)材料報研究院副院長、院長審查。副院長、院長提出專項審查意見，且承辦部門據(jù)此意見修改后，副院長、院長在合同簽訂審批表上簽字；5、以上流程履行完畢后，承辦部門應(yīng)將填寫完整并經(jīng)簽字后的合同會簽審批表與合同文本及相關(guān)材料交由綜合部，最終以 集團化工研究院的名義對外簽訂合同。 6、承辦部門與監(jiān)管員是合同資料的存檔部門與管理人員。承辦部門應(yīng)當(dāng)在合同簽訂完畢后，將所有合同材料的原件存檔，并于合同簽訂后3日內(nèi)將一份復(fù)印件送交監(jiān)管員存檔。存檔文件應(yīng)包括合同簽訂審批表、合同對方資質(zhì)證照（紙質(zhì)版）、簽訂后的有效合同文本、合同相關(guān)經(jīng)濟行為的決策文件等所有相關(guān)資料。承辦部門在辦理合同審批時，需要向各相關(guān)審批部門提交下列合同審批材料：1、合同簽訂審批表（見附件）。要求承辦部門認真填寫合同簽訂審批表，并按順序報各審批部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批；2、合同簽約對方