構(gòu)建工作團(tuán)隊(duì)人力資源管理配置

1、一、人力配置模型的構(gòu)建   1.工作量預(yù)測及建立工作負(fù)荷量模版   制定人力資源計(jì)劃的主要目的是為人力資源配置進(jìn)行人員預(yù)測。人員預(yù)測模型是建立在工作量預(yù)測和監(jiān)控的基礎(chǔ)上，即工作量的預(yù)測是這一模型建立的基礎(chǔ)和主要參數(shù)。如何進(jìn)行工作量預(yù)測呢?一般是將未來季度中業(yè)務(wù)量的預(yù)測分析轉(zhuǎn)換為工作負(fù)荷量。工作負(fù)荷量的設(shè)定參數(shù)基于各工作團(tuán)隊(duì)各種類型的服務(wù)或生產(chǎn)的主要內(nèi)容?？茖W(xué)地測算一個工作團(tuán)隊(duì)的工作量，首先需要建立工作負(fù)荷量模版。工作負(fù)荷量模版需要將一具體的工作負(fù)荷量細(xì)化到基本元素，每一基本元素依據(jù)歷史數(shù)據(jù)和實(shí)驗(yàn)參數(shù)，制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)工作負(fù)荷量，這一基本元素負(fù)荷量基于正常的條件之下(即標(biāo)準(zhǔn)狀

2、態(tài)，無不符合質(zhì)量要求的條件下)。而由各種元素的工作負(fù)荷的排列組合，則形成不同的、針對具體的工作內(nèi)容或服務(wù)項(xiàng)目的總的工作負(fù)荷量。   工作負(fù)荷過重、勞動強(qiáng)度過大，不利于人力資源的合理配置并影響員工的身心健康。因此，在模版正式生效之前，工作人員需對工作負(fù)荷和工作負(fù)荷量模版進(jìn)行對比參照，如有不同意見，可與產(chǎn)品部門、質(zhì)量部門協(xié)商并作出相應(yīng)的調(diào)整。否則每一工作類型的工作負(fù)荷量則會自動形成(標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)下，即無不符合質(zhì)量要求前提下的)相應(yīng)的考量數(shù)據(jù)。   2.人力配置預(yù)算及人員利用率和勞動成本率差異控制模型   工作團(tuán)隊(duì)在確認(rèn)預(yù)測的具體工作量后，進(jìn)入相應(yīng)的人力配置環(huán)節(jié)。配置方式一

3、般可分三大類：   第一種方式稱為財(cái)務(wù)模型。其基本原理是工作量負(fù)荷所對應(yīng)的收益和成本的平衡。計(jì)算方式是：工作負(fù)荷的收入總量除以員工個人的平均勞動成本，得出財(cái)務(wù)上可以滿足使用的人次(需要的人力數(shù)量)。這種模型的特點(diǎn)是注重財(cái)務(wù)指標(biāo)上的平衡，并不考慮人員的使用效率和實(shí)際運(yùn)作的需求。計(jì)算公式如下：   第二種模型稱為班次模型。該模型由具有行業(yè)技能與經(jīng)驗(yàn)的資深人士，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行盡可能準(zhǔn)確的估算，采用德爾菲法，通過完成一個工作任務(wù)所需要的人數(shù)及班次安排情況，以達(dá)到全面的、潛在的工作負(fù)荷覆蓋為目的來進(jìn)行人員測定。該模型的特點(diǎn)是與財(cái)務(wù)脫鉤，只考慮運(yùn)作的需求，因此往往成本最高。下圖

4、所示即為覆蓋一周的班次按排模型。    第三種模型稱為人員利用率和勞動成本率差異控制模型。這一模型相對較為復(fù)雜，它的特點(diǎn)是不僅考慮人員的運(yùn)作，也兼顧財(cái)務(wù)指標(biāo)的平衡管理。當(dāng)工作量預(yù)測完畢后，根據(jù)預(yù)測量和標(biāo)準(zhǔn)的員工利用率得出所需的工作人員數(shù)量，由人員數(shù)再得出服務(wù)成本，該成本除以預(yù)測的工作負(fù)荷量便得到每單位所需要的勞動成本，即預(yù)測的勞動成本率。該勞動成本率則被定為內(nèi)部部門間的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)帳依據(jù)，各工作部門在系統(tǒng)中輸入工作量后就會得到相應(yīng)的實(shí)際勞動率的成本費(fèi)用。各工作部門輸入的工作量信息不僅作為績效考核的依據(jù)，也是考量最終財(cái)務(wù)支出平衡與否的依據(jù)。然而，勞動成本率是基于預(yù)測的工作

5、量和預(yù)測的勞動利用率來計(jì)算的，在實(shí)際的運(yùn)作中業(yè)務(wù)的變化會導(dǎo)致工作量的改變，人員的變動也會導(dǎo)致利用率的不一致，因而相應(yīng)地會得到一個實(shí)際的勞動成本率。實(shí)際的勞動成本率計(jì)算方式是：實(shí)際的勞動成本除以實(shí)際的勞動負(fù)荷。實(shí)際的勞動成本率和預(yù)測的勞動成本率的差值，表明該工作團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的勞動成本狀況理想與否，兩者的差值為0是最理想的狀況。如果實(shí)際勞動成本大于預(yù)測的勞動成本率，則表明該工作團(tuán)隊(duì)處于內(nèi)部帳務(wù)虧損狀態(tài)，反之，則處于贏利(因是內(nèi)部成本轉(zhuǎn)換，該贏利實(shí)際由于預(yù)測的不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的，必須在下一階段得到調(diào)整)。如果結(jié)果是虧損的話，則必須整改，說明實(shí)際運(yùn)作成本已經(jīng)高于預(yù)測成本。我們用圖1來說明這一動態(tài)立體的管理模型

6、。   3.實(shí)施、監(jiān)控與調(diào)整：基于工作負(fù)荷報(bào)告體系   模型實(shí)施中，工作團(tuán)隊(duì)有必要自始至終建立一個非常完善的工作負(fù)荷的報(bào)告體系。它不僅用來記錄工作的內(nèi)容，而且可支持以后的工作內(nèi)容及負(fù)荷量的分析，同時又是質(zhì)量監(jiān)控與改進(jìn)的基礎(chǔ)來源。首先，工作人員每完成一項(xiàng)工作必須在系統(tǒng)中選擇相應(yīng)的工作基礎(chǔ)元素，記錄所花費(fèi)的工作小時及工作量和工作內(nèi)容描述，該工作量經(jīng)由上一級管理人員審批后，正式進(jìn)入信息記錄庫并輸入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)流程。其次，對于因不符合質(zhì)量而導(dǎo)致的額外負(fù)荷，服務(wù)人員需建立質(zhì)量故障報(bào)告，詳細(xì)描述質(zhì)量原因和所消耗的工作量，并作出事故責(zé)任部門的初步確認(rèn)。被確認(rèn)質(zhì)量負(fù)責(zé)

7、方的工作人員可以通過分析溝通，對此次質(zhì)量故障責(zé)任或承擔(dān)或拒絕承擔(dān)，如拒絕則需提出認(rèn)為應(yīng)負(fù)責(zé)的部門，而系統(tǒng)又將進(jìn)入新一輪的溝通，直到系統(tǒng)中某一相關(guān)部門對質(zhì)量故障確認(rèn)與接受。系統(tǒng)中如果被指定為是質(zhì)量事故負(fù)責(zé)部門的超過3個以后，質(zhì)量監(jiān)管部門則應(yīng)介入裁決，以避免質(zhì)量責(zé)任推委現(xiàn)象。一旦質(zhì)量事故責(zé)任部門確定后，根據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定，相應(yīng)的額外勞動負(fù)荷費(fèi)用就由該部門承擔(dān)，并須按質(zhì)量體系的要求進(jìn)入閉環(huán)質(zhì)量控制流程(即分析質(zhì)量問題、提出建議、加以實(shí)施的閉環(huán)質(zhì)量控制流程)。通過這一報(bào)告體系，可以檢索出團(tuán)隊(duì)中某位員工工作的負(fù)荷量并具體到某個服務(wù)項(xiàng)目，以及規(guī)定的工作量和由質(zhì)量故障引起的工作量，同時又可檢索到某一具體的工作

8、的負(fù)荷量以及相應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并作為以后預(yù)測和考評的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。所以，整個的模型體系，是一個立體、動態(tài)的管理體系。   通常情況下，模型是在一個理想狀態(tài)假設(shè)前提下建立的，但實(shí)際情況并非完全是理想狀態(tài)。為此，有必要對參數(shù)進(jìn)行修正和調(diào)整。   第一，工作負(fù)荷量的調(diào)整。工作中不可避免會出現(xiàn)不同性質(zhì)的產(chǎn)品質(zhì)量問題或技術(shù)故障，這會導(dǎo)致額外的用于質(zhì)量修復(fù)的工作負(fù)荷。而該工作負(fù)荷量是隨機(jī)偶發(fā)的，很難預(yù)測但又必須在工作量預(yù)測計(jì)劃中加以考慮。我們建議，執(zhí)行的方法是基于以往1-2年中不符合質(zhì)量所導(dǎo)致的額外工作負(fù)荷的平均值，作為這部分工作負(fù)荷的預(yù)測。而該數(shù)值按不同的產(chǎn)品項(xiàng)目和實(shí)際情況由質(zhì)量和產(chǎn)品部門

9、協(xié)調(diào)，每半年更新一次，以確保該附加的由產(chǎn)品質(zhì)量事故，而導(dǎo)致的額外工；作量預(yù)測的準(zhǔn)確性。工作團(tuán)隊(duì)則：基于標(biāo)準(zhǔn)模版的工作負(fù)荷量，加上因質(zhì)量問題而導(dǎo)致的工作負(fù)荷量，得到每一個工作項(xiàng)目的總的工作負(fù)荷量。   第二，人員配置的調(diào)整。從實(shí)際運(yùn)作層面上說，所預(yù)測的工作負(fù)荷量總是不可避免地會發(fā)生變化，工作團(tuán)隊(duì)必須隨時對人員配置作出相應(yīng)的調(diào)整，如通過人員的臨時調(diào)動來調(diào)整利用率，以達(dá)到勞動成本率差異最小狀態(tài)。根據(jù)公式表示UT(人員利用率)和工作人員數(shù)成反比和工作量(這里的工作量以工作時間來表示)成正比。 因此，當(dāng)工作量增加時，適當(dāng)?shù)卦黾尤藛T數(shù)仍然可以維持所需要的UT。如果工作量下降，則須通過減

10、少工作人員數(shù)，以確保合理的UT，同時也可控制勞動成本率。   然而，人員利用率UT只考慮服務(wù)人員的數(shù)量，而組織同時必須考慮到財(cái)務(wù)的平衡問題，即財(cái)務(wù)上必須監(jiān)控每個人的成本。為此，工作團(tuán)隊(duì)采用將高成本的服務(wù)人員用于相應(yīng)要求高的業(yè)務(wù)中，低要求的工作則可安置技術(shù)能力較低的低成本人員去服務(wù)，用以有效控制成本，即通常所說的，以適合的人做恰當(dāng)?shù)氖隆?  勞動成本率用以衡量實(shí)際運(yùn)作中的財(cái)務(wù)狀況，它與人員成本成正比，和預(yù)測工作量成反比。根據(jù)勞動成本率差異公式可得知，當(dāng)實(shí)際的人員成本一定時，實(shí)際工作量如果小于預(yù)測的工作量時，勞動成本率差異出現(xiàn)正值，說明實(shí)際服務(wù)成本大于預(yù)測成本，此時的實(shí)際UT可

11、能并不低于預(yù)測的UT，但說明了人力資源成本超預(yù)算。這時，只有在運(yùn)作過程中調(diào)整人員數(shù)量和結(jié)構(gòu)，以降低人員成本，使勞動成本差異值均衡。至于人員數(shù)量和結(jié)構(gòu)的調(diào)整，一般可借助于區(qū)域間(分公司間、部門間等內(nèi)部消化)借調(diào)的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)，或者利用人力資源租賃來靈活調(diào)整。  二、應(yīng)用實(shí)例分析   假設(shè)某一從事制造業(yè)的公司中，設(shè)有一設(shè)備維護(hù)與服務(wù)團(tuán)隊(duì)。運(yùn)用工作團(tuán)隊(duì)人力配置模型，可進(jìn)行以下分析：   1.預(yù)測工作量   根據(jù)工作負(fù)荷量模版(見圖2，該模版一般根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和實(shí)驗(yàn)參數(shù)制定并定期進(jìn)行調(diào)整)，可知：   服務(wù)A類機(jī)器一臺，需180小時的標(biāo)準(zhǔn)工作量

12、；   服務(wù)A類機(jī)器一臺，基于歷史數(shù)據(jù)的平均值，需24.8小時的非標(biāo)準(zhǔn)工作量(由于質(zhì)量問題增加的工作負(fù)荷量)；   服務(wù)A類機(jī)器一臺，所需工作總量為標(biāo)準(zhǔn)工作量+非標(biāo)準(zhǔn)工作量=180+24.8=204.8小時。   該工作團(tuán)隊(duì)下一季度工作量預(yù)測：   工作任務(wù)是下季度10臺A類機(jī)器的服務(wù)；   工作量預(yù)測為10×204.8(小時)=2048(小時)。   2.人力屑己置預(yù)測   首先，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的員工利用率UT。   人員利用率UT，是對單位時間內(nèi)組織人員利用狀況的百分比數(shù)據(jù)顯示，是根據(jù)員工在公司中

13、非業(yè)務(wù)直接相關(guān)的小時數(shù)的比例(例如病假、休假、培訓(xùn)及在服務(wù)過程中的待料時間等所占的比例)而制定。   如設(shè)定A類機(jī)器服務(wù)的UT=65%，則該團(tuán)隊(duì)下一季度人員需求數(shù)按下列公式推算(每季度為13周，每周為40小時工作)。   所以，該工作團(tuán)隊(duì)所需工作人員數(shù)=2084（65%×13×40)=6.05人6人   3.勞動成本率預(yù)測   假設(shè)每人每季度成本為6萬元，因?yàn)?#160;  所以，該工作團(tuán)隊(duì)勞動成本率LR=60，000×62084=172.7元/小時·人173元小時·人  

14、4.勞動成本率差異和利用率控制   在工作實(shí)施過程中，工作量會隨著經(jīng)營環(huán)境變化而產(chǎn)生變化，當(dāng)工作量增加時，如人員不變，則UT會上升，LR會下降。在這種情況下，往往會出現(xiàn)要求人員協(xié)調(diào)部門借入人員進(jìn)行支援的情況。但要注意的是，計(jì)劃中對人力成本費(fèi)用都應(yīng)有預(yù)算，對人員變化也要有所準(zhǔn)備，盡管人員借入會平衡工作負(fù)荷即UT，但同時需要了解借入人員的成本費(fèi)用，因?yàn)樗鼤绊懭藛T成本，勞動成本率會發(fā)生變化。   因此在實(shí)際運(yùn)作中，必須隨時根據(jù)具體情況，調(diào)整工作團(tuán)隊(duì)，監(jiān)控勞動成本率差異(按如下公式)，使其達(dá)到均衡。   勞動成本率差異=實(shí)際服務(wù)人員成本-實(shí)際工作小時×勞動成本

15、率   以該公司的工作團(tuán)隊(duì)為例，如果實(shí)際工作量由2048小時增加到3000小時，人員數(shù)還是6人，其UT則等于3000/(13×40×6)=96%，此時人員利用率過高，呈現(xiàn)超負(fù)荷狀態(tài)，需要增加人員加以平衡。假設(shè)，該工作團(tuán)隊(duì)從其他團(tuán)隊(duì)借調(diào)入3人，則此時的UT=3000(13×40×9)=64%，符合預(yù)算UT。但如果每一調(diào)入人員每季度的成本費(fèi)用為7萬元的話，團(tuán)隊(duì)的總成本=6(人)×6(萬元人)+3(人)×7(萬元人)=57萬元。此時，勞動成本率差異=實(shí)際工作人員成本-實(shí)際工作小時×勞動成本率=57萬元-3000小時

16、15;173(元小時)=57萬元-51.9萬元=5.1萬元。顯然，勞動成本超預(yù)算了，需要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的成本控制或通過提高UT來調(diào)整。比如可通過減少借調(diào)入人員的數(shù)量，同時適當(dāng)增加低成本人員的工作時間的方法，以達(dá)到UT和勞動成本率差異雙重平衡。   另外需要說明的是，員工利用率和勞動成本率差異往往可成為工作團(tuán)隊(duì)管理層的績效考核重要依據(jù)。   三、工作團(tuán)隊(duì)人力配置管理模型的意義   1.控制勞動成本。組織中的工作團(tuán)隊(duì)出于部門利益的考慮，總會千方百計(jì)爭取較多的人員數(shù)量以加強(qiáng)部門資源擁有量，最終導(dǎo)致整個組織機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事，勞動成本不斷上升。通過實(shí)施該模型，通過嚴(yán)格按照不同時

17、間段的工作負(fù)荷量確定人員數(shù)量的配置的方式，以完成工作任務(wù)的為結(jié)果導(dǎo)向，控制團(tuán)隊(duì)中的人數(shù)，從而控制好組織中每一團(tuán)隊(duì)的勞動成本。   2.滿足質(zhì)量要求。完善的質(zhì)量管理過程，可以有效地體現(xiàn)績效與成本貢獻(xiàn)。而質(zhì)量要解決的是一項(xiàng)服務(wù)或一件產(chǎn)品中出現(xiàn)錯誤或缺陷的數(shù)量。該模型針對可能的質(zhì)量問題，采用質(zhì)量問責(zé)制，任何由產(chǎn)品質(zhì)量事故而導(dǎo)致的額外工作量均應(yīng)由事故責(zé)任部門完全承擔(dān)，以財(cái)務(wù)手段(合并績效考核手段)嚴(yán)格控制各工作團(tuán)隊(duì)出現(xiàn)各類質(zhì)量故障，改進(jìn)質(zhì)量管理過程，實(shí)行全面質(zhì)量管理。   3.動態(tài)管理機(jī)制。該模型能夠有效地避免組織定員制標(biāo)緩慢、滯后于實(shí)際、實(shí)效性差等問題，以每季度工作任務(wù)作為定員的主要參數(shù)，人員配置隨工作量變化而變化，既能較好地滿足工作任務(wù)對定員工作的要求，又能運(yùn)用此管理系統(tǒng)制約和規(guī)范工作團(tuán)隊(duì)的用工行為，管理機(jī)制靈活、動態(tài)，適應(yīng)市場競爭環(huán)境。   4.平衡財(cái)務(wù)指標(biāo)。該模型以每個工作團(tuán)隊(duì)為單位，實(shí)施內(nèi)部財(cái)務(wù)收支結(jié)算和轉(zhuǎn)帳系統(tǒng).以每一單位