業(yè)戶文件資料管理程序(二)

1、業(yè)戶文件資料管理程序(二) 1.0 目的 通過對供應給業(yè)戶的文件、資料(包括住戶手冊、裝修管理規(guī)定、公告通知等)的管理和掌握,確保有嚴格的擬定、審核、批準、發(fā)放、修改、廢止等規(guī)定,使該工作流程嚴謹化。 2.0 范圍 本程序適用于以公司或各部門名義,供應給業(yè)戶的各種文件和資料的管理與掌握。 3.0 職責 3.1 供應給業(yè)戶的文件、資料由各物業(yè)公司(管理處)負責擬定,業(yè)務總部幫助各物業(yè)公司(管理處)擬定。 3.2 以物業(yè)集團名義發(fā)布的文件、資料由副總經(jīng)理審核,總經(jīng)理負責審批;以物業(yè)公司(管理處)名義發(fā)布的文件、資料由樓盤負責人負責審批。 3.3 供應給業(yè)戶的文件、資料擬定后依據(jù)狀況由業(yè)務總部統(tǒng)一標

2、識并負責存檔。 3.4 各物業(yè)公司(管理處)負責對供應給業(yè)戶的文件、資料的發(fā)放和張貼。 4.0 工作內(nèi)容 4.1 文件的擬定及掌握 4.1.1 以物業(yè)集團名義發(fā)布的文件、資料由業(yè)務總部審核后,報物業(yè)集團副總經(jīng)理審核,物業(yè)集團總經(jīng)理審批 。 4.1.2 以物業(yè)公司(管理處)名義發(fā)布文件、資料,由各物業(yè)公司(管理處)負責人進行審批。 4.1.3 以各物業(yè)公司(管理處)下屬部門名義發(fā)布的文件、資料,由各部門負責編寫,并將其交由部門負責人審核,經(jīng)審核后的文件、資料提交本單位領導逐級批準。 4.2 文件的發(fā)放及存檔 4.2.1 各部門將獲得批準的文件、資料交由業(yè)務總部進行統(tǒng)一分類,并登記到用戶文件發(fā)放登

3、記表,業(yè)務總部留一套文件、資料存檔,將副本交到各部門。 4.2.2 部門將業(yè)務總部下發(fā)的供應給業(yè)戶的文件、資料按需要數(shù)量復印后,準時發(fā)放給業(yè)戶。對于(來自:.)供應給業(yè)戶的告知性文件如通知、通告、告示等,物業(yè)公司(管理處)應準時將其張貼于宣揚欄或告示欄。 4.3 文件的修改及廢止 4.3.1 各部門依據(jù)實際狀況需要對文件、資料進行修改或廢止時,須經(jīng)原審核、批準人員進行審核、批準后,方可進行修改或廢止。 4.3.2 修改后的文件、資料準時發(fā)給業(yè)戶,并記錄入用戶文件發(fā)放登記表內(nèi)。 4.3.3 廢止的文件、資料準時以告知性文件張貼于宣揚欄或告示欄。 4.3.4 各物業(yè)公司(管理處)對具有時效性的告知性文件、資料等應準時清理。 5.0 相關文件 無 6.