物業(yè)公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(4)

1、物業(yè)公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(4)物業(yè)公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（四）1.0目的規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。2.0適用范圍適用于物業(yè)公司及下屬項(xiàng)目、部門(mén)的文書(shū)管理工作。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)全部發(fā)文審批。3.2部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核。3.3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號(hào)管理、用印管理、。收發(fā)及歸檔工作。4.0程序要點(diǎn)4.1公文格式。4.1.1公文種類。（1）按國(guó)家行政公文管理與處理方法有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書(shū)包括：命令、指令；打算（決議）；指示；公告、通告（布告）；通知；通報(bào)；請(qǐng)示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要；方案；總結(jié)。（2）依據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)

2、，可引入以下文件類別：上行文：請(qǐng)示、報(bào)告、方案、總結(jié)；下行文：批復(fù)、打算、通知、通告、通報(bào)；平行文：函、會(huì)議紀(jì)要。4.1.2文件標(biāo)題：（1）行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清楚、美觀為原則；（2）標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號(hào)上方居中位置。4.1.3發(fā)文字號(hào)：簡(jiǎn)稱文號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和挨次號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容：（1）依據(jù)發(fā)文挨次及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。（2）物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。物業(yè)公司文號(hào)：如：昌達(dá)物發(fā)200015號(hào)，是指物業(yè)管理公司2000年所發(fā)的公司第15個(gè)文件。（3）文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字，放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。（4）公司文號(hào)由人事行政部統(tǒng)

3、一管理。（5）其他部門(mén)發(fā)文部門(mén)需到人事行政部登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。4.1.4隱秘等級(jí)和緊急程度，用來(lái)確定公文發(fā)送方式及辦理速度：（1）一般文件不加注明；（2）隱秘文件必需在文件的左上角位置注明“隱秘”字樣；（3）急件必需在文件的左上角位置注明“急件”字樣；（4）為示區(qū)分，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。4.1.5主送機(jī)關(guān)：是指用來(lái)處理或答復(fù)公文中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)；4.1.6應(yīng)放在文號(hào)下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號(hào)”；4.1.7主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的凹凸、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號(hào)”隔開(kāi)；4.1.8依據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體

4、字。4.1.9正文：是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和依據(jù)，敘述什么事情，解決什么問(wèn)題以及方法和要求，都要在正文中闡述清晰：（1）正文文字一律自左而右橫排；（2）要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；（3）正文字體與主送保持全都。4.1.9附件：通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明（1）假如該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件：×××”字樣；假如附件較多，還須編上序號(hào)1、2、3末尾用分號(hào)，最終一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束；文件無(wú)附件的無(wú)須注明；（2）要寫(xiě)明附件的全稱；（3）附件字體與正文相同。4.1.10落款：指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)

5、稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名：（1）落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書(shū)信中具名的位置；（2）假如正文恰好占滿全頁(yè)，落款必需放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行“（此頁(yè)無(wú)正文）”字樣；（3）落款字體與正文相同。4.1.11日期：（1）一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期；（2）會(huì)議通過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)會(huì)議通過(guò)的日期；（3）重要的文件應(yīng)寫(xiě)簽發(fā)的日期；（4）日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。4.1.12蓋章：是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般狀況下文件都應(yīng)加蓋印章（單位經(jīng)理署名除外）：（1）蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員

6、經(jīng)手 并登記；（2）印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。4.1.13公文文尾：指落款以下的頁(yè)面部分，位于末頁(yè)下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容：（1）公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用始終線分割以示區(qū)分；（2）公文文尾字體與正文相同，另行頂格；（3）抄送機(jī)關(guān)是幫助或協(xié)作主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫(xiě)抄報(bào)機(jī)關(guān)，再寫(xiě)抄送機(jī)關(guān)；（4）印刷時(shí)間指開(kāi)印的時(shí)間，印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭遙相呼應(yīng)；（5）印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù)，位于底線的偏右側(cè)位置。4.2發(fā)文辦理：包括交擬、擬議、撰寫(xiě)、審核、

7、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。4.2.1交擬和擬議（1）經(jīng)理將撰寫(xiě)文書(shū)的任務(wù)和意圖明確詳細(xì)交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的詳細(xì)部門(mén)或人員。（2）擬稿人員接受任務(wù)后，對(duì)所要撰寫(xiě)的文書(shū)進(jìn)行醞釀和構(gòu)思：深化領(lǐng)悟意圖，把握其精神實(shí)質(zhì)；留意提煉觀點(diǎn)，選擇材料；支配文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架；如對(duì)原交擬意圖不清或需有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不行擅自做主。4.2.2撰寫(xiě)和審核（正規(guī)文件須打印，一般狀況下，人事行政部負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對(duì)）。（1）擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上，根據(jù)擬議的設(shè)計(jì)撰寫(xiě)文稿，撰寫(xiě)時(shí)應(yīng)留意：不與國(guó)家法律、法規(guī)相違反；把握各種文書(shū)的特點(diǎn)、規(guī)律和寫(xiě)作方法；堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。（2）交擬人對(duì)擬稿人的文

8、件進(jìn)行審核：審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法；所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行；所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)；主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng)；文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語(yǔ)是否正確。（3）公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容：文稿體式和格式是否完備、規(guī)范；所用文種和名義是否恰當(dāng)；文字表達(dá)是否通順、清楚、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上發(fā)文審批表交擬稿部門(mén)簽署后報(bào)總經(jīng)理審批；不符合的退回?cái)M稿部門(mén)。4.2.3簽發(fā)：總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，認(rèn)真閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫(xiě)出詳細(xì)看法返還人事行政部重

9、新撰寫(xiě)。4.2.4蓋章和發(fā)放：（1）蓋章部門(mén)管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的看法加印：總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章；蓋章的份數(shù)嚴(yán)格根據(jù)文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章；須將蓋章文件至少保留一份存檔（對(duì)特別商定的按商定處理）；對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。（2）發(fā)放：發(fā)放（裝封和發(fā)送）工作要快速、精確、平安：發(fā)文登記：由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)送范圍（包括：主送單位、抄報(bào)部門(mén)、抄送部門(mén)）填寫(xiě)文件發(fā)放登記表；采納快捷方式（電子郵件、信件或親自送達(dá)）發(fā)放文件，并落實(shí)收到狀況；將發(fā)放狀況登記在文件發(fā)放登記表中；次年二月底將當(dāng)年的文件發(fā)放登記表與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管；重要文件接收方需簽收。4.3收文辦理：包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。4.3.1收拆：指文書(shū)的收到和拆封。（1）公司或人事行政部為收拆工作的主要部門(mén)。（2）凡封套上寫(xiě)明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封；寫(xiě)明由人事行政部收啟的人事行政部拆封；寫(xiě)明為詳細(xì)部門(mén)或詳細(xì)人收啟的信，由收信部門(mén)/人拆封，拆封時(shí)應(yīng)留意：檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)覺(jué)問(wèn)題，要做出必要的記載和準(zhǔn)時(shí)處理；取凈封內(nèi)的文件及附件，留意保持封套和文件的完好；急件拆封后要馬上登記分送，密件一般交由部門(mén)經(jīng)理拆封。4.3.2歸檔：文件辦理完畢后，由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。5.0相關(guān)