物業(yè)項(xiàng)目鑰匙管理操作規(guī)程

1、物業(yè)項(xiàng)目鑰匙管理操作規(guī)程物業(yè)項(xiàng)目鑰匙管理操作規(guī)程1.0目的加強(qiáng)鑰匙管理，消退平安隱患。2.0適用范圍適用于公司及各管理處。3.0職責(zé)3.1各鑰匙管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)鑰匙的接收、標(biāo)識(shí)、保管、領(lǐng)用和配制。3.2綜合管理部負(fù)責(zé)公司各類辦公區(qū)域鑰匙和辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙的管理（副總和財(cái)務(wù)部辦公室除外）。3.3管理處客服中心負(fù)責(zé)空置房、空關(guān)房、客戶臨時(shí)托付保管鑰匙的管理；管理處內(nèi)勤負(fù)責(zé)除業(yè)主鑰匙（空置房、空關(guān)房客戶臨時(shí)托付保管）之外的全部管理處備用鑰匙的管理。鑰匙使用人負(fù)責(zé)領(lǐng)用鑰匙的管理。4.0程序4.1定義：4.1.1公司鑰匙：辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙、辦公區(qū)域的各類房間鑰匙。4.1.2管理處

2、的鑰匙主要包括四個(gè)層面：4.1.2.1屬于業(yè)主的鑰匙：家政等服務(wù)需要客戶臨時(shí)托付代保管的鑰匙、空置房鑰匙。4.1.2.2共用部位鑰匙：消防通道、單元門禁卡、電梯機(jī)坑、管道井、設(shè)備箱柜等鑰匙。4.1.2.3物業(yè)管理用房鑰匙：管理用房（辦公室、庫(kù)房、休息室、工作間等）、設(shè)備房等。4.1.2.4屬于可能開啟的個(gè)人持有辦公室活動(dòng)柜與員工更衣柜的鑰匙。4.2鑰匙的接管：4.2.1公司和管理處內(nèi)勤、客戶服務(wù)人員（專人，客用鑰匙）為鑰匙的專職管理員，負(fù)責(zé)鑰匙的接管、安排、借用、發(fā)放、配置等管理工作。4.2.2在房屋移交驗(yàn)收時(shí)，管理處主任支配鑰匙管理員接受全部的鑰匙，并分類在 鑰匙清單上登記。4.2.3 鑰匙

3、管理員負(fù)責(zé)將全部鑰匙分類加以標(biāo)識(shí)，并確保標(biāo)識(shí)的清楚及長(zhǎng)久性。4.2.4除保證工作順當(dāng)進(jìn)行安排到各鑰匙持有人外，其余鑰匙全部作為備用鑰匙進(jìn)入鑰匙管理員的專庫(kù)進(jìn)行管理。4.3鑰匙的安排：4.3.1鑰匙接管后，按4.3.3的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑰匙安排。4.3.2鑰匙管理人應(yīng)在*鑰匙清單上登記。4.3.3鑰匙安排標(biāo)準(zhǔn)：4.3.3.1由客服前臺(tái)持有一套，每日移交。文件柜鑰匙由內(nèi)勤持有一套。4.3.3.2設(shè)備房鑰匙由設(shè)備管理人持有一把，隨班次交接進(jìn)行移交。4.3.3.3庫(kù)房鑰匙由內(nèi)勤持有一把，隨工作調(diào)動(dòng)進(jìn)行移交。4.3.3.4修理、保潔、綠化的休息室、工具間、工作間鑰匙由當(dāng)值員工或當(dāng)日值班人持有一套，隨班次交接進(jìn)行

4、移交。4.3.3.5設(shè)備箱柜、管道井等鑰匙由修理人員持有一套，隨班次交接進(jìn)行移交。4.3.3.6消防通道等鑰匙由監(jiān)控室人員持有一套，封閉入庫(kù)，隨班次交接進(jìn)行移交。4.3.3.7單元門禁管理卡由該區(qū)域巡邏人員持有一張，隨班次交接進(jìn)行移交。4.3.3.8空置房和空關(guān)房鑰匙、客戶臨時(shí)托付代保管的鑰匙由客服中心在鑰匙庫(kù)中進(jìn)行保管，隨班次交接進(jìn)行移交。4.3.3.9員工辦公室活動(dòng)柜和更衣柜鑰匙由本人持有一把，隨調(diào)動(dòng)或離職移交。4.4鑰匙的保管：4.4.1其他人員因工作需要而借用鑰匙，須由部門主管授權(quán)在鑰匙持有人或備用鑰匙管理員處嚴(yán)格履行領(lǐng)用手續(xù)并填寫鑰匙使用登記表，不論當(dāng)日工作是否完畢，全部鑰匙應(yīng)于工作

5、完成時(shí)或當(dāng)日下班時(shí)歸還鑰匙，于其次日重新借用，當(dāng)日鑰匙使用人發(fā)覺(jué)鑰匙未歸還，應(yīng)進(jìn)行追索；監(jiān)控中心保管的鑰匙歸還時(shí)應(yīng)在班長(zhǎng)監(jiān)督下，由監(jiān)控室人員進(jìn)行封存保管。4.4.2鑰匙領(lǐng)用后必需隨身攜帶，不行將鑰匙隨便離身放置或轉(zhuǎn)借給他人，更不能讓他人代還鑰匙，嚴(yán)禁將鑰匙帶離小區(qū)，嚴(yán)禁未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人許可私配鑰匙。4.4.3內(nèi)勤請(qǐng)假外出時(shí)需把庫(kù)房和文件柜鑰匙交給部門負(fù)責(zé)人指定的人員，并在鑰匙使用登記表上簽名確認(rèn)。4.4.4空置房和空關(guān)房鑰匙在整改過(guò)程中，不能直接交給承建單位，應(yīng)由客服中心在確認(rèn)整改事實(shí)并辦理手續(xù)（押證）后，指定管理處人員為承建單位開啟房門，并確認(rèn)戶內(nèi)的設(shè)施設(shè)備狀況；整改完畢，承建單位關(guān)閉房門前，

6、通知客服中心支配專人查驗(yàn)整改和設(shè)施設(shè)備狀況后，辦理退證手續(xù)。整改過(guò)程中發(fā)生的設(shè)施設(shè)備損壞應(yīng)由承建單位賠償。4.4.5交接班時(shí)，應(yīng)在交接班記錄上對(duì)鑰匙數(shù)量、借出人予以交接，有不明去向的鑰匙，接班人應(yīng)不予接班并馬上報(bào)告部門主管，同時(shí)在鑰匙使用登記表上進(jìn)行登記。對(duì)外借的鑰匙接班人員要在當(dāng)日追索回庫(kù)。4.4.6返回的鑰匙假如發(fā)覺(jué)特別，應(yīng)馬上核實(shí)鑰匙的真?zhèn)巍⒆冃蔚葼顩r，不能使用或不慎遺失，必需即刻報(bào)告部門負(fù)責(zé)人或鑰匙管理員，由部門負(fù)責(zé)人做出處理看法，鑰匙管理員 鑰匙清單上予以登記備案。4.4.7因工作需要必需開啟或公司清查屬于個(gè)人管理的文件柜和更衣柜時(shí)，應(yīng)由所屬部門主管在鑰匙使用登記表上登記后，由鑰匙管

7、理人伴隨共同開啟、關(guān)閉、封存。4.4.8假如員工調(diào)動(dòng)、離職，鑰匙管理員負(fù)責(zé)收回其持有或借用鑰匙，并將變更狀況在 鑰匙清單上予以記錄。屬共同持有的，應(yīng)由部門主管清理鑰匙是否齊全并簽署看法。4.4.9鑰匙管理人應(yīng)每月25-30日，對(duì)備用鑰匙庫(kù)中的鑰匙進(jìn)行清理、盤點(diǎn)，并報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，獲準(zhǔn)同意后，對(duì)鑰匙予以更換、配置、報(bào)廢。4.5鑰匙的更換、配制、報(bào)廢：4.5.1鑰匙使用人或借用人，因工作需要或遺失需配制時(shí)，須由鑰匙管理員填寫鑰匙管理表，報(bào)部門負(fù)責(zé)人同意后方可配制。4.5.2門鎖的鑰匙損壞或全部丟失需更換鎖芯時(shí)，應(yīng)填寫鑰匙管理表報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后予以更換，重點(diǎn)部位門鎖應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)更換完成（節(jié)假日

8、時(shí)可口頭報(bào)部門負(fù)責(zé)人同意），所更換的鑰匙交鑰匙管理員在 鑰匙清單上予以登記。4.5.3因鎖芯更換等緣由導(dǎo)致原鑰匙已無(wú)使用和保留價(jià)值，鑰匙管理員應(yīng)填寫鑰匙管理表報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后予以報(bào)廢處理。4.5.4因鑰匙使用人和管理人造成的重要鑰匙遺失，如：空置房和空關(guān)房、通小區(qū)和客戶的消防通道鑰匙。應(yīng)在遺失后4小時(shí)內(nèi)更換完成，更換鎖芯的費(fèi)用由遺失人支付。4.6客戶臨時(shí)托付鑰匙的管理4.6.1如有客戶因返修、修理、家政、房屋出租等緣由要求臨時(shí)托付代保管鑰匙，鑰匙管理員應(yīng)委婉提示其風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能，如客戶仍堅(jiān)持或有其他特別緣由需要代管鑰匙的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人同意后方可接收。4.6.2鑰匙管理員受理客戶臨時(shí)托付鑰匙時(shí)，應(yīng)要求客戶在客戶托付代管物品登記表上進(jìn)行簽字登記。4.6.3鑰匙管理員負(fù)責(zé)將客戶托付鑰匙加以標(biāo)識(shí)，并確保標(biāo)識(shí)的清楚及長(zhǎng)久性。4.6.4相關(guān)工作人員領(lǐng)、借用客戶臨時(shí)托付鑰匙時(shí)，須經(jīng)部門主管同意，并嚴(yán)格填寫鑰匙使用登記表。如需過(guò)夜借用客戶的鑰匙，必需經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人同意后方可借用，并由鑰匙管理員負(fù)責(zé)追回，否則將追究鑰匙管理員責(zé)任；4.6.5任何人不得復(fù)制客戶托付管理的鑰匙。4.6.6客戶領(lǐng)回托付管理的鑰匙時(shí)，鑰匙管理員應(yīng)要求客戶在