機關(guān)干部口才培訓(xùn)之會議主持技巧

1、機關(guān)干部口才培訓(xùn)之會議主持技巧什么是會議？ 會議是由若干人參加，他們聚到一會議是由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或作出決定。起是為了解決問題或作出決定。 為什么要開會為什么要開會? 發(fā)布政策或指令發(fā)布政策或指令 交流信息或溝通協(xié)調(diào)交流信息或溝通協(xié)調(diào) 尋求問題解決方案尋求問題解決方案 人員培訓(xùn)指導(dǎo)人員培訓(xùn)指導(dǎo) 任務(wù)的布置或傳達任務(wù)的布置或傳達 業(yè)務(wù)總結(jié)或回顧業(yè)務(wù)總結(jié)或回顧會議的頻率：請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來 A、固定的部門會議一般每兩月一次B、一對一會議隨時C、處理突發(fā)事件的會議按需要D、全體會議一般每月一次考慮其他交流方式 會議會議 視頻會議視頻會議 電子郵件電子郵件 其他其他

2、會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項 次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。

3、無效會議的后遺癥無效會議的后遺癥 與會人員會抱有消極態(tài)度 借故不參加 會議結(jié)論無法有效執(zhí)行高效會議的八大特征高效會議的八大特征 有效會議組織的一般步驟有效會議組織的一般步驟 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 主持會議主持會議 會后跟蹤會后跟蹤會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 檢查會議召開的必要性檢查會議召開的必要性 確定會議的主題及目的確定會議的主題及目的 選擇會議的類型選擇會議的類型 確定會議主持人確定會議主持人 會議程序和安排準(zhǔn)備會議程序和安排準(zhǔn)備 參加者的確定和通知參加者的確定和通知 資料事先備妥，會中或會后分發(fā)資料事先備妥，會中或會后分發(fā)電腦幻燈片制作時要注意：電腦幻燈片制作時要注意： 醒目的標(biāo)題 用足夠大的字體 僅

4、包括重要的單詞 立意新穎會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備電腦幻燈片制作時要注意：電腦幻燈片制作時要注意： 文字易讀 簡明扼要(僅包括重要的單詞) 主題突出 注意字體/大小/顏色 避免不必要的裝飾 字數(shù)不能過多 字句以片語為佳會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備電腦幻燈片制作時要注意：電腦幻燈片制作時要注意： 圖形視覺 線條圖/柱形圖/圓形圖 一覽表:表格/組織圖/過程圖/流程圖 地圖/圖畫/照片會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 會議室安排會議室安排f會議室寬敞，大小適中（屋長是屏幕的會議室寬敞，大小適中（屋長是屏幕的6倍，長倍，長*寬寬=4*3）f電源電源/設(shè)備到位設(shè)備到位f避免干擾聲音避免干擾聲音f通風(fēng)設(shè)備良好、溫度適宜通風(fēng)設(shè)

5、備良好、溫度適宜f采光好、柔和光線采光好、柔和光線f座位寬敞，高低適中座位寬敞，高低適中f講臺預(yù)留大空間講臺預(yù)留大空間f正確的位置安排正確的位置安排會議室安排（3）（2）（1）主持會議主持會議 營造合適的會議氣氛營造合適的會議氣氛 控制會議主題和時間控制會議主題和時間 安排記錄安排記錄 鼓勵參與鼓勵參與 尋求反饋尋求反饋 協(xié)調(diào)與會人的關(guān)系協(xié)調(diào)與會人的關(guān)系 避免沖突或冗長的爭論避免沖突或冗長的爭論 鼓勵及引導(dǎo)會議結(jié)果鼓勵及引導(dǎo)會議結(jié)果會后跟蹤會后跟蹤 會議評估、明確會議決議會議評估、明確會議決議 撰寫會議紀(jì)要或決議撰寫會議紀(jì)要或決議 發(fā)送會議紀(jì)要或決議發(fā)送會議紀(jì)要或決議 檢查落實情況、確定最后期

6、限檢查落實情況、確定最后期限 協(xié)調(diào)有關(guān)部門的工作協(xié)調(diào)有關(guān)部門的工作 追蹤決議事項之進度追蹤決議事項之進度如何扮演一個成功的會議主持人如何扮演一個成功的會議主持人會議主持人的特質(zhì) 思維敏捷、清晰思維敏捷、清晰 分析概括能力分析概括能力 中立的態(tài)度中立的態(tài)度 無偏見的立場無偏見的立場 有耐心、善觀察有耐心、善觀察 有協(xié)調(diào)能力有協(xié)調(diào)能力 機智靈活機智靈活 沉著安然沉著安然 自制力強自制力強 善表達善表達 富有幽默感富有幽默感 解決問題的技巧解決問題的技巧了解及分析與會者了解及分析與會者誰將參加此次會議？誰是決策者？其影響力如何？做決定的人對情況的了解程度如何？ 做決定的人對目前情況的看法如何？是想強

7、化/弱化/改變他的看法？評估做決定的人對建議案會有何種反應(yīng)？做決定的人是屬于哪種類型的？還有誰會參加此次會議？他們會有多大程度上會影響到?jīng)Q定的形成？會議主持人對自己的了解與分析會議主持人對自己的了解與分析自己對會議涉及問題所了解的程度如何？ 自己對會議其他參加者的了解和熟悉程度？ 自己的觀點給其他參與者的信服度有多大？自己是屬于哪一種類型的人？自己的觀點優(yōu)勢在哪里？有利的一面？自己的觀點有哪些部分可能會被挑戰(zhàn)的？會議主持人緊張心理分析會議主持人緊張心理分析-固有的膽怯-缺少自信-缺少經(jīng)驗-對會議內(nèi)容缺乏把握-擔(dān)心會議不成功會帶來的負面效果-過于但心與會者的反應(yīng)-過度負責(zé)感-語言不熟練如何緩解你

8、的緊張如何緩解你的緊張 充分的準(zhǔn)備 熟悉并檢查場地和各種設(shè)備 帶齊所需資料及輔助材料 對緊張的認識，適度的緊張會產(chǎn)生一定的興奮（有益的） 正面思考，重新整理思路，但不要太多考慮細節(jié) 排除各種干擾因素（如；遲到、空泛私語等） 在開場前幾分鐘，和與會者聊天如何緩解你的緊張如何緩解你的緊張 適當(dāng)使用開場白 調(diào)整呼吸/放松肌肉 避免語速過快/過慢 手中持握小件物品 適當(dāng)走動 心理暗示 上場后，首先環(huán)顧四周開場白開場白n使用“開場白”的目的 -營造會議的氣氛 -吸引與會者的注意 -提出會議的意圖 -引出所談的話題開場白開場白n開場白：以什么切入主題-自我介紹及認識與會者-說明此次會議的目的及要達到的效果

9、-說明這個會議對與會者的重要性-說明這個會議將涉及哪些內(nèi)容-說明將如何展開及安排整個會議-詢問與會者所關(guān)心的開場白開場白n開場白：巧妙而獨特的方式-戲劇性的開場白-詢問式的開場白-笑話/玩笑/游戲式的開場白-自我介紹-直截了當(dāng)式的開場白掌握議題掌握議題6個要領(lǐng)個要領(lǐng)1. 先安排好會議的程序，然后按部就班地進行2. 了解問題 當(dāng)然是了解我們能了解及能解決 的問題3. 控制及掌握與會者的建議4. 分析比較要客觀，最好要有數(shù)據(jù)及圖形的實 際資料5. 好的決議應(yīng)由民主的方式來達成6. 要保證決議的貫徹與執(zhí)行 會議主持人的語言表達技巧會議主持人的語言表達技巧U演示中的語言特點-鮮明的目的性 -感人的藝術(shù)

10、性 -諧和的綜合性會議主持人的語言表達技巧會議主持人的語言表達技巧語言表達時要注意：-簡潔、明了易于理解-具親和力愿意聽,樂于接受-形象生動印象深刻,經(jīng)久不忘-啟發(fā)性思維活躍,富于創(chuàng)造會議主持人的語言表達技巧會議主持人的語言表達技巧聲音的控制-說話口齒清晰-音量必須適當(dāng)-語速需要控制-避免語調(diào)平淡-注意運用語氣會議主持人的語言表達技巧會議主持人的語言表達技巧 語言的表現(xiàn)力/感染力-陳述/祈使/疑問/感嘆/排比-舉例/順承/轉(zhuǎn)承/假設(shè)/因果運用不同的轉(zhuǎn)承表現(xiàn)方式來表達情緒 愛與恨、悲與喜、憂與懼、信與疑運用語氣的升、降、平、仄注意：主次、繁簡、呼應(yīng)、過渡注意：主次、繁簡、呼應(yīng)、過渡過渡的技巧過渡

11、的技巧要做到過渡輕松自然不生硬，你可以： 用問題激起與會者的興趣，然后再展開新內(nèi)容 闡明新內(nèi)容在整體結(jié)構(gòu)中的地位及其重要性，從而使與會者明確目的 用與主題相關(guān)的幽默、故事或?qū)嵗齺黹_頭/過渡 依靠視聽手段或?qū)嵨飦黹_始過渡會議主持人的非語言表達技巧會議主持人的非語言表達技巧非語言表達功能：有聲語言的輔助和補充具有暗示和替代作用有助于會議氛圍的控制有助于會議主持人樹立良好的個人形象會議主持人的非語言表達技巧會議主持人的非語言表達技巧非語言表達的注意點：盡可能站著講盡可能不使用麥克風(fēng)和講桌與與會者保持適當(dāng)距離控制表情與格調(diào)保持眼神的接觸適當(dāng)?shù)淖邉雍褪謩荽┲虬绲皿w會議主持人的非語言表達技巧會議主持人的

12、非語言表達技巧視線接觸視線接觸 眼睛會把我們所聽到的話的情緒反應(yīng)透露出來不注視對方會弱化溝通的效力，甚至?xí)徽J為不禮貌視線接觸的方法視線接觸的方法 選定目標(biāo)，一次只看一個人 一次一句話 不要逐排逐行的看，避免掃描 避開挑戰(zhàn)目光 給重要的人士多一點視線接觸會議主持人的非語言表達技巧會議主持人的非語言表達技巧會議主持人的非語言表達技巧會議主持人的非語言表達技巧姿勢和手勢 適當(dāng)走動/手勢，但不要成為頻繁的兜步者 站直站立，不要長時間倚靠一物體 用手勢強調(diào)重點 手勢要大到全部與會者看得到 手勢有變化，不要長時間糾和在一起 動作與動作之間有適當(dāng)?shù)耐ｎD暫時結(jié)束有爭議性的會議暫時結(jié)束有爭議性的會議會議的結(jié)尾

13、會議的結(jié)尾*歸納與總結(jié)*了解反應(yīng)*解答疑問*與開場白聯(lián)系*下一步行動計劃* 結(jié)束語會議主持人會議主持人“守則守則” 對事不對人對事不對人 讓他人有自信、有讓他人有自信、有“面子面子” 保持建設(shè)性互動關(guān)系保持建設(shè)性互動關(guān)系 預(yù)見問題并先行處理預(yù)見問題并先行處理 以身作則以身作則 過分表達個人立場過分表達個人立場-要客觀要客觀 替與會者做決定替與會者做決定 用威脅口吻表達意見用威脅口吻表達意見 言之無物言之無物會議主持人會議主持人“守則守則” 總結(jié)會議的目的和主題總結(jié)會議的目的和主題 讓每一個人都講話讓每一個人都講話 不要讓某一個人控制會議或講無關(guān)事宜不要讓某一個人控制會議或講無關(guān)事宜 安排議題的

14、順序和控制議題的時間安排議題的順序和控制議題的時間 主要會場的變化及時調(diào)整主要會場的變化及時調(diào)整 一旦形成一致，立即結(jié)束該問題的討論一旦形成一致，立即結(jié)束該問題的討論 以總結(jié)來結(jié)束會議、明確各自的任務(wù)以總結(jié)來結(jié)束會議、明確各自的任務(wù)附錄：當(dāng).時，如何辦?有人總是遲到有人總是遲到 : :準(zhǔn)時開始準(zhǔn)時開始謝謝其它人的準(zhǔn)時謝謝其它人的準(zhǔn)時全體共同訂立罰則全體共同訂立罰則 用標(biāo)語提醒請勿遲到用標(biāo)語提醒請勿遲到通知他主管通知他主管當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦?有人總是在接聽或打手機有人總是在接聽或打手機 : : 會議一開始就訂立公約關(guān)機或者是改成振動會議一開始就訂立公約關(guān)機或者是改成振動準(zhǔn)時中間休息準(zhǔn)時中

15、間休息休息次數(shù)增加，每次時間減少休息次數(shù)增加，每次時間減少當(dāng)手機響，會議暫停，用眼神提醒他當(dāng)手機響，會議暫停，用眼神提醒他當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦?有人在打瞌睡有人在打瞌睡: :表示出對大家工作辛苦的理解表示出對大家工作辛苦的理解鼓勵大家多站起來走動鼓勵大家多站起來走動注意室內(nèi)溫度是否太熱了注意室內(nèi)溫度是否太熱了增加聲音語調(diào)抑揚頓挫增加聲音語調(diào)抑揚頓挫會議步調(diào)加快會議步調(diào)加快問與會者問題問與會者問題短暫休息短暫休息當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦?你不知道答案時你不知道答案時: :說說: : “對不起對不起, ,我不了解這些信息。我不了解這些信息。 ”然后然后: :征詢與會者中專家的意見征詢與會者

16、中專家的意見問問: : “你是怎么想的你是怎么想的? ? ” 籠統(tǒng)回答一下問題籠統(tǒng)回答一下問題, ,并承諾日后會給提問者提供詳細的信息并承諾日后會給提問者提供詳細的信息提供資源提供資源當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦?有人問你一個對立的問題時有人問你一個對立的問題時: : 尊重提問者并避免自我防衛(wèi)尊重提問者并避免自我防衛(wèi) 避免與其陷入一場唇槍舌戰(zhàn)避免與其陷入一場唇槍舌戰(zhàn) 邀請其在會后同你進行交談邀請其在會后同你進行交談當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦?你提問冷場時你提問冷場時: : 重新復(fù)述問題重新復(fù)述問題 解釋沉默解釋沉默 請具體人員給予評論請具體人員給予評論當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦? 與會者與會者過

17、分積極時過分積極時: : 提醒注意提醒注意“游戲規(guī)則游戲規(guī)則 提限制式問題提限制式問題 要求結(jié)合主題發(fā)言要求結(jié)合主題發(fā)言 復(fù)述并轉(zhuǎn)移話題復(fù)述并轉(zhuǎn)移話題 征求其他人的意見征求其他人的意見當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦?有人私下交談時有人私下交談時: : “你們所談的內(nèi)容是否我們大家也應(yīng)該知道你們所談的內(nèi)容是否我們大家也應(yīng)該知道? ”對方錯了時對方錯了時: : “這是看待這個問題的一種方法。這是看待這個問題的一種方法?！?“我能明白你的意思我能明白你的意思,但是如何運用到目前的情況中去但是如何運用到目前的情況中去? ”當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦?你可能卷入一場爭論時你可能卷入一場爭論時: : 保持冷靜

18、保持冷靜 傾聽傾聽！復(fù)述?？赡軙r表示贊同復(fù)述?？赡軙r表示贊同你不斷被征詢觀點時你不斷被征詢觀點時: : 見機行事！需要時回答問題。不然的話，讓其他人參見機行事！需要時回答問題。不然的話，讓其他人參與與當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦?對方固執(zhí)已見時對方固執(zhí)已見時: : “我們能否暫時談到這我們能否暫時談到這?” 征詢其他人的看法征詢其他人的看法對方不善于表達時對方不善于表達時: : 換種說法（復(fù)述他換種說法（復(fù)述他/她所講的話）她所講的話）,但不是說但不是說: “讓我讓我重復(fù)一下重復(fù)一下! ”對方羅嗦時對方羅嗦時: : 用引導(dǎo)的方法進行用引導(dǎo)的方法進行“打斷打斷”當(dāng)當(dāng).時，如何辦時，如何辦? 你引導(dǎo)討論時你引導(dǎo)討論