中國鋁業(yè)電子商務系統(tǒng)采購平臺實施服務項目合同文本管理

1、. 中國鋁業(yè)電子商務系統(tǒng)采購平臺實施服務項目中國鋁業(yè)電子商務系統(tǒng)采購平臺實施服務項目合同文本管理國際商業(yè)機器全球服務（中國）有限公司2010年8月版本號： 1.0文檔控制版本更新紀錄前一版本日期(yyyy-mm-dd)版本更新日期(yyyy-mm-dd)版本號更新日期更新簡述作者/修訂者VxYyyy-mm-dd審核該文檔需要經過如下人員審核姓名簽名角色/職務日期目 錄1.合同文檔管理41.1合同文檔管理概述41.1.1總體操作步驟41.1.2總體操作說明41.2合同文檔管理操作過程51.2.1標準合同文檔生成具體操作過程方法一：51.2.2標準合同文檔生成具體操作過程方法二、111.2.3已生

2、成合同文檔的修改（簽出、簽入）141.2.4不同版本合同的比較（比較修改之處）191.2.5將系統(tǒng)外修改、審批通過的合同文檔確認為已執(zhí)行文檔231.2.6“修改后的合同”系統(tǒng)外的打印、審批、簽署251.2.7將供需雙方簽署后的合同掃描件在原合同號下的“注釋和附件”中上傳到SRM系統(tǒng)中252.合同文檔模板管理（僅限合同模板管理員使用）262.1合同文檔模板創(chuàng)建基本步驟262.2合同文檔模板操作詳細步驟262.2.1系統(tǒng)外MS WORD合同文檔模板的創(chuàng)建：262.2.2系統(tǒng)外合同文檔MS WORD模板的導入系統(tǒng)并生成CLM模板：281. 合同文檔管理1.1 合同文檔管理概述1.1.1 總體操作步驟

3、采購合同管理員先在系統(tǒng)中創(chuàng)建需要使用的采購合同模板。采購業(yè)務員用尋源結果創(chuàng)建SRM電子執(zhí)行合同并發(fā)布。采購業(yè)務員在CLM中創(chuàng)建合同文檔。下載合同文檔修改并將合同文檔定稿、審批、簽署，然后將簽署后合同的掃描件上傳到SRM合同中。1.1.2 總體操作說明自采合同尋源結果產生并經供應商確認后，在SRM系統(tǒng)中生成電子執(zhí)行合同。電子執(zhí)行合同自動同步到CLM系統(tǒng)中。合同的創(chuàng)建者（采購人員）就是合同的所有人。在CLM系統(tǒng)中用相應的模板創(chuàng)建合同文檔。將合同文檔下載（簽出），經修改后，上傳到SRM的合同單據中作為附件進行審批。集采合同（協(xié)采與集采相似）尋源結果經供應商確認后，生成分發(fā)的合同單據。（一部分合同分發(fā)

4、到總部，由總部和供應商簽訂合同，一部分合同分發(fā)到分子公司，由分子公司和供應商單獨簽訂。）合同單據自動同步到CLM系統(tǒng)中。合同的創(chuàng)建者（總部采購人員）是合同的所有人，集采合同對應的采購申請行項目的提報人（分子公司采購業(yè)務員）是合同的協(xié)作者。在CLM系統(tǒng)中用相應的模板創(chuàng)建合同文檔。將合同文檔下載（簽出）、修改后，上傳到SRM的合同單據中作為附件進行審批。1.2 合同文檔管理操作過程1.2.1 標準合同文檔生成具體操作過程方法一：合同管理員登陸內部頁面合同管理員登陸內部頁面點擊合同文檔管理合同管理協(xié)議我的協(xié)議和合同文檔輸入要查找的電子合同號點擊開始查找自己的合同號查看電子合同狀態(tài)然后點擊進入該合同：

5、查看合同基本信息點擊進入編輯狀態(tài)點擊進入該合同查看合同基本信息查看合同協(xié)作人查看歷史修改記錄點擊編輯進入合同編輯狀態(tài)編輯合同基本信息輸入合同名稱修改合同生效、失效時間點擊添加用戶輸入添加的用戶名稱點擊顯示在擬增加人名前劃鉤點擊確定協(xié)作人添加完畢。查看修改后的基本信息，創(chuàng)建合同查看協(xié)作人的添加情況點擊操作點擊創(chuàng)建合同此處可以添加協(xié)作人、審閱人，其中審閱人只能查看合同，不能修改，另外兩者都可以編輯合同。選擇合同模板點擊按鈕1輸入合同模板查找字段，查找合同模板選擇適用合同模板注意合同模板適用的產品類型點擊確定點擊下一步；確認合同模板變量（如果合同模板有變量要確認的話）下一步確認合同模板變量數據點擊下

6、一步合同創(chuàng)建完成查看合同創(chuàng)建完成狀態(tài)點擊文件預覽查看合同文檔點擊完成點擊保存。1.2.2 標準合同文檔生成具體操作過程方法二、合同管理員登陸內部頁面：步驟操作過程與方法一相同；查看合同基本信息點擊進入編輯狀態(tài)點擊進入該合同查看合同基本信息點擊合同文檔點擊編輯進入合同編輯狀態(tài)點擊“上傳文檔”進入下一步：上傳系統(tǒng)外已經編輯好的合同文本輸入新建合同文檔的一般信息點擊按鈕2點擊按鈕3選中準備上傳的合同文檔修改合同上傳后的文件名（實際上傳后的文件名不是此時修改的文件名，所有先要在本地將上傳文件先命名?。c擊打開點擊確定點擊創(chuàng)建進入下一步：查看上傳后的合同文檔點擊合同名稱，進入下一頁（注意此時合同的簽入、

7、簽出不能操作，操作創(chuàng)建合同及上傳文檔都能進行操作）下載上傳的合同文檔，再次修改（如果必要的話）查看上傳合同的基本信息點擊文件名稱在文件下載對話框（選中打開：查看上傳的合同文檔）選中保存選中保存地址確定將系統(tǒng)外再次修改的文檔在上傳與步驟3相同。1.2.3 已生成合同文檔的修改（簽出、簽入）簽出操作點擊“合同文檔”下表格前的小三角標簽“簽出”進入下一頁輸入簽出鎖定信息彈出新界面輸入合同簽出鎖定信息和鎖定人員確定查看鎖定信息回到原界面查看鎖定著和注釋點擊要簽出的合同號進入新頁面：合同文檔管理：修改合同名稱等信息在點擊圖中的“文件名稱”彈出“文件下載”提示對話框選擇文件本地保存地址下載完畢后點擊保存關

8、閉關閉網頁。將合同保存本地電腦（要特別注意保存地址！）系統(tǒng)外修改下載的合同文檔保存（并打印交領導審核通過）系統(tǒng)為已批準的合同文檔的簽入登陸內部頁面，查找待簽入合同登陸內部頁面合同文檔管理查找需簽入合同文檔的電子合同號點擊進入該合同(一般默認是在基本信息選項卡)點擊合同文檔點擊編輯進入下一頁面正式合同文本的簽入查看合同鎖定狀態(tài)點開合同文檔前的小標簽點擊簽入彈出新界面：合同文檔管理（簽新版本）:選擇要簽入的文件查看注釋信息點擊按鈕2點擊按鈕3選擇要簽入的文件名稱點擊打開確定確定合同簽入完畢。1.2.4 不同版本合同的比較（比較修改之處）點擊進入合同比較頁面在下圖中點擊合同名稱（注意左下方的“上傳文

9、檔”）進入下一頁面選定擬比較的合同版本在下列頁面選定要比較的兩個合同“比較”生成比較版本彈出新界面：版本比較：在“將比較文檔添加為新版本”后劃鉤（此時有備選：保留文檔簽出：意為其它人現(xiàn)在不能簽出文檔，只有作者能簽出。）點擊完成。查看比較版本（查看版本間的修改）點擊合同“×××compare.doc并打開：然后可以看見合同修改的情況。（看完以后將比較的版本刪除掉【以免在下一步操作（確認執(zhí)行文件時出錯）】點擊比較版本后面的刪除按鈕，將新生成的比較版本刪除掉。）合同版本的刪除選定擬刪除的合同版本點擊該行后部的刪除按鈕點擊確定合同刪除完成。1.2.5 將系統(tǒng)外修改、審批通

10、過的合同文檔確認為已執(zhí)行文檔查找待確認為已執(zhí)行狀態(tài)的合同合同管理員登陸內部頁面合同文檔管理查找到需要確認為已執(zhí)行狀態(tài)的合同點擊進入該合同進入如下圖片點擊合同文檔點擊編輯點擊該合同名稱進入下一頁面修改合同狀態(tài)：草案已執(zhí)行點擊“草案”點擊“已執(zhí)行”（此時系統(tǒng)會默認最新版本合同為“已執(zhí)行”狀態(tài)）確認提示框查看最新版本后的合同狀態(tài)欄點擊保存關閉頁面。1.2.6 “修改后的合同”系統(tǒng)外的打印、審批、簽署1.2.7 將供需雙方簽署后的合同掃描件在原合同號下的“注釋和附件”中上傳到SRM系統(tǒng)中合同發(fā)布查詢原合同號點擊進入該合同點擊編輯點擊注釋和附件點擊“添加附件”彈出提示框選擇要上載的合同文本點擊“確定”合

11、同附件上掛完成。2. 合同文檔模板管理（僅限合同模板管理員使用）2.1 合同文檔模板創(chuàng)建基本步驟在系統(tǒng)外準備MS WORD合同文檔，然后在變量庫中找到要使用的變量；將變量替代到MS WORD合同文檔模板中（Word文件）利用Word文檔模板，在CLM里創(chuàng)建合同文檔模板。2.2 合同文檔模板操作詳細步驟2.2.1 系統(tǒng)外MS WORD合同文檔模板的創(chuàng)建：合同模板管理員登陸（conmgt_*）點擊設置選擇“文檔設置（合同生成）：選擇“合同變量要素庫”確定；將系統(tǒng)外MS WORD合同文檔模板中的需替換的變量（如供應商、聯(lián)系電話等）后加冒號，然后加變量要素的符合代碼（然后把所有變量要素用格式刷統(tǒng)一刷一

12、遍，以保證以后使用該模板生成合同文檔時格式不一致）。保存系統(tǒng)外MS WORD合同文檔模板。合同模板項目要素表格的編寫（要重新寫）2.2.2 系統(tǒng)外合同文檔MS WORD模板的導入系統(tǒng)并生成CLM模板：合同模板管理員登陸合同文檔模板庫（conmgt_*）點擊設置選擇“文檔設置（合同生成）：選擇“合同文檔模板庫”確定創(chuàng)建合同文檔模板：進入“合同文檔管理：設置>合同文檔模板 列表點擊“創(chuàng)建”選擇合同文檔模板類型進入“新建 合同文檔模板 未加標題”頁面點擊“合同文檔類型”后的按鈕選擇合同文檔類型：基本類型點擊“確定”上傳系統(tǒng)外準備好的合同模板，并修改模板狀態(tài)步驟0：準備上傳合同文檔模板點擊“設置文檔”步驟1：選定擬上傳合同文檔模板，并上傳進入新頁面：步驟1選擇文件點擊“文件”后的“選擇按鈕”彈出新頁面：“添加附件”點擊“瀏覽”選定需上傳CLM的系統(tǒng)外合同文檔MS WORD模板雙擊點擊“確定”查看合同模板名稱點擊下一步步驟2：查看合同文檔模板的上傳狀態(tài)進入新頁面：步驟2：處理請求查看完成狀態(tài)點擊“下一步”步驟3：創(chuàng)建并驗證合同文檔模板要素變量進入新頁面：步驟3：驗證變量點擊“創(chuàng)建”步驟4：添加合同文檔模板章節(jié)并確定進入新頁面：新建 合同文檔模板：合同模板創(chuàng)建頁面點擊“章節(jié)”“添加章節(jié)彈出新頁面選擇“空章節(jié)”點擊確定。步驟5：新建SRM系統(tǒng)合同文檔模板狀態(tài)的修改CLM合同模板創(chuàng)建