綜合管理部公文制作處理工作流程

1、精品資料綜合管理部公文制作處理工作流程為了提高公文制作處理的效率和質(zhì)量，確保公文處理的準(zhǔn)確性、 時(shí)效性、 保密性，使酒店公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，特制定綜合管理部公文制作處理流程。分為發(fā)文和收文兩個(gè)方面。一、發(fā)文處理工作流程是公文形成的重要階段，是指以酒店公司名義制發(fā)公文的過(guò)程 ,具體環(huán)節(jié)包括草擬、 審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。（一）擬稿擬稿人草擬公文應(yīng)做到：要符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)部門(mén)規(guī)定，符合酒店公司的實(shí)際情況。情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫(xiě)具體的年月日。引用公文應(yīng)先引

2、標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，并加括號(hào)。使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，一般先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一” ，第二層為“（一）”，第三層為“ 1 ”，第四層為“（ 1 ）”。（二）審核建立層層負(fù)責(zé)、逐級(jí)審核把關(guān)制。一般先由部門(mén)起草初稿后，經(jīng)綜合秘書(shū)核稿；交由本部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，再提交總經(jīng)理審簽。核稿的重點(diǎn)是：1 、是否需要行文；2 、有關(guān)可編輯修改精品資料部門(mén)之間是否已協(xié)商、會(huì)簽； 3 、提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可行； 4 、公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合酒店的有關(guān)規(guī)定。對(duì)不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)退經(jīng)辦人修改或重辦。酒店公司發(fā)文由綜合管理部核稿后呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（三）

3、復(fù)核文稿在領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后，由負(fù)責(zé)起草的部門(mén)按照領(lǐng)導(dǎo)的修改意見(jiàn)認(rèn)真修改、校對(duì)。如果對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的修改有異議，可向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)同意后進(jìn)行修改，不能擅自改動(dòng)。公文在印制前，綜合管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核內(nèi)容包括：審批、簽字手續(xù)是否完備；附件材料是否齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。（四）簽發(fā)正式文件形成后填寫(xiě)“文件簽發(fā)單” ，先送主管副總經(jīng)理審核，再送總經(jīng)理簽發(fā)?？偨?jīng)理不在時(shí)，可用電話等形式請(qǐng)示，總經(jīng)理授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（五）繕印經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，由文員登記、編號(hào)，安排打印。印制要做到及時(shí)、規(guī)范、保密，字跡清晰整潔、排列勻稱(chēng)，符合版式、版記要求。其具體要求是：1公文用紙： 公文用 A4 型紙；版心尺寸為 156mm

4、× 225mm （不含頁(yè)碼） 。2排版規(guī)格：發(fā)文字號(hào)用3 號(hào)仿宋體字，居中排布，可編輯修改精品資料年份用六角括號(hào)“ ”擴(kuò)入，勿用“ ”；公文標(biāo)題用2 號(hào)小標(biāo)宋字體，居中排布；主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1 行，左側(cè)頂格，用 3 號(hào)仿宋字體；正文用 3 號(hào)仿宋字體，文中第一層標(biāo)題用 3 號(hào)黑體字， 第二層標(biāo)題用 3 號(hào)楷體字加粗； 如有附件在正文下空 1 行，左空 2 字，用 3 號(hào)仿宋字體， “附件”后加冒號(hào)和名稱(chēng)；成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全， “零”寫(xiě)為“”勿寫(xiě)為“ 0 ”，日期右空 4 字。3版記規(guī)格：“主題詞” 用 3 號(hào)黑體字， 居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用 3 號(hào)小標(biāo)宋字體

5、并加粗，詞目之間空1 字；抄送機(jī)關(guān)在主題詞下1 行，左右各空1 字，用 3 號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)“抄送” ，后標(biāo)全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，最后用句號(hào)；印發(fā)機(jī)關(guān)在抄送機(jī)關(guān)下1 行，左空 1 字，用 3 號(hào)仿宋字； 印發(fā)日期右空1 字，以復(fù)印公文日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。版記中各要素之下加一條反線， 寬度同版心， 版記位于公文最后一面，最后一個(gè)要素置于最后一行。（六）校對(duì)公文印刷前，擬稿人負(fù)責(zé)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)校對(duì)，綜合管理部對(duì)文件格式予以把關(guān)，確定無(wú)誤并簽字認(rèn)可后方可印刷。（七）用印承辦人到總經(jīng)理室蓋章，使用印章必須填寫(xiě)蓋章登記可編輯修改精品資料表，經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可

6、用??；各部門(mén)的印章不得對(duì)外使用。（八）登記發(fā)文前辦文人員要認(rèn)真進(jìn)行登記，將文件名稱(chēng)、份數(shù)、發(fā)文日期、收文單位等登記清楚。（九）分發(fā)嚴(yán)格按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)， 發(fā)文時(shí)要做到迅速、 快捷、準(zhǔn)確。原則上當(dāng)天的文件當(dāng)天分發(fā)完畢，對(duì)急件要按要求及時(shí)分發(fā)，不得延誤。分發(fā)文件一般要辦理簽收手續(xù)。如果用信件寄發(fā)時(shí)，除“親啟”件外，一般寫(xiě)收文機(jī)關(guān)或該機(jī)關(guān)辦公室，寫(xiě)清楚收文機(jī)關(guān)的地點(diǎn)、名稱(chēng)。（十）歸卷凡是下發(fā)的正式文件，形成正本后，要留存一式二份，重要文件可多留幾份，連同底稿一起由文件保管人員負(fù)責(zé)整理歸卷。二、收文處理工作流程收文處理是指將收到的文件按照一定程序進(jìn)行登記，審核的文書(shū)處理工作，主要包括：簽收、登記、

7、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸卷。（一）簽收上級(jí)來(lái)文一般要簽收或出具收文憑證。同級(jí)和下級(jí)來(lái)文要逐件清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)向發(fā)文單位查詢。急件要可編輯修改精品資料隨收、隨登、隨傳、不得停誤，并注明簽收具體時(shí)間。（二）登記辦文人員要將文件標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收發(fā)文日期、辦理情況逐項(xiàng)登記清楚。并將收到的文件按閱件和辦件進(jìn)行分類(lèi)。（三）審核收到各部門(mén)上報(bào)需要辦理的公文，綜合管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括：認(rèn)定此文是否由本部門(mén)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)的事項(xiàng)是否協(xié)商、會(huì)簽；文種、格式是否規(guī)范等。（四）分辦? 酒店公司收文登記后，

8、填寫(xiě)“文件閱批單” ，經(jīng)綜合管理部分辦，按文件的輕重緩急和領(lǐng)導(dǎo)人的分工以及部門(mén)職責(zé)范圍簽署擬辦意見(jiàn)，呈酒店公司領(lǐng)導(dǎo)閱批或業(yè)務(wù)部門(mén)承辦。（五）傳閱公文傳閱一律由綜合管理部文員負(fù)責(zé)，要做到及時(shí)準(zhǔn)確。呈送酒店公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門(mén)傳閱的文件要分清輕重緩急。（六）批辦主要領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，要及時(shí)批示辦理意見(jiàn)。（七）承辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，由辦文人員送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)處理。辦文人員要隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。各部可編輯修改精品資料門(mén)收到重要的或領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，要迅速承辦。凡涉及其他部門(mén)的，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)辦理。對(duì)不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或者不適宜由本部門(mén)辦理的，應(yīng)迅速退回綜合管理部并說(shuō)明理由。（八）催辦對(duì)重要的和有時(shí)限要求的文件，綜合管理部要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公