檔案著錄與數(shù)字化

1、檔案著錄與數(shù)字化檔案著錄與數(shù)字化（以簡(jiǎn)化方法為例）（以簡(jiǎn)化方法為例）襄樊市檔案局信息科襄樊市檔案局信息科前言前言 各位領(lǐng)導(dǎo)：各位領(lǐng)導(dǎo)： 受學(xué)會(huì)委托，由我向大家介紹檔案著錄與受學(xué)會(huì)委托，由我向大家介紹檔案著錄與信息化有關(guān)內(nèi)容，這些內(nèi)容有些是國(guó)家檔信息化有關(guān)內(nèi)容，這些內(nèi)容有些是國(guó)家檔案局、湖北省檔案局規(guī)定的，有些是我本案局、湖北省檔案局規(guī)定的，有些是我本人在實(shí)踐中摸索、總結(jié)出來(lái)的，由于我的人在實(shí)踐中摸索、總結(jié)出來(lái)的，由于我的水平有限，難免會(huì)有一些不到的地方，請(qǐng)水平有限，難免會(huì)有一些不到的地方，請(qǐng)大家給予包涵。下面我們開始進(jìn)入著錄部大家給予包涵。下面我們開始進(jìn)入著錄部分分一、檔案著錄一、檔案著錄檔案

2、著錄檔案著錄 檔案著錄是工作現(xiàn)代化的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)，檔案著錄是工作現(xiàn)代化的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)，檔案工作現(xiàn)代化的成敗很重要的一個(gè)方面檔案工作現(xiàn)代化的成敗很重要的一個(gè)方面就體現(xiàn)在著錄上面，因?yàn)?，著錄質(zhì)量的好就體現(xiàn)在著錄上面，因?yàn)?，著錄質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到能不能查到，如果查閱不到，壞直接關(guān)系到能不能查到，如果查閱不到，我們著錄的再多又有什么用呢？很多地方、我們著錄的再多又有什么用呢？很多地方、很多人不知道著錄什么、怎么著錄，導(dǎo)致很多人不知道著錄什么、怎么著錄，導(dǎo)致出現(xiàn)大量的返工重做現(xiàn)象，下面我們就以出現(xiàn)大量的返工重做現(xiàn)象，下面我們就以簡(jiǎn)化方法為例講講如何進(jìn)行著錄簡(jiǎn)化方法為例講講如何進(jìn)行著錄簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)

3、化方法整理 著錄項(xiàng)目著錄項(xiàng)目 文件編號(hào)、密級(jí)、題名、責(zé)任者、文件形文件編號(hào)、密級(jí)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、全宗號(hào)、歸檔年度、件號(hào)、成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、全宗號(hào)、歸檔年度、件號(hào)、實(shí)體分類號(hào)、保管期限實(shí)體分類號(hào)、保管期限簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 一、一、【文件編號(hào)文件編號(hào)】 1、文件編號(hào)是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)、文件編號(hào)是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)、文件編號(hào)包括發(fā)文體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)、文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等 2、文件編號(hào)一般只有一個(gè)，照原文著錄即可。、文

4、件編號(hào)一般只有一個(gè)，照原文著錄即可。 3、對(duì)于聯(lián)合發(fā)文的文件編號(hào)，如果有本機(jī)關(guān)、對(duì)于聯(lián)合發(fā)文的文件編號(hào)，如果有本機(jī)關(guān)（及其直屬上級(jí)機(jī)關(guān)）文件編號(hào)的，只著錄本機(jī)（及其直屬上級(jí)機(jī)關(guān)）文件編號(hào)的，只著錄本機(jī)關(guān)文件編號(hào)；沒有本機(jī)關(guān)的文件編號(hào)的，著錄主關(guān)文件編號(hào)；沒有本機(jī)關(guān)的文件編號(hào)的，著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)，如果要著錄全部文件編號(hào)的辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)，如果要著錄全部文件編號(hào)的話，文件編號(hào)之間要用話，文件編號(hào)之間要用“；”分開。分開。簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 一、文件編號(hào)一、文件編號(hào) 4、對(duì)于沒有意義的代字所形成的文件編號(hào)，比、對(duì)于沒有意義的代字所形成的文件編號(hào)，比如代字是總號(hào)（只有序號(hào)沒有機(jī)關(guān)代字）的一

5、律如代字是總號(hào)（只有序號(hào)沒有機(jī)關(guān)代字）的一律不予著錄，著錄的要予以刪除。不予著錄，著錄的要予以刪除。 5、文件編號(hào)中間的號(hào)用小寫數(shù)字，不能用大寫，、文件編號(hào)中間的號(hào)用小寫數(shù)字，不能用大寫，文件編號(hào)中的文號(hào)之間用分號(hào)隔開文件編號(hào)中的文號(hào)之間用分號(hào)隔開 6、對(duì)于特定的文件編號(hào)，比如：中華人民共和、對(duì)于特定的文件編號(hào)，比如：中華人民共和國(guó)主席令、國(guó)務(wù)院總理令、湖北省人民政府令中國(guó)主席令、國(guó)務(wù)院總理令、湖北省人民政府令中間不能加年度間不能加年度簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 一、文件編號(hào)一、文件編號(hào) 7、文件編號(hào)中間的年代一律是四位數(shù)，比、文件編號(hào)中間的年代一律是四位數(shù)，比如如1995、2001 8、文件編

6、號(hào)包括期刊號(hào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議、文件編號(hào)包括期刊號(hào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要之類的，中間一般省略了年代，著錄紀(jì)要之類的，中間一般省略了年代，著錄的時(shí)候要加上，順序號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字的時(shí)候要加上，順序號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 文件編號(hào)常見錯(cuò)誤文件編號(hào)常見錯(cuò)誤 1文號(hào)順序號(hào)不是阿拉伯小寫文號(hào)順序號(hào)不是阿拉伯小寫1、2、3等等等寫成了大字等寫成了大字 2文件編號(hào)中間的小括號(hào)、中括號(hào)混用現(xiàn)文件編號(hào)中間的小括號(hào)、中括號(hào)混用現(xiàn)象比較突出象比較突出 3、文件編號(hào)之間沒有用分號(hào)分開、文件編號(hào)之間沒有用分號(hào)分開 4、文件編號(hào)中間忘了年度，比如：情況反、文件編號(hào)中間忘了年度，比如：情況反映第一期，應(yīng)寫成

7、：情況反映映第一期，應(yīng)寫成：情況反映1998第第1期期簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 二、【密級(jí)】 卷內(nèi)文件的密級(jí)應(yīng)按局（館）解密劃控小卷內(nèi)文件的密級(jí)應(yīng)按局（館）解密劃控小組界定的范圍組界定的范圍即：絕密、機(jī)密、秘密、控即：絕密、機(jī)密、秘密、控制制進(jìn)行著錄，沒有標(biāo)注密級(jí)、控制的按公進(jìn)行著錄，沒有標(biāo)注密級(jí)、控制的按公開著錄開著錄簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、【題名】三、【題名】 題名一般照原名錄入，但在實(shí)際操作中，題名一般照原名錄入，但在實(shí)際操作中，對(duì)題名中出現(xiàn)的我省、我市、我縣、你省、對(duì)題名中出現(xiàn)的我省、我市、我縣、你省、你市、你縣、本省、本市、本縣、我單位、你市、你縣、本省、本市、本縣、我單位、本

8、單位等含混不清的字眼要改為具體的省、本單位等含混不清的字眼要改為具體的省、市、縣，此外對(duì)于城市的街道如果沒有寫市、縣，此外對(duì)于城市的街道如果沒有寫城市名稱的要在前面加上城市名稱的要在前面加上XX市市,對(duì)農(nóng)村的對(duì)農(nóng)村的鄉(xiāng)、村要加上鄉(xiāng)、村要加上XX市市或者或者XX縣縣簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 1、關(guān)于本地區(qū)招工、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、職稱評(píng)、關(guān)于本地區(qū)招工、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、職稱評(píng)定、評(píng)先表模、人事調(diào)動(dòng)、畢業(yè)生分配、定、評(píng)先表模、人事調(diào)動(dòng)、畢業(yè)生分配、招生、職務(wù)任免等牽涉到本單位個(gè)人的信招生、職務(wù)任免等牽涉到本單位個(gè)人的信息應(yīng)一一著錄，牽

9、涉到本單位的要在原標(biāo)息應(yīng)一一著錄，牽涉到本單位的要在原標(biāo)題后加題后加XXX單位單位說明說明 有人認(rèn)為，這樣改了不是在改檔案嗎？有人認(rèn)為，這樣改了不是在改檔案嗎？答案是錯(cuò)誤的。因?yàn)?，著錄?nèi)容只是全面、答案是錯(cuò)誤的。因?yàn)椋泝?nèi)容只是全面、準(zhǔn)確地揭示檔案內(nèi)容，只是給查找提供方準(zhǔn)確地揭示檔案內(nèi)容，只是給查找提供方便，它并不能代替檔案，需要看檔案的話，便，它并不能代替檔案，需要看檔案的話，還要掃描，在原文里面看。還要掃描，在原文里面看。 有人認(rèn)為本單位的我肯定要著錄，別單有人認(rèn)為本單位的我肯定要著錄，別單位的怎么辦？答案是你是發(fā)文單位的話，位的怎么辦？答案是你是發(fā)文單位的話，你要全部著錄，不是發(fā)文單位

10、的話，只著你要全部著錄，不是發(fā)文單位的話，只著錄本單位的。錄本單位的。簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 2、文件題名不能揭示文件內(nèi)容，需根據(jù)文、文件題名不能揭示文件內(nèi)容，需根據(jù)文件內(nèi)容重新擬訂。它包括以下件內(nèi)容重新擬訂。它包括以下4種情況：種情況： 文件題名只有文件題名只有“通知通知”、“函函”、“會(huì)會(huì)議通知議通知”、“電報(bào)電報(bào)”、“合同合同”等文種信等文種信息的，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題息的，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加名附后，加“”號(hào)。號(hào)?！崩和ㄖ和ㄖ睬鄨F(tuán)共青團(tuán)中央關(guān)于紀(jì)念中央關(guān)于紀(jì)念“一一二九二

11、九”的通知的通知。簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 文件題名揭示了一定信息但不全的，應(yīng)該考證文件題名揭示了一定信息但不全的，應(yīng)該考證出具體內(nèi)容補(bǔ)充進(jìn)去用出具體內(nèi)容補(bǔ)充進(jìn)去用加以說明。比如：加以說明。比如：1986年年4月月28日湖北省勞動(dòng)人事廳、湖北省衛(wèi)生日湖北省勞動(dòng)人事廳、湖北省衛(wèi)生廳聯(lián)合下發(fā)了鄂勞人險(xiǎn)廳聯(lián)合下發(fā)了鄂勞人險(xiǎn)198673號(hào)文件號(hào)文件關(guān)于轉(zhuǎn)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞人險(xiǎn)發(fā)勞人險(xiǎn)19865號(hào)文件的通知號(hào)文件的通知應(yīng)該著錄為應(yīng)該著錄為關(guān)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞人險(xiǎn)于轉(zhuǎn)發(fā)勞人險(xiǎn)19865號(hào)文件的通知號(hào)文件的通知關(guān)于鄉(xiāng)關(guān)于鄉(xiāng)村醫(yī)生工齡計(jì)算問題的復(fù)函村

12、醫(yī)生工齡計(jì)算問題的復(fù)函。簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 文件沒有標(biāo)題的，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，文件沒有標(biāo)題的，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加并加“”號(hào)。號(hào)。” 原標(biāo)題有本局、全市、本市等不規(guī)范簡(jiǎn)原標(biāo)題有本局、全市、本市等不規(guī)范簡(jiǎn)稱的，應(yīng)改成全稱或使用規(guī)范的簡(jiǎn)稱。稱的，應(yīng)改成全稱或使用規(guī)范的簡(jiǎn)稱。簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 3、標(biāo)題中的數(shù)字，沒有特別說明一律阿拉、標(biāo)題中的數(shù)字，沒有特別說明一律阿拉伯?dāng)?shù)字，包括年、月。伯?dāng)?shù)字，包括年、月。 4、鄉(xiāng)鎮(zhèn)前面一律冠以、鄉(xiāng)

13、鎮(zhèn)前面一律冠以縣縣，城區(qū)前面，城區(qū)前面一律冠以一律冠以市市。簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 5、我們一直強(qiáng)調(diào)在省、市、縣前面應(yīng)加上具體是哪個(gè)省、我們一直強(qiáng)調(diào)在省、市、縣前面應(yīng)加上具體是哪個(gè)省、哪個(gè)市、哪個(gè)縣，忽略了在省直部門、市直部門、縣直部哪個(gè)市、哪個(gè)縣，忽略了在省直部門、市直部門、縣直部門前加上具體的省、市、縣，報(bào)表中的物資局、勞動(dòng)局等門前加上具體的省、市、縣，報(bào)表中的物資局、勞動(dòng)局等等比比皆是、改不勝改。比如：等比比皆是、改不勝改。比如：“批轉(zhuǎn)兵役委員會(huì)關(guān)于批轉(zhuǎn)兵役委員會(huì)關(guān)于1956年應(yīng)征公民兵役登記工作的實(shí)施計(jì)劃年應(yīng)

14、征公民兵役登記工作的實(shí)施計(jì)劃”，應(yīng)改正為：，應(yīng)改正為：“批轉(zhuǎn)批轉(zhuǎn)湖北省湖北省兵役委員會(huì)關(guān)于兵役委員會(huì)關(guān)于1956年應(yīng)征公民兵役登記年應(yīng)征公民兵役登記工作的實(shí)施計(jì)劃工作的實(shí)施計(jì)劃”；“對(duì)資改造小組關(guān)于開展大購(gòu)大銷進(jìn)對(duì)資改造小組關(guān)于開展大購(gòu)大銷進(jìn)行市場(chǎng)改造的指示行市場(chǎng)改造的指示”應(yīng)改正為：應(yīng)改正為：“襄陽(yáng)地區(qū)襄陽(yáng)地區(qū)對(duì)資改造小對(duì)資改造小組關(guān)于開展大購(gòu)大銷進(jìn)行市場(chǎng)改造的指示組關(guān)于開展大購(gòu)大銷進(jìn)行市場(chǎng)改造的指示”，“農(nóng)林水戰(zhàn)農(nóng)林水戰(zhàn)線清查中存在的薄弱環(huán)節(jié)線清查中存在的薄弱環(huán)節(jié)”應(yīng)改正為：應(yīng)改正為：“谷城縣谷城縣農(nóng)林水農(nóng)林水戰(zhàn)線清查中存在的薄弱環(huán)節(jié)戰(zhàn)線清查中存在的薄弱環(huán)節(jié)”簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、

15、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 6、簡(jiǎn)稱應(yīng)該規(guī)范、準(zhǔn)確，不產(chǎn)生歧義，類、簡(jiǎn)稱應(yīng)該規(guī)范、準(zhǔn)確，不產(chǎn)生歧義，類似似“中辦廳、國(guó)辦廳、軍委辦公廳中辦廳、國(guó)辦廳、軍委辦公廳”等等等等要寫成中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳、要寫成中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳、中央軍委辦公廳，中央軍委辦公廳，簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 7、上下級(jí)連用的時(shí)候要注意說明。比如：上下級(jí)連用的時(shí)候要注意說明。比如：“關(guān)于市、縣機(jī)構(gòu)改革中黨政機(jī)關(guān)工作部關(guān)于市、縣機(jī)構(gòu)改革中黨政機(jī)關(guān)工作部門設(shè)置和人員編制有關(guān)問題的通知門設(shè)置和

16、人員編制有關(guān)問題的通知”應(yīng)改應(yīng)改為：為：“關(guān)于關(guān)于湖北省湖北省市、縣機(jī)構(gòu)改革中黨政市、縣機(jī)構(gòu)改革中黨政機(jī)關(guān)工作部門設(shè)置和人員編制有關(guān)問題的機(jī)關(guān)工作部門設(shè)置和人員編制有關(guān)問題的通知通知”簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 三、題名三、題名 題名著錄中要特別注意的地方：題名著錄中要特別注意的地方： 8、標(biāo)題應(yīng)該完整、準(zhǔn)確揭示內(nèi)容，如果不、標(biāo)題應(yīng)該完整、準(zhǔn)確揭示內(nèi)容，如果不能揭示的應(yīng)補(bǔ)充完整，如：能揭示的應(yīng)補(bǔ)充完整，如：“要求更改參要求更改參加工作時(shí)間加工作時(shí)間”，應(yīng)補(bǔ)充為：，應(yīng)補(bǔ)充為：“張三張三要求更要求更改參加工作時(shí)間改參加工作時(shí)間”，“要求落實(shí)工齡問要求落實(shí)工齡問題題”，應(yīng)補(bǔ)充為：，應(yīng)補(bǔ)充為：“李四李四

17、要求落實(shí)工齡問要求落實(shí)工齡問題題”,“4月份商品流轉(zhuǎn)計(jì)劃編制說明月份商品流轉(zhuǎn)計(jì)劃編制說明”應(yīng)著應(yīng)著錄為錄為1957年年4月份商品流轉(zhuǎn)計(jì)劃編制說明月份商品流轉(zhuǎn)計(jì)劃編制說明”簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 四、【責(zé)任者】四、【責(zé)任者】 1、責(zé)任者應(yīng)該按文件上的署名進(jìn)行抄錄，、責(zé)任者應(yīng)該按文件上的署名進(jìn)行抄錄，機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱，機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱，對(duì)于對(duì)于“市（縣）市（縣）局局”、“本局本局”、“專署專署”應(yīng)該按規(guī)范補(bǔ)正為應(yīng)該按規(guī)范補(bǔ)正為“市市局局”、“襄陽(yáng)地區(qū)行政公署襄陽(yáng)地區(qū)行政公署”、“襄陽(yáng)專襄陽(yáng)專署署”簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 四、責(zé)任者四、責(zé)任者 2、對(duì)于責(zé)任

18、者有多個(gè)的，并且是機(jī)構(gòu)的，、對(duì)于責(zé)任者有多個(gè)的，并且是機(jī)構(gòu)的，只著錄列居首位的責(zé)任者和本全宗所在責(zé)只著錄列居首位的責(zé)任者和本全宗所在責(zé)任者任者 3、對(duì)于聯(lián)合發(fā)文的文件，并且發(fā)文機(jī)關(guān)有、對(duì)于聯(lián)合發(fā)文的文件，并且發(fā)文機(jī)關(guān)有本單位的，責(zé)任者也只著錄本機(jī)關(guān)本單位的，責(zé)任者也只著錄本機(jī)關(guān) 4、對(duì)于責(zé)任者有多個(gè)，并且是姓名的，要、對(duì)于責(zé)任者有多個(gè)，并且是姓名的，要著錄著錄3個(gè)，第一責(zé)任者和后面的，中間用個(gè)，第一責(zé)任者和后面的，中間用“；”分開，其它用分開，其它用“，”分開分開簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 四、責(zé)任者四、責(zé)任者 責(zé)任者項(xiàng)容易犯的錯(cuò)誤責(zé)任者項(xiàng)容易犯的錯(cuò)誤 1責(zé)任者只有湖北省、襄樊市這樣的一級(jí)政府責(zé)

19、任者只有湖北省、襄樊市這樣的一級(jí)政府機(jī)構(gòu)的名稱，沒有具體單位的名稱機(jī)構(gòu)的名稱，沒有具體單位的名稱 2兩個(gè)以上責(zé)任者連用的時(shí)候，第二個(gè)或者第兩個(gè)以上責(zé)任者連用的時(shí)候，第二個(gè)或者第三個(gè)前面沒有哪一級(jí)政府名稱，比如：湖北省計(jì)三個(gè)前面沒有哪一級(jí)政府名稱，比如：湖北省計(jì)委、物質(zhì)局，或者兩個(gè)單位之間沒有用分號(hào)分開，委、物質(zhì)局，或者兩個(gè)單位之間沒有用分號(hào)分開，寫成了湖北省計(jì)委、物質(zhì)局寫成了湖北省計(jì)委、物質(zhì)局 3、亂簡(jiǎn)寫現(xiàn)象嚴(yán)重，比如：人大、中辦廳、國(guó)、亂簡(jiǎn)寫現(xiàn)象嚴(yán)重，比如：人大、中辦廳、國(guó)辦廳辦廳 4、責(zé)任者空項(xiàng)、責(zé)任者空項(xiàng)簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 四、責(zé)任者四、責(zé)任者 責(zé)任者項(xiàng)容易犯的錯(cuò)誤責(zé)任者項(xiàng)容易犯的

20、錯(cuò)誤 5、責(zé)任者只寫了哪個(gè)鄉(xiāng)、村（城市是街道、責(zé)任者只寫了哪個(gè)鄉(xiāng)、村（城市是街道、居委會(huì)），沒有寫縣、市居委會(huì)），沒有寫縣、市 6、沒有寫明具體的省、市、縣、沒有寫明具體的省、市、縣簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 五、【文件形成時(shí)間】五、【文件形成時(shí)間】 文件形成時(shí)間以制發(fā)文件所形成的時(shí)間為文件形成時(shí)間以制發(fā)文件所形成的時(shí)間為準(zhǔn)。由準(zhǔn)。由8位數(shù)字組成，年度位數(shù)字組成，年度4位，月份位，月份2位，位，日期日期2位，如：位，如：20090618。對(duì)于無(wú)法考證。對(duì)于無(wú)法考證的用的用0補(bǔ)齊補(bǔ)齊簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù) 以實(shí)際頁(yè)數(shù)多少著錄以實(shí)際頁(yè)數(shù)多少著錄簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 全宗號(hào)全宗號(hào) 1、

21、全宗號(hào)以檔案館給的全宗號(hào)進(jìn)行著錄、全宗號(hào)以檔案館給的全宗號(hào)進(jìn)行著錄 2、不屬于進(jìn)館范圍、沒有全宗號(hào)的可以以本機(jī)、不屬于進(jìn)館范圍、沒有全宗號(hào)的可以以本機(jī)關(guān)名稱第一個(gè)的字母代替，比如：房改委全宗號(hào)關(guān)名稱第一個(gè)的字母代替，比如：房改委全宗號(hào)為為fgw 3、全宗號(hào)輸錯(cuò)的修改方法，是在簡(jiǎn)化方法狀態(tài)、全宗號(hào)輸錯(cuò)的修改方法，是在簡(jiǎn)化方法狀態(tài)下，點(diǎn)擊批量修改歸檔文件，在著錄項(xiàng)目中找下，點(diǎn)擊批量修改歸檔文件，在著錄項(xiàng)目中找到全宗號(hào)，將到全宗號(hào)，將“查找內(nèi)容查找內(nèi)容”定義為錯(cuò)誤的全宗號(hào)，定義為錯(cuò)誤的全宗號(hào)，將將“替換為替換為”定義為正確的全宗號(hào)即可定義為正確的全宗號(hào)即可簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 七、歸檔年度七、歸

22、檔年度 以檔案為準(zhǔn)，檔案歸在哪一年歸檔年度就以檔案為準(zhǔn)，檔案歸在哪一年歸檔年度就是那一年是那一年簡(jiǎn)化方法的整理簡(jiǎn)化方法的整理 實(shí)體分類號(hào)實(shí)體分類號(hào) 按業(yè)務(wù)科室修改確定的分類方案進(jìn)行著錄按業(yè)務(wù)科室修改確定的分類方案進(jìn)行著錄簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 八、保管期限八、保管期限 按檔案劃分的保管期限進(jìn)行著錄按檔案劃分的保管期限進(jìn)行著錄簡(jiǎn)化方法整理簡(jiǎn)化方法整理 總結(jié)總結(jié) 重點(diǎn)難點(diǎn)：文件編號(hào)、題名、密級(jí)、責(zé)任重點(diǎn)難點(diǎn)：文件編號(hào)、題名、密級(jí)、責(zé)任者、文件形成時(shí)間者、文件形成時(shí)間簡(jiǎn)化方法整理項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系簡(jiǎn)化方法整理項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系 1、文件形成時(shí)間、文件編號(hào)、歸檔年度的、文件形成時(shí)間、文件編號(hào)、歸檔年度的

23、聯(lián)系聯(lián)系 一般來(lái)說，哪一年的文件，它的文件編號(hào)、一般來(lái)說，哪一年的文件，它的文件編號(hào)、文件形成時(shí)間、歸檔年度應(yīng)該屬于同一年文件形成時(shí)間、歸檔年度應(yīng)該屬于同一年度，不能說，我的一份文件文件編號(hào)是鄂度，不能說，我的一份文件文件編號(hào)是鄂檔檔20084號(hào)，我的文件形成時(shí)間卻是號(hào)，我的文件形成時(shí)間卻是2009年的，文件要?dú)w到年的，文件要?dú)w到2009年度。年度。簡(jiǎn)化方法整理項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系簡(jiǎn)化方法整理項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系 2、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者之間的聯(lián)系、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者之間的聯(lián)系 一般而言，這三者之間應(yīng)該是同一個(gè)人或一般而言，這三者之間應(yīng)該是同一個(gè)人或者單位，比如：我的文件編號(hào)是襄檔者單位，比如：

24、我的文件編號(hào)是襄檔20024號(hào)，那么，我的文件題名一定是襄號(hào)，那么，我的文件題名一定是襄樊市檔案局怎么怎么辦，不可能是湖北省樊市檔案局怎么怎么辦，不可能是湖北省勞動(dòng)廳要下達(dá)什么指示，責(zé)任者自然也是勞動(dòng)廳要下達(dá)什么指示，責(zé)任者自然也是襄樊市檔案局，因此，如果上述三者之間襄樊市檔案局，因此，如果上述三者之間不統(tǒng)一的話，著錄項(xiàng)目肯定是錯(cuò)誤的。不統(tǒng)一的話，著錄項(xiàng)目肯定是錯(cuò)誤的。簡(jiǎn)化方法整理項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系簡(jiǎn)化方法整理項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系 3、聯(lián)合發(fā)文的主要看題名、聯(lián)合發(fā)文的主要看題名 題名如果把所有單位都列入的，那么文件題名如果把所有單位都列入的，那么文件編號(hào)中這些單位的文件編號(hào)都要列入，責(zé)編號(hào)中這些單位

25、的文件編號(hào)都要列入，責(zé)任者也要把這些單位都列上，題名如果只任者也要把這些單位都列上，題名如果只點(diǎn)了一個(gè)單位的，并且這些單位沒有本機(jī)點(diǎn)了一個(gè)單位的，并且這些單位沒有本機(jī)關(guān)的，那么文件編號(hào)、責(zé)任者只著錄這個(gè)關(guān)的，那么文件編號(hào)、責(zé)任者只著錄這個(gè)單位的就可以了。單位的就可以了。簡(jiǎn)化方法整理的特點(diǎn)簡(jiǎn)化方法整理的特點(diǎn) 一、以我為主的來(lái)源原則體現(xiàn)得十分充分。一、以我為主的來(lái)源原則體現(xiàn)得十分充分。 它表現(xiàn)在：文號(hào)、責(zé)任者、題名等如果有它表現(xiàn)在：文號(hào)、責(zé)任者、題名等如果有本單位（包括本單位所屬直接上級(jí)機(jī)關(guān)），本單位（包括本單位所屬直接上級(jí)機(jī)關(guān)），那么在這些項(xiàng)目中只著錄本機(jī)關(guān)即可，別那么在這些項(xiàng)目中只著錄本機(jī)關(guān)即

26、可，別的機(jī)關(guān)即使再重要，也可以不予著錄，的機(jī)關(guān)即使再重要，也可以不予著錄，簡(jiǎn)化方法整理的特點(diǎn)簡(jiǎn)化方法整理的特點(diǎn)二、尊重檔案、高于檔案的原則表現(xiàn)得淋漓二、尊重檔案、高于檔案的原則表現(xiàn)得淋漓盡致盡致。它表現(xiàn)在：。它表現(xiàn)在：1、題名上，題名完整準(zhǔn)、題名上，題名完整準(zhǔn)確的按原題名著錄，題名不準(zhǔn)確的，比如：確的按原題名著錄，題名不準(zhǔn)確的，比如：合同、協(xié)議、通知、轉(zhuǎn)發(fā)幾號(hào)文件、表彰合同、協(xié)議、通知、轉(zhuǎn)發(fā)幾號(hào)文件、表彰先進(jìn)、任職加上本單位的等等都在原來(lái)基先進(jìn)、任職加上本單位的等等都在原來(lái)基礎(chǔ)上進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)。礎(chǔ)上進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)。2、責(zé)任者上。、責(zé)任者上。3文件編號(hào)上。文件編號(hào)上。簡(jiǎn)化方法整理的特點(diǎn)簡(jiǎn)化方

27、法整理的特點(diǎn) 三、多側(cè)面、多角度揭示檔案內(nèi)容，力爭(zhēng)三、多側(cè)面、多角度揭示檔案內(nèi)容，力爭(zhēng)通過著錄揭示檔案全貌的特征表現(xiàn)得非常通過著錄揭示檔案全貌的特征表現(xiàn)得非常充分。充分。文件編號(hào)揭示文號(hào)、文件形成時(shí)間文件編號(hào)揭示文號(hào)、文件形成時(shí)間揭示時(shí)間、責(zé)任者揭示誰(shuí)起草的、題名揭揭示時(shí)間、責(zé)任者揭示誰(shuí)起草的、題名揭示文件內(nèi)容等等。示文件內(nèi)容等等。二、檔案數(shù)字化二、檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化 一、數(shù)字化概念一、數(shù)字化概念 定義定義 所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔管理

28、活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。務(wù)。 檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化 二、數(shù)字化途徑二、數(shù)字化途徑 1、掃描：就是通過高速掃描儀將檔案直接、掃描：就是通過高速掃描儀將檔案直接掃描成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的圖片格式的過程掃描成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的圖片格式的過程 掃描的優(yōu)點(diǎn)掃描的優(yōu)點(diǎn) 國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家承認(rèn)國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家承認(rèn)jpg、tif兩種格兩種格式的電子文件式的電子文件 經(jīng)過掃描以后可以直接打印，打印后加經(jīng)過掃描以后可以直接打印，打印后加蓋檔案部門公章即可生效蓋檔案部門公章即可生效檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化 能夠被各種版本的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)識(shí)別

29、，能夠被各種版本的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)識(shí)別，作為最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的作為最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)，無(wú)論計(jì)算機(jī)技術(shù)如何發(fā)展，源數(shù)據(jù)，無(wú)論計(jì)算機(jī)技術(shù)如何發(fā)展， jpg、tif仍然能夠被計(jì)算機(jī)接受仍然能夠被計(jì)算機(jī)接受 不容易被更改，能夠最大限度地保證檔不容易被更改，能夠最大限度地保證檔案的原始性案的原始性 以后加蓋電子簽名、電子印章相對(duì)而言以后加蓋電子簽名、電子印章相對(duì)而言比較容易比較容易檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化 掃描的缺點(diǎn)掃描的缺點(diǎn) 成本較高，需要添加高速掃描儀成本較高，需要添加高速掃描儀 處理費(fèi)事，需要去污處理費(fèi)事，需要去污檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化 2、添加電子文件：就是將平時(shí)我們工

30、作中產(chǎn)生、添加電子文件：就是將平時(shí)我們工作中產(chǎn)生的的word、wps、excel、txt等等文件直接添加形等等文件直接添加形成電子文件成電子文件 添加電子文件的優(yōu)點(diǎn)：不需要添加任何設(shè)施，隨添加電子文件的優(yōu)點(diǎn)：不需要添加任何設(shè)施，隨時(shí)隨地就可以操作時(shí)隨地就可以操作 添加電子文件的缺點(diǎn)：添加電子文件的缺點(diǎn)：容易被篡改。容易被篡改。由于研由于研制制word、wps、excel等軟件的廠家在市場(chǎng)遭受等軟件的廠家在市場(chǎng)遭受慘烈的競(jìng)爭(zhēng)，可能要不了幾年就倒閉了，更新?lián)Q慘烈的競(jìng)爭(zhēng)，可能要不了幾年就倒閉了，更新?lián)Q代無(wú)法保證，以后這些文件能不能被打開難以確代無(wú)法保證，以后這些文件能不能被打開難以確定大量添加存在一

31、定風(fēng)險(xiǎn)定大量添加存在一定風(fēng)險(xiǎn)檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化結(jié)論結(jié)論 國(guó)家支持經(jīng)過掃描得到的電子檔案，不支國(guó)家支持經(jīng)過掃描得到的電子檔案，不支持直接添加持直接添加word、wps、excel、txt等等等等文檔形成的電子檔案文檔形成的電子檔案 結(jié)論結(jié)論 我們?cè)诠ぷ髦锌梢詫⑽覀冊(cè)诠ぷ髦锌梢詫ord、wps、excel、txt等添加到文件里面，作為參考使用，但等添加到文件里面，作為參考使用，但是一般不允許添加到檔案里面作為留給后是一般不允許添加到檔案里面作為留給后人的證據(jù)使用人的證據(jù)使用檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化 3、掃描儀的選擇、掃描儀的選擇 （1）目前市場(chǎng)上流行的惠普、柯達(dá)、佳能、中）目前市場(chǎng)上流行的惠普、柯達(dá)、佳能、中晶、明基等都能作為檔案掃描儀，原因是掃描儀晶、明基等都能作為檔案掃描儀，原因是掃描儀不是直接嵌入到檔案軟件里面進(jìn)行掃描，掃描后