文件管理制度

1、文件管理制度文件管理制度一、總則為保證公司的各項(xiàng)決策能迅速貫徹落實(shí)，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于XXXXXXXXXX有限公司。三、公司文件的類別（一）按來(lái)源分為外來(lái)文件和內(nèi)部文件；按用途分為上報(bào)文件、外送文件、下發(fā)文件、部門(mén)文件等；按類別分為：請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、通知等。（二）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件要及時(shí)閱批，重要文件須當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱文件后要簽名并注明日期。需要簽署具體意見(jiàn)的，書(shū)寫(xiě)應(yīng)清楚明確、具體。（三）公司文件應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)起草、校對(duì)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈公司總經(jīng)理審批，需經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)的，需報(bào)批后方可

2、發(fā)文。（四）部門(mén)須上報(bào)的審批文件（含請(qǐng)示），應(yīng)由部門(mén)起草、校對(duì)，呈分管領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）公司各部門(mén)上報(bào)的審批文件（含請(qǐng)示）需通過(guò)公司文件的形式下達(dá)的，由行政部以公司文件的形式進(jìn)行修改、校對(duì)，并按相應(yīng)流程審批后發(fā)文。（六）凡上報(bào)公司文件涉及財(cái)務(wù)、法律方面事務(wù)的，公司行政部審核后，還應(yīng)由財(cái)務(wù)部或法律顧問(wèn)審核通過(guò)后，方呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（七）公司行政部在報(bào)送文件時(shí)，應(yīng)在文件傳遞備查表詳細(xì)登記文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)，避免文件遺失。公司及各部門(mén)文件審批流程圖（詳見(jiàn)下頁(yè)）公司及各部門(mén)文件審批流程圖公司各部門(mén)起草、校對(duì)公司行政部起草（修改）、校對(duì)公司行政部負(fù)責(zé)人審核報(bào)告請(qǐng)示有關(guān)財(cái)務(wù)法律

3、事務(wù)呈報(bào)抄送形 成 文 件經(jīng)公司行政部總經(jīng)理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)未形成文件財(cái)務(wù)部或法律顧問(wèn)審核公司總經(jīng)理審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批公司領(lǐng)導(dǎo)審批公司行政部存檔、打印、發(fā)送機(jī)密文件公司行政部公司OA上發(fā)布核定范圍內(nèi)傳閱四、內(nèi)部文件發(fā)送（一）公司發(fā)文應(yīng)按關(guān)于統(tǒng)一公司發(fā)文字號(hào)的通知的通知要求進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。（二）經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的公司文件，由公司行政部統(tǒng)一打印、發(fā)送。屬公司機(jī)密的，由行政部負(fù)責(zé)人在核定范圍內(nèi)組織傳閱；需對(duì)公司所有職員下達(dá)的，則直接在公司OA上發(fā)布，重要文件需以紙質(zhì)文件形式送各部門(mén)鑒閱。（三）部門(mén)上報(bào)的審批文件（含請(qǐng)示），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，需公開(kāi)發(fā)布的由公司行政部統(tǒng)一以O(shè)A方式發(fā)布。五、外部文件（一）外部文件分

4、外來(lái)文件及對(duì)外報(bào)送文件。外來(lái)文件指政府文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件等，對(duì)外報(bào)送文件公司向政府部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)及媒體廣告報(bào)送的文件。（二）外部文件由行政部統(tǒng)一管理存檔。按文件內(nèi)容分送相關(guān)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)，涉及財(cái)務(wù)的由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。 （三）外來(lái)文件由公司行政部專人負(fù)責(zé)簽收，并在收文登記表分類登記收文編號(hào)、收文日期、來(lái)文者、來(lái)文字號(hào)、來(lái)文日期、附件及摘要。簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求送給相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，不得積壓遲誤。屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。（四）對(duì)外報(bào)送的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)送。六、文件的立卷與歸檔（一）公司文件及原稿由公司行政部統(tǒng)一管理、存檔。（二）公司各部門(mén)上報(bào)審批文件（含請(qǐng)示），形成公

5、司文件的，依上第1條辦理；若未形成公司文件的，由公司行政部將原件轉(zhuǎn)呈件部門(mén)管理、存檔。（三）公司內(nèi)部文件、請(qǐng)示由公司行政部將原件統(tǒng)一管理、存檔；請(qǐng)示原稿由行政部留存，復(fù)印件交呈件部門(mén)留存。（四）機(jī)密文件，公司行政部應(yīng)在核定范圍內(nèi)組織傳閱并在簽閱后收回。（五）立卷要求：1、文件立卷應(yīng)分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。（六）公司存檔原件，僅供相關(guān)各部門(mén)負(fù)責(zé)人查閱，且須填寫(xiě)文件借閱登記表。機(jī)密文件僅限于核定范圍內(nèi)人員查閱。借閱文件應(yīng)就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，

6、不允許拆卷和在文件上勾劃等。（七）對(duì)于沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的文件，由檔案室鑒別并于文件銷毀申請(qǐng)單登記，經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)人審核報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行集中銷毀。七、處罰辦法（一）凡報(bào)送文件有錯(cuò)別字，對(duì)文件上已簽字的責(zé)任人處以職員人民幣20元/字的罰款；主管、經(jīng)理處以人民幣50元字的罰款；總助以上處以人民幣100元字的罰款。（二）對(duì)未按規(guī)定進(jìn)行文件簽收而造成文件遺失的，對(duì)責(zé)任人處以人民幣50元的罰款。如因機(jī)密文件被泄露，給公司造成損失的，視其造成損失的大小，按保密管理制度進(jìn)行處罰。（三）對(duì)隨意泄露機(jī)密文件內(nèi)容的，視其對(duì)公司造成損失的大小，按保密管理制度進(jìn)行處罰。（四）對(duì)于外來(lái)文件，若因未及時(shí)傳送到相

7、關(guān)部門(mén)而給公司造成損失的，對(duì)責(zé)任人處以人民幣100元以上的罰款；若造成經(jīng)濟(jì)損失的，按過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究制度進(jìn)行處罰。（五）對(duì)外報(bào)送文件，若未經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)審批程序，對(duì)責(zé)任人處以人民幣100元的罰款；給公司造成損失的，視其情節(jié)輕重，按過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究制度進(jìn)行處罰。八、附則（一）本制度由XXXXXXXXXX有限公司行政部負(fù)責(zé)修訂和解釋。（二）本制度自20XX年1月1日起試行。（三）附件1、合同評(píng)審表2、請(qǐng)示3、文件發(fā)放登記表4、文件傳遞備查表5、文件銷毀申請(qǐng)單（四）附加說(shuō)明本制度審核人： 公司總經(jīng)理：公司董事長(zhǎng)：附件1： 合同評(píng)審表 合同名稱：合同編號(hào)：合同內(nèi)容： 合同經(jīng)辦部門(mén)：合同經(jīng)辦人： 評(píng) 審 意 見(jiàn)律師審查意見(jiàn)經(jīng)辦部門(mén)意見(jiàn)相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)董事長(zhǎng)意見(jiàn)注：1、本表適用于金額在一萬(wàn)元以上（含一萬(wàn)元）合同的評(píng)審；2、本表為壹份，原件留存在行政部歸檔，經(jīng)辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部各存一份復(fù)印件；3、各評(píng)審人員將評(píng)審意見(jiàn)寫(xiě)在本表上或合同評(píng)審表內(nèi)，凡在評(píng)審件內(nèi)做修改的評(píng)審人員均需簽字并注明日期，合同擬定部門(mén)匯總評(píng)審意見(jiàn)后形成正式合同文本，正式合同文本上只需經(jīng)辦人及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字。 附件2： 請(qǐng) 示 領(lǐng)導(dǎo)批示： 標(biāo)題：請(qǐng)示部門(mén)： 請(qǐng)示人： 請(qǐng)示部門(mén)負(fù)責(zé)人： 請(qǐng)示時(shí)間：呈報(bào)： 請(qǐng)示內(nèi)容： 妥否，請(qǐng)批示！XXXXXXXXXX有限公司 年 月 日附件3：文件發(fā)放登記表序號(hào)日期文件編號(hào)文件名