有效會議技巧培訓

1、主要內(nèi)容主要內(nèi)容v 單元一會議和企業(yè)管理v 單元二會議準備v 單元三會議技巧v 單元四棘手情況和問題人物的處理學習目標學習目標經(jīng)過本課程一天的學習，學員能夠：經(jīng)過本課程一天的學習，學員能夠：v 認識工作會議是管理溝通的重要方式 v 掌握會議中的角色及任務(wù)v 掌握會議三維圖要素及內(nèi)容v 運用5W1H技巧準備會議v 運用會議任務(wù)、程序及人際技巧主持會議v 處理會議中棘手問題課堂紀律課堂紀律v 休息時間安排v 守時v 關(guān)閉干擾源OPEN YOUR MIND !先開一個會先開一個會 Things in Common議題：找出小組成員之間肉眼無法觀察到的16個共同點地點：XX會議室時間：8分鐘主持人：志

2、愿者記錄人：志愿者闡述人：志愿者目的：幫助參會人員增進相互之間的了解；融洽團隊氣氛；促進未來溝目的：幫助參會人員增進相互之間的了解；融洽團隊氣氛；促進未來溝通和關(guān)系的建立通和關(guān)系的建立課前熱身回憶課前熱身回憶v 是什么行為和心態(tài)導致你們的討論結(jié)果v 用一個比喻形容參加會議的心情v 用一個比喻形容主持會議的心情單元一單元一 概述概述單元二單元二 會議準備會議準備 單元三單元三 會議技巧會議技巧 單元四單元四 會議棘手情況和問題人物處理會議棘手情況和問題人物處理行動方案行動方案 摘摘要要單元一單元一 概述概述q 對低效率會議的報怨q 低效率會議的高本錢q 工作會議是管理方式的表達q 會議的三維立體

3、圖q 會議角色及任務(wù)對低效率會議的抱怨對低效率會議的抱怨 美國一項對高級管理人員的調(diào)查說明，人們不喜歡開會的原因有：跑題：83%準備缺乏：77%低效率： 74%缺乏傾聽：68%會議長度： 60%缺乏參與： 51%低效率會議的高本錢低效率會議的高本錢v 研究說明：主管人員平均投入會議的時間為總工作時間的30%，高級管理人員甚至到達50%v 低效率會議掠奪你的時間v 每個會議均耗時 X 年均開會數(shù)量 X 會議有效率 ？v 你主持的低效率會議掠奪別人的時間低效率會議低效率會議 “ “犯罪犯罪會議評估表會議評估表 請用以下評估表測評你經(jīng)常主持的會議，并在符合你情況的描述項前打勾界定界定“會議會議v 三

4、人以上v 聚在一起v 展開有組織的討論v 有效到達明確目的會議和渠道溝通會議和渠道溝通溝通渠道優(yōu)點缺點面談面談可以利用現(xiàn)場氣氛雙向溝通 面子作用傳達范圍有限 會議會議集思廣益可當場看到對方的身體語言 須事先準備有可能出現(xiàn)混亂局面電話溝通電話溝通方便雙向溝通 可能誤解看不到非語言的反饋 電子郵件電子郵件費用低廉傳播范圍廣 看不見非語言信息反饋慢 正式文件正式文件完整全面可以事前充分準備須多重審核不能及時獲取反饋 簡報簡報/ /短片短片/ /海報海報/ /展架展架生動形象，視覺沖擊力強，印象深內(nèi)容伸縮性強，可重復(fù)使用制作時間及成本相對高需要專業(yè)人員協(xié)助會議的獨特優(yōu)勢會議的獨特優(yōu)勢v 在有效溝通中，

5、所傳遞的信息v 55%55% 是通過身體語言傳達的v 3838 通過語調(diào)完成的v 7 7 是通過所使用的言辭傳達的開會具有電子郵件、開會具有電子郵件、 、信函等方式、信函等方式不可比較的優(yōu)勢不可比較的優(yōu)勢 會議的作用會議的作用v 發(fā)放消息型 Presentation Meetingv 互通消息型 Information Sharing Meetingv 解決問題型 Problem-solving Meetingv 做出決定型 Decision-making Meeting 信息溝通類信息溝通類決策討論類決策討論類會議的作用會議是由哪些要素組成的？會議是由哪些要素組成的？q 會議三維立體圖q 會

6、議任務(wù)q 會議程序q 會議成員q 會議成員-會議角色會議要素會議要素-會議三維立體圖會議三維立體圖v 會議任務(wù) Taskv 會議程序 Processv 會議成員 People會議要素會議要素-會議任務(wù)會議任務(wù)v 完成會議既定的目標會議要素會議要素-會議程序會議程序v 有完整的會議過程，以便有效完成會議任務(wù)會議要素會議要素-會議成員會議成員v 充分發(fā)揮各成員的作用，創(chuàng)造積極的會議氣氛會議要素會議要素-會議角色會議角色主持人v完成會議討論任務(wù)v確保會議達到預(yù)期目的v確保高質(zhì)量討論內(nèi)容協(xié)助人v監(jiān)控會議程序v貫徹會議規(guī)則/紀律v確保與會者平等參與記錄人v筆錄會議決議v備份會議記錄會議要素會議要素-會議

7、角色會議角色經(jīng)常情況是一線主管一人充當三種角色！任務(wù)非常艱巨！經(jīng)常情況是一線主管一人充當三種角色！任務(wù)非常艱巨！會議要素會議要素-會議角色及任務(wù)會議角色及任務(wù)回憶你以往主持的會議，你是否完成了：主持人的任務(wù)協(xié)助人的任務(wù)記錄人的任務(wù)單元一單元一 概述概述單元二單元二 會議準備會議準備 單元三單元三 會議技巧會議技巧 單元四單元四 會議棘手情況和問題人物處理會議棘手情況和問題人物處理行動方案行動方案 摘摘要要單元二單元二 會議準備會議準備q 錄像分析q 5W1H準備技巧q 會議規(guī)那么q 會議類型比較q 會議準備演練案例討論案例討論 一家中國最大的泵業(yè)生產(chǎn)制造集團公司，公司老板一直要求并采用公司“高

8、回報的方式召開高層會議，總經(jīng)理例會一般在星期一下午6:00點召開，每次開會前總經(jīng)理辦公室秘書都會發(fā)出會議通知會議通知見后，討論議題有常規(guī)匯報和交流方案；在這個例會上通常會有話題分享，部門協(xié)調(diào)，策略制定，政策回憶，問題分析，突發(fā)情況通報等議程出現(xiàn)。 隨著時間的推移，總經(jīng)理發(fā)現(xiàn)下面在會議結(jié)束后的執(zhí)行層面我行我素；任務(wù)拖延甚至不了了之。局部經(jīng)理對會議已經(jīng)產(chǎn)生明顯的恐懼感和無奈的感覺。問題：為什么會發(fā)生這樣的狀況？這樣的狀況給企業(yè)帶來哪些后果？如何改進？會議準備會議準備5WIHWHY, WHO, WHENWHERE, WHAT, HOW以下情況，開會是種資源的浪費以下情況，開會是種資源的浪費v 主持人

9、沒有時間為會議作充分準備v 與會者沒有時間為會議作充分準備v 必要人物不能出席v 會議沒有時間對問題展開討論v 書面形式比開會更有效WHY：會議的目的：會議的目的WHY“會議的具體目的是什么？會議的具體目的是什么？會議主題會議主題會議目的！會議目的！會議目的：通過開會預(yù)期到達的結(jié)果會議目的：通過開會預(yù)期到達的結(jié)果會議主題：會議討論的核心議題會議主題：會議討論的核心議題信息溝通類會議目的練習信息溝通類會議目的練習請根據(jù)以下情景，兩人一組討論寫出會議主題及目的。時間：5分鐘1公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉 。會議主題：會議目的：2我小組對哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調(diào)試有新建議，需向銷售

10、部及效勞部匯報。會議主題：會議目的：決策討論類會議目的練習決策討論類會議目的練習請根據(jù)以下情景，兩人一組討論寫出會議主題及目的。時間：5分鐘1部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會議為最后一次方案會議。會議主題：會議主題：會議目的：會議目的：2基于今年本部門的銷售業(yè)績確定明年的銷售目標。會議主題：會議主題：會議目的：會議目的：WHO：誰？：誰？WHO：關(guān)鍵人物：關(guān)鍵人物“誰參加？誰參加？“每個成員的獨特作用每個成員的獨特作用考慮因素：考慮因素：職位職位會議中發(fā)揮的作用會議中發(fā)揮的作用會后發(fā)揮的作用會后發(fā)揮的作用WHEN&WHERE：何時何地？何時何地？WHEN，WHERE“何

11、時開會最有效到達會議目的何時開會最有效到達會議目的“在哪里開會最適宜？在哪里開會最適宜？“座位如何擺放？座位如何擺放？“需要哪些設(shè)備？需要哪些設(shè)備？“需要哪些食物準備？需要哪些食物準備？WHEN&WHERE：何時何地？何時何地？防止：在用餐時間開討論決策型會議在臨近下班時間倉促開會在剛上班時間開會在大家疲勞時間開會沒有及時提前通知會議時間與地點在嘈雜地點開會 信息溝通類會議場地布置信息溝通類會議場地布置活頁紙架投影屏幕活頁紙架投影屏幕活頁紙架決策討論類會議場地布置決策討論類會議場地布置活頁紙架活頁紙架活頁紙架活頁紙架WHAT：議什么？：議什么？WHAT：議程：議程“會議討論什么主題？會

12、議討論什么主題？“議程有哪些？議程有哪些？“每項議題的時間分配？每項議題的時間分配？制訂議程本卷須知制訂議程本卷須知v 議程應(yīng)提前分發(fā)，使與會者有備而來v 與會者可在會前及會議開始時合理提議增減議題v 重要議題應(yīng)留有充分時間v 常規(guī)議題先討論 (時間簡短)v 重要議題之間應(yīng)穿插一些簡單議題v 一次會議不要安排太多重要議題v 會前合理劃分每個議題的討論時間HOW：怎么議？：怎么議？HOW 用什么方法用什么方法“如何讓大家作最好準備？如何讓大家作最好準備？“哪些內(nèi)容需提前通知？哪些內(nèi)容需提前通知？“會議規(guī)那么有哪些？會議規(guī)那么有哪些？會議規(guī)那么會議規(guī)那么v 會議規(guī)那么v 標準每一位與會者行為v 嚴

13、格執(zhí)行v 作為紀律宣布v 張?zhí)跁鰒 會議規(guī)那么舉例v 你主持或參加的會議中，哪些會議規(guī)那么非常有效？會議類型比較會議類型比較要素信息型會議決策型會議與會人數(shù)不定小型會議，不超過12人與會者需要知道信息的人負責人及能貢獻想法的人交流方式單向，有提問機會雙向討論會議室布置與會者面向前坐與會者面對面坐主持風格主導式交互式會議重點信息內(nèi)容討論過程，解決問題成功關(guān)鍵會前準備充足的信息會議氣氛開放、民主會議準備綜合檢測單會議準備綜合檢測單v 檢測單v 會議準備場景練習會議準備綜合檢查單練習案例會議準備綜合檢查單練習案例 某國際品牌體育用品生產(chǎn)商在華設(shè)立分公司后，業(yè)務(wù)開展迅猛。公司西區(qū)市場及銷售總監(jiān)決定

14、將總公司今年新推出的一系列春秋兩季最新服裝及鞋類產(chǎn)品在第二季度到來之前迅速搶占西安市場。從而為公司下半年拓展西部地區(qū)奠定良好的根基。 你是此次會議的主持人，華西市場銷售總監(jiān)。作為市場總監(jiān)，你希望以市場為重，搶占市場，為公司以后的開展打下根底。同時你要來協(xié)調(diào)美國產(chǎn)品研發(fā)部，國內(nèi)的廠房，物流配送等多個環(huán)節(jié)，你很清楚目前大中華地區(qū)的產(chǎn)品物流部門正在安裝一套能夠適應(yīng)今后市場需求的產(chǎn)品物流配送系統(tǒng)，但要等到系統(tǒng)全部安裝完成已經(jīng)接近2季度末了。如果要加快西安市場的新產(chǎn)品鋪貨，就要在現(xiàn)有配送系統(tǒng)的支持下完成此次鋪貨和新產(chǎn)品亮相的任務(wù)。 作為主持人，你已意識到此次會議討論的工程帶有一定的爭議性。開會時各部門可

15、能會有不同的立場和意見。由于這個工程對于公司的開展具有重大意義，必須得到各部門積極配合。你希望通過此次會議，能夠協(xié)調(diào)與會的各個部門的意見，促使他們最終達成一個可行的方案。單元一單元一 概述概述單元二單元二 會議準備會議準備 單元三單元三 會議技巧會議技巧 單元四單元四 會議棘手情況和問題人物處理會議棘手情況和問題人物處理 行動方案行動方案 摘摘要要單元三單元三 會議技巧會議技巧q 程序技巧q 任務(wù)技巧q 人際技巧程序技巧程序技巧開始：開始：歡送歡送目的目的議程議程時間時間規(guī)矩規(guī)矩分享話題及目標 交換信息 產(chǎn)生主意、做出決定、確認行動 小結(jié)或總結(jié)控制：控制：議程一：議程一：議程二：議程二：議程三

16、：議程三：總結(jié)制訂行動計劃及設(shè)立標準安排下次會議結(jié)束：結(jié)束：行動方案及行動方案及會后跟進措施會后跟進措施會議程序自我檢測單會議程序自我檢測單v 會議程序自我檢測單任務(wù)技巧任務(wù)技巧v 提供信息與建議v 提供有關(guān)會議主題的信息或提出個人看法、建議 v 提問技巧v 征詢事實與看法v 補充拓展他人想法v 補充他人發(fā)言或在他人發(fā)言的根底上提出拓展性建議 v 澄清，復(fù)述任務(wù)技巧概覽與練習任務(wù)技巧概覽與練習v 概覽v 自我檢測單v 提問技巧練習v 復(fù)述、澄清技巧練習人際技巧人際技巧v 言辭鼓勵v 鼓勵性身體語言v 體恤情緒人際技巧練習人際技巧練習v 體恤情緒中立性地對對方的情緒給予關(guān)注，但不要表示是否同意v

17、 步驟v 說明事實細節(jié)v 認可對方情緒 v 舉例v 你的提議沒有得到及時的反響，看得出來你很焦急v 練習人際技巧概覽與自我檢測人際技巧概覽與自我檢測v 概覽v 自我檢測單技巧評點一：集思廣益技巧技巧評點一：集思廣益技巧步驟：步驟：1.1.一人負責記錄一人負責記錄2.2.每人依次、每次奉獻一個想法每人依次、每次奉獻一個想法3.3.跳過暫時沒有想法的成員跳過暫時沒有想法的成員4.4.對奉獻的想法不加評判對奉獻的想法不加評判5.5.允許重復(fù)允許重復(fù)6.6.進行到有足夠量的想法時為止進行到有足夠量的想法時為止技巧評點二：小組決策技巧技巧評點二：小組決策技巧步驟：步驟：1. 集思廣益活動后，小組成員就達

18、成的標準給各想法排序2. 累加各成員的排序結(jié)果，算出每個想法的得分3. 排除最低得分的一個或幾個想法4. 對剩余想法用上述方法繼續(xù)排序5. 最后剩下的想法即是最后決定有效會議準那么有效會議準那么v 會議目的要清楚明確，議題三個最適宜v 與會人員要精選，四至十人最理想v 會前有資料，以免空口講白話v 防止馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限，準時開始，準時結(jié)束 v 主席應(yīng)帶動討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場中立，化解沖突 v 開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享他人的想法與感受v 會議務(wù)必達成決議v 會議記錄要忠實和完整，三天內(nèi)分發(fā)給每位與會者及相關(guān)人士 v 追蹤會后各項決議的行動及結(jié)果 單元一單元一 概

19、述概述單元二單元二 會議準備會議準備 單元三單元三 會議技巧會議技巧 單元四單元四 會議棘手情況和問題人物處理會議棘手情況和問題人物處理 行動方案行動方案 摘摘要要單元四單元四 會議棘手情況和問題人物處理會議棘手情況和問題人物處理q 問題人物處理q 棘手情況處理問題人物問題人物q 事不關(guān)己者q 夸夸其談?wù)遯 挑起爭論者q 連粉帶刺者q 問題人物預(yù)測練習刺問題人物問題人物-事不關(guān)己者事不關(guān)己者解決措施：v直接提問v多作口頭鼓勵v會后給予實際工作問題人物問題人物夸夸其談?wù)呖淇淦湔務(wù)呓鉀Q措施：適時插入，直接提問他人時間有限會議原那么 會后交流問題人物問題人物挑起爭論者挑起爭論者解決措施：體恤情緒明確

20、討論主題適時總結(jié)，直接提問他人會議原那么問題人物問題人物連粉帶刺者連粉帶刺者解決措施：v直接提問客觀事實、數(shù)據(jù)v提問簡短、客觀，不容主觀發(fā)揮v不要介入負面情緒問題人物問題人物預(yù)測練習預(yù)測練習預(yù)測案例中的問題人物并考慮解決措施棘手情況棘手情況q 與會者陷入僵局或手足無措 q 與會者陷入緘默 q 與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排除其他問題 q 與會者不斷地重復(fù)已提出的觀點 q 產(chǎn)生沖突時q 棘手情況解決方案棘手情況棘手情況-與會者陷入僵局或手足無措與會者陷入僵局或手足無措v 詢問與會者發(fā)生了什么事情。提醒大家議程進行到了何處以及具體的目標是什么v 如有可能，去除障礙?？创蠹蚁萑虢┚质欠袷且驗槿狈ψ銐虻男畔ⅲ€是需要澄清要完成的任務(wù)或如何繼續(xù)v 詢問大家是否準備好了可以繼續(xù)，或是否存在還沒有提出來的觀點或問題 v 建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會議上 棘手情況棘手情況-與會者陷入緘默與會者陷入緘默v 讓大家安靜一會v 了解發(fā)生了什么事情及人們都在想什么v 詢問大家是否想讓你對一些事項予以澄清v 詢問他們是否有你不清楚的觀點或問題，或是否你引起了某種疑惑v 在給他們建議之前等一等。不要過快地打破沉默v 確保你的行為舉止不會引起問題 v 分成較小規(guī)模的小