檔案信息自動化系統(tǒng)管理若干問題的思考

1、檔案信息自動化系統(tǒng)管理假設干問題的考慮-檔案管理論文(1)加快檔案信息自動化系統(tǒng)建立，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的 計算 機化，是實現(xiàn)檔案工作 現(xiàn)代 化，進步檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術根底和重要手段。我國檔案部門 應用 電子 計算機可追溯到年代，但真正有方案地建立自己的系統(tǒng)是年。經過艱辛創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目的推進，其裝備程度和應用程度逐步進步。“九五規(guī)劃之“金信工程，為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建立 開展 到 目前 階段， 研究 討論對系統(tǒng)的協(xié)調

2、組織、加強管理和 科學 決策，是非常必要的。加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用，分開推進應用程度的進步，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何進步應用程度，需要深化考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢， 分析 存在的 問題 ，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。一、推進自動化，必須進步檔案標準化、標準化程度目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、標準化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重

3、影響 了系統(tǒng)整體程度的進步。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題獲得共識是系統(tǒng)建立思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要標準，檔案標準要建立健全和真正施行。檔案標準和標準本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建立，必須抓好檔案標準化、標準化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。二、自動化建立要著眼于進步系統(tǒng)的整體程度根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建立的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫

4、向的各個節(jié)點都應到達一定程度，并通過 網(wǎng)絡 加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，進步系統(tǒng)的綜合才能。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備程度和應用才能齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走。鼓勵和支持先進單位進步程度，在一些單位進展較高程度的試點，以獲得值得推廣的經歷，對整個系統(tǒng)是有利的，但其根本出發(fā)點應是為了進步系統(tǒng)的整體程度，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建立目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建立。開發(fā)和建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和根底，是工程的主

5、體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進展科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數(shù)據(jù)庫經歷中最主要的有：指導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫開展等。當前假設能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善進步和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大進步一步。四、慎重選定技術道路信息技術的飛速開展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機邃工作站、效勞器邋性能的進步，網(wǎng)絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的開展。網(wǎng)絡技術的開展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建立和開通。在信息技術開展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術道路是非常重要的，應當推行適應的先進技術，使 經濟 效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術道路的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差異，因此不斷發(fā)生買了設備不能充分利用，建了網(wǎng)絡而傳輸量