醫(yī)院檔案管理制度.docx

1、醫(yī)院檔案管理制度檔案收集制度一、遵照檔案法等有關(guān)收集檔案范圍的規(guī)定，接收 醫(yī)院具有保存價值的各種檔案資料。二、醫(yī)院及各科室在管理、業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料, 均由醫(yī)院及各科室專兼職檔案員負責收集，黨、政文件材料 于每年年底向檔案室移交，由檔案室整理歸檔。科技、會計、 設(shè)備、基建及其他文件材料、音像照片分別由各科室兼職檔 案員收集整理，移交檔案室。三、每年六月份之前檔案室接收上年度形成的各類檔 案；會計檔案在會計部門保存一年后，移交檔案室保管；科 技檔案在項目完成后，整理歸檔；照片、音像、實物檔案隨 時移交。四、檔案室接收的檔案必須完整、準確、系統(tǒng)，案卷質(zhì) 量符合規(guī)范要求。檔案整理制度一、黨群工

2、作、行政管理、業(yè)務(wù)工作等的文件材料由醫(yī) 院黨委辦公室文書負責整理；會計、科研、基建、設(shè)備等的 文件材料應(yīng)由各有關(guān)部門兼職檔案人員整理，按照科技文件 材料成套性的特點，分別組成保管單位；照片、音像、實物 檔案分別由形成系統(tǒng)負責整理。二、各部門組卷要規(guī)范合理，應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律, 保持卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)聯(lián)系；卷內(nèi)文件排列有序；卷內(nèi)目錄 打印，備考表填寫要規(guī)范、清晰；案卷標題要簡明、準確; 無金屬裝訂物。三、設(shè)備開箱、科研成果鑒定、基建工程竣工、科技成 果評獎等，均有檔案人員參加，會同有關(guān)部門檢查驗收，并 簽署意見，保證有關(guān)文件材料的齊全完整。無檔案人員簽字 的，檔案室不予接收。四、檔案室要將接收

3、的檔案，分門別類進行系統(tǒng)整理, 檔號編寫準確，案卷封面填寫規(guī)范、清晰，案卷排列有序, 各種檢索工具齊全。五、檔案室要對醫(yī)院檔案的收集、整理、歸檔工作進行 監(jiān)督、指導(dǎo)。六、接收和移出檔案手續(xù)必須完備，交接清楚，雙方簽 字蓋章，交接憑證長期保存。檔案保管制度一、凡是記錄和反映醫(yī)院管理、建設(shè)、業(yè)務(wù)、科研等各 項工作活動中，所形成的辦理完畢的具有保存價值的各類文 件資料、圖紙、音像材料、照片等，都應(yīng)收集、整理歸檔。 由醫(yī)院檔案室集中統(tǒng)一管理，不得由承辦單位和個人分散存 放。二、檔案室要將歸檔的檔案材料，按照規(guī)定分門別類進 行保管，要做到存放整齊，統(tǒng)一編號，科學(xué)排列，查找方便。三、檔案室要根據(jù)醫(yī)院工作的

4、需要，編制各種索引、目 錄等查考工具，以方便查找利用。四、檔案管理人員要有責任心，加強對檔案的管理，定 期對檔案進行檢查，保證檔案的完好，發(fā)現(xiàn)破損，及時修復(fù)。五、借閱檔案嚴格履行審批手續(xù)，收回借出檔案，應(yīng)檢 查是否完整無損，并及時放歸原位置。六、嚴格落實檔案庫房的防火、防盜、防高溫、防潮、 防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等防護措施，經(jīng)常檢查, 及時更換失效防護品。七、加強檔案資料的安全保密工作，嚴禁無關(guān)人員進入 庫房；嚴禁在庫房吸煙；嚴禁在庫房堆放雜物、易燃、易爆 物品。檔案鑒定和銷毀制度為了做好檔案價值鑒定工作，正確判定檔案的價值和保 管期限，及時剔除失去保管價值的檔案予以銷毀，特制定如 下

5、制度。一、按照檔案法、山東省檔案條例等有關(guān)檔案 保管期限的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，制定醫(yī)院各類檔案 保管期限表。二、檔案室在接收檔案時，要對移交檔案的保管價值進 行全面鑒定，正確確定文件的價值和案卷的保管期限，保證 所接收檔案的質(zhì)量。三、對已超過保管期限的檔案，應(yīng)成立專門鑒定小組, 組織有關(guān)人員逐卷進行審查，對其中仍有保存價值的案卷, 應(yīng)延長或重新確定其保管期限，對確實無保存價值的檔案, 要逐份進行登記，編制銷毀清冊。四、檔案鑒定應(yīng)在檔案鑒定小組的領(lǐng)導(dǎo)下，按檔案價值 鑒定的標準、原則、方法和程序進行。五、對失去保管價值檔案的銷毀，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng) 鑒定小組審核批準后，派兩人以上在指定地點監(jiān)

6、銷，監(jiān)銷人 應(yīng)在銷毀清冊上注明銷毀日期并簽字蓋章。六、銷毀檔案清冊應(yīng)定為長期保存。檔案借閱利用制度一、為維護檔案的完整和安全，延長檔案的使用壽命, 開發(fā)檔案信息資源，保證檔案的利用效果，借閱檔案必須嚴 格執(zhí)行本制度。二、醫(yī)院管理人員，因工作需要均可借閱本科室業(yè)務(wù)范 圍內(nèi)的有關(guān)檔案、資料。三、借閱檔案、資料必須履行借閱手續(xù)，當面點清，一 般不得超過七天，如需延期，應(yīng)經(jīng)檔案部門負責人批準可延 續(xù)七天。逾期不還，檔案工作人員有權(quán)收回。四、嚴禁在檔案資料上填注、涂抹、刪改、圈點、污染 檔案，嚴禁將檔案資料拆卷。五、查閱、借閱檔案都要辦理登記手續(xù)，完畢后填寫利 用效果登記，利用檔案解決重大問題，取得明顯效果的事例, 由利用者及時反饋檔案利用信息。六、借閱密級檔案，須經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格借閱 范圍，限于在閱覽室內(nèi)查閱，不得外借。七、因工作需要翻印、拍照和復(fù)制檔案，須經(jīng)醫(yī)院檔案 室同意，報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。八、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo) 批準后方可到檔案室借閱。九、歸還檔案時，檔案室工作人員必須認真檢查、核對,