文書檔案管理

1、文書檔案管理紅天檔案管理技術(shù)服務(wù)有限公司 文書檔案有關(guān)概念歸檔文件文書檔案 文書檔案有關(guān)概念文書檔案有關(guān)概念一、文書檔案的定義一、文書檔案的定義 記錄了機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位所從事的各種管理型活動，如黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理、行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營管理等的檔案稱為文書檔案。一、文書檔案的定義 歸檔文件的定義 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料二、歸檔文件的概念二、歸檔文件的概念三、文件與檔案的關(guān)系三、文件與檔案的關(guān)系 檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)。從文件到

2、檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。首先是時效性批判，首先是時效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件；其其次是價值批判，次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。所以，文件的形成質(zhì)量與管理狀況直接影響到后續(xù)的檔案管理各環(huán)節(jié)。永久永久資格審定文件文件歸檔歸檔文件文件不歸檔不歸檔文文 件件生存期判定30年年.判定保存價值判定保存年限一、歸檔文件整理的定義及基本原則一、歸檔文件整理的定義及

3、基本原則 歸檔文件的整理歸檔文件的整理二、歸檔文件整理的組織工作二、歸檔文件整理的組織工作三、以件為單位的整理方法三、以件為單位的整理方法 （一）歸檔文件整理的定義及其理解（一）歸檔文件整理的定義及其理解 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。1.1.歸檔文件整理歸檔文件整理歸檔文件的整理歸檔文件的整理 2.2.歸檔文件整理定義的理解歸檔文件整理定義的理解只有已經(jīng)辦理完畢的文件才能整理；只有具備查考、保存價值的文件材料才能整理；必須遵循文件材料在形成過程中的聯(lián)系與規(guī)律。（一）歸檔文件整理的定義及其理解（一）歸檔文件整理的定義及其理解歸檔文件的整理歸檔文件

4、的整理 歸檔文件的整理歸檔文件的整理歸檔文件整理調(diào)研和制定整理方案收集分類整理編目和裝訂歸檔文件整理的組織工作歸檔文件整理的組織工作 1.1.制定文件材料整理與歸檔辦法制定文件材料整理與歸檔辦法2.2.文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表(2012(2012年國家檔案局年國家檔案局8 8號令機關(guān)事業(yè)單位文號令機關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定）件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定）3.3.不歸檔文件處置辦法不歸檔文件處置辦法（一）制定整理方案歸檔文件整理的組織工作歸檔文件整理的組織工作 （二）制定分類方案（二）制定分類方案 是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分

5、類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。1.檔案分類的定義歸檔文件整理的組織工作歸檔文件整理的組織工作 （二）制定分類方案（二）制定分類方案2.文書檔案的分類方案的制定選擇分類方法制定分類方案 規(guī)則規(guī)則規(guī)定的基本分類方法有規(guī)定的基本分類方法有3 3種：種： 1、年度分類法 2、機構(gòu)（問題）分類法 機構(gòu)分類法 問題分類法 3、保管期限分類法 選擇分類方法二、歸檔文件整理的組織工作二、歸檔文件整理的組織工作 在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。通常所說的年度、保管期限、機構(gòu)（

6、問題）3種分類方法，可以組合成多種復(fù)式分類法。 選擇分類方法歸檔文件整理的組織工作歸檔文件整理的組織工作 推薦使用的復(fù)式分類法： 年度一機構(gòu)一保管期限：不必倒架 年度一問題一保管期限：不必倒架保管期限一年度一機構(gòu)：便于移交保管期限一年度一問題：便于移交年度一保管期限：小單位，不必倒架保管期限一年度：小單位，要倒架 選擇分類方法歸檔文件整理的組織工作歸檔文件整理的組織工作一、歸檔文件整理的基本原則一、歸檔文件整理的基本原則 歸檔文件的整理歸檔文件的整理二、歸檔文件整理的組織工作二、歸檔文件整理的組織工作三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 “件件”的裝訂的裝訂

7、2 “件件”的的歸類歸類3 “件件”的排列的排列4 “件件”的編號的編號5 “件件”的編目的編目6 “件件”的裝盒的裝盒7 “件件”的確定的確定1件的劃分準(zhǔn)確三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 1、文件正本與定稿為一件； 2、正文與附件為一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內(nèi)容的一部份。 3、原件與復(fù)制件為一件；（一）“件”的確定三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 5、會議記錄一本為一件或一次為一件；如黨委會議記錄、行政會議記錄等； 6、成套的會議材料分別為件； 7、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件； 8、正文與文件處理單（辦文單）為一件； （一）

8、“件”的確定 9、來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函）分情況處理； （1 ）同一年內(nèi)形成的相關(guān)的請示與批復(fù)、報告與批示或函與復(fù)函，可合在一起作為一件進行整理保管，建議分成兩件處理； （2）跨年度的相關(guān)的請示與批復(fù)、報告與批示或函與復(fù)函，因其復(fù)文會不會形成、何時形成的不確定性，所以整理時可以不必等待。若復(fù)文在以后的年度形成，整理時可以將問文、復(fù)文各作為一件對待，各自歸入所形成的年度，并且在各自的目錄備考欄內(nèi)注明互見，以避免漏檢。若復(fù)文未產(chǎn)生，則將問文放在其所形成的年度進行整理即可；三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（一）“件”的確定 10、報表、名冊、圖冊、成冊的編研材料、刊物等按

9、其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件； 11、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時間等）組合，可裝訂在一起作為一件 。如先進審批表、工資審批表、統(tǒng)計年報等； 12、如果定稿過厚不易裝訂的，也可將正本與定稿單獨作為一件；如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可與正文各為一件。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（一）“件”的確定三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 “件件”的裝訂的裝訂2 “件件”的的歸類歸類3 “件件”的排列的排列4 “件件”的編號的編號5 “件件”的編目的編目6 “件件”的裝盒的裝盒7 “件件”的確定的確定1件的劃分準(zhǔn)確便于保管利用三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整

10、理 （1）對破損文件進行修裱； （2）對字跡模糊或易褪變的文件進行復(fù)制，永久和長期保管的檔案，字跡材料復(fù)寫紙等的圓珠筆、鉛筆書寫的等要進行重新抄寫復(fù)制 ； （3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對于裝訂成冊不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝； （二）“件”的裝訂1.1.裝訂前的準(zhǔn)備工作裝訂前的準(zhǔn)備工作 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 （4）對于過大的文件，其修整方法，以A4型紙張為標(biāo)準(zhǔn)，按取齊右、下側(cè)方式進行折疊，但要注意晝減少折疊次數(shù)，同時折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外，文件頁數(shù)多時，宜采取單張折疊； （5）小于16開的紙張應(yīng)用A4紙貼襯； （6）空白紙

11、張抽除。（二）“件”的裝訂1.1.裝訂前的準(zhǔn)備工作裝訂前的準(zhǔn)備工作 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 （二）“件”的裝訂 （1）正本在前，定稿在后； （2）正文在前，附件在后； （3）原件在前，復(fù)制件在后； （4）轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； （5）文件處理單（辦文單）歸檔的應(yīng)放在正文之后 2.2.件內(nèi)的排列件內(nèi)的排列 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（二）“件”的裝訂 裝訂材料的要求：四不 不易氧化和腐蝕 不生蟲霉 溫度高時不易失火 不增加體積裝訂方式要求：四性 原貌性 牢固性 可逆性 復(fù)印及掃描可操作性 3.3.裝訂方式的選擇裝訂方式的選擇三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（二）“件

12、”的裝訂 （1）10年保管的文件，可保持原貌，不再拆開重新裝訂。 （2）永久、30年保管的文件，采用不銹鋼夾裝訂法，即采用不銹鋼夾進行裝訂。為減少厚度，應(yīng)錯位裝訂。這是我省目前推薦采用的裝訂方法。 4.4.具體裝訂方法具體裝訂方法三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（二）“件”的裝訂 （3）太薄或過厚文件的處理：對于太薄或過厚的文件，如果使用鋼夾、細線繩、或封套裝訂不方便時，太薄的可以使用少許漿糊逐頁進行粘貼，過厚的可以采用粗線繩按照以往案卷的“三孔一線法”進行裝訂。 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（二）“件”的裝訂 4.4.具體裝訂方法具體裝訂方法三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理

13、“件件”的裝訂的裝訂2 “件件”的歸類的歸類3 “件件”的排列的排列4 “件件”的編號的編號5 “件件”的編目的編目6 “件件”的裝盒的裝盒7 “件件”的確定的確定1件的劃分準(zhǔn)確便于保管利用歸類準(zhǔn)確分年度分機構(gòu)分問題分保管期限 （三）“件”的歸類三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 文件歸類是按立檔單位的分類方案將歸檔文件歸類（或分類）的過程，無論采取何種分類方案，都應(yīng)采取年度、機構(gòu)、問題、保管期限這幾個標(biāo)準(zhǔn)中的部分或全部。分年度 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 文件有多個時間特征的判定文件有多個時間特征的判定 一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期，簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通用日期、

14、發(fā)布日期、發(fā)文日期和收文日期等等。分年度時，一般為說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，以此來判定文件的所屬年度。（三）“件”的歸類分年度 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 文件有多個時間特征的判定文件有多個時間特征的判定 對于計劃、規(guī)則、總結(jié)等內(nèi)容涉及不同年度的文件，規(guī)則取消了原有的按針對年度歸檔的做法，統(tǒng)一規(guī)定按文件落款日期（即簽發(fā)日期）判定文件的所屬年度，以進一步簡化分類中的要領(lǐng)和操作。例如：2000年形成的從20012005年的工作規(guī)劃應(yīng)歸入2000年度；2003年形成的2002年工作總結(jié)，應(yīng)歸入2003年。（三）“件”的歸類三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理幾件文件作為一件時幾

15、件文件作為一件時“件件”的日期的制定的日期的制定 正本與定稿，原件與復(fù)制件，來文與復(fù)文等也可作為一件時，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn)確性；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為誰；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。分年度 （三）“件”的歸類三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 跨年度形成文件的判定跨年度形成文件的判定 機關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會跨年度形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時也都歸入辦結(jié)年度。兩個年度形成的會議材料，統(tǒng)一在閉幕年歸檔。如跨2002年、2003年兩個年度形

16、成的文件材料，統(tǒng)一在閉幕年歸檔，即2003年整理歸檔，歸類時這些文件材料也都歸入2003年度。分年度 （三）“件”的歸類 收文原則是那個科室辦理的歸入那個科室，不能形成是辦公室收的文，都歸入辦公室這個機構(gòu)內(nèi)。我省一般規(guī)定機關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時機構(gòu)，應(yīng)和其他機構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸入該類保存。有的臨時機構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機構(gòu)合署辦公，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機構(gòu)類中。 一定要注意歸類的一致性，主要是指各年度及同一年度中的分類方法應(yīng)一致。如綜評文件歸入辦公室，第二年仍歸入辦公室。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 分機構(gòu) （三）“件”的歸類 分問題 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整

17、理 綜合性文件歸入綜合類，專門性材料歸入有關(guān)各類。 涉及兩個以上問題的，歸入主要類目，沒有側(cè)重的，歸入綜合類。 注意歸類的一致性和規(guī)律性。（三）“件”的歸類 分保管期限 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 確定歸檔文件保管期限的主要環(huán)節(jié)在于歸檔文件的價值鑒定，主要依據(jù)是國家檔案局8號令及本單位編制的保管期限表。無論是編制本單位檔案保管期限表還是確定某分文件的保管期限，都必須對其進行價值分析，主要應(yīng)從以下方面分析： 分析歸檔文件的時間時間標(biāo)準(zhǔn) 分析歸檔文件的責(zé)任者來源標(biāo)準(zhǔn) 分析歸檔文件的內(nèi)容內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)A.分析歸檔文件形式形式標(biāo)準(zhǔn)（三）“件”的歸類4.分保管期限 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整

18、理（三）“件”的歸類分析歸檔文件的時間 以時間為界限或主要因素來確定文件材料或檔案的價值。 如總結(jié)類材料，“年度工作總結(jié)”比“半年工作總結(jié)”和“季度工作總結(jié)”價值高。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理分析歸檔文件的責(zé)任者：“以我為主” 分保管期限 l是本單位責(zé)任者還是外單位責(zé)任者l是本級、上級還是下級l是多個責(zé)任者還是單個責(zé)任者l本單位制成文件中，領(lǐng)導(dǎo)人、決策機構(gòu)、綜合性辦公機構(gòu)、主要業(yè)務(wù)部門等機構(gòu)制發(fā)的文件大多比較重要，價值高，保管期限相應(yīng)較長，而一般后勤和輔助性機構(gòu)產(chǎn)生的文件保管期限相對較短。（三）“件”的歸類三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理分析歸檔文件的內(nèi)容：確定保管期限最重要的內(nèi)

19、容 分保管期限 l是否體現(xiàn)單位主要職能l是否反映本單位基本歷史面貌l是否反映本單位的經(jīng)濟關(guān)系l是否涉及到個人利益l利用的時效性l證據(jù)性（三）“件”的歸類三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理分析歸檔文件形式 分保管期限 l看文種l看稿本l看外形特征（三）“件”的歸類三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 “件件”的裝訂的裝訂2 “件件”的的歸類歸類3 “件件”的排列的排列4 “件件”的編號的編號5 “件件”的編目的編目6 “件件”的裝盒的裝盒7 “件件”的確定的確定1件的劃分準(zhǔn)確便于保管利用歸類準(zhǔn)確順序相對固定 1、同一事由、同一事件或同一問題的文件按形成的時間順序或重要程度排列。日期在前的文件排

20、列在前，日期在后的文件排列在后；或者相對重要的文件放在前面，其他的文件入在后面。 2、不同事由，不同事件或不同問題文件材料，按事由、事件或問題辦結(jié)時間先后或事由的重要程度排列。也可按事由具有的共同屬性分別集中排列，如按責(zé)任者或者按小問題。 歸檔文件的排列方法歸檔文件的排列方法（四）“件”的排列三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件材料應(yīng)分別分期限集中排列在一起。 4、因故在整理時來能及時歸檔的文件材料，歸檔后可將其排列在相應(yīng)類別的最后，并在備考表中加以說明。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 歸檔文件的排列方法歸檔文件的排列方法（四）“件”的排列三、歸檔文件

21、的整理三、歸檔文件的整理 “件件”的裝訂的裝訂2 “件件”的的歸類歸類3 “件件”的排列的排列4 “件件”的編號的編號5 “件件”的編目的編目6 “件件”的裝盒的裝盒7 “件件”的確定的確定1件的劃分準(zhǔn)確便于保管利用歸類準(zhǔn)確順序相對固定蓋章清晰，件號準(zhǔn)確 （五）“件”的編號 歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。所有歸檔文件按要求裝訂、分類、排列完之后，即應(yīng)進行編號以固定分類、排列次序。主要包括以下三項工作： 1.蓋歸檔章 2.編頁號 3.編件號三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 （五）“件”的編號蓋歸檔章三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（全

22、宗號）（年度）（件號）（機構(gòu)或問題） （保管期限）（盒號）歸檔章樣式歸檔章樣式163*15 單位：mm全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號；年度：文件形成年度保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼機構(gòu)或問題：分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱 （五）“件”的編號 頁號是對每行文件的每一頁所編的順序號。正面編者按在右上角，背面有文字圖表的編在左上角，每行文件均從“1”開始編寫頁號。一般情況之下用鉛筆編號。 三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理2.編頁號編頁號編頁號的要求編頁號的要求不能以盒為單位編（如該機構(gòu)文件僅只一盒者除外）。強調(diào)在3同的前提下（即同一年度、同一機構(gòu)、同一保管期限的文件）

23、，從“1”號開始逐件編流水號（即盒與盒之間相銜接）；不同機構(gòu)之間的文件件號不銜接；不同年度之間的文件件號不銜接。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理件號的編制應(yīng)注意的問題件號的編制應(yīng)注意的問題3.3.件號的編制件號的編制編號容易發(fā)生的錯誤編號容易發(fā)生的錯誤 一是跨年度編大流水文件件號。這種方法不利于業(yè)務(wù)部門歸檔文件，也不利于檔案的移交、保管和鑒定。 二是分盒編件號。這種方法勢必增加了編號的層次，不符合規(guī)則的簡化原則。 （五）“件”的編號三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 “件件”的裝訂的裝訂2 “件件”的的歸類歸類3 “件件”的排列的排列4 “件件”的編號

24、的編號5 “件件”的編目的編目6 “件件”的裝盒的裝盒7 “件件”的確定的確定1件的劃分準(zhǔn)確便于保管利用歸類準(zhǔn)確順序相對固定蓋章清晰，件號準(zhǔn)確編目準(zhǔn)確詳細（六）“件”的編目編目是指編制歸檔文件目錄，它是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎(chǔ)。編制歸檔文件目錄，實現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研工作的開展提供基本條件。 編目必須按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面的揭示歸檔文件的全貌。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理目錄格式目錄格式（六）“件”的編目三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理件號責(zé)任者文號題

25、 名日期頁數(shù)備注全宗號全宗號保管期限保管期限年度年度機構(gòu)或問題機構(gòu)或問題三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理目錄內(nèi)容的填寫目錄內(nèi)容的填寫1、件號，即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的標(biāo)識。填寫時只填室編件號。2、責(zé)任者（是指制發(fā)文件的組織或個人） （1）只有一個作者的，填正規(guī)的簡稱，如“省檔案局”，不能填成“本局”、“本委”、“本公司”等。 （2）有3個以下作者的全部標(biāo)出。 （3）有3個以上多個作者的，只標(biāo)主要作者。（六）“件”的編目三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理目錄內(nèi)容的填寫目錄內(nèi)容的填寫（4）屬個人講話、撰寫的論文等，填署名。（5）責(zé)任者相

26、同的也應(yīng)照實抄錄，不能打點。（6）未署名責(zé)任者的應(yīng)考證清楚后標(biāo)出，如“行政會議記錄”，責(zé)任者標(biāo)“辦公室”。“黨委會議記錄”可標(biāo)示其負責(zé)記錄的不同部門，如黨委辦或行政辦等。其它記錄責(zé)任者也應(yīng)標(biāo)出部門名稱。 （六）“件”的編目三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理目錄內(nèi)容的填寫目錄內(nèi)容的填寫 3、文號，即發(fā)文字號，宅是發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制順序號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成，三項都不能省略。 4、題名（即文件標(biāo)題）它是直接表述文件內(nèi)容和中心主題的文件特征，是了解歸檔文件內(nèi)容的起點。（1）題名相同的不能打點，照實抄錄；（2）如干部任免通知、職稱聘任、表彰等，應(yīng)填針對的人名，可先把文件原標(biāo)題照實抄

27、錄，再在后面加（），將人名填入其中 ；三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理目錄內(nèi)容的填寫目錄內(nèi)容的填寫（3）對不能揭示文件內(nèi)容的題名（如函件、轉(zhuǎn)發(fā)文、會議記錄等），可根據(jù)該文件內(nèi)容重新標(biāo)明，外加一個括號； 舉例：某份文件標(biāo)題為“通知”，其內(nèi)容為關(guān)于加強防洪救災(zāi)工作的，題名應(yīng)為關(guān)于加強防洪救災(zāi)工作的通知三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理目錄內(nèi)容的填寫目錄內(nèi)容的填寫（4）有的文件有副題名或并列題名，即標(biāo)題中破折號或冒號后面的部分。如果不能正題名不能反映文件內(nèi)容，此類題名要照實抄錄，副題名是對正標(biāo)題進行解釋說明的； 舉例：強化目標(biāo)管理，推動機關(guān)檔案工作發(fā)展*同志在市直機關(guān)檔案工作會議上的講話三、歸

28、檔文件的整理三、歸檔文件的整理目錄內(nèi)容的填寫目錄內(nèi)容的填寫（5）會議記錄：以每次會議作為一件填寫題名，題名可為“單位2009年5月18日研究財務(wù)工作”；如果將一本會議記錄為一件，在填寫題名前，首先要在原記錄內(nèi)增加一份每次會議的目錄。然后，再將會議記錄作為一件填寫一條目錄：單位2009年度會議記錄。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理目錄內(nèi)容的填寫目錄內(nèi)容的填寫 5、日期（即文件的形成時間）。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。 （1）在表示年度的數(shù)字后回行填，將表示月、日的數(shù)填寫在下一行，形成2排8位數(shù)填寫法，不宜橫著擠在一排填寫。 （2）沒有日期的也有幾種情

29、形可根據(jù)文件內(nèi)容判定一個恰當(dāng)?shù)臅r間，不能確定具體日期的，可用0補齊。 6、頁數(shù)：即填寫一份文件的總頁數(shù)。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 7、備注：填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀，等等。如果需要說明的內(nèi)容較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加“”號，再將具體內(nèi)容填入備考表。目錄內(nèi)容的填寫目錄內(nèi)容的填寫1.歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。 2.為使手工檢索力爭達到快捷、高效的要求，可在歸檔文件目錄右上角加設(shè)選擇項，如機構(gòu)、盒號或保管期限等。3.歸檔目錄要求打印一式多套，一套隨文件入盒。另外幾套應(yīng)根據(jù)分類方案按不同保管期限加上封面將目錄匯編

30、裝訂成冊交檔案室保存?zhèn)溆?。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理編制目錄的要求編制目錄的要求（六）“件”的編目 責(zé)任者填錯。如責(zé)任者填寫不當(dāng)、太簡化、不規(guī)范的簡稱，如“本廳”、“本公司”、“本校”，或相同的打點等，個人責(zé)任者沒填寫與文件相應(yīng)的職務(wù)。文件上無責(zé)任者的沒有考證或考證出的責(zé)任者沒有加方括號。 文號填錯。如只填文件的順序號，卻省略了發(fā)文的代字、年度。有的將會議文件材料參見號、內(nèi)部刊物期號、圖紙?zhí)柕茸魑奶柼顚憽Ｈ?、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（六）“件”的編目三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理（六）“件”的編目 歸檔文件目錄 全宗名稱： 湖南省檔案局 年 度： 2004 年 保管期限

31、： 永 久 機 構(gòu)： 辦公室 （問題）歸檔文件目錄歸檔文件目錄制作要求制作要求 歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排 歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊并編制封面 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理歸檔文件目錄封面三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理 “件件”的裝訂的裝訂2 “件件”的的歸類歸類3 “件件”的排列的排列4 “件件”的編號的編號5 “件件”的編目的編目6 “件件”的裝盒的裝盒7 “件件”的確定的確定1件的劃分準(zhǔn)確便于保管利用歸類準(zhǔn)確順序相對固定蓋章清晰，件號不空不重編目準(zhǔn)確詳細按件號順序裝盒（七）“件”的裝盒 將

32、歸檔文件按所編件號順序裝入檔案盒。 （1）不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒。 （2）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)入同一盒。 （3）不同機構(gòu)（或問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒。即使某些機構(gòu)（或問題）形成的文件數(shù)量不多，裝不滿一盒時，也不宜將其他檔案混入一起，而應(yīng)通過挑選不同厚度的檔案盒來解決。（4）裝盒的順序：歸檔文件目錄歸檔文件備考表。三、歸檔文件的整理三、歸檔文件的整理裝盒的要求：裝盒的要求： 備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表是機關(guān)檔案部門對歸檔文件進行動態(tài)管理的有效措施。（1）盒內(nèi)文件情況說明； 填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括： 文件收集的齊全完整程度； 文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損等）； 整理工作完畢后文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況；三、歸檔文件的整理三、歸檔文件