20151106-檔案數(shù)字化加工操作細(xì)則

1、WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)檔案數(shù)字化加工操作細(xì)則為確保本館館藏檔案數(shù)字化加工的安全管理和質(zhì)量控 制，根據(jù)國家檔案局和本局有關(guān)檔案數(shù)字化的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，按照本館檔案數(shù)字化加工工作流程，特制定本操作細(xì)則。本細(xì)則對檔案數(shù)字化加工的主要工作環(huán)節(jié)包括：檔案實(shí) 體交接、目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、檔 案歸還等，提出操作要求，并在整個(gè)工作環(huán)節(jié)中確保檔案實(shí) 體及其信息的安全保密。一、檔案實(shí)體交接檔案實(shí)體交接分為檔案領(lǐng)取、檔案歸還、檔案存放三個(gè) 環(huán)節(jié)，由本館檔案數(shù)字化中心和承擔(dān)本館檔案數(shù)字化的服務(wù) 機(jī)構(gòu)、監(jiān)理公司三方指定管理人員完成

2、。（一）檔案領(lǐng)取1.1.按照館藏檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目計(jì)劃，服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)工 作進(jìn)度以及加工能力，提出檔案領(lǐng)取申請，經(jīng)監(jiān)理公司審核 后，向本館檔案數(shù)字化中心管理員遞交，由檔案數(shù)字化中心 管理員負(fù)責(zé)向收集保管處提出需要加工檔案的全宗、年份、 保管期限、目錄號、案卷號，庫房管理人員按需求調(diào)卷，清 點(diǎn)、核實(shí)無誤后辦理檔案出庫登記手續(xù)。2.2.出庫檔案進(jìn)入檔案數(shù)字化中心，數(shù)字化中心管理員與WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員共同清點(diǎn)、核對該批次檔案的 范圍、數(shù)量，確認(rèn)無誤后，應(yīng)填寫檔案交接記錄表，并經(jīng)三方簽字確認(rèn)。3.3.接收的檔案有錯(cuò)誤之處立即核查更正，并打印出勘誤 表請檔案

3、數(shù)字化中心管理員確認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理等工作。4.4. 加工人員按檔案的檔號排列順序依次向服務(wù)機(jī)構(gòu)管 理人員領(lǐng)取檔案，確認(rèn)加工內(nèi)容并簽字。5.5. 加工完畢后，加工人員將檔案退還服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人 員，由管理人員確認(rèn)簽字。（二）檔案歸還1.1.同一批次出庫的檔案在完成數(shù)字化加工并經(jīng)由數(shù)字化 中心管理人員質(zhì)檢抽查合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員按檔案 交接記錄表，確定應(yīng)歸還檔案的檔號（全宗號、年份、保管 期限、目錄號、案卷號）和數(shù)量，并檢查檔案的完整性。2.2.將檔案按出庫時(shí)的排列順序排列。3.3.監(jiān)理公司對服務(wù)機(jī)構(gòu)提出歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查檔案的完整性，確認(rèn)無誤后向數(shù)字化中心提出歸還建議。4.4.數(shù)字化中

4、心與監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員現(xiàn)場清點(diǎn)并抽查檔案的完整性情況，三方確認(rèn)無誤后在檔案交接記 錄表簽字確認(rèn)。5.5. 檔案數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)向收集保管處歸還檔案，辦理檔案歸庫手續(xù)。WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)（三）檔案存放1.1.數(shù)字化加工檔案一律統(tǒng)一存放在臨時(shí)庫房，下班后不能留存在加工位及加工區(qū)域。2.2.每天上、下午上班后，由數(shù)字化中心、監(jiān)理公司、月服 務(wù)機(jī)構(gòu)按當(dāng)日數(shù)字化加工范圍，共同到臨時(shí)庫房運(yùn)送檔案到加工中心，下班后提前 1010 分鐘清點(diǎn)出庫加工檔案，將加工 檔案返回臨時(shí)庫房存放。3.3.加工檔案的安全管理要責(zé)任到個(gè)人，個(gè)人加工領(lǐng)取的檔案在加工完畢后必須完整、如數(shù)歸還，加工

5、檔案禁止存放 到抽屜內(nèi)，在下班前必須檢查個(gè)人使用的掃描儀，避免遺漏。二、數(shù)字化加工數(shù)字化加工應(yīng)嚴(yán)格按照本館規(guī)定的流程進(jìn)行，具體為：目錄審核修改T檔案拆裝T檔案掃描T圖像處理T圖像質(zhì) 檢、 數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)據(jù)備份檔案裝訂檔案歸 還。除目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描外，其他工作 流程不允許接觸檔案實(shí)體，如確實(shí)因質(zhì)量檢查、修改工作需 要，可向服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理人員申請使用檔案實(shí)體。（一）目錄審核1.1.未建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的，加工人員應(yīng)在檔案數(shù)字化中心管理人員指導(dǎo)下按照檔案著錄規(guī)則 （DA/TDA/T 18-199918-1999 ）、 廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求（試行）以及數(shù)據(jù)掛接等

6、要求，依據(jù)檔案實(shí)體逐一進(jìn)行目錄著WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)錄。2.2.核對目錄時(shí)如發(fā)現(xiàn)有目錄無正文、有正文無目錄或卷內(nèi)目錄指定的頁號內(nèi)容與卷內(nèi)目錄內(nèi)容不匹配現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)告知現(xiàn)場監(jiān)理和數(shù)字化中心管理人員處理。3.3.機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建庫工作完成的，核實(shí)檔案目錄著錄 內(nèi)容的準(zhǔn)確性，如有不規(guī)范或錯(cuò)誤的文件題名、責(zé)任者、檔 號、起止頁號，應(yīng)依據(jù)檔案實(shí)體對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。著錄條目質(zhì)量應(yīng)達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：1文件題名：一般由責(zé)任者、事由、文種三要素組成， 文件沒有題名或不能揭示內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名； 文件題名過于冗長的，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，擬寫或刪改的題名字

7、數(shù)應(yīng)控制在6060個(gè)字以內(nèi)。2文件時(shí)間：一律用 8 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第 1 14 4 位 數(shù)表示年，第 5 5 6 6 位數(shù)表示月，第 7 7 8 8 位數(shù)表示日，月、 日位數(shù)不足補(bǔ)“ 0 0”無法確定的時(shí)間亦用“ 0 0”替代。3年度：屬于公元紀(jì)年的年度錄入要規(guī)范齊全，如“ 19941994 年”，不能是“ 9494 年”。4文件編號：除年度用“”號外，其余原文照錄；聯(lián)合 發(fā)文或檔案上有多個(gè)文件編號時(shí)，只著錄一個(gè)文件編號，但 立檔單位的文件編號必須著錄。5責(zé)任者：必須著錄對文件負(fù)責(zé)的個(gè)人姓名和機(jī)關(guān)、團(tuán)體的通用簡稱或全稱， 不能以“本市”、 “本局”等模糊名稱 著錄；責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，著錄

8、列居首位的責(zé)任者，立檔單位 本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責(zé)任 者用“等”表示，WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)責(zé)任者之間以“；”號相隔。6檔號：檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)為“全宗號一目錄號一案卷號一文 件所在頁號”，各號之間用“一”間隔。除全宗號中作為全 宗屬類代碼的漢字或英文、漢語拼音字母等原樣照錄外，各 號均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，并固定位數(shù)以利排序，具體為：全 宗號 3 3 位、目錄號 3 3 位、案卷號 4 4 位、文件所在頁號 4 4 位， 位數(shù)不足前補(bǔ)“ 0 0”。7檢查著錄條目的正題名、檔號、年度、責(zé)任者、文件 編號、檔案館代碼、保管期限、頁號、密級等若干必錄項(xiàng)目 是否著錄

9、完整；殘缺文字用“”號表示。4.4.機(jī)讀目錄修改后如錯(cuò)誤地方不多，用水性筆在原紙質(zhì) 目錄上略加修改不影響目錄整潔、美觀的，不需重新打?。?如果需要修改內(nèi)容太多影響到目錄頁面美觀的，則要重新打 印，將新目錄放置在原檔案目錄上。5.5.目錄數(shù)據(jù)存儲格式為 txttxt 以及 dbfdbf 格式文件，符合 GD200GD2000 0數(shù)據(jù)接收要求。（二）檔案拆裝1.1.檔案拆除裝訂前逐頁清點(diǎn)案卷張、頁數(shù)。出現(xiàn)有少量頁碼錯(cuò)漏編的，要在檔案與裝訂線相反的頁面下角，需用前 頁頁碼用鉛筆加“一 1 1 , ”標(biāo)注在檔案上，如漏編頁碼 屬本卷的最后一頁檔案，應(yīng)續(xù)上一頁檔案的順序往后編碼，不能用“一 1 1”表示

10、，檔案原始頁碼看不清的要用水性筆寫 上實(shí)際頁碼，并在備考表上說明錯(cuò)漏編情況，由數(shù)字化中心 管理員簽字確認(rèn)；漏編數(shù)量多的，應(yīng)整卷按規(guī)范重新編制頁 號。出現(xiàn)頁數(shù)嚴(yán)重不符、紙張破損嚴(yán)重等異WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)常情況，應(yīng)根據(jù) 實(shí)際情況交數(shù)字化中心管理員進(jìn)行處理。2.2.檔案蟲蛀、碳化情況嚴(yán)重，影響掃描的要登記在冊， 由數(shù)字化中心管理員與相關(guān)處室做好對接，進(jìn)行修補(bǔ)或裱 糊，不允許擅自拆除裝訂。3.3.檔案清點(diǎn)完成后，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單 中相應(yīng)項(xiàng)：實(shí)際張、頁數(shù)、偏離數(shù)、偏離情況等，相關(guān)人員簽 字確認(rèn)。4 4拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。漿糊粘連、 衣車縫制等拆除裝訂會造

11、成檔案頁面損壞的，不允許強(qiáng)行拆 除；雜志、書籍等拆除裝訂難以復(fù)原的，也可不拆除裝訂掃 描。5 5拆分檔案發(fā)現(xiàn)原件有夾帶實(shí)物的， 應(yīng)根據(jù)原件給實(shí)物 編號，并用塑料袋妥善保管好，裝訂時(shí)再按原樣復(fù)原。6.6.檔案掃描、圖像處理并質(zhì)檢通過后，要逐頁清點(diǎn)檔案 卷內(nèi)文件紙張數(shù)量，還原裝訂原貌。7.7.檔案還原裝訂遇到頁面倒置、無裝訂邊、裝訂線壓文 字等情況，無裝訂邊的應(yīng)貼邊后裝訂，不允許裝訂線壓在文 字上；對倒置頁面進(jìn)行糾正，如遇到其他特殊情況應(yīng)交數(shù)字 化中心管理員，與相關(guān)處室溝通、協(xié)商，提出裝訂建議，按 建議進(jìn)行裝訂。（三）檔案掃描1.1.每日開始掃描前必須多掃描儀玻璃面進(jìn)行除塵，確保 掃描效果。2.2

12、.掃描分辨率按項(xiàng)目合同要求進(jìn)行。檔案掃描前要確定 掃描儀設(shè)定的參數(shù)符合項(xiàng)目規(guī)范、要求，檔案要逐頁通過掃 描設(shè)備，確WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)保圖像清晰完整。3.3.對于原件不清晰的檔案掃描，要調(diào)整對比度、亮度等 相關(guān)參數(shù)，以使掃描后的圖像盡量清晰；掃描時(shí)須將紙張放 正，傾斜度控制在 1 1 度之內(nèi)。4.4.檔案中有浮貼時(shí)，浮貼加原頁掃1 1 頁，浮貼揭開后原頁掃 1 1 頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨(dú)掃描。5.5.紙張過薄的檔案，須在其后墊上白紙，以使掃描的檔 案字跡清晰，不透視下一頁圖像內(nèi)容。檔案本身內(nèi)容太靠邊 時(shí)需用白紙墊在背后再掃描，以防檔案內(nèi)容掃描缺。6.6.空白

13、頁有頁碼無內(nèi)容的不掃描，在檔案備考表及工作 單注明。7.7.紙質(zhì)檔案中有照片的，應(yīng)調(diào)整掃描分辨率為600dpi600dpi，文件存儲格式為 tifftiff，按照片檔案掃描要求掃描，并在工作 單上注明。8.8.檔案頁面若有折角或折疊， 應(yīng)小心展開、撫平、壓平，褶皺嚴(yán)重的，應(yīng)覆蓋紙張用低溫熨斗熨平。但傳真紙、照片等不允許用熨斗熨平。9.9.對于不適合拆卷的檔案，采用零邊距掃描儀掃描，如 用常規(guī)掃描儀，貝 y y 在掃描過程中盡量避免掃描頁面變形、漏 光等，確保掃描圖像質(zhì)量，同時(shí)注意避免對檔案造成的損害。10.10.掃描時(shí)不允許不遮蓋掃描以及非質(zhì)量不合格的重復(fù) 掃描。WORDWORD 整理版范文范

14、例參考指導(dǎo)如有特殊需求須與監(jiān)理人員和數(shù)字化中心管理人員確 認(rèn)。11.11.掃描完成后，檢查掃描儀是否有檔案遺漏，按要求將檔案整理好裝回檔案盒內(nèi)，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作 單及時(shí)將檔案及工作單移交管理人員。12.12.掃描人員在每日下班歸還檔案前必須檢查掃描儀和 桌面等設(shè)施，確保檔案無遺漏。（四）圖像處理1.1.圖像文件要進(jìn)行糾偏、裁邊、圖像拼接等精細(xì)處理， 力求保持檔案原貌，不允許用軟件強(qiáng)行糾偏、自動(dòng)裁剪檔案 原有頁面。圖像處理應(yīng)達(dá)到：圖像完整、清晰、底色與檔案 本身相仿、色澤均勻、無影響圖片美觀的非檔案所有的黑邊（白邊或灰邊），圖像不偏斜或倒置，符合正常閱讀習(xí)慣。2.2.可對圖像進(jìn)行 90

15、90 度或 180180 度旋轉(zhuǎn)，禁止小角度旋轉(zhuǎn)， 偏離1 1 度以上退回重新掃描。 可對原件本身偏斜嚴(yán)重的圖像 進(jìn)行糾偏處理。3.3.圖像處理基本要求：先糾偏，再裁剪。圖像糾偏：（1 1）若紙張偏斜，文字不偏斜，以內(nèi)容正來糾偏、裁.、八剪。（2 2） 若紙張不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以紙張規(guī)則的邊緣來糾偏、裁剪；若文字偏斜度大于3 3 度，以內(nèi)容正來糾偏裁剪。WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)（3 3）若紙張規(guī)則，文字不偏斜，以規(guī)則的紙張來糾偏、裁剪。圖像裁剪：（1 1）處理翻折檔案圖像時(shí)，翻起部分只保留覆蓋后頁 檔案部分，其他部分裁除。（2 2）處理檔案中有黏貼小于 323

16、2 開不規(guī)則小浮貼的圖 像，當(dāng)小于 3232 開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容無關(guān)聯(lián)時(shí)，應(yīng)分 開裁剪，不保留小于 3232 開不規(guī)則小浮貼以外的其他圖像； 小于 3232 開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容有關(guān)聯(lián)時(shí)或互為補(bǔ)充內(nèi) 容時(shí)，小于 3232 開不規(guī)則小浮貼圖像的裁剪，要保留后頁完 整圖像。（3 3）A3A3 頁面、 書本、 筆記本等原則上分開裁剪。 如 A3A3（或其他）為跨頁號印制，可進(jìn)行整頁掃描，按其中間折 痕進(jìn)行圖像裁剪，以確保文件內(nèi)容、頁碼的連續(xù)性。（4 4）檔案出現(xiàn)大的破損，裁剪時(shí)要保留破損部分。（5 5）原檔案有托邊的紙張，裁剪時(shí)以原檔案大小裁剪。（6 6）兩頁 1616 開或 A4A4 檔

17、案粘連，內(nèi)容有聯(lián)系的，按兩 頁裁剪成一個(gè)畫幅；內(nèi)容沒有聯(lián)系的，按單頁裁剪成兩個(gè)畫幅。（7 7 ）粘貼有分類小標(biāo)簽的會計(jì)賬簿，要保留分類小標(biāo) 簽掃描和裁剪。（8 8） 紙張有不規(guī)則邊角，但不屬于破損（如存根類），且無檔案信息的，可進(jìn)行規(guī)整裁除。WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)（9 9）筆記本等頁面一個(gè)畫幅中，一頁有內(nèi)容一頁沒有內(nèi)容且無頁碼時(shí)，應(yīng)裁剪空白頁面。（1010） 備考表若與其他非檔案頁面（無檔案信息）粘連，形成 A3A3 頁面時(shí)，裁剪只保留備考表部分。4.4.處理過程中對檔案裝訂孔、檔案原有污點(diǎn)等不去除， 處理過程應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的 原則，不允許出現(xiàn)原件沒

18、有的顏色、變形、明顯皺紋等破壞 圖像質(zhì)量的現(xiàn)象。5.5.去除不屬于檔案頁面的白邊、灰邊、黑邊等，以有效 縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。6.6.依據(jù)有關(guān)規(guī)范要求對圖像文件進(jìn)行命名。圖像文件命名格式與目錄數(shù)據(jù)庫的檔號格式一致：全宗號（4 4 位）一目錄號（3 3 位）一案卷號（4 4 位）一文件頁號（或文件順序號） 檔號中的各號（代碼）固定位數(shù)，不足前補(bǔ)“0 0”7.7.按檔案實(shí)體頁數(shù)、頁序檢查、排列圖像文件的頁數(shù)、 頁序，確保一致、無缺漏。8.8.圖像處理完成后，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單三、 圖像質(zhì)檢1.1.圖像質(zhì)檢必須逐頁翻看檢查圖像，檢查圖像反映的文 件數(shù)量、頁數(shù)是否與其目錄一致，圖

19、像是否還原檔案原貌、 文字清晰，每頁圖像的頁碼是否存在，無漏失、多掃、不清 晰、變形、失真、偏斜、頁碼錯(cuò)誤等情況。2.2.檢查圖像文件命名是否規(guī)范， 圖像排列循序是否正確WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)3.3.檢查過程中如碰到圖像內(nèi)容不清楚、數(shù)量不準(zhǔn)確等情 況，須拿檔案紙質(zhì)原件對照確認(rèn)的，向管理人借出案卷實(shí)體 對照，問題明確后即時(shí)歸還。四、 數(shù)據(jù)掛接1.1.批次圖像質(zhì)量經(jīng)檢查確認(rèn)合格后，通過相應(yīng)的軟件與 檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行批量掛接，數(shù)據(jù)掛接完成，依據(jù)檔 案全文圖像和目錄數(shù)據(jù)，核對目錄條目與檔案原文的掛接是 否正確，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修正。2.2.服務(wù)機(jī)構(gòu)對數(shù)據(jù)掛接全面檢查并檢查合格后，向

20、監(jiān)理 公司提出批次質(zhì)檢要求并提供該批次全文、目錄數(shù)據(jù)，監(jiān)理 公司質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)問題，返回服務(wù)機(jī)構(gòu)修改。3.3.監(jiān)理公司完成批次檢查并確認(rèn)合格后，向數(shù)字化中心 管理員提交傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工成品發(fā)布程序表及 相關(guān)全文、目錄數(shù)據(jù)，數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)將該批次數(shù)據(jù) 發(fā)布至本局館局域網(wǎng)，并進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提交服務(wù) 機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改，整改完畢后重新發(fā)布修改數(shù)據(jù)。4.4.數(shù)據(jù)掛接合格后方可進(jìn)行檔案裝訂還原、歸庫、數(shù)據(jù) 備份等項(xiàng)工作流程。五、數(shù)據(jù)備份1.1.數(shù)據(jù)質(zhì)檢、掛接合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員向監(jiān)理公 司提交檔案數(shù)據(jù)批量操作程序表，監(jiān)理公司確認(rèn)無誤后， 向信息化工作處轉(zhuǎn)交，信息化工作處在確認(rèn)數(shù)據(jù)已備份至電 子文件（檔案）WORDWORD 整理版范文范例參考指導(dǎo)備份中心后，將程序表交給服務(wù)機(jī)構(gòu)刻錄小 組進(jìn)行光盤刻錄。2 2數(shù)據(jù)刻錄使用刻錄軟件 NERONERO，刻錄速度w8