崗位說明書及編制要求

1、崗位說明書及編制要求崗位說明書(也稱職務說明書，崗位說明書)是通過職位描述的工作把直接的實踐經(jīng)驗歸納總結上升為理論形式，使之成為指導性的管理文件。一般崗位說明書是由一線經(jīng)理來制定的，人力資源經(jīng)理起到輔助的作用，主要是提供制定崗位說明書的框架格式，并提供參考性建設建議。崗位說明書是獵頭公司開展業(yè)務過程中必不可少的工具之一。通常崗位說明書為一式三份，一份為用人部門負責人保管，一份為員工自己保管，一份由人力資源部備份保管。中文名：崗位說明書外文名JOBDESCRIPTIONBOOKLET別稱：職務說明書解釋：對企業(yè)崗位的定義性說明組成：職位描述，任職資格要求一、簡介崗位說明書(JOBDESCRIPT

2、IONBOOKLET)崗位說明書是對企業(yè)崗位的任職條件、崗位目的、指揮關系、溝通關系、職責范圍、負責程度和考核評價內(nèi)容給予的定義性說明。二、分類崗位說明書主要包括兩個部分：一是職位描述，主要對職位的工作內(nèi)容進行概括，包括職位設置的目的、基本職責、組織圖、業(yè)績標準、工作權限等內(nèi)容；二是職位的任職資格要求，主要對任職人員的標準和規(guī)范進行概括，包括該職位的行為標準，勝任職位所需的知識、技能、能力、個性特征以及對人員的培訓需求等內(nèi)容。崗位說明書的這兩個部分并非簡單的羅列，而是通過客觀的內(nèi)在邏輯形成一個完整的系統(tǒng)。三、構成崗位說明書根據(jù)用途不同有各種不同的標準，通常使用的是內(nèi)部管理用途的崗位說明書，根據(jù)

3、招聘市場的特點，提生了招聘用崗位說明書的提法。內(nèi)部管理用途的崗位說明書的一般是下面的有機組成部分構成的：（一）職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下簡稱HRMo職位名稱應該寫為經(jīng)理。（二）部門名稱。HRM的部門名稱應該寫為人力資源部。（三）任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。（四）直接主管。HRM的直接主管應該寫為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。（五）任職時間。任職時間也就是生效時間,般也就是與勞動合同的時間一致。（六）任職條件。包括學歷要求，工作經(jīng)驗要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運作模式，熟悉國內(nèi)人力資源

4、管理政策法規(guī)及人才市場動態(tài)等等。（七）下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。（八）溝通關系。一般分為外部與內(nèi)部兩個層面。如HRM的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理，部門經(jīng)理與員工。外部溝通有上級主管部門，所在城市人事勞動部門，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓機構，應聘人員或同行，相關行業(yè)協(xié)會。（九）職位設置的目的。如HRM的職位目的為：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策，激發(fā)員工潛力，開發(fā)人才，實現(xiàn)人力資源開發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場領先者的目標。（十）行政權限。指的是在公司所擁有的財務權限和行政審批權限等。（十一）工作內(nèi)容和職責。這是崗位說明書重之又重的地方，所耗費的筆墨也最多。包括了

5、職責范圍與負責程度，衡量標準等。如HRM的職責包括這幾方面：組織體系與制度；培訓；人事考核與績效評估；招聘；薪酬激勵政策；職位管理，部門管理與建設等等。（十二）能力要求與個性傾向與特征等。屬于個性化的東西，應該算是職位的修正要求吧。（十三）職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關系與理論支持。職位關系又分為直接晉升的職位，相關轉換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學習和培訓所達到的相關要求。四、作用1 .為招聘、錄用員工提供依據(jù)；2 .對員工進行目標管理；3 .是績效考核的基本依據(jù)；4 .為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)；5 .員工教育與培訓的依據(jù)；6 .為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)。同時，人力資源從業(yè)人員在編寫

6、崗位說明書至少有以下五項好處：第一，它有助于實現(xiàn)組織優(yōu)化。在編寫崗位說明書之前，有一個職位分析的過程，即對部門職責進行列舉和歸類，對工作流程、各職位間的職責分配進行分析和規(guī)劃，從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過程中，重點思考的是：人員配置是否冗余？職責是否相互重疊？部門職能是否細化到每個崗位上？是否忙閑不均？職責接口是否得當？工作流程是否順暢而且簡易？這就像我們實施ISO9000質量認證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過認證過程促使企業(yè)建立起完善的質量保證體系，把內(nèi)部的運作流程理順。第二，它使員工各司其責，上下目標一致。一份好的崗位說明書可以使員工了解組織的目標、自己在組織中的作用、相應的責任

7、和職權。特別是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的崗位說明書，不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進入角色，同時便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標與考核方式。有了員工和主管共同簽字的崗位說明書，意味著雙方對工作內(nèi)容達成了共同的理解，意味著一種對工作目標和規(guī)范的承諾。第三，崗位說明書是各部門制訂績效管理標準的依據(jù)之一。好的崗位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項職責的主要內(nèi)容，又要說明該職責是全責，還是部分責任，抑或是輔助支持性的工作；同時，也要列明相應的考核方法?？己酥笜丝梢允欠从迟|量的，也可以是反映數(shù)量的。例如，在成本方面，可以用預算與實

8、際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標；在時限方面，可以用交貨時間、投放市場時間、客戶響應時間等指標；在數(shù)量方面，可以用利潤率、產(chǎn)量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報率、每股收益等指標；在質量方面，可以用準確率（錯誤率，次品率）、預算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標。如果難以用上述標準，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司ISO9001的要求”。第四，崗位說明書是進行職位評估從而確定職位級別的前提條件。職位評估的內(nèi)容通常包括職責范圍大小、工作復雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調查結果，才便于確定每個職位的薪酬水平。

9、第五，它是進行人員招聘、制定培訓計劃和個人發(fā)展計劃的一種依據(jù)。一線經(jīng)理提由用人申請，人事部門在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓內(nèi)容、設計員工的職位升遷路線時，都離不開它。五、編制流程崗位分析根據(jù)組織架構，進行崗位梳理和工作分析。組織架構是崗位設定的基礎，制定招聘崗位說明書，需要根據(jù)組織架構，對崗位進行梳理和分析；新增崗位需要確定其在組織架構中的位置和崗位設定的目的?？梢圆捎脝柧碚{查、崗位總結分析、員工記錄、直接面談等方法，明確招聘崗位目標；崗位職責崗位職責就是工作說明，即該崗位應該做什么、怎樣做、需要達到什么樣工作標準。我們一般采取先由各部門負責人將崗位職責進行梳理后，填報在統(tǒng)一的模版中上報的

10、方法，再經(jīng)過組織相關部門進行反復考慮和論證后，確定最終的崗位職責描述；工作權限根據(jù)組織架構、工作分析和崗位職責，確定該崗位的所屬部門、具體工作權限和管轄權限，直接負責的上下級關系和管轄人數(shù)等內(nèi)容；確定崗位任職資格。根據(jù)該崗位勝任能力確定崗位任職資格，具體內(nèi)容含：年齡工齡、資格證書、工作經(jīng)驗、技術技能、管理能力、學歷學位、工作業(yè)績等等必備的入職條件；審批實施初步框架由來后，人力資源部、品質部、用人部門就招聘JD進行細則討論和補充，最后由人力資源部進行提煉總結后，填寫進統(tǒng)一模版，報公司總經(jīng)理進行審批后實施。適時調整隨著公司的發(fā)展和情況變化，招聘JD使用過一段時間后，可能需要對一些內(nèi)容進行調整。調整

11、可以由業(yè)務部門提由調整中請、人力資源部進行調整或品質部督察過程發(fā)現(xiàn)問題發(fā)生整改單、人力資源部進行調整均可，調整按規(guī)定流程進行。六、編制要點崗位說明書編制要點：1、對職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作2、不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設定崗位需要3、針對對崗位而不是人4、歸納而非羅列崗位說明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設計表單:1、基本信息：職位名稱，部門，直接上級，所屬下級，職責分析日期，編寫日期等；2、職位目的：對職位概述；3、職責和權限：分主要職責權限、相關職責權限和臨時性工作；4、工作關系：分內(nèi)部關系和外部關系，包括聯(lián)系部門、人員；5、任職資格：包括教育水平、工作經(jīng)驗、技能和水平、個性和

12、品質等；6、考核指標，權重，薪資等級，職位發(fā)展方向；7、工作環(huán)境。七、其它相關撰寫問題及對策編寫過程中容易由現(xiàn)的五個概念問題：一是僅重結果，不重過程。編寫崗位說明書的過程其實也是一種溝通方式。在編寫崗位說明書的過程中，主管和下屬應充分溝通，雙向交流，各自表達對部門職責的理解、對具體職位的看法和期望，以求得上下一致。這個過程本身，就是對業(yè)務的深入探討?？上У氖牵S多一線經(jīng)理匆匆忙忙像應付作業(yè)似地草草寫就，而未能借此機會與屬下進行交流，在以后崗位說明書的應用過程中，也就容易由現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說明書變成了可有可無的擺設。二是“一個藥方吃到底”。以IT行業(yè)為例。在IT行業(yè)，變

13、革是唯一的常數(shù)。組織結構的頻繁調整，人事的變化，部門職能的變化，會相應地導致職位的工作內(nèi)容發(fā)生變化。這時候，崗位說明書如果不能適應這種變化及時修正，會很快過時。另一種情況是，在變化如此迅速的IT時代，有人疑惑：“我們還需要崗位說明書嗎？”在比較穩(wěn)定的傳統(tǒng)行業(yè)里，提這個問題有可能被奚落一番，但在IT行業(yè)卻是非常普遍。許多在新興的網(wǎng)絡公司從事人力資源管理的同行們，常常發(fā)生這樣的抱怨：“我們的組織結構圖三周一變，辦公室?guī)缀跞切旅婵祝３Ｊ菎徫徽f明書剛寫完，職位就又調整了，整天忙著招人，根本沒有時間也沒有必要去寫什么崗位說明書”。這不禁使人對其中所蘊含的人力資源風險感到憂慮。在這個時候，更需要對職位

14、進行分析、編寫崗位說明書，以減少由于人員迅速膨脹、組織經(jīng)常變動所帶來的風險，努力避免員工進生頻繁、職責不清、角色沖突、無法考核、培訓不力等混亂狀況，降低人力成本。此時，崗位說明書的格式應當簡潔實用，突由重點，項目不應貪多；在描述職責時，盡量多用概括性、通用性的語言，以使崗位說明書能有相對較長的穩(wěn)定性。同時應加強上下溝通，避免由現(xiàn)上層人員熱血澎湃、調整方向過快，而基層員工面對變化卻無所適從、仍舊原地踏步的情況。即使在傳統(tǒng)行業(yè)里，崗位說明書一般地也需要每一到兩年修改一次。三是人事部門大包大攬。編寫崗位說明書不僅僅是人事部門的事。人事部門的責任是提供一種格式和方法，培訓一線經(jīng)理如何編寫并運用崗位說明

15、書，同時要對一線部門所撰寫的崗位說明書進行審核。一線經(jīng)理是具體的編寫者，所以要經(jīng)常審視下屬的工作內(nèi)容是否變了，工作要求（衡量標準）、組織關系是否變了，如果有變化，應馬上更新崗位說明書。這也是其承擔人事職能的一種體現(xiàn)。有的公司是人事部門代行其事，擔任寫手，這在一定程度上失去了編寫崗位說明書的本意。四是過于詳細或過于簡略。有的公司把職位等級、工作的復雜性、管理責任的大小評價也納入其中，使得崗位說明書過于復雜。我認為像這些屬于職位評估的內(nèi)容，是不應該寫入崗位說明書中的。職責內(nèi)容寫得很詳實，別人理解起來會很容易，但會加大編寫者的工作量，而且，一旦職責內(nèi)容有了細微變化就要調整崗位說明書，會加快崗位說明書

16、的更新速度。同樣，如果寫得過于簡略，語焉不詳，或者生僻的專業(yè)術語過多，會使人閱讀理解困難。還有的公司所寫的崗位說明書，內(nèi)容僅僅局限在工作職責方面，這是不夠的。怎樣才算詳簡得當？一句話，實用就行。五是對號入座，過分遷就現(xiàn)任職者。崗位說明書僅描述職位本身所具有的特性，而與從事或即將從事此工作的具體人員無關。編寫時不應摻雜著現(xiàn)有任職者的身影，盡管這很難做到。過分遷就目前的任職者，會影響其客觀公正性。當然，也不要矯枉過正，不顧現(xiàn)實條件，按照絕對理想的任職標準和考核標準來寫，那會缺乏實用性。而在具體操作過程中，還會由現(xiàn)下面的問題，我們要想由解決辦法：（一）部門職責分解不充分、不完全（在下屬職位中沒有得到

17、充分的分解，部分職責沒有相關職位具體承擔）1、對部門所有職位職責進行匯總合并，與部門職責對比，然后明確責任職位進行填充；2、對同一部門職責，不同層級的職位可能擔負責任不一樣，必須進行分級詳細的描述;3、如是部門經(jīng)理和業(yè)務口主管，請?zhí)砑友a充組織建設相關內(nèi)容。（二）工作領域的劃分不合理、不全面（莫些職位從頭到尾只有一個領域，奧些職位一條職責對應一個領域）1、準確理解職位主要職責；2、可參考部門工作領域對本職位進行劃分；3、如本職位是負責部門工作領域中的單個領域，請根據(jù)具體的職責用合并屬性同類項的方式進行領域劃分。（三）職責描述不符合要求（不規(guī)范、不準確、不全面，有重復、交叉現(xiàn)象）1、請統(tǒng)一按“動詞+內(nèi)容+目的”的方式進行規(guī)范、準確、全面地描述，做到無重復、無交叉，以利于體現(xiàn)職位價值和提取績能衡量