PPT及Excel制作技能

1、Office software skills第一章、PPT制作的流程與排版 PPT制作流程 PPT排版原則 排版常用技能 好的PPT=專業(yè)+簡潔+清晰思路清晰+邏輯明確+重點突出+觀點鮮明。PPT制作的流程與排版 PPT制作流程了解制作本ppt的目的，理清思路，將大綱先記錄在紙上在每一頁上寫一個題綱查閱資料并添加到ppt中，并將重點內(nèi)容標注出來能用圖，不用表；能用表，不用字PPT制作的流程與排版 PPT制作流程選擇合適的ppt模板，并根據(jù)模板將每個p進行配色根據(jù)整體效果，對每個p進行適當?shù)拿阑?，切忌花里胡哨有?guī)律性、統(tǒng)一性，切忌一個ppt中有無數(shù)雜亂無章的動畫效果在放映過程中發(fā)現(xiàn)不適合的地方進

2、行適當修改 PPT制作流程 PPT排版原則 排版常用技能第一章、PPT制作的流程與排版PPT制作的流程與排版 PPT排版原則RepetitionAlignmentProximityContrastPPT制作的流程與排版 PPT排版原則PPT制作的流程與排版 PPT排版原則PPT制作的流程與排版 PPT排版原則PPT制作的流程與排版 PPT排版原則 PPT制作流程 PPT排版原則 排版常用技能第一章、PPT制作的流程與排版1、母版與版式母版和版式的作用：版式和母版的綜合運用，可以大大加快您格式調(diào)整，主題調(diào)整等工作的速度。PPT制作的流程與排版 排版常用技能u 母版主題u 網(wǎng)上搜索需要的母版主題或

3、者下載wps辦公軟件，ppt里面會有各類模板可供直接下載。1、母版與版式PPT制作的流程與排版 排版常用技能PPT制作的流程與排版 排版常用技能1、母版與版式PPT制作的流程與排版 排版常用技能2、頁面設(shè)置-版式的比例、方向PPT制作的流程與排版 排版常用技能3、主題配色方案、字體、背景樣式PPT制作的流程與排版 排版常用技能4、插入日期和編號PPT制作的流程與排版 排版常用技能5、快捷鍵CtrlShift選中對象，按住Ctrl，拖動對象復(fù)制復(fù)制PPT制作的流程與排版 排版常用技能選中對象，按住Shift ，拖動對象水平垂直移動5、快捷鍵Ctrl+S 保存Ctrl+G 組合Ctrl+C 復(fù)制C

4、trl+X 剪切快捷鍵PPT制作的流程與排版 排版常用技能Ctrl+Z 撤銷Ctrl+Y 恢復(fù)Ctrl+V 粘貼Ctrl+F 查找PPT制作的流程與排版 排版常用技能6、對齊操作a) 利用網(wǎng)格和參考線排版如何顯示網(wǎng)格與參考線？PPT制作的流程與排版 排版常用技能6、對齊操作a) 利用網(wǎng)格和參考線排版參考線用于對齊非常方便按住Ctrl，拖動參考線可以復(fù)制PPT制作的流程與排版 排版常用技能6、對齊操作b) 快速對齊（格式 - 對齊選項）縱向快速對齊PPT制作的流程與排版 排版常用技能橫向快速對齊PPT制作的流程與排版 排版常用技能均勻分布PPT制作的流程與排版 排版常用技能選擇需要復(fù)制的格式運用

5、在另一個位置上7、格式刷PPT制作的流程與排版 排版常用技能第二章 PPT制作常用技能 文字編輯 動畫添加 圖片處理對齊（左/右/頂/底）居中（上下、左右）平均分布（橫、縱） PPT制作常用技能 文字編輯1、文字排版樣式哪些場合適合用PPT？2、突出重點a) 排版突出重點一個目標一個靈魂兩個目標三不原則七個概念八字真言1-20-24原則KISS原則聽眾原則惡心原則加粗，加大字號，變色 PPT制作常用技能 文字編輯2、突出重點b) 如何通過文字排版突出重點3、推薦字體和字號 PPT制作常用技能 文字編輯大標題至少用36號黑體一級標題32號，再加粗，很清楚二級標題28號，再加粗，也很清楚三級標題2

6、4號，再加粗，還算清楚四級標題20號，再加粗，再小就看不到了宋體嚴謹，適合正文，顯示最清晰黑體莊重，適合標題，或者強調(diào)區(qū)隸書楷體，藝術(shù)性強，不適合投影4、文字太多如何處理 PPT制作常用技能 文字編輯4、文字太多如何處理 PPT制作常用技能 文字編輯a)解決方案1：充分利用備注b)解決方案2：拆成多個頁面討好型責備型電腦型打岔型表里一致4、文字太多如何處理 PPT制作常用技能 文字編輯c)解決方案3：要點一條條顯示d)解決方案4：要點顯示后變暗討好型討好型責備型討好型責備型電腦型討好型討好型責備型討好型責備型電腦型5、插入文本框 PPT制作常用技能 文字編輯新建一各ppt頁時，如需要重新建一個

7、文本框，操作如下圖所示：插入一個橫向文本框插入一各豎向文本框6、插入藝術(shù)字 文字編輯 動畫添加 圖片處理第二章 PPT制作常用技能1、動畫運用適合運用場合：單頁要反映太多信息可逐個顯示出來動畫運用原則：與邏輯或講課思路一致，吸引學(xué)員的注意力，少而精，不能太花哨。1、重點科學(xué)研究平臺2、文獻信息資源保障體系3、分析測試中心與大型儀器設(shè)備4、教學(xué)實驗設(shè)施項目5、產(chǎn)業(yè)研發(fā)基地與科技產(chǎn)業(yè)園6、面向湖北的化工產(chǎn)學(xué)研資源共享平臺全面服務(wù)湖北化工及相關(guān)產(chǎn)業(yè)重點服務(wù)武漢乙烯工程及化工新城等項目促進學(xué)科鏈對接產(chǎn)業(yè)鏈 PPT制作常用技能 動畫添加2、換頁切換動畫 PPT制作常用技能 動畫添加3、簡單動畫的設(shè)置 P

8、PT制作常用技能 動畫添加3、簡單動畫的設(shè)置 PPT制作常用技能 動畫添加 選中一個對象，點開“添加動畫”后，會出現(xiàn)如右圖所示界面，選擇需要的動畫效果即可。 不論一個動畫多么復(fù)雜多么絢麗，它都是由最簡單的動作組成。 同一個對象不同動作的時間關(guān)系（執(zhí)行前后、延遲時間、動作長 短、循環(huán)次數(shù)）是我們學(xué)習的重點和關(guān)鍵。簡單的公式是：復(fù)雜動作=單純動作+時間處理 PPT制作常用技能 動畫添加3、簡單動畫的設(shè)置 文字輸入 動畫技巧 圖片處理第二章 PPT制作常用技能 PPT制作常用技能 圖片處理1、簡單的繪圖技巧a) 透明設(shè)計 左下圖是從SmartArt調(diào)出的、具有透明效果的圖表，很漂亮。那么，如何設(shè)計出

9、透明效果呢？選中模塊后：格式形狀填充其他填充顏色設(shè)置透明度模塊一模塊三模塊二b) 漸變設(shè)計 執(zhí)行力提升訓(xùn)的封面是一個顏色漸變的效果，這個效果是怎樣設(shè)置出來的呢？選中模塊后：格式形狀填充漸變設(shè)置漸變效果 PPT制作常用技能 圖片處理1、簡單的繪圖技巧模塊內(nèi)容模塊內(nèi)容模塊內(nèi)容模塊內(nèi)容 PPT制作常用技能 圖片處理1、簡單的繪圖技巧c) 立體設(shè)計 為了讓ppt中的圖片不那么的死板，經(jīng)常會采用有立體感的圖片來緩解視覺疲勞。選中模塊后：格式形狀填充漸變設(shè)置漸變效果 PPT制作常用技能 圖片處理2、簡單的圖片處理 a) 圖片邊框設(shè)置 似乎使用PPT默認的相框，圖片會顯得模糊，我們一般會自定義設(shè)置相框：雙擊

10、圖像格式圖片邊框&圖片效果（設(shè)置陰影） PPT制作常用技能 圖片處理 b) 圖片邊框設(shè)置倒映效果設(shè)置：雙擊圖像格式圖片效果（設(shè)置映像）2、簡單的圖片處理 PPT制作常用技能 圖片處理 c) 立體效果設(shè)置 左下圖形仿佛立在那里一般，很酷。怎么實現(xiàn)的呢？雙擊圖像格式圖片效果三維旋轉(zhuǎn)透視右透視（然后還要調(diào)整旋轉(zhuǎn)度、映像等）。 2、簡單的圖片處理 PPT制作常用技能 圖片處理 d) 圖片形狀剪切 當我們想要的圖片裁剪形狀沒有怎么辦？插入想要裁剪的圖片的形狀，然后選中形狀圖：格式形狀填充圖片選中想要裁剪的圖片即可。2、簡單的圖片處理技巧 d) 圖片形狀剪切 繪制圖形和將填充圖片的長寬比務(wù)必保持一

11、致！2、簡單的圖片處理技巧 PPT制作常用技能 圖片處理 e) 圖片背景刪除 很多時候我們選擇插入ppt的圖片背景顏色與ppt主題不符，這時候我們需要將圖片背景刪掉。操作如下：選中圖片格式刪除背景。注：2010版本軟件才具有刪除背景功能2、簡單的圖片處理技巧 e) 圖片背景刪除2、簡單的圖片處理技巧素材倉庫 銳普PPT論壇：http:/ 站長網(wǎng)PPT資源：http:/ 站長網(wǎng)高清圖片：http:/ 淘圖網(wǎng)：http:/ 我喜歡網(wǎng)：http:/ 另外還有百度與谷歌圖片搜索、新浪微盤與百度文庫等文檔分享平臺下載等等。圖片收集網(wǎng)站 創(chuàng)意圖片：Getty images 網(wǎng)不易 、iD公社； 圖研所：不

12、是一個單純的的圖片站，視覺化思維，會說話的圖片； 桌面城市：一個圖片論壇，有很多不錯的人物素材； Yupoo（又拍網(wǎng)）：國內(nèi)比較好的圖片分享平臺； Every Stock Photo：攝影作品網(wǎng)站，大量的免費圖片。三、Excel常用技能 Excel常用技能 Excel快捷技能為了便于記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字，選擇要改名的工作表下部名稱，右擊選擇“重命名”或者雙擊當前工作表的名稱，然后在標簽上輸入新的表名即可。 Excel常用技能1、為工作表命名若要移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的表的標簽，然后拖到新的位置即可。若要復(fù)制工作

13、表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然后拖動工作表到新位置即可，或者鼠標右擊“移動或復(fù)制” Excel常用技能2、移動和復(fù)制工作表單擊excel下方工作表標注名稱“插入工作表”，即可在底部看到一個新名稱的工作表，一個工作簿最多可以有255張工作表。 Excel常用技能3、增加工作表的頁數(shù) 選擇要設(shè)置文本對齊的單元格，單擊“格式單元格”命令，單擊“對齊”標簽，然后根據(jù)需要設(shè)置文本對齊方式即可。 Excel常用技能4、設(shè)置單元格文本對齊在Excel表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法，但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入后，選

14、中該列，點擊“格式單元格對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。 Excel常用技能5、兩個字或三個字人名分散對齊選擇要設(shè)置背景色的單元格，方法一選擇單元格，直接點excel功能欄的填充命令，方法二右擊鼠標“設(shè)置單元格格式”命令，然后單擊“填充”選項，要設(shè)置帶有圖案的背景色，請在“顏色”框中單擊選中一種顏色，右側(cè)有需要的圖案樣式和顏色選項。 Excel常用技能6、設(shè)置單元格背景色如果你復(fù)制了包含隱藏列(或行)的一個數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel把隱藏列也粘貼過來了。要想避免這種情況，可以選取你要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，按“

15、Ctrl+G 定位條件定位條可見單元格”選項，再復(fù)制和粘貼這個選定區(qū)域就會得到你所希望的結(jié)果。 Excel常用技能7、禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù)使列標題總保持可見的方法: 選擇緊鄰列標題的下一行，“視圖凍結(jié)窗格凍結(jié)拆分窗格”，被凍結(jié)的列標題不會滾動，而且在你移動工作簿的其他部分時，標題會保持可見。 Excel常用技能8、在Excel中不丟掉標題的顯示 在人員Excel表中，如要篩選學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)，我們可以這么操作：選中學(xué)歷欄單元格，點擊excel表上方功能欄的“數(shù)據(jù)篩選”選項，然后在學(xué)歷欄出現(xiàn)一個倒三角的圖標，點擊要選的學(xué)歷即可 Excel常用技能9、自

16、動篩選 如一個有規(guī)律的序列excel表（序號1、2、3）被打亂序列后，要將其重新排序，操作如下：點擊excel表上方功能欄的“數(shù)據(jù)排序”選項，然后選需要排序的列、排序依據(jù)以及次序（需要降序升序或自定義）即可。 Excel常用技能10、自動排序 對數(shù)字求和是經(jīng)常遇到的操作，選中需要求和的行/列單元格，點擊excel表上方功能欄的“開始圖標”，則在選中區(qū)域的下一行或右邊一列自動生成求和公式，且系統(tǒng)能自動識別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會產(chǎn)生錯誤。 Excel常用技能11、批量求和 一般情況下，在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字后，只要光標一移出該單元格，格中數(shù)字就會

17、自動變成“5”、“4”，Excel默認的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過下面的方法來避免出現(xiàn)這種情況:先選定要輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字的單元格，“鼠標右鍵單擊設(shè)置單元格格式數(shù)字文本確定”，這樣在這些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數(shù)字了。 Excel常用技能12、在單元格中輸入0數(shù)字小數(shù)點后保留幾位數(shù)的操作 Excel常用技能12、在單元格中輸入0數(shù)字 如果需要在Excel中插入超鏈接，操作如下：“選中單元格插入超鏈接”，選定超鏈接的內(nèi)容即可。如果在excel中需要選定超級鏈接文本而不跳轉(zhuǎn)到目標處，可在指向該單元格時，單擊并按住可選定單元格。 Exc

18、el常用技能13、添加超鏈接 Excel為方便用戶及時記錄，提供了添加批注的功能，當你給單元格進行注釋后，只需將鼠標停留在單元格上，就可看到相應(yīng)的批注。 添加批注操作:“選定要添加批注的單元格審閱新建批注”，在彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好后單擊批注框外部的工作表區(qū)域即可。在添加批注之后單元格的右上角會出現(xiàn)一個小紅點，提示該單元格已被添加了批注，將鼠標移到該單元格上就可以顯示批注。 Excel常用技能14、為單元格添加批注首先選擇要插入“”的單元格，在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a或b，即在單元格中插入了“”。 Excel常用技能15、在表格內(nèi)打勾（）在Excel中可

19、以實現(xiàn)斜線表頭的操作: 選中單元格格式單元格格式 Excel常用技能16、在單元格內(nèi)繪制斜線表頭 然后點擊“對齊垂直對齊欄靠上”，將“文本控制”下面的“自動換行”復(fù)選框選中 Excel常用技能16、在單元格內(nèi)繪制斜線表頭再選擇“邊框 外邊框”，使表頭外框有線，再按下面的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對角線，設(shè)置好后，單擊“確定”按鈕，這時Excel的第一個單元格中將多出一個對角線。雙擊單元格，進入編輯狀態(tài)，并輸入文字，如“項目”、“月份”，接著將光標放在“項”字前面，連續(xù)按空格鍵，使這4個字向后移動直至換行完成。 Excel常用技能16、在單元格內(nèi)繪制斜線表頭啟動Excel，單擊左上角“of

20、fice圖標 Excel選項保存 默認文件位置”方框中的內(nèi)容修改為你需要定位的文件夾完整路徑。以后新建Excel工作簿，進行“保存”操作時，系統(tǒng)打開“另存為”對話框后直接定位到你指定的文件夾中。 Excel常用技能17、修改默認文件保存路徑三、Excel常用技能 Excel常用技能 Excel快捷技能a) 查找 如果需要在excel中查找某個內(nèi)容，按Ctrl+F鍵即會跳出如下界面，然后在查找欄里填入你想查找的詞匯即可。 Excel常用技能 快捷技能1、快速查找與替換 Excel常用技能 快捷技能1、快速查找與替換b) 替換 如果要替換excel表格中某個單元格的內(nèi)容，同樣按Ctrl+F鍵即會跳

21、出如下界面，然后在替換欄里填入你想查找與替換的詞匯即可。 我們有時需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多行內(nèi)容，但每次準備按回車鍵另起一行時，活動單元格均默認下移一個單元格，其實可以采用以下方法：選定單元格按住Alt+回車鍵“即可另起一行。 在一個單元格中顯示多行文字，選定要設(shè)置格式的單元格， “格式單元格對齊自動換行復(fù)選框選中”即可。 Excel常用技能 快捷技能2、快速換行為了刪除Excel工作簿中的空行，要將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。其實可以利用自動篩選功能來實現(xiàn)，方法是：先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，點擊“數(shù)據(jù)篩選自動篩選”，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“

22、空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，右擊選“刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 Excel常用技能 快捷技能3、快速刪除空行在Excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區(qū)域，只需單擊想選定的區(qū)域的左上角單元格，同時按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區(qū)域的右下角單元格即可。當你瀏覽一個有很長內(nèi)容的表格時，按下“Ctri+Home”鍵可以回到當前工作表的左上角(即A1單元格)，按下“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表含有數(shù)據(jù)部分的右下角。 Excel常用技能 快捷技能4、快速選定Excel區(qū)域5、快速瀏覽長工作表Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復(fù)”鍵，F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作用，比