sharepoint文檔管理系統(tǒng)產(chǎn)品白皮書

1、頁眉內(nèi)容目錄第1章企業(yè)為什么需要文檔管理系統(tǒng)31.文檔存儲，管理困難32.文檔存儲結(jié)構(gòu)難以規(guī)劃33.文檔查找緩慢，效率低下34.文檔版本管理混亂45.文檔安全缺乏保障46.文檔無法有效協(xié)作共享47.知識管理舉步維艱4第2章產(chǎn)品概述5第3章功能介紹63.1文檔分類63.2在線協(xié)作73.3文檔模板83.4查找定位103.5安全控制103.6文檔導(dǎo)入133.7文檔導(dǎo)出153.8版本控制173.9文檔復(fù)制173.10文檔類型收藏183.11指定路徑創(chuàng)建文檔193.12文檔自動命名203.13文檔刪除20二手房屋買賣合同頁眉內(nèi)容3.14文檔審計(jì)追蹤213.15文檔狀態(tài)提升3.16文檔關(guān)聯(lián)3.17文檔瀏覽

2、3.18文檔的生命周期3.19檔屬性3.20添加注釋3.21文檔編輯3.22文檔主頁3.23文檔上鎖3.24虛擬文檔3.25文檔的PDF格式3.26工作流313.27文檔修改申請第4章產(chǎn)品特色4.1審計(jì)追蹤4.2安全控制4.3生命周期4.4添加注釋二手房屋買賣合同2222232324252526262729323434354045頁眉內(nèi)容第1章企業(yè)為什么需要文檔管理系統(tǒng)對于一個(gè)企業(yè)來講，文檔是極為重要的智力資產(chǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)中，文檔一般都是以電子文檔的形式存在，例如.do(S式，ppt格式，pdf格式，xl潞式等。從內(nèi)容上，可能是會議記錄、產(chǎn)品手冊、培訓(xùn)資料、設(shè)計(jì)文檔、營銷方案、個(gè)人總結(jié)等等，這

3、些文檔，可能是初稿，也可能是正式發(fā)布的文檔，也可能處于修改中，也可能已經(jīng)歸檔不能再編輯的。通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)在進(jìn)行文檔管理的過程中，存在一以下問題：1.文檔存放、管理不便企業(yè)經(jīng)過日復(fù)一日，年復(fù)一年的積累，文檔的數(shù)量和容量都到達(dá)了龐大的地步，尤其是知識型企業(yè)。而且文檔種類、格式、用途各不相同。這樣一來，如此龐大的文檔量，靠人工有效管理幾乎是不可能的。需求：盡可能減少人工操作，實(shí)現(xiàn)自動化管理功能。2.文檔存儲結(jié)構(gòu)搭建困難企業(yè)在發(fā)展過程中，沒有采用科學(xué)的方法針對企業(yè)生成的各種文檔進(jìn)行合理地規(guī)劃。對于公司、部門、個(gè)人不同組織層級的文檔，如何存儲是個(gè)難題。需求：合理的搭建企業(yè)文檔存儲結(jié)構(gòu)是必要的。3

4、.文檔查找效率低文檔查找本身就是一件非常消耗時(shí)間的工作，而傳統(tǒng)的人工管理方式和資料柜管理，查找速度更是非常緩慢。即使是在本機(jī)上搜索，從大量文件中查找到所需要的文檔也是一件耗時(shí)耗力的工作，且大部分文檔無法進(jìn)行全文檢索。在現(xiàn)實(shí)生活中，因?yàn)楂@取信息和文檔慢可能導(dǎo)致失去商機(jī)的情況時(shí)有發(fā)生。需求：大量文檔的高效利用需要具有高效查找/檢索功能的系統(tǒng)。二手房屋買賣合同頁眉內(nèi)容4.文檔版本管理混亂由于工作文檔經(jīng)常會被不斷地修改，部分文檔就會有多達(dá)數(shù)十乃至上百個(gè)不同的版本，文檔版本繁多，對整合和管理帶來了很大的難度。很多用戶會用新版本覆蓋舊版本，但是在這種情況下，一且用戶需要恢復(fù)舊版本時(shí)，就很難找回來，會造成知

5、識的流失。另外，也經(jīng)常會發(fā)生因?yàn)槭褂缅e(cuò)誤版本而導(dǎo)致客戶流失的情況。需求：用戶需要對文檔修改具有版本追蹤、管理、恢復(fù)功能的系統(tǒng)。5.文檔安全存在隱患由于大量文檔處于不被管理的混亂狀態(tài)，所以文檔被病毒感染、意外丟失、權(quán)限不明確等情況屢屢發(fā)生，使文檔的安全性無法得到保障。另外，紙質(zhì)文檔的抗災(zāi)難性極差。需求：電子文檔需要具有完善的權(quán)限機(jī)制和安全保障體系的系統(tǒng)來管理。6.文檔無法及時(shí)有效共享目前，除了小部分文檔通過共享目錄、郵件、網(wǎng)絡(luò)等即時(shí)通訊軟件被不同員工共享外，大多數(shù)電子文檔仍是屬于某個(gè)員工的私有財(cái)產(chǎn)”，其他員工難以及時(shí)獲取所需的資料。同時(shí)缺乏高效的合作編寫文檔方式（合同、策劃方案等），造成文檔共享

6、協(xié)作極其不便，導(dǎo)致企業(yè)員工之間、企業(yè)與客戶、合作伙伴之間無法及時(shí)有效的進(jìn)行文檔的共享和協(xié)作。需求：電子文檔需要簡便/安全可靠的協(xié)作共享功能。7.文檔資產(chǎn)流失嚴(yán)重在企業(yè)中，通常情況下，大量文檔是分散在各臺電腦上的。一旦有員工離職，相關(guān)的大量工作文檔將會被直接帶走丟失，或遺棄于電腦中，成為不為人知”的秘密，由此帶來大量文檔資產(chǎn)的流失企業(yè)內(nèi)部缺少分享經(jīng)驗(yàn)和共享知識的環(huán)境和氛圍，另外紙質(zhì)文檔缺乏電子化工具，難以重復(fù)利用。需求：企業(yè)急需將所有文檔納入知識管理范圍內(nèi)，防止文檔資產(chǎn)的流失。二手房屋買賣合同頁眉內(nèi)容第2章產(chǎn)品概述SharePoint檔管理系統(tǒng)，為企業(yè)中的個(gè)人、部門以及工作組團(tuán)隊(duì)提供工作文檔資料

7、的安全集中分區(qū)存儲空間，依托于微軟SharePoint2010臺，支持分區(qū)存儲、文檔的模板構(gòu)建、文檔的導(dǎo)入及創(chuàng)建、文檔在線預(yù)覽編輯及PDF格式的生成、文檔的版本控制及生命周期的管理，支持文檔的復(fù)制，刪除，導(dǎo)出，上鎖，審計(jì)追蹤等功能，并提供文檔檢索機(jī)制。通過SharePoint檔管理系統(tǒng)，企業(yè)可以高效、快捷地解決文檔存儲、文檔安全管理、文檔定位查找、文檔在線創(chuàng)建及預(yù)覽、文檔協(xié)作編寫及文檔發(fā)布控制等問題。二手房屋買賣合同第3章功能介紹3.1文檔分類系統(tǒng)支持不同類型的文檔分區(qū)存儲，分類瀏覽二手房屋買賣合同頁眉內(nèi)容怖i in nimporteNjon-dhtcd*SiMTimarvimporteNjo

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9、8jM48jM4AtHAtHAl5fllfrCJriMHAl5fllfrCJriMH系統(tǒng)支持針對所選擇不同的Artifact實(shí)現(xiàn)文檔的自動分發(fā)功能頁眉內(nèi)容逋cici制3T TE E*E*E無，由dosurrartkhrir,.dosurrartkhrir,.1 1Uii*laplb.Uii*laplb.HiOAHHiOAH標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的功能瀏覽視圖界面，符合SharePoint2010Ribb的分組標(biāo)準(zhǔn)國IlftEtdaEtahIlftEtdaEtah)川I I*修*mtmt蛾3.2在線協(xié)作系統(tǒng)支持與微軟Offic系列文件的無縫集成，比如在線創(chuàng)建、編輯、保存Offic系列文檔二手房屋買賣合同匚*1

10、.1.El4.JIifclECTDEl4.JIifclECTDHBHBIRTIRThfihClviCidhfihClviCid口GlulGlulCakindwCakindwT T ihiihiMFMF第QHQH，leamSCuMidhleamSCuMidhHlKltlKlHlKltlKl：% %BwBwZQumvrtS4vfuiZQumvrtS4vfui FVETIFVETIR RTVMHTVMH 備即B BY Y 1 1iQt-1LIJ-iQt-1LIJ-口曰M MHiMnijlkHiMnijlknrtnrtbflbfl p=Mlp=MlEHPEHPE Ea aJ J3 3IDL1IE)ID

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15、W WH HCHSCHS鼻口n n善系統(tǒng)預(yù)先提供一個(gè)文檔模板并支持創(chuàng)建自定義的文檔模板。頁眉內(nèi)容Eb 不*UbratUbratmJPalntT Ta al lu ui ii iOrnparrt.TemphEcsOrnparrt.TemphEcs -AlDaeurn-trite-AlDaeurn-triteM M- -944frifntHthif-944frifntHthif考觀1 1 .;.;臼H HD D I IMMEhMMEhLCTCiLCTCi，行n nMntTEnpiMntTEnpi血，他.的MriTSifeJiiXISifeJiiXI： 5 52 2t t用BfigBfigR RM

16、M. .J J二手房屋買賣合同3.4查找定位系統(tǒng)提供全文檢索機(jī)制，方便用戶快速從海量文檔庫中搜索文檔;% %law*4WPinwliiMwIKIifcdIdlawMTIMTIrC14rC14：gVlM.VdlaCWgVlM.VdlaCW“LSI-ftILSI-ftIL-dL-dJ J1 11 1J JJ4u*|kJ4u*|kh hUWC/L?!riLiZg-rfli.UWC/L?!riLiZg-rfli.FAJIFAJI系統(tǒng)提供高級搜索,可根據(jù)標(biāo)題、時(shí)間、類型等條件進(jìn)行高級搜索，確?？焖僬业絩fnFCTsd#rw1FCTsd#rw統(tǒng)支持網(wǎng)站、文檔不同層級粒度上Br-odBr-odF-dF-dE

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40、OlTJT/nt3.11指定路徑創(chuàng)建文檔系統(tǒng)支持用戶指定路徑創(chuàng)建文檔，系統(tǒng)根據(jù)用戶所選的路徑，篩選出匹配的文檔類型提供給用戶TiTigriqvgriqvHIHIecmecm系統(tǒng)支持用戶指定路徑導(dǎo)入文檔，系統(tǒng)根據(jù)用戶所選的路徑，篩選出匹配的文檔類型提供給用戶二手房屋買賣合同3.12文檔自動命名系統(tǒng)支持在創(chuàng)建文檔時(shí)文檔的自動命名 o3.13文檔刪除系統(tǒng)支持文檔的版本，單個(gè)文檔，多個(gè)文檔的刪除操作。二手房屋買賣合同頁眉內(nèi)容闌-44修。訃?yán)浞蛭镫奓fcrLfcrA Ai i也4*4* F F.f.fFJFJ.At.At._=x*_=x*g g，Oncui.wnnsOncui.wnnsXECia/US-

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