《Excel制表技巧》word版

1、.Excel制表技巧 39你的復(fù)制"所見(jiàn)即所得"嗎?在Excel 2000中，出于某些目的，假設(shè)你對(duì)工作表的部份欄或列予以隱藏后，然后對(duì)工作表正常顯示的內(nèi)容進(jìn)展復(fù)制貼上時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，隱藏的內(nèi)容也同時(shí)被復(fù)制進(jìn)來(lái)。或是你使用了"分類匯總"功能后，在將匯總結(jié)果復(fù)制到另一張工作表或Word中時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，外表上你復(fù)制的是顯示的那幾行匯總工程，而貼上的結(jié)果卻包括了匯總與匯總之間的詳細(xì)工程，非常煩人。一般用戶的解決方法是：在選擇要復(fù)制的區(qū)域時(shí)，利用我"CTRL"加鼠標(biāo)一行一行甚至一個(gè)單元格一個(gè)單元選好，再?gòu)?fù)制、貼上，這樣就可防止那些不需要貼上的單

2、元格內(nèi)容被貼進(jìn)來(lái)。有的用戶那么是先直接復(fù)制，再貼上，然后再刪掉不要的工程，不但浪費(fèi)時(shí)間，更失去了工作的樂(lè)趣。其實(shí)，Excel 2000提供了一個(gè)功能，可以很方便的讓你的復(fù)制做到"所見(jiàn)即所得"。步驟如下：1、選擇要復(fù)制的區(qū)域；2、選擇菜單"編輯"/"定位"或直接按"CTRL+G"快捷鍵，計(jì)算機(jī)顯示"定位"對(duì)話框。見(jiàn)圖1。圖1 3、按"定位條件"按鈕。計(jì)算機(jī)顯示"定位條件"對(duì)話框。選擇"可見(jiàn)單元格"。見(jiàn)圖2中紅線區(qū)。圖2 4、按確定后回到工

3、作表窗口。5、在選定區(qū)域按鼠標(biāo)右鍵，選擇"復(fù)制"或直接按"CTRL+C"快捷鍵。這是你會(huì)發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)顯示的畫面與普通復(fù)制不一樣，有很多個(gè)流動(dòng)框，表示處在多重選擇下。6、點(diǎn)擊目地區(qū)域的左上角儲(chǔ)存格，按鼠標(biāo)右鍵，選擇"貼上"或直接按"CTRL+V"快捷鍵。7、你會(huì)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)己按你的要求貼上了你要的工程，干凈利落復(fù)制與挪動(dòng)技巧在使用Excel時(shí)，經(jīng)常會(huì)需要在工作表間復(fù)制或挪動(dòng)數(shù)據(jù)，或者干脆復(fù)制整個(gè)工作表。復(fù)制一個(gè)工作表中所有單元格的內(nèi)容和復(fù)制整個(gè)工作表是有區(qū)別的，下面分別介紹復(fù)制或挪動(dòng)的方法。1.復(fù)制與粘貼工作表中的所有

4、單元格這是大多數(shù)人經(jīng)常會(huì)用到的一種方法，也比較方便易行。詳細(xì)操作步驟如下。1按Ctrl+A鍵選中所有單元格在Excel 2003中，假設(shè)要選中工作表中所有單元格，需要在按Ctrl+A之前先選中空白區(qū)域中的一個(gè)單元格；假設(shè)事先選中的是數(shù)據(jù)區(qū)域的一個(gè)單元格，那么按Ctrl+A選中的是整個(gè)包含數(shù)據(jù)的區(qū)域，而不是工作表中的所有單元格，在實(shí)際操作時(shí)請(qǐng)注意這種區(qū)別。也可以單擊工作表左上角的行與列交點(diǎn)，從而選中所有單元格。小技巧：其實(shí)假設(shè)事先選中了數(shù)據(jù)區(qū)域的單元格，可以按Ctrl+A+A鍵來(lái)選中所有單元格。2按Ctrl+C復(fù)制。3按Ctrl+Page Down跳轉(zhuǎn)到另一個(gè)工作表，然后單擊A1單元格。4按回車

5、鍵。這樣就將前一工作表中的所有單元格復(fù)制到了當(dāng)前工作表中了。2.復(fù)制整個(gè)工作表復(fù)制整個(gè)工作表不只意味著要復(fù)制工作表中的所有單元格，還包括該工作表的頁(yè)面設(shè)置參數(shù)，以及自定義的區(qū)域名稱等。方法一1挪動(dòng)鼠標(biāo)指針到工作表標(biāo)簽上方。2按住Ctrl鍵的同時(shí)拖開(kāi)工作表到另一位置。3松開(kāi)Ctrl鍵和鼠標(biāo)左鍵，這樣就完成了同一工作簿整個(gè)工作表的挪動(dòng)并復(fù)制。方法二1在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵。2從彈出菜單中選擇"挪動(dòng)或復(fù)制工作表"。這時(shí)會(huì)出現(xiàn)如圖1所示的"挪動(dòng)或復(fù)制工作表"對(duì)話框，我們可以看到，可以將選定的工作表挪動(dòng)到同一工作表的不同位置，也可以選擇挪動(dòng)到其它工作簿的指定位置。

6、假設(shè)選中對(duì)話框下方的復(fù)選框"建立副本"，就會(huì)在目的位置復(fù)制一個(gè)一樣的工作表。圖1方法三1選擇菜單命令"窗口|重排窗口"。2在"重排窗口"對(duì)話框中選擇"排列方式"為"平鋪"，如圖2所示。單擊"確定"按鈕。圖23按方法一所介紹的方法按Ctrl鍵拖放工作表，將工作表從一個(gè)工作簿復(fù)制到另一個(gè)工作簿。Excel在應(yīng)用程序之間拖動(dòng)信息有些應(yīng)用程序可讓我們選定數(shù)據(jù)或圖形，并且把它們拖動(dòng)到另一個(gè)活動(dòng)的應(yīng)用程序窗口中。不過(guò)，應(yīng)用程序必須正在運(yùn)行并且出如今屏幕上。注意：兩個(gè)應(yīng)用程序都必須支持對(duì)象

7、鏈接和嵌入的第二版OLE 2，才能在應(yīng)用程序之間拖動(dòng)信息。在應(yīng)用程序之間拖動(dòng)數(shù)據(jù)時(shí)可用以下選項(xiàng)。拖動(dòng)數(shù)據(jù)如同復(fù)制和粘貼，也會(huì)在目的文檔上建立一樣的數(shù)據(jù)，拖動(dòng)到目的文檔內(nèi)的數(shù)據(jù)格式取決于數(shù)據(jù)類型。在拖動(dòng)的同時(shí)會(huì)把數(shù)據(jù)從源文檔處剪切下來(lái)，并且粘貼到目的文檔上。數(shù)據(jù)會(huì)永遠(yuǎn)從源文檔中移走。使用拖動(dòng)數(shù)據(jù)的操作步驟如下：1分別調(diào)整word和Excel工作窗口如圖10-7所示。2選中工作表中的數(shù)據(jù)，將鼠標(biāo)指向選定區(qū)域，直到看見(jiàn)鼠標(biāo)指針變成""形狀。3按下Shift鍵后，再按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，可以看到鼠標(biāo)指針變成""形狀。當(dāng)?shù)竭_(dá)目的位置后，松開(kāi)鼠標(biāo)鍵即可看到數(shù)據(jù)出如今wo

8、rd文檔中，如圖10-8所示。復(fù)制Excel自定義菜單欄換臺(tái)電腦照樣用經(jīng)常使用Excel制作表格，為方便工作，新增了許多菜單按鈕。假設(shè)在別人的計(jì)算機(jī)中使用Excel就沒(méi)有這么方便了，要是能將自己設(shè)置的菜單隨文件用U盤一并復(fù)制，在別人的計(jì)算機(jī)上也能使用自己制作的菜單可就方便多了。其實(shí)，這是可以做到的。經(jīng)常使用Excel制作表格，為方便工作，新增了許多菜單按鈕。假設(shè)在別人的計(jì)算機(jī)中使用Excel就沒(méi)有這么方便了，要是能將自己設(shè)置的菜單隨文件用U盤一并復(fù)制，在別人的計(jì)算機(jī)上也能使用自己制作的菜單可就方便多了。其實(shí)，這是可以做到的。當(dāng)我們?cè)诓藛螜诨蚬ぞ邫谏献隽巳魏涡薷暮?，都被保存在C：Document

9、s and Settingsaa本機(jī)的用戶名Application DataMicrosoftExcel文件夾中的Excel11.xlb文件中。因此我們只要將Excel11.xlb文件伴隨報(bào)送的數(shù)據(jù)一并復(fù)制到挪動(dòng)設(shè)備中，并將文件拷貝到別人計(jì)算機(jī)的一樣途徑的文件夾中，交換Excel11.xlb文件即可，是不是很方便喲。這里值得注意的就是，在復(fù)制你的Excel11.xlb文件至別人的計(jì)算機(jī)之前，記得先幫別人備份一下Excel11.xlb文件可以將文件移至別處或更改文件名，用完后，關(guān)閉Excel，把自己的Excel11.xlb文件刪除，再將別人的文件復(fù)原。巧把Excel表格內(nèi)容復(fù)制成為圖片通常情況下

10、，要將Excel的表格內(nèi)容復(fù)制成圖片插在word文檔中，我們除了使用抓圖軟件就是按鍵盤上的PrintScreen鍵來(lái)抓取，這兩種方法中前者要借助第三方軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，后者雖然簡(jiǎn)單，但抓取的圖片也要經(jīng)過(guò)裁剪、縮放等方式處理。其實(shí)在Excel中還提供了更方便的將表格內(nèi)容復(fù)制成圖片的方法，操作非常簡(jiǎn)便，下面大家就跟隨我一起來(lái)看看吧。1.將選區(qū)復(fù)制成圖片?中國(guó)電腦教育報(bào)?曾介紹過(guò)在word窗口中按住Shift鍵再單擊"文件"菜單，此時(shí)就多出了兩個(gè)命令即"全部關(guān)閉"和"全部保存"，這兩個(gè)命令非常實(shí)用。在Excel中操作時(shí)"文件"

11、菜單中只多出"全部關(guān)閉"命令，但當(dāng)我按住Shift鍵再單擊"編輯"菜單時(shí)，我發(fā)現(xiàn)"編輯"菜單中原來(lái)的"復(fù)制"和"粘貼"命令分別變成了"復(fù)制圖片"和"粘貼圖片"。兩個(gè)命令卻使我意外地發(fā)現(xiàn)這種在Excel中將表格內(nèi)容復(fù)制成圖片的方法。首先選定需要復(fù)制成圖片的單元格區(qū)域，按住Shift鍵單擊"編輯"菜單，選擇"復(fù)制圖片"命令，彈出"復(fù)制圖片"對(duì)話框，按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置即將"外觀"和&qu

12、ot;格式"分別選定"如屏幕所示"和"圖片"，單擊"確定"按鈕。這時(shí)就將選定的表格區(qū)域復(fù)制成圖片了。假設(shè)需要將其粘貼出來(lái)，只需要按住Shift鍵再單擊"編輯"菜單，選擇"粘貼圖片"命令即可或不按Shift鍵，直接從"編輯"菜單中選擇"選擇性粘貼"命令，以"圖片"方式粘貼，還可以將其粘貼到其他軟件中去。2.選區(qū)的攝影操作除了用上述方法可以將單元格區(qū)域復(fù)制成圖片，另外在Excel中還提供了一個(gè)非常簡(jiǎn)單抓圖工具，這就是"攝

13、影"工具。該按鈕可以通過(guò)下面的操作拖放到工具欄中：右擊工具欄，選擇"自定義"命令，從彈出的"自定義"對(duì)話框中單擊"命令"選項(xiàng)卡，選擇左框"類別"中的"工具"，在右框的"命令"中找到"攝影"工具，并將其拖放到工具欄中備用。操作時(shí)，首先選定要復(fù)制成圖片的單元格區(qū)域，單擊工具欄中的"攝影"按鈕，此時(shí)選區(qū)周圍出現(xiàn)虛框選中狀態(tài)，鼠標(biāo)指針變?yōu)?quot;+"字穿插形，此時(shí)單擊鼠標(biāo)，選區(qū)就以圖片的形式粘貼出來(lái)了。用這種方法復(fù)制的圖

14、片，假設(shè)源數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)發(fā)生了變化，對(duì)應(yīng)的圖中相應(yīng)數(shù)據(jù)也會(huì)跟著發(fā)生變化。但粘貼到其他軟件中后，相應(yīng)位置的數(shù)據(jù)那么固定下來(lái)，不再隨之發(fā)生變化。Excel挪動(dòng)和公式的復(fù)制對(duì)于挪動(dòng)、復(fù)制公式的操作與挪動(dòng)、復(fù)制單元格的操作方法一樣，在這里就不再贅述。和挪動(dòng)、復(fù)制單元格數(shù)據(jù)不同的是，對(duì)于公式有單元格地址的變化，它們會(huì)對(duì)結(jié)果產(chǎn)生影響，也就是說(shuō)，Microsoft Excel會(huì)自動(dòng)地調(diào)整所有挪動(dòng)的單元格的引用位置，使這些引用位置仍然引用到新位置的同一單元格。假設(shè)我們將單元格挪動(dòng)到原先已被其他公式引用的位置上，那么那些公式會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值"#REF！"，因?yàn)樵械膯卧褚呀?jīng)被挪動(dòng)過(guò)來(lái)的單元格代

15、替了。復(fù)制單元格對(duì)相對(duì)引用位置的影響復(fù)制單元格對(duì)相對(duì)地址引用和絕對(duì)地址引用所產(chǎn)生的影響是不同的。對(duì)于相對(duì)地址引用，我們?cè)趶?fù)制單元格時(shí)，Microsoft Excel會(huì)自動(dòng)調(diào)整位于新粘貼單元格區(qū)域內(nèi)的所有的相對(duì)地址引用及混合引用的相關(guān)部分。例如，在"C3"單元格中儲(chǔ)存有公式"=SUMC1：C2"，我們選定"c3"單元格，按下"復(fù)制"按鈕，再將鼠標(biāo)指針指向單元格"D3"，然后按下"粘貼"按鈕，我們就會(huì)看到單元格變成了"=SUMD1：D2"，如圖7-8所示。復(fù)制

16、單元格對(duì)絕對(duì)、混合引用位置的影響假設(shè)要使復(fù)制后公式的引用位置保持不變，應(yīng)該使用絕對(duì)地址引用或者混合地址引用。例如，在"c5"單元格中儲(chǔ)存有公式"=-PMTC/12,$B,$B5"，選定"C5"單元格，按下"復(fù)制"按鈕，再將鼠標(biāo)指針指向單元格"E5"，然后按下"粘貼"按鈕，就會(huì)看到單元格變成了"=-PMTE/12,$B,$B5"，如圖7-9所示。Excel的"完全抄襲"粘貼技巧有時(shí)我們需要把一個(gè)工作表中的內(nèi)容、格式完全復(fù)制到其他工作表中，

17、用常規(guī)的復(fù)制、粘貼的方法，往往事與愿違，尤其是行高、列寬需要重新設(shè)置，非常費(fèi)事。茲舉一例看看如何照搬全抄原表格。如圖1所示，表格中設(shè)定了行高、列寬、表格線、斜線表頭、文字對(duì)齊等等格式。假設(shè)直接選中該區(qū)域，復(fù)制粘貼的話，行高和列寬為Excel的默認(rèn)設(shè)置狀態(tài)根據(jù)字體大小，設(shè)置的斜線會(huì)超出原單元格范圍，顯然不能到達(dá)要求，如圖2。再試另一種方法：先復(fù)制表格區(qū)域，然后切換到目的工作表中選中一個(gè)單元格，單擊右鍵選擇命令"選擇性粘貼."，然后在彈出的對(duì)話框中選中"列寬"，如圖3。確定操作后，結(jié)果保證了列寬等同被復(fù)制區(qū)域，如圖4。然后直接執(zhí)行"粘貼"

18、命令，結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)，表頭斜線伸出框外，而且行高仍沒(méi)有等同原表格。Excel中三表"嵌套"成一表問(wèn)題的提出：期末考試完后，學(xué)校指導(dǎo)要我出一份簡(jiǎn)報(bào)，以反映全校的教學(xué)情況簡(jiǎn)報(bào)的式樣見(jiàn)表一。我已經(jīng)在Excel中存儲(chǔ)有：全校各班各科任課老師名單見(jiàn)表二、全校各班各科平均成績(jī)見(jiàn)表三、全校各班各科及格率見(jiàn)表四等根本數(shù)據(jù)，可以說(shuō)只要把這后三張表的數(shù)據(jù)綜合到一起也就完成了簡(jiǎn)報(bào)的制作。全校有50多個(gè)班，考試科目又多，把上述數(shù)據(jù)再輸一遍，工作量之大是可想而知的。好在這三種表格的式樣根本一樣，于是我先采用逐級(jí)逐科"復(fù)制粘貼"的方法來(lái)工作。但是這要不斷地選、不斷地復(fù)制、不斷地在窗口

19、間切換，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且易出錯(cuò)。"假設(shè)后三種表格能向Flash中的透明圖層一樣互相嵌套就好了"，在這種理念的驅(qū)動(dòng)下，我大膽探究，終于找到理解決Excel表格"嵌套"的方法。解決的方法：怎樣才能實(shí)現(xiàn)Excel中表格的"嵌套"呢?方法其實(shí)很簡(jiǎn)單，下面我們一起來(lái)看看吧！1.Excel中新建一名為"簡(jiǎn)報(bào)"的文件，并按式樣繪制表一。2.翻開(kāi)表二，在各科目的后面插入兩個(gè)空列這主要是為了與表一的式樣一樣。3.選定各學(xué)科的任課老師名單，執(zhí)行"復(fù)制"命令。4.將窗口切換到表一，選擇相應(yīng)的目的單元格，執(zhí)行"編輯

20、選擇性粘貼"命令。5.在"選擇性粘貼"對(duì)話框的最下面選中"跳過(guò)空單元"選項(xiàng)這一步可是表格"嵌套"的關(guān)鍵，單擊"確定"。這樣我們就完成了表二"嵌套"到表一的工作。6.分別翻開(kāi)表三、表四，重復(fù)執(zhí)行2-5步驟，將表三、表四也"嵌套"到表一中。簡(jiǎn)報(bào)的制作就這樣輕松完成了。當(dāng)我在短時(shí)間內(nèi)將簡(jiǎn)報(bào)清樣送到指導(dǎo)手中時(shí)，他們的吃驚程度是可想而知的。讓"金山文字"也識(shí)Excel中的表格校長(zhǎng)辦公室的老師要把Excel電子表格的內(nèi)容復(fù)制到"金山文字"

21、的文件中，但復(fù)制過(guò)去后卻只剩下文字。畢竟"金山文字"和Excel不是出自一家。我試了好幾種方法也不行，如把Excel文件另存為Web頁(yè)再?gòu)?fù)制、先復(fù)制到word文檔中再?gòu)?fù)制等。這可怎么辦呢?我注意到，當(dāng)把Excel電子表格的內(nèi)容復(fù)制到"金山文字"中，發(fā)現(xiàn)表格中的數(shù)據(jù)排列得很整齊。于是，我想先在"金山文字"的文件中對(duì)應(yīng)著建好表格，然后再?gòu)?fù)制，看看行不行?經(jīng)嘗試，確實(shí)可行?，F(xiàn)以實(shí)例進(jìn)展說(shuō)明以"學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表"為例：第一步：數(shù)清"學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表"的行數(shù)和列數(shù)本例為15行6列，第一行為1列，然后在&quo

22、t;金山文字"中插入15行6列的表格，并把第一行合并單元格；第二步：選中Excel中的"學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表"的所需內(nèi)容，單擊"復(fù)制"按鈕。切換到"金山文字"中，把光標(biāo)定位到表格的第一行、第一列的單元格中，單擊"粘貼"按鈕，數(shù)據(jù)即填充到了表格中。Excel填充柄快捷復(fù)制數(shù)據(jù)公式在Excel中，當(dāng)我們想將某一單元格中的數(shù)據(jù)字符或公式復(fù)制到同列行中其他大量連續(xù)的單元格中時(shí)，我們通過(guò)采用"填充柄"來(lái)拖拉完成。選中需要復(fù)制的單元格如圖1中的O2單元格，然后將鼠標(biāo)移至該單元格右下角，成"細(xì)十

23、字"細(xì)狀時(shí)這種狀態(tài)我們稱之為"填充柄"，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖拉，即可將公式復(fù)制到O列下面的單元格區(qū)域中。注意：此拖拉填充的方法，對(duì)"列"數(shù)據(jù)的快速填充同樣有效。假設(shè)被復(fù)制的是公式，公式中"相對(duì)引用"的單元格地址，在復(fù)制過(guò)程中會(huì)智能化地發(fā)生相對(duì)變化，而"絕對(duì)引用"的單元格地址在復(fù)制過(guò)程中不發(fā)生變化。假設(shè)被復(fù)制的是字符，那么在拖拉填充過(guò)程中，只是簡(jiǎn)單的復(fù)制而已。但是，假設(shè)字符中含有數(shù)值如"5"，那么在快速填充過(guò)程中，該數(shù)據(jù)會(huì)呈遞增形式6、7改變。在實(shí)際使用中，我們發(fā)現(xiàn)這種拖拉復(fù)制的方法不僅適

24、用向下、向右的填充，而且適用向上、向左的拖拉填充。在實(shí)際使用中，我們變通使用"拖拉法"，可以使填充更加便捷。變通一：雙擊填充假設(shè)被復(fù)制的單元格所在列的鄰近左或右列中有連續(xù)的數(shù)據(jù)如圖1中的N列有連續(xù)的數(shù)據(jù)，用拖拉復(fù)制就顯得比較費(fèi)事了，而用"雙擊"復(fù)制那么方便很多：選中需要復(fù)制的單元格如O2單元格，然后將鼠標(biāo)移至該單元格右下角，成"細(xì)十字"細(xì)狀時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵，即可將該單元格中的數(shù)據(jù)復(fù)制到下面的連續(xù)空白單元格區(qū)域中。注意：此種復(fù)制方法不適用"列"數(shù)據(jù)的復(fù)制。變通二：鎖定填充假設(shè)要將被復(fù)制單元可的數(shù)據(jù)復(fù)制到下右側(cè)的大量單

25、元格中，那么直接拖拉不僅不方便，而且可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，這時(shí)我建議大家這樣做：1、如圖1所示，選中O3單元格不一定非得是O3單元格，只要是第3行的單元格即可，執(zhí)行"窗口凍結(jié)窗格"命令，將第1、第2行凍結(jié)起來(lái)。2、再向下拉動(dòng)右側(cè)的滾動(dòng)條，讓工作表的最下面一行出如今窗口中如圖2。3、選中O2單元格，仿照前面的操作，用"填充柄"輕輕拖拉至O1171單元格參見(jiàn)圖2，數(shù)據(jù)即可快速?gòu)?fù)制完成。輕松刪除Excel表格中的空行在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析過(guò)程中，由于記錄的添加、刪除以及數(shù)據(jù)表的合并等原因，經(jīng)常會(huì)在表格中出現(xiàn)一些空行如圖1。這些空行的存在既不美觀，同時(shí)也影響了數(shù)據(jù)分析的結(jié)果。假設(shè)一行一行地刪除，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，筆者這里總結(jié)了以下三種方法，讓你輕松刪除Excel表格中的空行。一、定位刪除法利用Excel中提供的"定位"功能，一次性定位表格中的所有空行，然后將其"一網(wǎng)打盡"。依次選擇"編輯定位"菜單命令，在出現(xiàn)的"定位&quo