各類(lèi)檔案的整理C

1、各門(mén)類(lèi)檔案的整理一、 文書(shū)檔案整理 簡(jiǎn)化整理方式：以件為整理單位，2003年（含）之后的文書(shū)檔案； 國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則 以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒（新立檔單位全部材料按簡(jiǎn)化方法整理） 歸檔文件整理工作應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件輔助整理工作。 所用檔案管理軟件須符合江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式（ DB325052002）要求。 整理方法整理方法 整理工作流程（一般）： 收集分類(lèi)（同一年度、期限） 同一年度、同一期限內(nèi)，按時(shí)間先后排序 蓋章 編號(hào) 抄目錄（輸機(jī)） 裝盒 盒子正面蓋單位章 盒子側(cè)面內(nèi)容填寫(xiě) 1、件

2、的確定、件的確定 一般以每份文件為一件，文件的正一般以每份文件為一件，文件的正本與定稿為一件；本與定稿為一件；正文與附件為一件正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；會(huì)議記錄、介紹信及存根等文為一件；會(huì)議記錄、介紹信及存根等一本作為一件；一本作為一件；成套的會(huì)議材料各為一成套的會(huì)議材料各為一件件；重要文件的正文與歷次修改稿可各重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，或打印出的定稿上無(wú)文件，無(wú)定稿的，或打印出的定稿上無(wú)重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不存檔重要修改手跡、領(lǐng)

3、導(dǎo)批示，定稿不存檔的，的，將正文與發(fā)文稿紙為一件將正文與發(fā)文稿紙為一件； 正文與文件處理單為一件（有重要領(lǐng)導(dǎo)指正文與文件處理單為一件（有重要領(lǐng)導(dǎo)指示的，應(yīng)計(jì)入頁(yè)數(shù)）示的，應(yīng)計(jì)入頁(yè)數(shù)）；來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)；來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件；經(jīng)過(guò)若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來(lái)文、一件；經(jīng)過(guò)若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來(lái)文、復(fù)文，超過(guò)兩件的，則將所有的來(lái)文、復(fù)復(fù)文，超過(guò)兩件的，則將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件；文分別作為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)的裝訂方式，其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；一冊(cè)（本）為一件；未裝訂的式樣同一的表格

4、，未裝訂的式樣同一的表格，以一定單位組以一定單位組合（表頭名稱(chēng)或填寫(xiě)單位）合（表頭名稱(chēng)或填寫(xiě)單位），可裝訂在一，可裝訂在一起作為一件。起作為一件。 2、裝訂、裝訂 （1）歸檔文件按件裝訂。）歸檔文件按件裝訂。 裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；無(wú)定稿的，正轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；無(wú)定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?；有文件處理單的，文件處文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。理單在前，正文在后?（2

5、）裝訂方式采用不銹鋼訂在文件左側(cè)裝訂，較厚）裝訂方式采用不銹鋼訂在文件左側(cè)裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊(cè)不易拆釘?shù)奈募捎萌滓痪€的裝訂方式，已成冊(cè)不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變的，可保持原貌不? （3）短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。）短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。3、年度和期限的確定 即按文件形成年度分開(kāi)、再按期限分開(kāi)。 年度，一般以文件落款日期為準(zhǔn)?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年；跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年（案件材料，批復(fù)、請(qǐng)示等）；幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期以裝訂時(shí)排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。 期限可結(jié)合企業(yè)實(shí)際，參企業(yè)檔案工作規(guī)范。（原執(zhí)行或參照

6、執(zhí)行企業(yè)檔案分類(lèi)法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問(wèn)題分類(lèi)，一般分到一級(jí)類(lèi)目，即“黨群管理類(lèi)”、“行政管理類(lèi)”、“生產(chǎn)管理類(lèi)”、“經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)”；亦可將規(guī)范的“一”至“四”歸為一大類(lèi)“文書(shū)”，按塊歸檔） （3）按機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）歸類(lèi)（了解） 將文件材料按其內(nèi)容涉及到的機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分開(kāi)。機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法不能同時(shí)機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法不能同時(shí)采用，只能選擇其中的一種采用，只能選擇其中的一種。 按機(jī)構(gòu)分類(lèi)按機(jī)構(gòu)分類(lèi)：由某個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的歸檔文件，歸入該機(jī)構(gòu)類(lèi)；由幾個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的，可歸入主要承辦機(jī)構(gòu)類(lèi)中（一般適用于機(jī)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定的機(jī)關(guān)）。 按問(wèn)題分類(lèi)，按問(wèn)題分類(lèi)，一般分到一級(jí)類(lèi)目，即“黨群管理類(lèi)”、“行政管理類(lèi)”、“生產(chǎn)

7、管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)。 4、排列、歸檔（件與件之間的排序） 同一年度，同一保管期限內(nèi)，材料排列一般按形成時(shí)間的先后順序。 5、蓋章、編號(hào) 歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置，可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。全宗號(hào)0504年度2007室編件號(hào)23總頁(yè)數(shù)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限永久館編件號(hào)7 6、編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。要求做到準(zhǔn)確、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。 （1）歸檔文件應(yīng)逐件編目。 歸檔文件目錄設(shè)置有件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備

8、注等項(xiàng)目。（以下簡(jiǎn)要說(shuō)明） 件號(hào)件號(hào)：同一年度、同一期限內(nèi)每份材料的排列序號(hào)。（唯一性、無(wú)空號(hào)） 責(zé)任者責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。 題名題名：文件標(biāo)題。(一般照實(shí)抄錄) A、沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“”號(hào)。 B、不能反映文件內(nèi)容時(shí)，外加“（）”標(biāo)注。 E、批復(fù)與請(qǐng)示作為一件時(shí)，只對(duì)批復(fù)進(jìn)行編目，但必須在標(biāo)題后加括號(hào)說(shuō)明，如（附請(qǐng)示）。（其他門(mén)類(lèi)材料類(lèi)同處理） 7、目錄打印 （3）歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。其裝訂方法有：A、一年裝訂一本。 B、每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。 C、每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（或）問(wèn)題裝訂成若干本。 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗

9、名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）（見(jiàn)式樣）。（看例圖） 7、裝盒 （1）檔案盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 A、檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)，即填寫(xiě)各單位的名稱(chēng)。 B、檔案盒脊背上設(shè)置有全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等為選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用一號(hào)連接；（2）備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。 整理人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名。 檢查人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查本盒

10、歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 日期：填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期。 8、排架同一保管期限內(nèi)的檔案依年代次序上架，不同保管期限的檔案分別排架。 五、排架同一保管期限內(nèi)的檔案依年代次序上架，不同保管期限的檔案分別排架。 庫(kù)房：1、同門(mén)類(lèi)檔案排在一起 2、同一門(mén)類(lèi)中同一期限檔案排在一起 3、 遵循“從里到外、從上到下、從左到右”原則二、照片檔案的整理（另）（一） 照片檔案的收集 1、歸檔時(shí)間：活動(dòng)結(jié)束及時(shí)收集歸檔（數(shù)碼、紙質(zhì)） 2、收集范圍 （1）本單位召開(kāi)的重要會(huì)議照片 （2）中央、省、市領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察、檢查工作的照片 （3）本單位在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、經(jīng)營(yíng)等重大活動(dòng)中與外單位舉行會(huì)談、簽約等照片 （4）

11、本單位工程建設(shè)、單位面貌等照片 （5）產(chǎn)品和重要設(shè)備照片 （6）重大事故照片 （7）重大項(xiàng)目檢查、驗(yàn)收、評(píng)比、評(píng)審時(shí)的照片 （8）各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、合格證、獎(jiǎng)狀（杯、旗）等照片 （9）先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人、勞動(dòng)模范的照片 （10）本單位參加或開(kāi)展技術(shù)操作比賽、重大文體活動(dòng)的照片 3、整理歸檔 （1）分類(lèi)：按照片所揭示的內(nèi)容或?qū)ｎ}分類(lèi)（可參照歸檔范圍）。 （2）排列：在一冊(cè)照片內(nèi)每張照片按時(shí)間順序排列，照片粘貼于指定的位置上，底片裝在底片袋內(nèi)。 （3）編號(hào)： 照片編號(hào)：每?jī)?cè)照片從“1”開(kāi)始編號(hào)，每張照片 一個(gè)號(hào).。 編頁(yè)號(hào)：同文檔，正面在右上角，背面在左上角。 （4）加說(shuō)明要求：文字簡(jiǎn)明，語(yǔ)言通順，人

12、物到位。說(shuō)明的內(nèi)容： A、一組（若干張）有聯(lián)系的密不可分的照片先寫(xiě)總說(shuō)明，然后每張照片再加分說(shuō)明?？傉f(shuō)明在第一張照片的位置上書(shū)寫(xiě)，總說(shuō)明中應(yīng)將該組照片的總張數(shù)說(shuō)清楚。 B、填寫(xiě)人物姓名時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明從哪個(gè)方向（從左起還是從右起）二排以上時(shí)應(yīng)寫(xiě)明第幾排，并且人物姓名應(yīng)寫(xiě)完整。 （5）填寫(xiě)卷內(nèi)目錄 以一組或一張照片為單位填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。如果是一組照片，編號(hào)可以用破折號(hào)連起來(lái)，如“15”。 （6）擬制案卷標(biāo)題 同文檔案卷標(biāo)題。應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。如“某某單位某某會(huì)議照片”“某某單位獲得各類(lèi)榮譽(yù)照片”等等。 （7）編制檔案號(hào) 其檔案號(hào)格式是：（全宗號(hào)）+分類(lèi)號(hào)+案卷順序號(hào) （8）標(biāo)簽格式 用紅色

13、四線格標(biāo)簽。 （9）建立照片檔案案卷目錄 案卷目錄可用文檔案卷目錄格式。已使用科怡檔案管理軟件的單位可直接使用軟件登記，打印出目錄。 （看例圖）三、會(huì)計(jì)檔案的整理（另）（一）、分類(lèi) 會(huì)計(jì)檔案一般分為四大類(lèi)，即會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)和其他類(lèi)。（二）、裝訂方法 （1）會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：保持原卷冊(cè)的封裝。要求憑證裝訂包角封面規(guī)范填寫(xiě)，在包角處蓋上會(huì)計(jì)騎縫章。 （2）會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)：活頁(yè)帳簿用會(huì)計(jì)檔案卷皮重新裝訂；固定頁(yè)的保持原封裝（如總帳、銀行日記帳、現(xiàn)金日記帳）。 （3）財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：按照文書(shū)立卷的方法組卷，即用文書(shū)檔案卷皮裝訂，內(nèi)加卷內(nèi)目錄、備考表。卷內(nèi)目錄、備考表、卷皮的填寫(xiě)方法同文書(shū)檔案。

14、（4）其他類(lèi)：根據(jù)紙張的大小、形式來(lái)確定。（三）、歸檔時(shí)間 由會(huì)計(jì)部門(mén)保管兩年，后編制移交清冊(cè)，交檔案室集中管理。 （四）、保管期限（書(shū)上有） 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。永久為五十年以上，定期為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。 1、會(huì)計(jì)憑證類(lèi) 歸檔范圍 保管期限 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年 說(shuō)明 （1）財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)撥款憑證及 其他會(huì)計(jì)憑證 永久 （2）稅收會(huì)計(jì)：各種完稅憑證和 繳退庫(kù)憑證 15年 2、會(huì)計(jì)帳簿類(lèi) 歸檔范圍 保管期限 （1）總帳 15年 （2）日記帳 15年 其中a、銀行日記帳、現(xiàn)金日記帳 25年 b、稅收日記帳（總帳）和稅收 票證分類(lèi)出納帳 25

15、年 （3）固定資產(chǎn)卡（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年） （4）明細(xì)帳（分戶帳或登記簿） 15年 （5）輔助帳簿 15年 說(shuō)明：預(yù)算會(huì)計(jì)總帳、明細(xì)分類(lèi)、分戶帳 或登記簿 永久 3、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi) 歸檔范圍 保管期限 （1）年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）（文字分析材料）永久 稅收會(huì)計(jì)稅收年報(bào)（決算） 永久 （2）財(cái)務(wù)月、季度報(bào)報(bào)告（文字分析材料） 5年 稅收會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表（票證月季報(bào)表） 10年 4、其他類(lèi) 歸檔范圍 保管期限 （1）會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年 （2）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久 （3）會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) 永久 （4）銀行余額調(diào)節(jié)表 5年 （5）銀行對(duì)帳單 5年（五）會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)、標(biāo)簽填寫(xiě) 先分類(lèi)，每一類(lèi)內(nèi)再按時(shí)間先后跨年度編大流水號(hào)（憑證類(lèi)可編小流水號(hào)，每年一個(gè)流水號(hào)） 賬簿不分期限，每年帳簿的排列規(guī)律應(yīng)一致。 永久（報(bào)表） 定期（賬簿 ） 憑證標(biāo)簽粘貼方法 （1）會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：從包角處沿底邊直接往上貼。 （2）其他類(lèi)別會(huì)計(jì)檔案：離底邊20處向上貼。 注意：不能倒貼或貼在未包角處。 （六）、建立會(huì)計(jì)檔案案卷目錄 1、案卷目錄由財(cái)會(huì)部門(mén)編制，一式二份，檔案室與財(cái)會(huì)部門(mén)各執(zhí)一份。四、實(shí)物檔案的整理實(shí)物檔案采用即時(shí)收集即時(shí)歸檔的方式（推薦）(1)、實(shí)物檔案（CW）收集的類(lèi)型a、榮譽(yù)類(lèi)（CW01） 獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、證書(shū)等b、禮品、紀(jì)念品類(lèi)（CW02） c、書(shū)法、字畫(huà)、題詞類(lèi)（CW03） d、